會展策劃與可行性分析ppt課件

1、Lecture 4 Lecture 4 會展項目策劃會展項目策劃1第一節(jié)第一節(jié) 會展策劃概述會展策劃概述2第二節(jié)第二節(jié) 會展策劃流程會展策劃流程3第三節(jié)第三節(jié) 會展立項策劃書會展立項策劃書4第四節(jié)第四節(jié) 會展項目可行性分析會展項目可行性分析第一節(jié)第一節(jié) 會展策劃概述會展策劃概述會展策劃會展項目策劃師對會展進行管理和決策的一種程序，它是一種對會展項目的進程以及會展項目的總體戰(zhàn)略進行前瞻性的規(guī)劃活動第一節(jié)第一節(jié) 會展策劃概論會展策劃概論 1.1 會展策劃定義會展策劃定義Hi! Im Lindsay Pellegrino with Just Perfect Event Planning for A,

2、 and Im here to talk about event planning basics. Plan Your Event BudgetClients never really give you a budget - they never really give you a number. So we kind of sit down and see what theyre most interested in, what they want to focus on, and we kind of work from there - we kind of do a line budge

3、t with them. Rentals are huge. This big tent in the background is probably one of your biggest costs for today, as well as - because were at a track - insurance is another large liability, depending on the number of people and the tasks that are going on in the day. And food - food and alcohol, food

4、 and beverage is one of your largest costs as well. Get the Event SponsoredSponsorships really depend on the type of event that you are throwing. If you are throwing a charity / non-profit event, you pretty much rely on sponsorships to cover all your costs as well as make money for the charity youre

5、 covering. Anytime you can have a sponsor, it really cuts down any of your costs. I highly recommend getting a sponsor. Pick Your Event Date(s)Setting a date for your event can really rely upon what the event is, what the clients interest is. Also, cost wise, if youre going to do a mid-week event, y

6、our costs are going to be substantially lower than an evening on a weekend, on a Friday or Saturday night. You should always have a contingency plan for your event - if the weather isnt suitable, you need to have a tent option or an indoor option for your event if its outdoors. Also, a tentative res

7、chedule of the date as well. Choose an Event LocationWhen you are deciding on your venue, you really need to figure out what the event entails. First, how big is your guest list? Will the venue hold enough people? Do you want a music venue? Does it allow for proper sound for that event? Does it allo

8、w for proper lighting of an event? Is there ample parking for your event? Cut Corners CarefullyWhen budgets are really tight, you have to cut corners in some areas, and I think your client calls the shots in those areas, where I think we have a better idea of where not to cut corners. Today, for exa

9、mple, were a little shy on helmets, and thats kind of messing up the whole races, because you dont want to send a driver out on a racetrack without a helmet. Learn the Basics of Event Planning第一節(jié)第一節(jié) 會展策劃概論會展策劃概論大型會展項目大型會展項目大型會展項目如意國家政府部門、貿(mào)促金鉤、工商會、集團公司等為主辦者的會展，他們大多有相應(yīng)的部門或人員專門從事會展工作并有固定的決策程序，會展項目策劃的緩解

10、相對也比較規(guī)范合理。小型會展項目小型會展項目對于小的項目和公司而言，可能策劃的環(huán)節(jié)會比較簡單，連續(xù)參加或者連續(xù)舉辦的展會決策過程可以比較簡單一些。策劃者策劃對象策劃方案策劃依據(jù)效果評估項目策劃要素策劃者是整個會展運作實施過程中起著“智囊”的作用，策劃者的素質(zhì)直接影響著會展活動的質(zhì)量水平。會展項目策劃要素策劃對象既可以使某項整體會展活動，也可以是會展諸要素中某一要素（如會展宣傳項目、會展設(shè)計項目等）策劃依據(jù)既包括策劃者的知識結(jié)構(gòu)、信息儲存以及有關(guān)策劃對象的專業(yè)信息，也包括會展項目立項的主客觀條件等。策劃方案是策劃者為實現(xiàn)策劃目標(biāo)，針對策劃對象而設(shè)計創(chuàng)意的一套策略、方法和步驟。策劃效果評估師對實施

