煤炭管理公司公文處理辦法

1、煤炭管理公司公文處理辦法第一章 總 則第一條 為了規(guī)范公司公文處理工作，提高行文質(zhì)量和 公文運行效率，依據(jù)國務院發(fā)布的國家行政機關(guān)公文處理 辦法，結(jié)合公司實際，特制定本辦法。第二條 公司公文是用來溝通、協(xié)調(diào)和處理上下左右之 間關(guān)系，辦理公司各項公務的具有法定效力的公務文書。具 體用于發(fā)布公司規(guī)章制度、管理辦法，施行行政管理措施； 請求和答復問題；指導、布置和商洽工作。第三條 公文處理工作必須嚴格執(zhí)行國家及公司有關(guān)保 密規(guī)定，確保公司秘密的安全。第四條 公司綜合辦公室負責公司的公文處理工作，包 括公文的草擬、印制、審核、收發(fā)、傳遞、督辦、立卷、歸 檔、銷毀等，并對各下屬企業(yè)的公文處理及公司各職能

2、部門 的公文草擬工作進行業(yè)務指導。第二章 公司常用公文種類第五條 公司常用公文種類主要有：（一）決定 適用于對重大事項做出安排；獎懲有關(guān)部門及人員；變 更或撤消下級部門不適當?shù)臎Q定事項。（二）通告適用于公布公司及下屬各企業(yè)各個方面應當遵守或周知的事項。（三）通知適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、不相隸屬機關(guān)公文；批轉(zhuǎn)下級部 門的公文；印發(fā)規(guī)章制度及管理辦法；傳達要求部門辦理和 需要周知或執(zhí)行的事項；任免和聘用管理人員。（四）通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。（五）報告 適用于向上級部門匯報工作，反映情況，答復上級部門 詢問。（六）請示適用于向上級部門請求指示、批準。（七）批復適用于答復下級

3、機關(guān)的請示事項。（八）函 適用于平行部門、不相隸屬部門之間商洽工作，詢問或 答復問題，請求批準答復審批事項。（九）會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。（十）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。第三章 公文的格式第六條 公文一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位標 識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送、正文、附件、成文日 期、印章、主題詞、抄報、抄送、印發(fā)部門、印發(fā)日期及印 發(fā)份數(shù)等部分組成。（一）秘密公文分“絕密”、“機密、”“秘密”三個等級，標注在 首頁右上角，兩字之間空 1 字，用三號黑體字。（二）公文處理的時限要求， 以緊急程度的標記來區(qū)分。 緊急公文分別標明“特急”、“急件，”標

4、注在版心右上角第 1 行。 如需同時標識秘密等級 ,緊急程度移至第 2 行。（三）發(fā)文單位標識，也稱版頭，由發(fā)文單位全稱或規(guī) 范化簡稱加“文件”組成。用紅色小標宋或黑體字居中排布 ,以 莊重美觀為原則。 發(fā)文機關(guān)標識上邊緣距版心上邊緣 2Omm; 上行文的發(fā)文機關(guān)標識上邊緣距版心上邊緣 80mm 。（四）發(fā)文字號，由單位代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號組成。規(guī)范標識為：XXX字XXXXX號或XXX發(fā)XXXXX 號，用三號仿宋體。平行文與下行文的發(fā)文字號標在版頭之 下居中；上行文的發(fā)文字號位于版頭下空 2 行，居左空一字。（五）上行文應標注簽發(fā)人姓名，位于分界紅線之上， 平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。簽發(fā)人

5、用三號宋體加黑，簽發(fā)人 后標全角冒號，冒號后用三號楷體字標識簽發(fā)人姓名。（六）公文標題應當準確簡單地概括公文的主題，并準確標明公文的種類，可一行或多行居中排布。回行時，要做 到詞意完整，間距恰當。位置在紅色反線下 1 行，用二號宋 體加黑。（七）主送單位是公文要求主辦的單位。如果主送單位 為個別部門，可直接標注具體名稱。位置在標題下空1 行，左側(cè)頂格，用三號仿宋體。（八）正文是公文的主體， 是反映文件具體內(nèi)容的部分。 正文緊接主送單位之后，另起一行。正文結(jié)構(gòu)一般是由開頭 （或?qū)дZ） 、主體、結(jié)尾三部分組成，用三號仿宋體。文中 如有小標題可用三號宋體加黑。（九）附件是對主件而言，是附屬于主件的文

