辦公事務(wù)管理

1、第一章 辦公事務(wù)管理第一節(jié) 辦公室衛(wèi)生及日常行為準則為維護辦公環(huán)境整潔，提升公司形象，特制訂本準則一、凡本公司與昂均應(yīng)本著“公司是我家，愛護靠大家”的原則，共同維護公 司辦公環(huán)境整潔干凈，共同營造一個良好的工作環(huán)境，樹立公司形象，不得作 出有損公司形象的事情。二、凡公司員工之間應(yīng)互相尊重，以禮、以誠相待，工作互助，不得拉幫結(jié)派， 互相攻擊。三、洽談室須保持整潔。辦公室各部門在與客戶洽談結(jié)束后，各部門經(jīng)理有責 任和義務(wù)進行監(jiān)督。四、各員工須保持辦公桌面整潔，隔間玻璃面上嚴禁粘貼各類紙張物品，私人 物品除水杯外應(yīng)收納在辦公桌內(nèi)，不得占用辦公臺面影響工作。五、業(yè)務(wù)部門的樣品等應(yīng)有序擺放公司提供的儲藏

2、柜內(nèi)，不得隨意堆放，并應(yīng) 定期對儲物柜進行清理保持整齊。六、洗手間、排水道等衛(wèi)生設(shè)施，盡量避免大量水漬濺出，并且不得將易賭賽 水槽的茶葉、其它殘余物等倒入洗手盆中，主動維護其清潔暢通。七、公司將不定時抽查上述規(guī)定執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)有違反者，予以警告，警告三 次（含）或以上仍違反者，視情節(jié)輕重處以罰款 100300 元。第二節(jié) 電話使用準則為進一步規(guī)范公司電話處理程序，塑造公司良好形象，保證公司信息暢通，特制訂本準則一、電話鈴聲響后，應(yīng)盡快拿起話筒接聽。二、電話用語應(yīng)盡量禮貌、熱情，給對方留下較好的印象。標準用語“你好， 三順公司”。三、在接到客戶投訴電話時，應(yīng)委婉解說，不可與客戶爭吵，甚至發(fā)生語言

3、沖 突。四、應(yīng)備好電話記錄本，做好通話記錄，確保相關(guān)工作的進行。五、為提高工作效率，營造良好的工作氛圍，不提倡在公司工作時間內(nèi)撥打私 人電話。六、禁止因私撥打長途電話。第三節(jié) 辦公設(shè)備管理制度一）總則1、為保證公司辦公設(shè)備正常運轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備工作效率和使用效率，特 制定本制度。2、本制度所指辦公設(shè)備包括電話、電腦、打印機、復印機、傳真機等。3、本制度適用于公司全體員工。二）電腦使用管理1、專人專管（ 1）每臺電腦由使用的員工負責日常操作及維護。（ 2）電腦及儲存的信息視為公司財產(chǎn)，電腦使用人員自設(shè)密碼管理，行政 部對所 有電腦設(shè)置的密碼進行登記備案， 以便必要時接受公司對任一 電腦使用的檢查

4、，行政部負責對密碼資料的保管。（ 3）所有員工必須確保電腦內(nèi)公司商業(yè)信息不外泄。2、操作規(guī)定（1）嚴禁使用電腦上網(wǎng)玩游戲、聊 QQ 、看電影、看小說等與工作無益的 事情，一但被發(fā)現(xiàn)記大過一次罰款 1000 元處理，屢次再犯者一律罰款 1000 元開除處理。（ 2）使用外接存儲設(shè)備時，應(yīng)先做病毒掃描，防止電腦病毒入侵。（ 3）嚴謹私自拷貝、泄露涉及公司商業(yè)機密的文件資料。3、硬件維護（1）除負責硬件維護的網(wǎng)管之外，員工不得隨意拆卸所使用的電腦設(shè)備。（2）電腦使用人員應(yīng)做好設(shè)備保養(yǎng)，確保電腦外設(shè)始終處于整潔和良好的 狀態(tài)。三）打印機、復印機使用管理1、為確保復印機的安全運轉(zhuǎn)，每天下班后應(yīng)及時關(guān)閉電

5、源。2、注意打印、復原內(nèi)容的保密性。四）其他事項辦公設(shè)備要定期進行養(yǎng)護，確保安全運轉(zhuǎn)，提高辦公效率。第四節(jié) 文件檔案管理制度為使公司文件處理準確、及時，提高文件處理的工作效率和質(zhì)量，特制定本制 度。1、公司的通用文件種類（1）請示向董事長或總經(jīng)理請求、請示、批準的事項。（2）報告 向董事長或總經(jīng)理匯報工作、制訂計劃、提出建議的事項。（3）決定公司對重要事項做出的安排。（4）決議 公司經(jīng)過會議討論或決定，要求貫徹執(zhí)行的事項。（5）通告 在公司范圍內(nèi)公布要求員工應(yīng)當遵守或周知的事項。（6）通知 傳達董事長或總經(jīng)理要求全體員工周知或共同執(zhí)行的事項。（7）函對公司下屬企業(yè)或不相屬單位間的商洽、詢問、催

