成品油采購采購管理流程

1、成品油采購管理流程一、業(yè)務目標1. 經營目標(1) 保證適當庫存，滿足市場需求。(2) 尋求合理采購價格，降低采購成本。(3) 保證采購的數量和質量。2. 財務目標(1) 保證成品油采購會計記錄及其帳務處理真實、準確、完整。3. 合規(guī)目標(1) 符合國家有關法律、法規(guī)。(2) 成品油采購合同符合合同法等國家法律、法規(guī)和公司內部規(guī)章制度。二、業(yè)務風險1. 經營風險(1) 庫存不足，品種或結構不合理導致客戶流失。(2) 庫存過高，占用資金增加。(3) 外部采購未經授權或授權不當，導致資金損失，采購成本增加或不必要的商業(yè)糾紛。(4) 運輸方案不合理導致運雜費增加。(5) 采購的油品與訂單不符，導致油

2、品數量超耗，質量差異。(6) 未經審核，變更標準合同文件中涉及權利、義務等條款導致的風險。2. 財務風險(1) 采購交易沒及時入帳，期末發(fā)生截止性錯誤。(2) 沒有準確和完整的會計紀錄。(3) 虛假紀錄采購交易，導致資產流失。(4) 未按規(guī)定進行帳務處理，導致帳實不符。3. 合規(guī)風險成品油采購合同，不符合合同法和國家法律、法規(guī)和上級內部規(guī)章制度的要求，受到處罰， 造成損失。三、業(yè)務流程步驟與控制點1. 上報市場需求(1) 市場營銷部根據市場需求及經營變化、編寫年、季、月(度)經營及資源需求計劃， 由公司總經理審批同意后報上級公司(榮昌盛投資公司)。2. 下達外部采購計劃(1) 根據榮昌盛批準的

3、生產經營計劃，市場營銷部根據資源平衡情況，制定外部采購計 劃報公司總經理批準下達。(2) (ERP市場營銷部根據下達的外采計劃在ERP系統(tǒng)中維護采購訂單。(3) (EPD財務部門根據批準的預算指標，在EPD系統(tǒng)中對采購基金中心的承諾項目進行維護和下達。3. 外部采購(1) 市場營銷部跟蹤了解市場變化情況，適時編制市場價格變動表，報公司總經理，作 為確定外部采購價格的依據。(2 ) 采購部根據采購計劃，業(yè)務部門建議采購價格，填寫采購申請表，報總經理審批，需預付貨款的，由業(yè)務部門組織對外部供應商信用情況進行評價，按照公司法律顧 問審定的標準合作文本，合同簽訂人，按規(guī)定權限與外部供應商簽訂采購合同（

4、明 確交貨方式、地點、時間、價格、數量、承付方式、損耗率、違約責任等）并通知 油庫、財務部門。（3）（ERP業(yè)務部根據采購合同在 ERP系統(tǒng)中維護采購訂單。4. 油庫驗收并辦理入庫手續(xù)。油庫工作人員核對成品油品種，數量和內容是否與收貨通知單一致，做好收貨及后續(xù)工作。4、1收貨前由質檢人員對油品進行質量檢驗，出具油品質量合格報告，出現質量問題或品 種差異，查清原因報公司業(yè)務部由相關部門提出處理意見，報總經理批準后處理。4. 、1 （ ERP卸油前油庫經辦人員核對成品油收貨通知單的品種數量等與ERP系統(tǒng)采購訂單 是否一致。4.2油品計量驗收合格后，油庫保管憑質量合格報告，計量報告收貨通知單辦理入庫