11、策劃方案可能產(chǎn)生效果進行預(yù)先的判斷和評估。系統(tǒng)性系統(tǒng)性第二節(jié)第二節(jié) 會展策劃管理的流程會展策劃管理的流程第二節(jié)第二節(jié) 會展策劃流程會展策劃流程 2.1 會展策劃管理流程圖會展策劃管理流程圖1 會展?fàn)I銷調(diào)研 編寫報告編寫報告信息分析信息分析信息收集信息收集策劃部進行有針對性的市場調(diào)研，會展?fàn)I銷調(diào)研主要針對參展商與觀眾的購買行為、會展市場開發(fā)信息、會展技術(shù)信息、專業(yè)客戶信息進行調(diào)研。u策劃部對收集的有關(guān)市場營銷環(huán)境和會展市場潛力的各種資料，包括文字、圖片和錄像等進行分析u對收集的資料進行分類編排、結(jié)集歸檔，編制會展?fàn)I銷調(diào)研報告重點：重點：會展?fàn)I銷調(diào)研標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo)準(zhǔn)：真實、有效相關(guān)資料：相關(guān)資料：會展?fàn)I

12、銷調(diào)研報告2 提出會展創(chuàng)意 確定選題與定位確定選題與定位提出構(gòu)思與創(chuàng)意提出構(gòu)思與創(chuàng)意策劃部根據(jù)會展?fàn)I銷調(diào)研的結(jié)果提出會展項目的構(gòu)思與創(chuàng)意。重點：重點：會展創(chuàng)意是指通過發(fā)掘資源，激發(fā)靈感創(chuàng)造新的會展思路。標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo)準(zhǔn)：選題新穎、定位準(zhǔn)確相關(guān)資料：相關(guān)資料：會展創(chuàng)意相關(guān)文件資料會展創(chuàng)意主要是解決會展的選題和定位的問題，通過策劃部的精心組織，將策劃創(chuàng)意轉(zhuǎn)化成為真正為參展商和專業(yè)觀眾交流、交易的平臺。3 會展主題策劃策劃部通過會展調(diào)研分析和會展創(chuàng)意，明確會展主題確定會展的特色、性質(zhì)、參展商及觀眾的范圍、展品的類型等因素。u策劃部根據(jù)掌握的各種信息與資料，對將要舉辦的會展項目進行初步規(guī)劃，設(shè)計出總體框架。

13、u策劃部根據(jù)設(shè)計的總體框架編寫立項策劃書，包括會展的目標(biāo)市場、會展的規(guī)模、展品的選擇、評估觀眾數(shù)量和展覽面積的大小、預(yù)算等。重點：重點：展會主題策劃標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo)準(zhǔn)：展會主題有特色、參展商和專業(yè)觀眾的層次和結(jié)構(gòu)清晰。相關(guān)資料：相關(guān)資料：立項策劃書 報請審批報請審批立項策劃書報營銷副總和總經(jīng)理審批。 立項策劃書立項策劃書初步規(guī)劃初步規(guī)劃展會定性展會定性4 會展項目可行性分析 報請審批報請審批編寫報告編寫報告組織分析組織分析策劃部組織進行策劃項目的環(huán)境可行性分析、可持續(xù)發(fā)展指標(biāo)可行性分析和財務(wù)可行性分析。u策劃部在對會展項目進行可行性分析后編制可行性分析報告u可行性分析報告報營銷副總和總經(jīng)理審批重點：重

