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1、采購(gòu)管理制度 討論稿目的:為了合理高效地使用資金和加強(qiáng)采購(gòu)計(jì)劃管理,規(guī)范采購(gòu)工作,保證生產(chǎn)用原輔材料的供應(yīng)數(shù)量和質(zhì)量。 適用范圍:適用于本公司所有采購(gòu)物資管理。責(zé)任者:質(zhì)保部、綜合部、采購(gòu)部和倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人、采購(gòu)人員、倉(cāng)庫(kù)管理人員。內(nèi)容:1、采購(gòu)分類:1.1 生產(chǎn)物資采購(gòu)包括:生產(chǎn)用原材料、輔料、包裝、外協(xié)構(gòu)件、五金配件、勞保用品等。1.2 研發(fā)實(shí)驗(yàn)室使用物資采購(gòu)包括:使用的儀器,工具,設(shè)備等。1.3 辦公用品采購(gòu)包括:辦公耗材、其它零星物資、培訓(xùn)資料、書刊等。1.4 固定資產(chǎn)采購(gòu)1.4.1 辦公設(shè)備:如電腦、打印機(jī)、辦公桌、文件柜等固定資產(chǎn)。1.4.2 包括機(jī)器設(shè)備、新建、改建項(xiàng)目需用物資。2、
2、采購(gòu)2.1 采購(gòu)申請(qǐng)2.1.1 生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃2.1.1.1 常規(guī)生產(chǎn)物資由倉(cāng)庫(kù)根據(jù)庫(kù)存情況填報(bào)采購(gòu)需求表。2.1.1.2 非常規(guī)生產(chǎn)物資由生產(chǎn)部根據(jù)公司下達(dá)的生產(chǎn)計(jì)劃單,準(zhǔn)確計(jì)算并填寫采購(gòu)需求表 ,由總經(jīng)理簽字批 準(zhǔn)后,交采購(gòu)部統(tǒng)一采購(gòu)。根據(jù)物料采購(gòu)流程采購(gòu)。2.1.2 研發(fā)實(shí)驗(yàn)室物資采購(gòu) 由使用部門填制采購(gòu)需求表必須由總經(jīng)理簽字后,再交由采購(gòu)部統(tǒng)一采購(gòu)。2.1.3 辦公用品采購(gòu)計(jì)劃 由綜合部負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購(gòu)計(jì)劃申報(bào),部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后,交采購(gòu)部統(tǒng)一采購(gòu)。2.1.4 固定資產(chǎn)采購(gòu)2.1.4.1 辦公設(shè)備采購(gòu)由使用部門填制采購(gòu)需求表 ,綜合部審核后(是否需要、是否公司可內(nèi)部調(diào)整等) ,
3、經(jīng)總 經(jīng)理批準(zhǔn),交由采購(gòu)部統(tǒng)一采購(gòu)。機(jī)器設(shè)備采購(gòu),由生產(chǎn)部填制采購(gòu)需求表 ,經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理簽字審核后,由總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由采購(gòu)部及 生產(chǎn)設(shè)備部共同負(fù)責(zé)采購(gòu)。2.1.4.3 新建、改建項(xiàng)目需用物資,由總經(jīng)理指定負(fù)責(zé)實(shí)施部門做出方案、圖紙和預(yù)算書,并用總經(jīng)理批準(zhǔn),職能 部門編制采購(gòu)需求表 ,由采購(gòu)部及相關(guān)部門共同負(fù)責(zé)采購(gòu)。22 請(qǐng)購(gòu)的撤消( 1) 已開具請(qǐng)購(gòu)單,并經(jīng)批準(zhǔn)后因各種原因需撤消請(qǐng)購(gòu)時(shí),由請(qǐng)購(gòu)部門以書面方式呈送采購(gòu)人員,必要時(shí)應(yīng)先 口頭知會(huì)計(jì)劃部以及采購(gòu)部。( 2) 請(qǐng)購(gòu)部門回收各聯(lián)請(qǐng)購(gòu)單,并備注“撤消”字樣。( 3) 采購(gòu)部接獲通知后應(yīng)立即停止一切采購(gòu)動(dòng)作,采購(gòu)部經(jīng)與供應(yīng)商協(xié)商后應(yīng)及時(shí)取消訂
