商務(wù)公文寫(xiě)作技巧

1、商務(wù)公文寫(xiě)作技巧Business document writing skills1公文的格式2公文格式的特點(diǎn)商務(wù)公文寫(xiě)作技巧1版頭格式2主體格式3版記格式公文格式1份號(hào)4發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志2密級(jí)和保密期限5發(fā)文字號(hào)3緊急程序6簽發(fā)人公文的格式-版頭格式 份號(hào)是指公文份數(shù)的順序號(hào)。凡是涉密公文都應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)，份號(hào)通常都是由6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字組成，編號(hào)從“000001”開(kāi)始，頂格排在版心左上方的第一行。版頭格式-份號(hào)密級(jí)和保密期限會(huì)標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的左上方，頂格排在版心左上方第二行，同時(shí)根據(jù)保密法的規(guī)定，密級(jí)可以劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別。保密公文都要標(biāo)注保密期限，例如“絕密3年”，如果沒(méi)有特殊要

2、求的話，通常會(huì)用3號(hào)黑體字進(jìn)行標(biāo)注。版頭格式-密級(jí)和保密期限緊急程度是指公文送達(dá)和辦理時(shí)間的限度。通常分為“特急”和“急件”兩種，一般用3號(hào)黑色字體標(biāo)注，并頂格編排在版心左上方。如果一份公文需要同時(shí)標(biāo)注份號(hào)，密級(jí)、保密期限和緊急程度的時(shí)候，那么要按照份號(hào)、密級(jí)、保密期限和緊急程度這樣的順序，在版心在左上方，自上而下進(jìn)行排列。還有一些公文可以在標(biāo)題中標(biāo)注出緊急程度，例如“關(guān)于XXX201753號(hào)文件XXX的緊急通知”，對(duì)于已經(jīng)標(biāo)明緊急程度的文件，標(biāo)題中不需要另行標(biāo)注。根據(jù)條例規(guī)定，緊急電報(bào)的緊急程度可以分為“特提”“特急”“加急”“平急”四種，在電文首頁(yè)稿頭中標(biāo)注。版頭格式-緊急程度由發(fā)文機(jī)關(guān)全

3、稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)志居中排列，通常使用小標(biāo)宋體字，套紅，以醒目、美觀、莊重為原則，例如“XXX公司文件”。在此需要注意的是，聯(lián)合行文時(shí)需要標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，主辦機(jī)關(guān)的名稱排在最前面。版頭格式-發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志發(fā)文字號(hào)簡(jiǎn)稱文號(hào)，由機(jī)關(guān)代字，年份和發(fā)文順序號(hào)三者組成，而且年份、序號(hào)等都是用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行標(biāo)注。例如“吉林20175號(hào)，其中“吉林”是吉林省人民政府的機(jī)關(guān)代字，“2017”是年份，“5號(hào)”是序號(hào)。在發(fā)文字號(hào)中，年份不能簡(jiǎn)寫(xiě)，要標(biāo)全稱，并用六角括號(hào)“”括入。此外，發(fā)文字號(hào)不編虛位，如“5號(hào)”不編為“05號(hào)”，也不加“第”

4、字。發(fā)文字號(hào)通常都會(huì)排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下方，如果沒(méi)有發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)志，那么就排在標(biāo)題的右下方。為了能更加方便地識(shí)別，機(jī)關(guān)代字在選用上最好是選擇能直接體現(xiàn)本機(jī)關(guān)特征的代字，并且能固定使用。如果有幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，那么發(fā)文字號(hào)就要使用主辦機(jī)關(guān)的。發(fā)文字號(hào)的作用在于統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量，同時(shí)也便于引用和查詢。應(yīng)該注意的是，上行文的發(fā)文字號(hào)要居左一字編制，與最后一個(gè)簽發(fā)人的姓名同處一行。版頭格式-發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人指核準(zhǔn)并簽發(fā)公文或會(huì)簽的發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人。簽發(fā)人的姓名通常標(biāo)注在發(fā)文字號(hào)左側(cè)適當(dāng)?shù)奈恢谩０凑展奶幚磙k法的規(guī)定，上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人和會(huì)簽人姓名。其中“請(qǐng)示”和“意見(jiàn)”應(yīng)當(dāng)附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。在上行