6、字材料、 表格等。附件在正文下空 1 行，左空 2 字。附件序號使用阿 拉伯數(shù)字，附件名稱后不加標點符號，用三號仿宋體。附件 應與公文一起裝訂，裝訂順序應與正文后附件標注順序一 致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第 1 行頂格標注公文的發(fā)文字號并在其后標注附件（或帶序號） 。 用三號黑體字。（十）發(fā)文單位是公文的作者，又稱落款，名稱要求必 須用全稱。在附件之后，正文右下側(cè)適當?shù)奈恢?。用三號?宋體。（十一）用印是文件生效、取信的憑證。加蓋印章要做 不能容下印章及抄送區(qū)域位置時，應采取調(diào)整行距、字距的 方法加以解決，務使印章與正文同處一頁紙面，不得采取標 注（“此頁無正文） ”的方

7、法，以增強防偽性。到“上不壓正文，下要騎年蓋月當公文排版后所?？瞻滋帲ㄊ┏晌娜掌谝话阋灶I(lǐng)導簽發(fā)或會議通過日期為 準。年、月、日要寫全，并用漢字書寫，標識在發(fā)文單位之 下。（十三）使用“請示”這一文種應在附注處注明發(fā)文機關(guān) 聯(lián)系人的姓名和聯(lián)系電話。附注用 3 號仿宋字，居左空 2 字 加圓括號標識在成文日期下一行。（十四）主題詞是經(jīng)過規(guī)范處理用來標引公文內(nèi)容的詞 或詞組 ,一般不超過 5 組。每個詞目之間空 1 字?！爸黝}詞”用 三號黑體字，詞目用三號宋體加黑。位置在抄送機關(guān)標識區(qū) 域橫線之上，靠左頂格。（十五）抄送或抄報是指抄送給除主辦單位外還需要協(xié) 助承辦，或需要知道、掌握內(nèi)容的單位或人

8、。 “抄送”用于平 級、下級或不相隸屬的單位； “抄報”用于上級部門。用三號仿 宋體字。抄送、抄報單位或人之間用頓號隔開，如果既有抄 送、抄報單位又有抄送、抄報人時，單位與人之間用逗號隔 開，回行時與冒號后的抄送單位對齊，在最后一個抄送、抄 報單位后加句號。（十六）印制部門、印制日期、印制份數(shù)位于抄送機關(guān) 區(qū)域之下，印制部門左空 1 字，印發(fā)日期右空 1 字。其中印 制份數(shù)在文件最下端靠右。印制部門為文件具體承印的辦公 部門；印制日期為文件印發(fā)時間，用阿拉伯數(shù)碼標注；印制 份數(shù)為文件印制數(shù)量，包括存檔數(shù)。用三號仿宋體字。（十七）公文用紙采用國際標準 A4 型。第四章 公司發(fā)文處理第七條 草擬公

9、文人員首先要理解掌握擬文意圖， 除綜合 型的大型報告外，一般要一文一事，一題一議。第八條 準確選擇公文文種。 根據(jù)公文的行文關(guān)系及行文 意圖，選擇好公文文種。公司向上級機關(guān)如給市政府及業(yè)務 行政主管部門行文、公司下屬企業(yè)或公司各部門給公司行 文，采用“報告”或“請示；”公司向平行機關(guān)或沒有隸屬關(guān)系的 機關(guān)以及公司各部門之間行文， 一般采用“函”，有些告知性通 知、通告或會議紀要也可用于平行機關(guān)；公司下發(fā)各下屬企 業(yè)的文件一般采用“決定”、“通報、”“通知、”“會議紀要?！痹诠钠?草過程中，必須分清“報告”和“請示。”報告是適用于向上級部 門匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關(guān)的