5、，并簽 發(fā)入庫單，油庫接卸人員按要求做好收貨作業(yè)，填寫收貨作業(yè)臺帳。油庫工作人員將收貨通知單，驗收報告，入庫單連續(xù)編號，并由經辦人和復核人簽字，存檔并報相關部門。4.2 （ERP 輸入4.3卸油前后，油庫計量員按要求做好罐前尺和罐后尺的計量，計算實際收油數量，填寫油罐動態(tài)分產帳和油品運輸超耗（溢余）通知單。4.4從外部單位油庫的汽車發(fā)油臺自行提油的，油品經我方抽檢合格后，可直接配送加油站 或終端用戶，直接配送加油站的油品接卸驗收按照成品油零售管業(yè)務控制點3.1執(zhí)行，直接配送終端用戶的油品接卸驗收按照成品沒直銷及分銷業(yè)務流程控制點7.1執(zhí)行。5. 外部采購付款：外部采購油品確認到貨和收到發(fā)票后，

6、由業(yè)務經辦人填寫付款申請，按規(guī)定權限逐級審核后，統(tǒng)一付款。外部采購油品需要預付貨款時， 業(yè)務部門在簽訂合同前應 核查供應商的信用情況， 由業(yè)務部門填制申請單， 交財務部門審核，按規(guī)定權限報批后統(tǒng)一 付款。6. 財務記帳。6.1 （ ERP財務部門審查發(fā)票，入庫單據，合同，三單匹配后核對價格、數量、金額、在 ERP系統(tǒng)內進行發(fā)票校驗，并由不相容崗位人員對會計憑證進行復核。6.2財務和業(yè)務部門至少每月核對預付款和應付貨款，確保金額準確無誤，業(yè)務部門檢查油 品的中途情況，經本部門負責人審核后報財務部門。7. 經營活動與分析7.1公司業(yè)務部門至少每月檢查外部采購合同履行和驗收情況，合同執(zhí)行完畢及時核銷

7、，發(fā) 現問題及時查明原因，由相關部門提出處理意見報總經理審批后執(zhí)行。7.2公司業(yè)務部門至少每月匯總分析外部采購油品的數量價格情況以及資源的運費情況，并提出改善建議，總經理助理督促業(yè)務部門完成公司下達的控制目標。&考核評價8.1市場營銷部每月對公司成品油外采業(yè)務進行分析考核，并于25日報公司總經辦。業(yè)務流程圖表控制點適用單位不相溶崗位控制點分值排ERR EDP監(jiān)督檢查方法流程圖1 .上級需求I2.下達外部采購 計劃I3.外部采購14.油庫驗收并打 理手續(xù)15.采購付款16.財務記帳17.t經營活動分析I8.T考核評價業(yè)務流程圖表控制點適用單 位不相容崗位控制點分值監(jiān)督檢杳方法流程圖斗非E

8、R卜EDP1、上報需求3檢杳需求市場營銷部根據市場需求及經計劃是否1上報需求營變化編寫年、季、月經營及按規(guī)定審I資源需求計劃，由公司總經理 審批同意后上報榮昌盛公司批批2下達外部采購準。2、下達采購計劃10檢杳采鉤 計劃是否計劃按規(guī)定批3外部采購8準和下達12、1、ERP2、1、ERq釆購主管按照公司檢杳是否4油庫驗收并打下達的采購計劃在 ERP系統(tǒng)中下達釆購理手續(xù)維護采購訂單計劃維護12、2、ERP財務部根據批淮的采購訂單預算指標在ERP系統(tǒng)中對釆購2、2、ERP5采購付款基金進行維護和下達。檢杳是否 在系統(tǒng)中 維護和下 達經批淮 的承諾項6財務記帳預算。7經營活動分析18考核評價3、簽訂購銷合同3、1檢杳3、1、業(yè)務部跟蹤了解市埸變采購申請化情況，適吋編制市埸價格變表是否經動表，報總經理，作為確定采總經理審購價格的依據。批，檢杳3、2、釆購主管根據公司下達預付款外的采購計劃，業(yè)務部門建議采部供應商購價格，填寫采購申請表，報信用情況總經理審批。需預付貨款的，是否進行由業(yè)務部閂對供應商信用情況評價。進行評價。按照公司法律頋問 審定的標準合冋文夲，合冋簽 訂人按規(guī)定權限簽訂購銷合同檢杳購銷明確交貨方式、地點、吋間、 價格數量、承付方式、損耗率 違約責任等，并通知倉儲、財 務等部閂。，3、