物資采購(gòu)及合同管理辦法

1、物資采購(gòu)及合同管理辦法第一章總則第一條.為規(guī)范公司采購(gòu)行為，維護(hù)公司利益，保證生產(chǎn)順利進(jìn)行，依據(jù)公司實(shí)際及市場(chǎng)慣例，制定本辦法。第二條.公司所有對(duì)外采購(gòu)適用本規(guī)定。一、采購(gòu)，是指以合同方式有償取得貨物和服務(wù)的行為，包括購(gòu)買、租賃、委托、修理、加工制作、寄售等。二、貨物，是指原材料、輔助材料、設(shè)備、零配件、工具及辦公用品等。三、服務(wù)，是指除貨物以外的其它采購(gòu)對(duì)象。第三條.公司所有采購(gòu)由供應(yīng)科負(fù)責(zé)實(shí)施，其它單位不得對(duì)外采購(gòu)。采購(gòu)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的計(jì)劃實(shí)施，杜絕無(wú)計(jì)劃審批采購(gòu)。第四條.礦成立采購(gòu)評(píng)審組，負(fù)責(zé)采購(gòu)的評(píng)估審核，提由意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。評(píng)審組由經(jīng)營(yíng)副礦長(zhǎng)、供應(yīng)科長(zhǎng)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、監(jiān)察員及有關(guān)

2、技術(shù)人員組成。經(jīng)營(yíng)副礦長(zhǎng)任組長(zhǎng)，供應(yīng)科長(zhǎng)任副組長(zhǎng)。第五條.采購(gòu)行為及合同內(nèi)容必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，遵循公開(kāi)透明、公平競(jìng)爭(zhēng)、誠(chéng)實(shí)守信原則。第二章采購(gòu)計(jì)劃第六條.采購(gòu)計(jì)劃形成一、生產(chǎn)用材料、配件、輔助材料、燃油、工具、辦公勞保等由材料科按物資計(jì)劃管理辦法相關(guān)規(guī)定提出形成。二、設(shè)備及新建和改擴(kuò)建工程項(xiàng)目的采購(gòu)計(jì)劃由材料科按物資計(jì)劃管理辦法相關(guān)規(guī)定提出形成。三、外委修理加工制作，由使用單位提出，經(jīng)礦審批程序批準(zhǔn)后形成。四、服務(wù)類合同由相關(guān)部門提出，經(jīng)礦審批程序批準(zhǔn)后形成。第七條.采購(gòu)計(jì)劃所列物資，必須寫明名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等標(biāo)識(shí)。設(shè)備應(yīng)注明技術(shù)參數(shù)及要求附件。服務(wù)合同應(yīng)注明服務(wù)內(nèi)容、價(jià)格等。第八條

3、.采購(gòu)計(jì)劃分為年度計(jì)劃、季度計(jì)劃、月度計(jì)劃、應(yīng)急計(jì)劃，對(duì)上述計(jì)劃的要求，詳見(jiàn)公司物資計(jì)劃管理辦法的規(guī)定。第三章采購(gòu)方式第九條.供應(yīng)科采購(gòu)采用以下方式：1.邀請(qǐng)招標(biāo)；2.詢價(jià)采購(gòu)；3.單一長(zhǎng)協(xié)采購(gòu)；4市場(chǎng)現(xiàn)金采購(gòu)。第十條.邀請(qǐng)招標(biāo)，是指邀請(qǐng)三家以上供應(yīng)商發(fā)出招標(biāo)文件進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)。它適用于大型設(shè)備，大宗物資。第十一條.詢價(jià)采購(gòu)，是指向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，供應(yīng)商報(bào)價(jià)的采購(gòu)。它適用于一般設(shè)備材料。第十二條.單一長(zhǎng)協(xié)采購(gòu)，是指向單一供應(yīng)商進(jìn)行的長(zhǎng)期供貨采購(gòu)。它適用于供應(yīng)商少、常用材料及主要設(shè)備的主要零配件，如燃油、水泥等。第十三條.市場(chǎng)現(xiàn)金采購(gòu)，是指1000元以下小金額的急需品，在市場(chǎng)直接用現(xiàn)金采