14、點：會展項目可行性分析標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo)準(zhǔn)：分析客觀科學(xué)、判斷準(zhǔn)確相關(guān)資料：相關(guān)資料：會展項目可行性分析報告5 報批與備案 再報批與備案再報批與備案報批與備案報批與備案策劃部根據(jù)會展報批與備案的相關(guān)規(guī)定向有關(guān)行政部門辦理報批與備案手續(xù)。重點：重點：報批與備案標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo)準(zhǔn)：按照相關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)資料：相關(guān)資料：報批與備案相關(guān)文件、資料批報與備案未通過，則由策劃部組織補充相關(guān)資料、文件重新進行報批與備案。6 會展實施策劃部對報批與備案通過后的會展活動制定詳細(xì)完整的會展策劃方案，包括招商策劃、組織策劃等。u會展策劃方案報請營銷副總和總經(jīng)理審批u審批通過后由策劃部進行實施前的培訓(xùn)。讓全體實施工作人員理解策劃方案精神

15、，熟悉策劃方案要求，掌握實施方案、方法、步驟和技巧。重點：重點：會展實施標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo)準(zhǔn)：策劃方案切實、可行相關(guān)資料：相關(guān)資料： 會展策劃方案、會展組織策劃方案、會展招商策劃方案等 展前宣傳展前宣傳策劃部負(fù)責(zé)印刷材料的設(shè)計制作。利用會展的會刊，站前快訊、媒體報道等手段進行前期宣傳，擴大影響力，吸引更多的目標(biāo)客戶。 方案培訓(xùn)方案培訓(xùn)報請審批報請審批會展策劃方案會展策劃方案7 會展后評估 審批后存檔審批后存檔及時評估及時評估策劃部手機會展實施的相關(guān)信息，會展活動結(jié)束后及時對會展活動的實施效果進行評估。重點：重點：會展后評估總結(jié)標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo)準(zhǔn)：總結(jié)經(jīng)驗與不足相關(guān)資料：相關(guān)資料：總結(jié)評估報告會展效果實施評估報告

16、報請營銷副總和總經(jīng)理審批，并存檔管理第三節(jié)第三節(jié)展會策劃立項書展會策劃立項書17預(yù)備階段方案種類預(yù)備階段方案種類 預(yù)備階段即從確定展覽題材、收集信預(yù)備階段即從確定展覽題材、收集信息、進行展覽項目立項策劃一直到正息、進行展覽項目立項策劃一直到正式開幕前的預(yù)先階段。式開幕前的預(yù)先階段。 展會立項策劃書、展會項目立項可行展會立項策劃書、展會項目立項可行性研究報告、性研究報告、參展說明書、展會招展方案、展會招展函、招展進度計劃、觀眾邀請函、參展合同、展出工作方案、展會費用預(yù)算表、展會宣傳推廣計劃、廣告文案等。18展會立項策劃書展會立項策劃書 根據(jù)掌握的各種信息，對即將舉辦的會根據(jù)掌握的各種信息，對即將

17、舉辦的會展的有關(guān)事宜進行初步規(guī)劃，設(shè)計出展展的有關(guān)事宜進行初步規(guī)劃，設(shè)計出展覽會的基本框架，提出計劃舉辦的會展覽會的基本框架，提出計劃舉辦的會展的初步規(guī)劃內(nèi)容。的初步規(guī)劃內(nèi)容。 主要包括：展會名稱和地點、辦展機構(gòu)、主要包括：展會名稱和地點、辦展機構(gòu)、展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會規(guī)模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣規(guī)模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進度計劃現(xiàn)場管理和招商計劃、展會進度計劃現(xiàn)場管理計劃、相關(guān)活動計劃等。計劃、相關(guān)活動計劃等。 191920展會立項策劃書展會立項策劃書寫作要求寫作要求展會名稱展會名稱基本部分基本部分限定部分限定部分

