辦公室檔案管理制度

1、.辦公室檔案管理制度為加強(qiáng)辦公室檔案管理工作，全面提高辦公室檔案管理水平，以更好地為各科室各項(xiàng)工作服務(wù)，特制訂本制度。一、檔案管理制度1 、各種檔案按類(lèi)別要求，由檔案員整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。2 、各種檔案的文字書(shū)寫(xiě)，必須用藍(lán)黑或黑墨水書(shū)寫(xiě)，禁用其它筆書(shū)寫(xiě)。3 、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。4 、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。5 、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。二、檔案歸檔制度1 、歸檔范圍的保管期限(1) 辦公室辦理完畢的具有保存價(jià)值的各

2、種文件材料，包括政府辦文件、縣委辦文件、各部委辦局文件、政府辦常務(wù)會(huì)議紀(jì)要等文件材料及證書(shū)、牌匾等實(shí)物檔案，均屬歸檔范圍。'.(2) 辦公室檔案的保管期限的種類(lèi)分為永久和定期。凡對(duì)辦公室有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的檔案列為永久，對(duì)在一定時(shí)間范圍內(nèi)有利用價(jià)值的檔案列為長(zhǎng)期和短期。2 、歸檔時(shí)間實(shí)行年度歸檔制度：辦公室在工作中形成的政府辦文件、縣委辦文件、各部委辦局文件、政府辦常務(wù)會(huì)議紀(jì)要等文件材料一律在次年第一季度內(nèi)，登記存檔移交檔案室。3 、歸檔要求(1) 歸檔的文件必須系統(tǒng)、齊全、完整。(2) 歸檔的文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良、字跡耐久、書(shū)寫(xiě)工整清晰。三、檔案安全保密制度1 、嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的有

3、關(guān)保密制度加強(qiáng)管理，防止丟失、泄密。2 、查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機(jī)密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。3 、需要帶回使用的檔案，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)橫傳、私自外借，不準(zhǔn)帶入公共場(chǎng)所。4 、外單位來(lái)查閱和抄錄檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可調(diào)閱。四、檔案查閱借閱制度1 、外單位查閱檔案時(shí)，必須持有介紹信，注明查閱人'.的姓名、政治面貌及查閱內(nèi)容或范圍。2 、查閱黨組、局長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄、紀(jì)檢工作等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時(shí)，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；查閱一般檔案資料時(shí)，檔案員需進(jìn)行登記，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，方可查閱。3 、凡查閱檔案者，一般不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室

4、，如需要借出時(shí)，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文字材料不準(zhǔn)隨意翻閱、摘抄。4 、查閱檔案者要愛(ài)護(hù)案卷，不得將案卷拆毀、拆頁(yè)、勾抹、圈點(diǎn)，嚴(yán)防污染檔案；查閱時(shí)不得吸煙；也不得將案卷轉(zhuǎn)借他人或帶回家中。5 、查檔抄錄的材料經(jīng)檔案工作人員審核無(wú)誤后，簽字蓋章，否則無(wú)效。6 、借出的案卷一般不能超過(guò)七天，如延期使用，需補(bǔ)辦延期手續(xù)。7 、借出或還回的案卷，必須嚴(yán)格履行登記、注銷(xiāo)和檢查手續(xù)，當(dāng)面點(diǎn)清，如發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，及時(shí)追究責(zé)任，并采取補(bǔ)救措施。五、檔案人員崗位職責(zé)1 、服從辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)，接受上級(jí)部門(mén)的指導(dǎo)，按時(shí)、按質(zhì)、按量地完成本崗位工作任務(wù)及辦公室主任交辦的其他任務(wù)。2 、檔案員負(fù)責(zé)做好文件的整理、分類(lèi)，做好收文登記、'.分發(fā)文件、領(lǐng)導(dǎo)傳閱和借閱等管理工作。3 、檔案員要及時(shí)、準(zhǔn)確的把領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件送到各科室，待科室領(lǐng)導(dǎo)批閱完畢后及時(shí)交由檔案人員保管，不得隨意亂放、丟棄文件。在傳送文件過(guò)程中，要增強(qiáng)保密意識(shí)，高度負(fù)責(zé)，保證不丟失、不損壞文件。4 、督促各科室有關(guān)人員做好文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。5 、各科室兼職檔案人員負(fù)責(zé)根據(jù)歸檔的范圍和要求，制訂、整理本科室各類(lèi)檔案材料，按規(guī)定向機(jī)要檔案室移交歸檔