5、的公文中注明簽發(fā)人，是為了督促各級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人認(rèn)真地履行職責(zé)，對(duì)行文負(fù)全責(zé)，有利于提高公文質(zhì)量。版頭格式-簽發(fā)人1標(biāo)題4附件2主送機(jī)關(guān)5發(fā)文機(jī)關(guān)3正文6印章公文格式-主體格式標(biāo)題是公文的眉目。完整的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，事由和文種組成，例如中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于抗震減災(zāi)緊急指示，“中共中央、國(guó)務(wù)院”是發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，“抗震救災(zāi)”是公文的事由，“指示”是文種。標(biāo)題在某些情況下是可以省略的，通常標(biāo)題省略的情況有三種：一是省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，僅由事由與文種組成，如關(guān)于罷免XX市委辦公廳主任的決定；二是省略事由，如中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院令；三是省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱與事由，如果只有文種名稱，如通告，在這種情況下，通常

6、就會(huì)將發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱置于正文末尾落款處。公文的標(biāo)題在排版的時(shí)候應(yīng)當(dāng)居中，如有回行的情況，一定要做到詞意完整、排列對(duì)稱、長(zhǎng)短適宜、間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。主體格式標(biāo)題主送機(jī)關(guān)即公文的主要受理機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)應(yīng)頂格寫(xiě)，并且使用機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。應(yīng)根據(jù)受理機(jī)關(guān)的職能權(quán)限與行文目的選準(zhǔn)主送機(jī)關(guān)，這是公文發(fā)出后能否得到及時(shí)處理的關(guān)鍵。在上行文中，通常只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，切記避免多頭主送，以免延誤公文處理的時(shí)機(jī)，同時(shí)也要注意，千萬(wàn)不可越級(jí)主送。在下行文中，除了普發(fā)性公文（如省政府給“各市、縣人民政府、省直各單位”的文件）外，一般也只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)。有些公文，如公告、通告、紀(jì)

7、要等，不需要寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。主體格式-主送機(jī)關(guān)正文是公文的主體或核心內(nèi)容，正文用來(lái)說(shuō)明公文的內(nèi)容和制文意圖。公文的首頁(yè)必須顯示正文內(nèi)容。不同文種的正文在寫(xiě)作上面會(huì)稍有不同，但是整體的結(jié)構(gòu)都是相同的，都是由開(kāi)頭、主體和結(jié)尾三部份構(gòu)成。在公文在開(kāi)頭，要簡(jiǎn)明扼要地說(shuō)明制文的根據(jù)、目的、原因或重要性。主體是內(nèi)容事項(xiàng)，或提出解決問(wèn)題的措施、意見(jiàn)、辦法，或請(qǐng)求指示與批準(zhǔn)，或詢問(wèn)或答復(fù)問(wèn)題，或商洽和聯(lián)系工作，要求具體明確、層次分明。結(jié)尾主要表述發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文辦理的要求，其形式一般采用尾語(yǔ)慣用式、希望號(hào)召等。主體格式-正文附近是隨文附上的有關(guān)照片、圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字以及文字依據(jù)材料、參考材料，對(duì)正文內(nèi)容作補(bǔ)充、說(shuō)明和

8、印證。如果公文要使用附件，那么應(yīng)當(dāng)在正文下空一行，左起空兩字編排“附件”二字，后標(biāo)注全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件的順序號(hào)（如“附件：1、XXXX”),附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。通常“附件”二字以及附件順序號(hào)使用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上方第一行。附件標(biāo)題居中，編排在版心第三行。附件序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。主體格式-附件發(fā)文機(jī)關(guān)是指發(fā)文機(jī)關(guān)的署名，即落款，是公文的法定作者，應(yīng)寫(xiě)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。當(dāng)幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)要排在前面；當(dāng)以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的名義發(fā)文時(shí)，要同時(shí)冠以領(lǐng)導(dǎo)人的職務(wù)。主體格式-發(fā)

9、文機(jī)關(guān)成文日期指公文發(fā)文的年月日，通常就是公文的生效期。成文日期是公文生效和查考的重要依據(jù)，它通常位于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的右下方，年月日的填寫(xiě)必須是完整的，不可簡(jiǎn)寫(xiě)。成文日期主要是以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。如果是聯(lián)合行文，那么就要以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；如果是會(huì)議通過(guò)的公文，那么就以會(huì)議通過(guò)的時(shí)間為準(zhǔn)。同時(shí)，要注意的日期的編寫(xiě)，當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字對(duì)日期進(jìn)行標(biāo)注時(shí)，應(yīng)當(dāng)標(biāo)注年月日的全稱，在編寫(xiě)的時(shí)候不可以編虛位。主體格式-成文日期印章是加蓋在公文成文時(shí)間的上方，印章主要是起征實(shí)公文合法效力和信用的作用，是對(duì)公文生效負(fù)責(zé)的憑證。加蓋印章，要用紅色，要求上不壓正文，下“騎年蓋月”。根據(jù)條例的規(guī)定：“公