18、行業(yè)標(biāo)識行業(yè)標(biāo)識用來說明展會舉辦時間、用來說明展會舉辦時間、地點和展會性質(zhì)地點和展會性質(zhì)三種展會舉辦時間表示法：一用“屆”表示；二用“年”表示；三用“季”來表示。展會舉辦的地點在展會的名稱里也要有所體現(xiàn)，名稱里體現(xiàn)展會性質(zhì)的詞主要有“國際”、“世界”、“全國”、“地區(qū)”等。 用來表明會展的性質(zhì)用來表明會展的性質(zhì)和特征，常用詞有：和特征，常用詞有：展覽會、博覽會、展展覽會、博覽會、展銷會、交易會和銷會、交易會和“節(jié)節(jié)”、嘉年華、嘉年華等。等。 用來表明展覽題材和用來表明展覽題材和展品范圍。如第三屆展品范圍。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的大連國際服裝節(jié)中的“服裝服裝”表明本展會表明本展會是服裝產(chǎn)業(yè)的展

19、會。是服裝產(chǎn)業(yè)的展會。行業(yè)標(biāo)識通常是一個行業(yè)標(biāo)識通常是一個產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的某一個一個產(chǎn)業(yè)中的某一個產(chǎn)品大類。產(chǎn)品大類。 1 1、展會名稱、展會名稱2021展會地點展會地點展會在什么地方展會在什么地方確定展會在哪個國家確定展會在哪個國家哪個省或哪個城市哪個省或哪個城市展會在哪個展館舉辦展會在哪個展館舉辦展覽題材和展會定位確定。展覽題材和展會定位確定?？紤]該展館的成本、展期安排考慮該展館的成本、展期安排展館本身的設(shè)施和服務(wù)展館本身的設(shè)施和服務(wù)展會立項策劃書展會立項策劃書寫作要求寫作要求2 2、展會地點、展會地點2122展會立項策劃書展會立項策劃書寫作要求寫作要求3

20、3、辦展機構(gòu)、辦展機構(gòu) 辦展機構(gòu)：辦展機構(gòu)：指負(fù)責(zé)展會的組織、策劃、招展和招商等 事宜的有關(guān)單位。辦展機構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié) 會、政府部門和新聞媒體等。 主辦單位：主辦單位：擁有展會并對展會承擔(dān)主要法律責(zé)任的辦 展單位。主辦單位在法律上擁有展會的所有權(quán)。 承辦單位：承辦單位：直接負(fù)責(zé)展會的策劃、組織、操作與管理， 并對展會承擔(dān)主要財務(wù)責(zé)任的辦展單位。 協(xié)辦單位：協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會的策劃、組 織、操作與管理，部分地承擔(dān)展會的招展、招商 和宣傳推廣工作的辦展單位。 支持單位：支持單位：對展會主辦或承辦單位的展會策劃、組織、 操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工 作起支持作用

21、的辦展單位。2223展會立項策劃書展會立項策劃書寫作要求寫作要求4 4、辦展時間、辦展時間 辦展時間：辦展時間：展會計劃在什么時候舉辦。 時間內(nèi)容：時間內(nèi)容：一是展會具體開展日期 二是展會的籌展和撤展日期 三是展會對觀眾開放的日期。 時間長短：時間長短：沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要視不同 的展會具體而定。有些展會的展覽時間可以 很長，如“世博會”的展期長達幾個月甚至 半年；但對于占展會絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展 來說，展期一般是3-5天為宜。 2324展會立項策劃書展會立項策劃書寫作要求寫作要求5 5、辦展頻率、辦展頻率 辦展頻率：辦展頻率：展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次， 或者是不定期舉行。從目前展

22、覽業(yè)的實際情況看，一 年舉辦一次的展會最多，約占全部展會數(shù)量的80， 一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少，不定期 舉辦的展會已經(jīng)是越來越少了。 制約因素：制約因素：受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約 產(chǎn)品生命周期產(chǎn)品生命周期（產(chǎn)品的投入期和成長期（產(chǎn)品的投入期和成長期是企業(yè)參展的黃金時期，是企業(yè)參展的黃金時期，展會的辦展頻率要牢牢抓展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個時期）住這兩個時期）24IFA德國柏林國際消費類電子產(chǎn)品展覽會德國柏林國際消費類電子產(chǎn)品展覽會，簡稱IFA即“INTERNATIONAL FUNKAUSSTELLUNG”是由德國娛樂和通訊電子工業(yè)協(xié)會（簡稱GFU）和柏林展覽有限公司（英

