檔案管理辦法及相關(guān)表格

1、檔案管理工作規(guī)定受控狀態(tài):受控檔案編號:生效日期:編號:版本號A檔案管理工作規(guī)定修改次數(shù)00總頁數(shù)檔案管理工作規(guī)定一、主要內(nèi)容及適用范圍規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔分類鑒定與保管借閱保密統(tǒng)計(jì)銷毀等管理內(nèi)容二檔案的管理部門1 文書結(jié)案后,原稿由公司檔案室歸檔2 各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影印件3 檔案室主要職責(zé):(1) 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;(2) 對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;(3) 做好企業(yè)檔案的收集整理保管和利用工作;(4) 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;(5) 提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化科學(xué)

2、化三檔案的種類1 法規(guī)性文件包括上級頒發(fā)需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)章制度等2 企業(yè)的重大決議包括由公司董事會(huì)總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料會(huì)議記錄等3 計(jì)劃性文件包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃開發(fā)計(jì)劃營銷計(jì)劃財(cái)務(wù)計(jì)劃等4 總結(jié)性文件包括公司年度和月度工作總結(jié)下屬部門的年度和月度工作總結(jié)單項(xiàng)性工作總結(jié)調(diào)查報(bào)告等5 批示性文件包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)技術(shù)指標(biāo)營銷指標(biāo)等以及企業(yè)各類命令工作指示等6 憑證性文書材料包括企業(yè)各部門上報(bào)的在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證,如房屋銷售合同書協(xié)議書等原始記錄和文本7 證件性文書資料包括法人營業(yè)執(zhí)照土地許可證開發(fā)資質(zhì)證規(guī)劃許可證預(yù)售許可證公司

3、所獲各種榮譽(yù)證書達(dá)標(biāo)證書和證明等8 匯報(bào)性文書資料包括公司上報(bào)董事會(huì)的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表9 勞資人力資源資料包括公司各部門的人力資源調(diào)整人力資源管理人才引進(jìn)和培訓(xùn)員工工資審核記錄等相關(guān)資料10 聲像制品資料包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動(dòng)或政治文件娛樂活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)考察時(shí)或外聯(lián)單位提供的,以聲象形式記錄下來的各種資料,如照片資料錄音資料錄像資料影片資料等11 技術(shù)性資料包括各類工程圖紙竣工資料等四檔案管理的基本程序包括檔案的收集整理鑒定保管銷毀統(tǒng)計(jì)檢索編碼利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨(dú)立,但又相互制約五檔案的收集就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)

4、定,有計(jì)劃地分別集中到檔案室其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料,由辦公室各部門和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理立卷歸檔1 立卷歸檔的范圍:凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔2 立卷歸檔的時(shí)間凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交檔案管理員立卷歸檔3 立卷歸檔的要求(1) 各部門負(fù)責(zé)檔案的人員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料遞交檔案室立卷歸檔(2) 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份(3) 歸檔的文件資料必須完整真實(shí)準(zhǔn)確,請示和批復(fù)印本和底稿正文和附件必須立在一起(4) 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件

5、的作者標(biāo)題日期等項(xiàng)目填寫清楚,概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,裝訂整齊牢固,填寫備查表,注明保管期限(5) 填寫案卷一律用鋼筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚準(zhǔn)確(6) 立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起(7) 立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件(除請示批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷(8) 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷(9) 文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便(10) 各種檔案(獎(jiǎng)品獎(jiǎng)?wù)伦C書等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損(11) 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由時(shí)間地點(diǎn)主要

6、人物攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版原件清晰完整六檔案的借閱1 檔案主要供本公司利用,一般不外借如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無密級檔案2 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱3 檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印復(fù)制翻印,不得擅自拆散調(diào)換抽取污損加標(biāo)注,不得轉(zhuǎn)借4 對珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用復(fù)制可采用復(fù)印照片重印副本摘錄等方式復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會(huì)有誤5 必要

7、時(shí),檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論6 檔案一般不得借出檔案室如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)如延長借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)逾期不還時(shí),檔案管理員要及時(shí)催還7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失七檔案保密要求1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識(shí),雙方共同做好保密工作2 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類檔案密級分為絕密機(jī)

8、密秘密內(nèi)部四級3 有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離檔案室有密級檔案只限歸檔人使用,有密級檔案其他人員需使用或復(fù)印的,需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)4 對已過保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用5 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分6 公司在職工作人員離開本公司時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能離職檔案管理員調(diào)離或離職,應(yīng)由其主管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督辦理,檔案交接后,方能調(diào)離或辦理離職手續(xù)八檔案的銷毀1 對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)歸檔部門負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理共同鑒定后,按規(guī)定銷毀2 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀3 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀文件作為它用或作廢紙出售文件銷毀后,監(jiān)銷人在銷毀注冊上簽字九檔案的保管:檔案保管工作應(yīng)做到四不:不散（不使檔案分散）;不亂（不使檔案互相混亂）;不丟（檔案不丟失不泄密）;不壞（不使檔案遭到損壞）同時(shí),應(yīng)做好防火防潮防曬防蟲防損防盜防塵工