4、購(gòu)。第四章采購(gòu)程序第十四條.供應(yīng)科接到采購(gòu)計(jì)劃后，根據(jù)采購(gòu)的物資類型選擇采購(gòu)方式，發(fā)出邀約。對(duì)收到的標(biāo)書(shū)、報(bào)價(jià)單進(jìn)行整理匯總。第十五條.采購(gòu)評(píng)審組對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行評(píng)審，也可約供應(yīng)商進(jìn)行談判議價(jià)，商討供貨條件。本著質(zhì)量?jī)?yōu)先、性價(jià)比高優(yōu)先、售后服務(wù)好優(yōu)先的原則，提出書(shū)面評(píng)估意見(jiàn)，推薦供應(yīng)商，上報(bào)后按有關(guān)規(guī)定審批。起草采購(gòu)合同。第十六條.供應(yīng)科依據(jù)批準(zhǔn)后的審批單，采購(gòu)合同需按標(biāo)準(zhǔn)合同文本條款，明確雙方的權(quán)益，不得有缺失和侵權(quán)條款。合同應(yīng)編號(hào)，以便于管理。第十七條.采購(gòu)合同形成后，報(bào)經(jīng)營(yíng)礦長(zhǎng)審核。對(duì)重大采購(gòu)合同，必要時(shí)要向律師咨詢，然后由公司授權(quán)的人員簽字蓋章生效。第五章合同管理第十八條.供應(yīng)科負(fù)責(zé)合同生效

5、至合同終結(jié)的全過(guò)程管理，包括督促驗(yàn)貨、退貨索賠、結(jié)算等事務(wù)。第十九條.供應(yīng)科應(yīng)督促供應(yīng)商按時(shí)交貨。物資到礦后由供應(yīng)科出具驗(yàn)收通知單，由材料科牽頭組織驗(yàn)貨，供應(yīng)科應(yīng)派人參加。驗(yàn)貨細(xì)則按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。驗(yàn)收通知單一式兩份，供應(yīng)科留存一份。第二十條.若驗(yàn)貨時(shí)發(fā)現(xiàn)不符合質(zhì)量技術(shù)要求，經(jīng)研究決定需退貨時(shí)，由供應(yīng)科辦理相關(guān)事宜。第二十一條.物資驗(yàn)收合格，按合同需支付貨款時(shí)，供應(yīng)科憑合同、驗(yàn)收單，出具付款通知書(shū)，送財(cái)務(wù)科按付款程序支付貨款。第二十二條.若物資在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，依合同條款需進(jìn)行索賠時(shí)由供應(yīng)科負(fù)責(zé)索賠事宜第二十三條.合同資料的管理。從采購(gòu)的發(fā)起到采購(gòu)執(zhí)行終結(jié)的所有資料，包括采購(gòu)計(jì)劃、詢價(jià)單

6、、報(bào)價(jià)單、評(píng)審單、評(píng)審報(bào)告、采購(gòu)審批單、合同、技術(shù)附件、驗(yàn)收通知單等全部文字資料，由供應(yīng)科收集、整理、裝訂、存檔。每份合同的各項(xiàng)資料必須齊全不得有缺失。第二十四條.供應(yīng)科設(shè)專職的合同管理崗位，負(fù)責(zé)合同管理的具體事務(wù)。第六章監(jiān)督與獎(jiǎng)罰第二十五條.礦領(lǐng)導(dǎo)、公司監(jiān)事有關(guān)科室單位對(duì)采購(gòu)行為都有監(jiān)督的責(zé)任。如發(fā)現(xiàn)有違反采購(gòu)規(guī)定的行為，可向礦領(lǐng)導(dǎo)公司監(jiān)事進(jìn)行舉報(bào)，接到舉報(bào)后應(yīng)進(jìn)行了解調(diào)查處理。第二十六條.對(duì)以下人員應(yīng)予以獎(jiǎng)勵(lì)。一、降低采購(gòu)成本貢獻(xiàn)突出的采購(gòu)人員；二、舉報(bào)違反本規(guī)定的采購(gòu)行為經(jīng)查證屬實(shí)的人員。第二十七條.對(duì)違反本規(guī)定，弄虛作假、收受回扣、在談判中泄密的人員根據(jù)情節(jié)輕重，給通報(bào)至解除合同的處分