23、文名MESSE BERLIN GMBH）聯(lián)合主辦。組展單位：中國區(qū)域展商組團單位.北京天創(chuàng)世元國際商務(wù)會展服務(wù)有限公司【展會地點】德國柏林【展館名稱】柏林展覽中心25IFA展覽會每年舉辦一屆，于九月上旬在德國首都柏林國際展覽中心舉辦，展期6天。開幕時間：2005年8月19日上午9點30分展覽時間：2005年8月19-22日，每天上午9 點-下午5點觀眾開放：2005年8月19-20日只對專業(yè)觀眾開放 2005年8月21日-22日對專業(yè)觀眾和一般觀眾都開放籌展時間：2005年16-18日，每天上午9點-晚上8點撤展時間：2005年8月23日24日，每天上午9點晚9點IFA德國柏林國際消費類電子產(chǎn)

24、品展覽會2627展會立項策劃書展會立項策劃書寫作要求寫作要求6 6、展品范圍、展品范圍 展會的展品范圍要根據(jù)展會的定位、辦展機 構(gòu)的優(yōu)劣勢和其他多種因素來確定。 根據(jù)展會的定位，展品范圍可以包括一個或 者是幾個產(chǎn)業(yè)，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的一個或 幾個產(chǎn)品大類，例如，“博覽會”和“交易 會”的展品范圍就很廣，如“廣交會”的展 品范圍就超過10萬種，幾乎是無所不包；而 德國“法蘭克福國際汽車展覽會”的展品范 圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少，就只有汽車產(chǎn)業(yè)一 個。 27自2008年開始,IFA展應(yīng)國際知名企業(yè)的強烈建議，在展出格局上做出了調(diào)整。展出領(lǐng)域分為兩類：一是消費類電子產(chǎn)品，主要為IFA家 用娛樂產(chǎn)品、IF

25、A音視頻娛樂產(chǎn)品、IFA個人媒體、IFA公共媒體、IFA通訊產(chǎn)品及IFA科技原件區(qū)；二是新增展區(qū)-白色家用電器電子產(chǎn)品展區(qū)，即 大、小家電產(chǎn)品。IFA德國柏林國際消費類電子產(chǎn)品展覽會281. 消費類電子產(chǎn)品：IFA家庭娛樂產(chǎn)品：TV,DVD,家庭影院，家用刻錄機等；IFA音視頻娛樂：HiFi,音箱，高保真系列，音視頻產(chǎn)品；IFA個人媒體：MP3,個人電腦，游戲，存儲系列產(chǎn)品，影像數(shù)碼產(chǎn)品，數(shù)碼相框等；IFA公共媒體：TV電臺，收音機，公共音樂臺，專業(yè)媒體等；IFA個人通訊產(chǎn)品：電訊產(chǎn)品，線纜，導(dǎo)航產(chǎn)品，天線，IP;IFA科技元件:周邊設(shè)備及產(chǎn)品區(qū)2. 白色家電產(chǎn)品：大件家用電器產(chǎn)品/小件的電子