4、單。( 4) 未能及時(shí)停止采購(gòu)時(shí),采購(gòu)部應(yīng)通知原請(qǐng)購(gòu)部門并協(xié)商善后工作2.3 采購(gòu)詢價(jià)2.3.1 對(duì)各類申報(bào)的 采購(gòu)需求表 ,采購(gòu)部采購(gòu)人員應(yīng)與倉(cāng)庫(kù)及相關(guān)部門核實(shí)采購(gòu)物資品種和數(shù)量的合理合理性。2.3.2 采購(gòu)人員按采購(gòu)需求表 ,上的物料進(jìn)行采購(gòu)詢價(jià),采購(gòu)員對(duì)同品種物質(zhì)應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量、價(jià)格的比較工作, 不得少于三家(特殊急需物料,和采購(gòu)困難的物料的可酌情處理) ,應(yīng)詳細(xì)的記錄在請(qǐng)購(gòu)單上,包括采購(gòu)品 種、數(shù)量、價(jià)格、供應(yīng)商、付款條件等,由采購(gòu)部經(jīng)理審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能進(jìn)行下單采購(gòu)。2.3.3 采購(gòu)部門人員應(yīng)隨時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài), 對(duì)某些原料價(jià)格波動(dòng)大的品種, 有價(jià)格空間的要及時(shí)報(bào)告采購(gòu)部經(jīng)理和 總經(jīng)理
5、,為提供是否儲(chǔ)備作決策,總經(jīng)理一旦簽發(fā)特需采購(gòu)計(jì)劃,采購(gòu)部采購(gòu)人員應(yīng)把握機(jī)遇,從速落實(shí)。2.4 合同簽訂 采購(gòu)物資原則上必須簽訂合同,特別是對(duì)于預(yù)付貨款(包括帶款提貨、款到發(fā)貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨等情況)更應(yīng)從嚴(yán)要 求,合同上應(yīng)注明品種、型號(hào)、質(zhì)量要求、數(shù)量、單價(jià)、金額、運(yùn)輸方式、付款方式、計(jì)劃到貨日期等。對(duì)于小 金額的小品種,可以采取電話訂單的形式與供應(yīng)方進(jìn)行確認(rèn)。2.5 催貨2.5.1 采購(gòu)合同簽訂完畢以后, 根據(jù)采購(gòu)合同上要求的到貨日期, 采用時(shí)間段向供貨商反復(fù)確認(rèn)到貨日期 (對(duì)于由 于特殊原因不能及時(shí)到貨的,應(yīng)在第一時(shí)間通知物資采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)部門)直至物資到達(dá)我公司。25.2 各種原輔材料到貨前,
6、采購(gòu)員都應(yīng)通知倉(cāng)庫(kù)保管員預(yù)備貨物,準(zhǔn)備接貨。2.6 入庫(kù)2.6.1 實(shí)物入庫(kù)2.6.1.1 貨物到達(dá)廠門口后,由采購(gòu)員根據(jù)對(duì)方的送貨單填制“原、輔材料收貨通知單”交給司機(jī),司機(jī)憑此通知 單找倉(cāng)庫(kù)安排后續(xù)事項(xiàng)。2.6.1.2 對(duì)于檢驗(yàn)不合格的物資,按照不合格品管理程序處理。2.6.1.3 對(duì)因包裝數(shù)量造成破損或其它原因造成短斤缺兩(獨(dú)立包裝的品種少件數(shù)除外) ,倉(cāng)庫(kù)保管員應(yīng)通知采購(gòu) 人員,超出合理?yè)p耗范圍的(合理?yè)p耗范圍由質(zhì)控部和采購(gòu)部共同制定,質(zhì)控部、倉(cāng)庫(kù)、采購(gòu)部共同保存) ,采 購(gòu)人員應(yīng)立即與供應(yīng)方協(xié)調(diào),及時(shí)補(bǔ)足分量。2.6.1.4 倉(cāng)庫(kù)在收到貨物后,應(yīng)及時(shí)在“原、輔材料收貨通知單”簽字交由
7、司機(jī)帶回采購(gòu)部,由采購(gòu)部填制收貨單 交由司機(jī)帶回供應(yīng)商。3、采購(gòu)付款3.1 采購(gòu)員填制“付款申請(qǐng)單” ,申請(qǐng)人應(yīng)在“付款申請(qǐng)單”上填寫好付款單位、收款單位、付款用途(采購(gòu)哪種 原料)、尚欠貨款金額(分別注明各分公司的欠款金額及總額,如為預(yù)付款則以單價(jià)×數(shù)量=金額的方式填寫, )、申請(qǐng)付款金額, 付款方式、 申請(qǐng)人姓名后, 交由財(cái)務(wù)核實(shí)欠款金額、 票據(jù)是否齊全等情況后, 由采購(gòu)部經(jīng)理審核, 總經(jīng)理批準(zhǔn),最后交給財(cái)務(wù)安排付款。3.2 采購(gòu)人員在安排付款盡量要避免現(xiàn)金結(jié)算(包括從財(cái)務(wù)上領(lǐng)取現(xiàn)金和打入個(gè)人帳戶)。3.3 以承兌方式付款的,采購(gòu)員應(yīng)盡量要求對(duì)方單位人員過來領(lǐng)取,特殊情況可采用EMS 快遞,從財(cái)務(wù)上領(lǐng)出承兌匯票
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