實(shí)物檔案的整理方法

1、實(shí)物檔案的整理方法一、歸檔實(shí)物指立檔單位在其職能活動中直接形成、獲得、接受、贈送或者征集的以實(shí)物為載體的，并具有長遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的歷史記錄。二、收集1、收集的范圍1）本單位獲得的具有保存價(jià)值的各種證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎?wù)?、獎牌、匾等?）本單位舉辦或承辦重大活動形成的具有保存價(jià)值的憑證性實(shí)物，包括活動標(biāo)志、證件、證書、獎?wù)?、紀(jì)念品、紀(jì)念郵票、組織機(jī)構(gòu)印章等。3）本單位在國內(nèi)外活動中獲贈的具有保存價(jià)值的紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊、紀(jì)念票證、題詞、字畫、票證、禮品、工藝品、牌匾等中。4）本單位已宣布停止使用的印信（包括舊印章、印模）5）本單位在生產(chǎn)、科研活動中形成的具有保存價(jià)值的產(chǎn)品樣品、標(biāo)本。6

2、）其它有重要保存利用價(jià)值的實(shí)物。2、收集要求1）歸檔實(shí)物應(yīng)在形成或獲得實(shí)物一個月內(nèi)向本單位檔案部i門移交，一般不應(yīng)跨年度。任何單位或個人不得隨意將歸檔實(shí)物損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。2）收集的實(shí)物沒有明確標(biāo)明主題和時(shí)間的，移交單位或個人應(yīng)在移交時(shí)對實(shí)物的主題和時(shí)間進(jìn)行說明。3）歸檔的實(shí)物應(yīng)保持整潔、無破損。4）歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案管理，兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。5）本單位對外交往中贈送給對方的重要實(shí)物，也應(yīng)拍照歸檔。6）歸檔實(shí)物的移交和征集應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定和要求。三、整理1、整理原則實(shí)物檔案的整理應(yīng)遵循保持實(shí)物檔案的有機(jī)聯(lián)系、便于保管和利用的原則。2、實(shí)物檔案的

3、保管期限-永久其他無永久保存價(jià)值的實(shí)物由立檔單位另外造冊保管若干年后自行處理。3、整理方法第一步：對收集的歸檔實(shí)物進(jìn)行鑒定即判斷其是否真實(shí)、是否值得歸檔。第二步：整理1）分類兩種方法一種是按年度分一種是按類別一年度歸檔實(shí)物數(shù)量較少的（每年少于30件）的立檔單位可不進(jìn)行分類。同一全宗只能選擇一種分類案并保持分類方案的穩(wěn)定。按年度分將歸檔實(shí)物按形成或獲得年度分類。采用公元紀(jì)年標(biāo)識，如“2008”。按類別分類將歸檔實(shí)物按問題一般分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品（禮品）類、Eg類。榮譽(yù)類：證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎?wù)隆ⅹ勁?、匾等；紀(jì)念品（禮品）類：紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊、紀(jì)念票證、字畫、題詞、雕塑、產(chǎn)品、樣品、花瓶

4、等；印信類：本單位已宣布停止使用的舊印章、印模、微標(biāo)2）排列根據(jù)分類方案，每件歸檔實(shí)物在最低一級類目內(nèi)按時(shí)間先后順序排列。格式為：A、全宗號-實(shí)物-件號B、全宗號-實(shí)物-年度-件號C、全宗號-實(shí)物-類別-件號實(shí)物檔案較少的單位（每年少于30件）可選擇格式A或格式B;實(shí)物檔案較多的單位可選擇格式Co3）編號根據(jù)排列方式，編制由全宗號、實(shí)物檔案代號、年度、類別、件號等各選項(xiàng)組成的序列號，即編制歸檔章。并在實(shí)物上粘貼項(xiàng)目完整的歸檔章。平面實(shí)物將歸檔章粘貼在實(shí)物正面右下方，立體實(shí)物將歸檔章粘貼在實(shí)物底座。歸檔章項(xiàng)目包括全宗號、實(shí)物檔案代號、年度、類別、件號、參見號歸檔章尺寸-長x寬=55x16mm全宗

5、號：檔案館給立檔單位編制的代號。如無全宗號，則用“000”代替。實(shí)物檔案代號：用第一個漢語拼音字母標(biāo)識，即“SW”年度：歸檔實(shí)物形成或獲得時(shí)間類別：件號：歸檔實(shí)物的排列序號。參見號：指與本件實(shí)物有密切聯(lián)系的其它載體檔案的主要檔號。4）著錄每件實(shí)物都應(yīng)按分類方案，在相關(guān)的管理軟件上著錄各項(xiàng)目要素，并打印由歸檔目錄。實(shí)物檔案歸檔目錄包括件號、題名（文字說明卜材質(zhì)、型制、年度、類別、參見號、備注。題名（文字說明）：綜合運(yùn)用時(shí)間、級別、內(nèi)容、授予者、接受者、實(shí)物名稱等要素書寫文字說明。材料：實(shí)物的制成材料。型制：指實(shí)物的外形、長、寬、高、直徑等外形尺寸，單位用mm。年度：指產(chǎn)生實(shí)物的時(shí)間。類別：參見號：備注：注釋實(shí)物檔案除題名外需說明的情況。5）目錄封面填寫全宗名稱年度類別起止件號6）上架按分類方