7、。給公司直接造成經(jīng)濟(jì)損失的，要依法賠償。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第七章附則第二十八條.本規(guī)定要結(jié)合市場(chǎng)條件和公司發(fā)展的實(shí)際，不斷完善健全。第二十九條.本規(guī)定實(shí)施后，之前的相關(guān)規(guī)定廢止，其它制度與本規(guī)定相抵觸的，按本規(guī)定執(zhí)行。第三十條.本規(guī)定由供應(yīng)科解釋。6物資計(jì)劃管理制度第一章總則第一條.為了保證公司各單位正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，在保障供應(yīng)的基礎(chǔ)上合理控制庫(kù)存，降低資金占用，提高采購(gòu)效率,降低采購(gòu)成本，增強(qiáng)物資采購(gòu)計(jì)劃性，結(jié)合公司的實(shí)際情況制定本辦法。第二條.物資采購(gòu)計(jì)劃，是指公司各單位對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所需的材料配件工具設(shè)備等及新建、改擴(kuò)建工程所需的甲供材料、甲供設(shè)備等實(shí)施采購(gòu)之前的正式申請(qǐng)。第

8、三條.物資采購(gòu)計(jì)劃是采購(gòu)行為實(shí)施的唯一依據(jù)，其管理過(guò)程包括：采購(gòu)計(jì)劃的發(fā)起、受理、審核、匯總、批準(zhǔn)等移交采購(gòu)部門前的一切活動(dòng)。第四條.物資采購(gòu)計(jì)劃由使用單位、設(shè)備科、材料科共同負(fù)責(zé)，采購(gòu)計(jì)劃的最終形成由材料科負(fù)責(zé)。經(jīng)審批后提交供應(yīng)科實(shí)施采購(gòu)。第二章采購(gòu)計(jì)劃管理方式第五條.物資采購(gòu)計(jì)劃按費(fèi)用來(lái)源分為：生產(chǎn)費(fèi)用計(jì)劃和專項(xiàng)投資費(fèi)用計(jì)劃；按類別分為：設(shè)備計(jì)劃、配件計(jì)劃、材料計(jì)劃、辦公用具用品計(jì)劃；按時(shí)間分為：季/年度計(jì)劃、月度計(jì)劃、應(yīng)急計(jì)劃。第六條.物資采購(gòu)計(jì)劃管理實(shí)行以季/年計(jì)劃為主、月度計(jì)劃為輔、應(yīng)急計(jì)劃補(bǔ)充的原則，并向主要物資簽訂長(zhǎng)期戰(zhàn)略協(xié)議的方向過(guò)渡和發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)寄存庫(kù)存為主、自有庫(kù)存為輔的

9、目標(biāo)。第七條.提報(bào)時(shí)間。次年度采購(gòu)計(jì)劃，使用單位必須在當(dāng)年十月底前提報(bào)；次季度采購(gòu)計(jì)劃必須在本季度末20天前提報(bào);次月度采購(gòu)計(jì)劃，使用單位必須于當(dāng)月15日前提報(bào)，由材料科進(jìn)行匯總平衡，在當(dāng)月22日前形成下月度采購(gòu)計(jì)劃即物資采購(gòu)單，經(jīng)審批后送供應(yīng)科。第八條.提報(bào)要求。使用單位應(yīng)按物資分類進(jìn)行提報(bào)。設(shè)備類、配件類、材料類必須分別提報(bào)；配件類物資必須按設(shè)備類型分別提報(bào)；材料類必須按金屬和非金屬類分別提報(bào)。材料科形成的采購(gòu)計(jì)劃也是同樣。第九條.物資采購(gòu)計(jì)劃的發(fā)起必須使用公司統(tǒng)一的物資使用計(jì)劃申請(qǐng)單，應(yīng)急采購(gòu)計(jì)劃使用應(yīng)急物資計(jì)劃申請(qǐng)單，嚴(yán)格按申請(qǐng)單項(xiàng)目逐項(xiàng)填寫，不得缺項(xiàng)。設(shè)備類應(yīng)附詳細(xì)的技術(shù)附件電子版或