26、產(chǎn)品/廚房用具/供熱制冷產(chǎn)品/個人保健健身產(chǎn)品/電子產(chǎn)品元件等.IFA德國柏林國際消費類電子產(chǎn)品展覽會2930展會立項策劃書展會立項策劃書寫作要求寫作要求7 7、 展會規(guī)模展會規(guī)模 展會規(guī)模：展會規(guī)模：展會的展覽面積 參展單位的數(shù)量 參觀展會的觀眾數(shù)量 在規(guī)劃展會規(guī)模時，要充分考慮產(chǎn)業(yè)的 特征。 展會規(guī)模的大小還會受到會觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制。 302009年的德國柏林國際消費類電子產(chǎn)品展覽會（IFA BERLIN 2009），消費類電子產(chǎn)品及白色家用電器產(chǎn)品在同一平臺上共同展出，取得了巨大的成功。據(jù)統(tǒng)計，共有來自63個國家和地區(qū)的1,245家廠商參展，展出 規(guī)模為歷屆之冠。而新增的白色家電的展

27、出面積就達到25,000平方米。展會呈現(xiàn)給消費者更優(yōu)質(zhì)的消費電子產(chǎn)品和家用電器產(chǎn)品，吸引了來自世界各地 220，000名觀眾，展會期間共計30億歐元的訂單額再次證明了IFA展會的國際影響力及其為參展企業(yè)提供的良好銷售平臺。 IFA德國柏林國際消費類電子產(chǎn)品展覽會3132展會立項策劃書展會立項策劃書寫作要求寫作要求8 8、展會定位、展會定位 展會定位：展會定位：要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本 展會“是什么”和“有什么”。具體地說， 展會定位就是辦展機構(gòu)根據(jù)自身的資源條件 和市場競爭狀況，通過建立和發(fā)展展會的差 異化競爭優(yōu)勢，使自己舉辦的展會在參展企 業(yè)和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨特的印 象的過程

28、。 定位明確：定位明確：目標(biāo)參展商、觀眾、 辦展目標(biāo)、展會的主題 3233展會立項策劃書展會立項策劃書寫作要求寫作要求9 9展會價格和展會初步預(yù)算展會價格和展會初步預(yù)算 展會價格：展會價格：為展會的展位出租制定一個合適的價格。 展會展位的價格往往包括室內(nèi)展場的價格和室外展場 的價格，室內(nèi)展場的價格又分為空地、標(biāo)準(zhǔn)層位價格 定價原則：一定價原則：一般遵循“優(yōu)地優(yōu)價”的原則，即那些便 于展示和觀眾流量大的展位的價格往往要高一些。 展會初步預(yù)算：展會初步預(yù)算：是對舉辦展會所需要的各種費用和舉辦展會預(yù)期以獲得的收入進行的初步預(yù)算。 在策劃舉辦展會時，要根據(jù)市場情況給展會確定一個合適的價格，這樣對吸引目

29、標(biāo)參展商參 加展會十分重要。 3334展會立項策劃書展會立項策劃書寫作要求寫作要求1010、人員分工計劃、招展計劃、招商和宣傳推廣計劃是展會的具體實施計劃，這四個計劃在具體實施時會互相影響。 人員分工計劃人員分工計劃是對展會工作人員的工作進行統(tǒng)籌安排。 招展計劃招展計劃主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、措施和辦法。 招商計劃招商計劃主要是為招攬觀眾參觀展會而制定的各種策略、措施和辦法。 宣傳推廣計劃宣傳推廣計劃則是為建立展會品牌和樹立展會形象，并同時為展會的招展和招商服務(wù)的。 3435展會立項策劃書展會立項策劃書寫作要求寫作要求1111、展會進度計劃、現(xiàn)場管理計劃和相關(guān)活動計劃、展會進度計劃、現(xiàn)場管理計劃和相關(guān)活動計劃 展會進度計劃展會進度計劃是在時間上對展會的招展、招商、宣傳 推廣和展位劃分等工作進行的統(tǒng)籌安排。它明確在展 會的籌辦過程中，到什么階段就應(yīng)該完成哪些工作， 直到展會成功舉辦。展會進度計劃安排得好，展會籌 備的各項準(zhǔn)備工作就能有條不紊地進行。 現(xiàn)場管理計劃現(xiàn)場管理計劃是展會開幕后