10、詢問，不需要上級機關(guān)批復，一般是事中、事后行文； 請示是下級部門向上級部門請求指示、批準問題或事項，需要上 級機關(guān)批復，必須是事前行文。第九條 公司級公文，必須經(jīng)過綜合辦公室審核把關(guān)； 各下屬企業(yè)公文，由本企業(yè)辦公室審核。審核內(nèi)容包括有無 發(fā)文的必要；用什么名義和文種行文；內(nèi)容是否符合政策、 法規(guī)；主送機關(guān)、抄送機關(guān)是否合適；提出的措施和要求是 否明確具體；涉及有關(guān)部門和單位的問題是否協(xié)商一致；篇 章結(jié)構(gòu)是否緊湊合理，行文是否恰當?shù)取Ｎ唇?jīng)辦公室核稿的 公司級公文，公司領(lǐng)導不予簽發(fā)。第十條 綜合辦公室核稿后，要呈報公司總經(jīng)理或分管 領(lǐng)導簽發(fā)，簽發(fā)人審核修改后在“簽發(fā)”欄內(nèi)簽批“發(fā)”，并簽上 姓名

11、和時間，姓名應寫全稱。未經(jīng)公司領(lǐng)導簽發(fā)或口頭同意 的公文，綜合辦公室拒絕承印和蓋章。公司領(lǐng)導口頭同意印 發(fā)的公文，事后由秘書人員讓同意印發(fā)的領(lǐng)導補簽。第十一條 公文必須依據(jù)簽發(fā)的文稿打印，其全部內(nèi)容 必須與文稿一致，不得在打印過程中擅自增加或減少原文內(nèi) 容。沒有特殊情況，當天簽發(fā)的公文，當天印發(fā)。第十二條 打印文稿清樣前必須認真校對，保證不出現(xiàn) 錯漏現(xiàn)象。若發(fā)現(xiàn)原稿中有錯漏、疑問之處，應向擬稿人或 簽發(fā)人提出檢查核對，由簽發(fā)人考慮改定，校對人員不得擅 自修改。第十三條 經(jīng)審核履行正常公文審批程序后， 印章管理人 員方可在公文上加蓋印章。第十四條 公文印制完畢后由綜合辦公室分發(fā)，必須做 到當天印

12、制的公文，當天送達，并認真履行發(fā)文登記手續(xù)。第十五條 公文處理人員必須嚴格遵守各項保密制度。 對所經(jīng)手的各類公文、資料要妥善管理，不失密，不泄密，確保安全無事故。第五章 外來公文處理第十六條 外來文件由收文部門進行收文登記，并在文件 的前面帖附文件處理單 ，詳細填寫其中的“來文機關(guān)”、“文 件字號”、“文件標題”等內(nèi)容，填寫完畢后，由綜合辦公室主任 提出擬辦意見，秘書根據(jù)擬辦意見呈公司領(lǐng)導閱批或送有關(guān) 部門閱辦。第十七條 公司領(lǐng)導閱批的文件， 要根據(jù)批辦意見， 及時 送交承辦部門簽收。第十八條 承辦部門根據(jù)公司領(lǐng)導對收文的批辦意見， 盡快辦理、落實文件內(nèi)容。辦理完畢后，在文件處理單上填 寫辦理結(jié)果。屬聯(lián)合承辦的文件，主辦部門應主動做好協(xié)調(diào) 工作，協(xié)辦部門則要積極配合，力戒互相推諉。第十九條 綜合辦公室負責對公文承辦情況進行檢查和 督促，保證領(lǐng)導批辦文件的限期落實，提高辦事效率。第六章 公文的歸檔第二十條 公文辦理完畢后，應當根據(jù)公司檔案管理制 度及時將公文和有關(guān)材料整理立卷。第二十一條 各部門要有專人負責管理公文，對公司領(lǐng) 導批辦文件、直接到部門的外來文件要妥善保管，承辦完畢 后及時送綜合辦公室歸檔，部門確需暫存，可暫存文件復印 件。第二十二條 公文復制