10、書(shū)面資料。第十條.各使用單位提出的采購(gòu)物資，允許指定或推薦廠家品牌。需做出書(shū)面說(shuō)明，設(shè)備需經(jīng)設(shè)備科審核，報(bào)分管礦長(zhǎng)批準(zhǔn)，并對(duì)此指定或推薦承擔(dān)責(zé)任。第十一條.計(jì)劃審批。1、 生產(chǎn)費(fèi)用采購(gòu)的設(shè)備、材料、配件等由使用單位負(fù)責(zé)人，分管副礦長(zhǎng)審批。設(shè)備需經(jīng)設(shè)備科審核。2、 新建、改擴(kuò)建所需的甲方供應(yīng)材料、設(shè)備，由使用單位或工程負(fù)責(zé)人、分管副礦長(zhǎng)審批。設(shè)備需經(jīng)設(shè)備科審核。3、 辦公具用品類由綜合辦負(fù)責(zé)人、分管副礦長(zhǎng)審批。4、 材料科提起的采購(gòu)計(jì)劃由礦長(zhǎng)審批。第十二條.使用單位對(duì)所提報(bào)和確認(rèn)后的采購(gòu)計(jì)劃準(zhǔn)確性、合理性、完整性承擔(dān)責(zé)任。對(duì)生產(chǎn)用采購(gòu)物資在到貨后的倉(cāng)儲(chǔ)時(shí)間不得超過(guò)6個(gè)月（年度計(jì)劃所到物資除外）；

11、對(duì)新建、改擴(kuò)建工程甲供物資必須在工程完工后基本用完，如發(fā)生超儲(chǔ)積壓的，按本辦法追究責(zé)任。第三章生產(chǎn)費(fèi)用采購(gòu)計(jì)劃的管理第十三條.生產(chǎn)費(fèi)用采購(gòu)計(jì)劃訂貨數(shù)量的主要依據(jù)和參考因素包括：現(xiàn)庫(kù)存量、現(xiàn)在途量、歷史消耗量、采購(gòu)周期、廠家生產(chǎn)周期等因素。第十四條.為控制庫(kù)存量、降低資金占用、防止積壓超儲(chǔ)，各使用單位一個(gè)年度內(nèi)報(bào)出的使用計(jì)劃及應(yīng)急計(jì)劃申請(qǐng)單的總額不得突破當(dāng)年度核定的材料配件費(fèi)用總額。若超過(guò)不予審批，而產(chǎn)生的后果由使用單位負(fù)責(zé)人承擔(dān)，追究相關(guān)人員責(zé)任。第十五條.年度采購(gòu)計(jì)劃一、對(duì)大宗材料，常用易耗件及大中修設(shè)備所需材料列入計(jì)劃。二、對(duì)消耗有規(guī)律、使用量比較大的物資盡可能列入年度采購(gòu)計(jì)劃范圍。三、使

12、用單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出下年度采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)與材料科研究審核后，確定采購(gòu)計(jì)劃報(bào)批。四、年度計(jì)劃采購(gòu)的物資，盡量采用長(zhǎng)協(xié)方式、寄售方式進(jìn)行。第十六條.季度采購(gòu)計(jì)劃一、季度采購(gòu)計(jì)劃列入物資外的其它物資一般要列入季度計(jì)劃內(nèi)，綜采搬家采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)列入。二、季度采購(gòu)計(jì)劃作為使用單位在一個(gè)季度內(nèi)控制材料配件消耗的一種方法，為月度采購(gòu)計(jì)劃提供基本依據(jù)。材料科匯總后報(bào)供應(yīng)科，供應(yīng)科據(jù)此計(jì)劃對(duì)采購(gòu)工作作出安排。三、季度采購(gòu)計(jì)劃的另一個(gè)作用為“市場(chǎng)調(diào)查”。對(duì)提報(bào)的新型物資，供應(yīng)科進(jìn)行詢價(jià)，完成詢價(jià)后，將報(bào)價(jià)文件報(bào)送使用單位，供參考確定是否需要采購(gòu)。四、外委修理加工制造，應(yīng)列入季度計(jì)劃。使用單位提出，經(jīng)設(shè)備科審核，報(bào)副

13、礦長(zhǎng)批準(zhǔn)，報(bào)供應(yīng)科實(shí)施。第十七條.月度物資采購(gòu)計(jì)劃一、使用單位依據(jù)季度采購(gòu)計(jì)劃。結(jié)合生產(chǎn)情況編制下月度的采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)審批后報(bào)材料科。二、使用單位在使用計(jì)劃申請(qǐng)單中可對(duì)季度計(jì)劃進(jìn)行修改，撤消品種或增減數(shù)量，也可增加季度采購(gòu)計(jì)劃中未列的物品。三、材料科經(jīng)匯總，審核平衡后，形成月度采購(gòu)計(jì)劃報(bào)礦長(zhǎng)審批，送供應(yīng)科實(shí)施采購(gòu)。第十八條.應(yīng)急采購(gòu)計(jì)劃一、使用單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中。如發(fā)生現(xiàn)場(chǎng)急需而庫(kù)存無(wú)貨，或因計(jì)劃不周需增補(bǔ)計(jì)劃的，可發(fā)起應(yīng)急采購(gòu)計(jì)劃。二、特殊急用物資計(jì)劃由單位提出，主管副礦長(zhǎng)審核，礦長(zhǎng)審批，報(bào)材料科登記，送供應(yīng)科實(shí)施采購(gòu)。三、因計(jì)劃不周造成的應(yīng)急計(jì)劃，使用單位提出，主管副礦長(zhǎng)審批。第四章投資性