10、文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)構(gòu)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)構(gòu)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章?！庇≌乱欢ㄒc正文同處一頁(yè)，即不得在沒(méi)有正文的空白頁(yè)內(nèi)蓋印章，不得采取“此頁(yè)無(wú)正文”的標(biāo)志。主體格式-印章附注指需要附加說(shuō)明的其他事項(xiàng)。附注內(nèi)容，有的是需要加以解釋的名詞術(shù)語(yǔ)；有的是確定公文發(fā)送范圍和閱讀傳達(dá)對(duì)象，例如“此件發(fā)至省軍級(jí)”；有的則注明使用方法，例如“此件可自行翻印”。附注都是居左空兩個(gè)字加圓括號(hào)編排在成文日期的下一行。主體格式-附注1抄送機(jī)關(guān)4印制份數(shù)2印發(fā)機(jī)關(guān)5頁(yè)碼3印發(fā)日期公文格式-版記格式抄送機(jī)關(guān)是除主送機(jī)

11、關(guān)外其他需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)在全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)不宜過(guò)多過(guò)濫，同時(shí)也要注意不要漏報(bào)漏送。版記格式-抄送機(jī)關(guān)一般編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年月日標(biāo)全，月、日不加虛位，后加“印發(fā)”二字。版記格式-印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期通常編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字的左右兩方各有一條一字線；單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。版記格式-頁(yè)碼1公文格式的美觀和莊重性2公文格式的層次性3公文格式的規(guī)范化4公文格式的法定性公文格式特點(diǎn)

12、格式的美觀和莊重性是公文格式的一大特性，它是反映不同層級(jí)、不同用途的公文經(jīng)約定俗成后形成的不同的表述形式。公文格式的美觀和莊重性主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，公文要素的設(shè)置和公文中的排列位置要體現(xiàn)出美觀和莊重性；第二，公文傳遞所采用的介質(zhì)紙的質(zhì)量和印刷質(zhì)量、裝訂質(zhì)量的好壞，都會(huì)影響公文的美觀與莊重性；第三，公文撰寫(xiě)人員在公文過(guò)程中以及辦公人員在辦公過(guò)程中的態(tài)度，也會(huì)影響公文的美觀與莊重性。公文格式的特點(diǎn)-公文格式的美觀和莊重性在現(xiàn)代社會(huì)中，不論哪個(gè)國(guó)家都會(huì)使用公文這種簡(jiǎn)便快捷的方式進(jìn)行國(guó)家管理。但是每個(gè)國(guó)家的內(nèi)部又會(huì)分出很多政府部門來(lái)進(jìn)行管理。這樣就會(huì)形成由國(guó)家內(nèi)部公文構(gòu)成由國(guó)家內(nèi)部公文構(gòu)成的國(guó)家

13、公文體系，它時(shí)刻反映著國(guó)家機(jī)構(gòu)的狀況。每個(gè)內(nèi)部機(jī)關(guān)的公文都會(huì)成為國(guó)家公文的一個(gè)子系統(tǒng)，所有的公文子系統(tǒng)匯總到一起就構(gòu)成了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文體系。這一構(gòu)成情況就反映出了公文格式的層次性。公文格式的特點(diǎn)-公文格式的層次性公文的作用決定了公文寫(xiě)作的一項(xiàng)普遍性和基礎(chǔ)性的工作，因此公文的作用和能力不能削弱，只能不斷地改革和加強(qiáng)。這樣一來(lái)，公文格式的規(guī)范化和處理工作的制度化就提到議事日程上來(lái)了。所謂規(guī)范，是指約定俗成或是明文規(guī)定的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。公文格式的規(guī)范就是制定公文的全面系統(tǒng)的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，使人們的工作行動(dòng)合乎這些規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。所謂制度，就是大家共同遵守的辦事規(guī)程和行動(dòng)準(zhǔn)則。處理工作的制度化，是對(duì)公文處理的全部活動(dòng)都定出具體的處理規(guī)范，并且保證這些規(guī)范正確順利地實(shí)施，使公文處理依法進(jìn)行。公文格式的特點(diǎn)