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文檔簡介

1、利用 “郵件合并”功能批量填寫準考證作者：陳洪軍在學校的日常工 作中，經常會有諸如填寫準考證、入學通知書和畢業(yè)證之類的工作，這些工作枯燥乏味，且工作量大，手工操作很容易出現錯誤，帶來不必要的麻煩。其實，微軟Office辦公組件中的WORD和金山WPS文字2007均有“郵件合并”這一功能，熟練掌握這一功能，將使我們批量填寫各種證件變得十分輕松。下 面，我以批量填寫中考準考證為例，談談在WPS文字2007中如何使用“郵件合并” 功能。一、建立“準考證”模板打開WPS文字2007，按照畢節(jié)地區(qū)招生委員會辦公室統(tǒng)一的中考準考證格式，輸入準 考證及存根的有關內容，建立好準考證模板。根據畢節(jié)地區(qū)中考準考證

2、的實際規(guī)格，在“頁面設置”中將紙張大小自定義為寬267.1毫米、長128毫米，頁邊距為上14毫米、下14毫米、左27毫米、右5.1毫米。模板建立完畢后，可以將一張空白準考證放入打印機打印測 試所輸入內容是否與原版內容重合，如有錯位，請耐心調整，直到基本重合為止，將文檔命名為“準考證”保存。（見圖1） 二、建立數據源在Excel或金山電子表格中建立一個工作表，輸入每個學生的準考證號、姓 名、考場號，或者直接調用縣招生辦下發(fā)的考生信息電子表格，將文件命名保存。（如圖2） 三、進行郵件合并在WPS文字2007中，點擊“工具”菜單，選擇“郵件合并工具欄”，工具欄中顯示“郵件合并”工具。單擊“郵 件合并

3、”工具欄的第一個圖標“打開數據源”，將彈出“選擇數據源”對話框，根據剛才保存的數據文件的目標路徑，找到數據 源并雙擊打開，會彈出對話框“選擇表格”，如果你的數據是在工作表“sheet1”，就選擇“sheet1$”后按“確定”。接下來，在準考證存根“姓名”后插入光標，用鼠標單擊“郵件合并”工具欄第三個圖標“插入合并域”，彈出“插入域”對話框，選擇“姓名”后 點“插入”，依此類推，在“性別”、“準考證號”后面以及“考場”前面分別插入相應域，并將存根上的域復制后粘貼到準考證相應的位置。為了實現套打的效 果，我們還需將插入域以外的文字選擇，在“字體”設置中將其顏色設置為“白色”。最后，單擊“郵件合并”工具欄圖標“合并到新文檔”，出現“合并到新文檔”對話框，選擇“全部”， 稍等片刻，系統(tǒng)會自動打開一個已經處理完畢的新文檔（如圖3），所有考生的準考證全部自動編排完畢，把空白準考證放入打印機，點出“打印”按鈕，余下來所有的工 作就交給打印機了。 利用郵件合并輔助

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