14、采購(gòu)計(jì)劃的管理第十九條.投資性采購(gòu)計(jì)劃是指公司批準(zhǔn)下達(dá)的維簡(jiǎn)、固定資產(chǎn)、安全費(fèi)用、科技項(xiàng)目等新建或改擴(kuò)建投資性項(xiàng)目5需購(gòu)的設(shè)備、材料、備件。此類采購(gòu)計(jì)劃分為自建項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃、外包工程甲供物資采購(gòu)計(jì)劃兩種。第二十條.自建項(xiàng)目由實(shí)施單位編制采購(gòu)計(jì)劃，填寫?工程物資計(jì)劃申請(qǐng)單?，設(shè)備經(jīng)設(shè)備科審核，報(bào)分管礦長(zhǎng)審批、送材料科。編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)依工程項(xiàng)目施工階段期限編制，避免供應(yīng)不及時(shí)或超前過(guò)長(zhǎng)占用資金等不合理現(xiàn)象。第二十一條.外包項(xiàng)目的甲供材料、設(shè)備，由項(xiàng)目管理者依合同規(guī)定，編制采購(gòu)計(jì)劃，填寫?甲供物資計(jì)劃申請(qǐng)單?，由分管副礦長(zhǎng)審批報(bào)材料科。設(shè)備需經(jīng)設(shè)備科審核。第二十二條.材料科對(duì)照庫(kù)存情況，編制?工

15、程項(xiàng)目采購(gòu)單?，報(bào)礦長(zhǎng)審批，送供應(yīng)科實(shí)施采購(gòu)。第二十三條.外包甲供物資采購(gòu)計(jì)劃量必須按實(shí)際需要編制，不得形成超購(gòu)積壓。第五章采購(gòu)計(jì)劃的取消和修改第二十四條.使用單位對(duì)已提交的采購(gòu)計(jì)劃困現(xiàn)場(chǎng)需要發(fā)生變化，可進(jìn)行修改或取消。采購(gòu)物品的變更或數(shù)量的增加需經(jīng)分管副礦長(zhǎng)審批；數(shù)量減少或取消不需審批。第二十五條.取消和修改應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，不得延誤，需寫出書(shū)面報(bào)告，報(bào)材料科。材料科若已形成采購(gòu)計(jì)劃單報(bào)供應(yīng)科，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)科，供應(yīng)科應(yīng)采取措施終止采購(gòu)。第六章物資編碼第二十六條.物資編碼是對(duì)全部物資進(jìn)行統(tǒng)一編碼，便于物資管理。物資編碼按一般編碼規(guī)則進(jìn)行。第二十七條.物資編碼由材料科負(fù)責(zé)，編碼的修改增加、撤消由材料

16、科實(shí)施。第二十八條.物資編碼使用于物資管理的全過(guò)程。?物資使用計(jì)劃申請(qǐng)單?、?應(yīng)急物資計(jì)劃申請(qǐng)單?、?物資采購(gòu)單?、?領(lǐng)料單?等都要填寫編碼。第七章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰第二十九條.公司參與物資計(jì)劃管理人員都應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)定，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。第三十條.公司對(duì)以下情形給予獎(jiǎng)勵(lì)：一、嚴(yán)格履行職責(zé)成績(jī)顯著的人員；二、年末庫(kù)存材料比年初下降10時(shí)；三、挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的人員。第三十一條.未能嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)定，出現(xiàn)下列情節(jié)的給予經(jīng)濟(jì)扣罰。一、未能按規(guī)定時(shí)間提報(bào)？物資使用計(jì)劃申請(qǐng)單？的，每推遲一天，扣罰使用單位負(fù)責(zé)人200元；二、因計(jì)劃不周需增補(bǔ)計(jì)劃，形成應(yīng)急采購(gòu)的，每月只允許一次。超過(guò)兩次以上的，每發(fā)生一次，扣罰該單位直接責(zé)任人員和單位負(fù)責(zé)人20