6、辦等。（ 8）會 議記錄記載會議議定事項2、文件的保密等級劃分（1）絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露內(nèi)容的文件（2）機密。指次重要并且所涉及的內(nèi)容不能向無關(guān)人員透露的文件（3）秘密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文件（4）普通。指非機密文件3、文件的整理與保存（ 1） 文件的保存年限永久保存的文件包括：公司章程、股東大會及董事會會議紀要、重要的制 度性規(guī)定；重要的協(xié)議、合同、登記注冊文件；股權(quán)關(guān)系文件；政府許可文件； 有關(guān)公司歷史的文件等。存 10 年的文件包括：請求政府審批的文件； 人事任命文件；薪酬體系文件； 財務(wù)會計賬簿、會計報表等。保存 5年的文件，即不需要保存 10 年的文件。

7、 保存 1 年的文件，即不重要的或臨時性的文件。第二節(jié) 員工出差管理辦法一、員工出差前應(yīng)填寫員工出差申請表 。出差期限根據(jù)具體事項視情況需要 而定。二、員工將填寫好的出差申請表 ，交行政部留存便于考勤管理。三、差旅費報銷1、員工因公出差的差旅費實行實報實銷制度；2、員工因公出差期間因辦理私人事務(wù)發(fā)生的各項費用自負。第三節(jié) 會議管理辦法為了使公司的會議管理規(guī)范化、有序化，提高會議效率，特制定本辦法。一、會議組織1、公司級會議，主要指公司員工大會、公司業(yè)務(wù)負責人會議等，應(yīng)經(jīng)董事長 或總經(jīng)理批準，由行政部或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責組織通知召開。2、專題會議，主要指公司性的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會，相關(guān)部門負責組織通

8、知召 開。3、各車間、部門臨時需要召開工作討論會議的，由各車間、部門負責人覺得 召開。二、會議管理1、會前準備 確參會人員定開會地點 議通知，包括告知參會人員準時到會、會議召開時間、 地點、需要準備的會議資料等。2、會后管理要包括整理會議記錄、 形成會議紀要等， 以及檢查落實會議精神， 并將會議紀要存檔。3、參會人員須保持會場安靜，會議開始后應(yīng)將手機關(guān)閉或靜音。第四節(jié) 員工聘用一、員工聘用 公司聘用人員以學識、品德、能力、經(jīng)驗為原則，以德為本、唯才是用； 公正、公平、公開地對待每一位員工，發(fā)揮他們的聰明才智；使全體員工具備集 體榮譽感、企業(yè)自豪感、管理參與感；給員工提供個人發(fā)展和晉升的機會。（

9、一）人員的招募、甄選、錄用1、招聘需由用人部門提出用人申請，并且填寫人力需求表 ；如屬于人員 離職而發(fā)生的人員招聘申請，部門經(jīng)理、行政經(jīng)理直接審批即可；屬于部門增加 人員或擴大編制，則由部門經(jīng)理、行政經(jīng)理審核并報請總經(jīng)理批準后方可進行招 聘。2、行政部門收到人力需求表 后，根據(jù)情況采用多種渠道進行人員的招聘， 并對應(yīng)聘人員進行初步面試，用人部門對初試合格者進行復試；用人部門負責鑒 定專業(yè)技術(shù)水平，反饋結(jié)果給行政部，行政部將抑定的應(yīng)聘人員的資料及意見上 報至總經(jīng)理，由總經(jīng)理決定是否錄用。3、錄用人員的工資由行政部門按照公司薪酬體系統(tǒng)一核定，呈總經(jīng)理批準。4、錄用人員須填寫員工履歷表 ；同時提供身

10、份證、學歷證復印件、一寸 彩色照片 4 張、體檢證明（健康證）等，重要崗位應(yīng)提供深圳戶口擔保。（二）新員工入職1、新員工到崗時間由各部門確定，行政部負責及時通知。2、行政部為新員工辦理公司規(guī)定的入職手續(xù)。3、試用期按公司規(guī)定享受招聘崗位的試用期待遇。4、所有新員工進入公司均有 12各月的使用期 （約定除外），在此期間公司 可隨時解除聘用關(guān)系。5、試用期合格即轉(zhuǎn)為正式員工，試用期計入工齡；試用不合格者，可延長其 試用期或決定不予聘用。（三）新員工培訓1、新員工入職后一周內(nèi)， 學習了解公司信息， 內(nèi)容主要包括企業(yè)發(fā)展歷史與 愿景、組織結(jié)構(gòu)、發(fā)展戰(zhàn)略、主要業(yè)務(wù)；內(nèi)部管理制度、薪酬福利、績效考核等 政策。2、新員工所屬各部門相關(guān)負責人對其進行部門內(nèi)部工作引導， 包括部門結(jié)構(gòu) 與職能、新員工工作崗位描述及業(yè)務(wù)技能等內(nèi)容。3、對新員工進行部門內(nèi)部工作引導時， 其他部門相關(guān)負責人應(yīng)結(jié)合新員工所 擔任的工作性質(zhì)和崗位職責，帶領(lǐng)新員工到相關(guān)部門進行部門交叉引導，使其熟 悉企業(yè)各部門間的工作關(guān)系。第三章 車輛管理為了統(tǒng)一管理公司的業(yè)務(wù)用車，提高辦事效率，公司業(yè)務(wù)用車由行政部統(tǒng)一 管理。1、車輛使用范圍（1）公司員工在本市范圍內(nèi)因公外出、聯(lián)系業(yè)務(wù)、客戶接送、送貨、采（2）其他緊急和特殊情況用車。2、車輛使用程序 車輛使用實行統(tǒng)