現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

1、現(xiàn) 代 企 業(yè) 檔 案 管 理 信 息 化 建 設(shè) 研 究 周耿妹檔案管理信息化是指檔案管理部門 利用現(xiàn)代化的信息技術(shù),對檔案資料 的收集、整理、開發(fā)和利用等各個(gè)環(huán) 節(jié)進(jìn)行管理。它以信息化形式儲(chǔ)存分 散的檔案資源, 以標(biāo)準(zhǔn)化的方法管理, 并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資源分享,大大提高 了檔案資源的利用效率。開展檔案信 息化建設(shè)工作不僅是現(xiàn)代企業(yè)生存與 發(fā)展的必然要求,也是全國檔案信息 化建設(shè)的重要組成部分。因此,必須 重視并不斷推進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信 息化建設(shè)工作,切實(shí)為企業(yè)提供有效 服務(wù)。 一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信 息化建設(shè)的意義(一有效提 高檔案資料的檢索 效率。在傳統(tǒng)檔案利用方式中,需要 先手工查找檔案

2、目錄,再去庫房查找 所需檔案,這種方式不僅費(fèi)時(shí)費(fèi) 力, 而且效率十分低下。檔案信息化管理 系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的即時(shí)與在線 查詢,還可以通過分類查詢、模糊查 詢以及組合查詢等多樣化的查詢方式 來查找目錄并調(diào)閱所需檔案,使得查 找時(shí)間大為減少,有效提高了檔案資 料的檢索效率。(二有 效提高服務(wù)質(zhì)量。檔案 資料信息化在效率提高后,還能在數(shù)量和質(zhì)量上進(jìn)一步提升,從而大力提升企業(yè)的信息綜合利用能力,進(jìn)而使企業(yè)的整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率得到提高,決策的依據(jù)更為充分。與此同時(shí),檔案 管理部門在企業(yè)中的地位也會(huì)發(fā)生改變,從以往單純的檔案資料保管部門轉(zhuǎn)型為企業(yè)的信息中心、知識管理中心。 二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的要

3、點(diǎn)分析(一要把握住企業(yè)檔案數(shù)字 化的范圍。目前許多企業(yè)在檔案資料數(shù)字化方面存在盲目、無序的現(xiàn)象, 甚至有的企業(yè)對過去的所有紙質(zhì)文件全部進(jìn)行數(shù)字化處理。這種無重點(diǎn)、 無選擇、無規(guī)律和無規(guī)劃的數(shù)字化, 不僅浪費(fèi)了寶貴的人力物力資源,還非常不利于檔案資料等信息資源的開發(fā)。因此,檔案資料數(shù)字化工作應(yīng)從企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際出發(fā),在充分考慮企業(yè)信息資源開發(fā)總體規(guī)劃的基礎(chǔ)上,做到適度、 合理、高效的檔案 數(shù)字化,既要符合企業(yè)的當(dāng)前實(shí)際, 又要考慮企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展,為企業(yè)今后有效共享檔案資料等信息資源提供基礎(chǔ)與保障。(二要把握住企業(yè)檔案資源 開發(fā)的深度。企業(yè)檔案資源開發(fā)的目的 就在于為企業(yè)實(shí)現(xiàn)增值創(chuàng)造條件,為

4、企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益提供 基礎(chǔ)。目前有部分企業(yè)的檔案管理工 作仍止步于檔案的收集、 整理與保管, 對于檔案資料的開發(fā)與利用則是一片 空白。因此,為了讓檔案資源更好地 為企業(yè)服務(wù),要讓檔案人員積極參與 到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中去,了解企業(yè)對 于檔案信息的根本需求,并由此來把 握檔案資源的開發(fā)深度,為檔案資源 的有效利用鋪平道路 2。(三 抓好檔案信息資源開發(fā)的 效益。 檔案信息資源開發(fā)的效益越大、 越明顯,就說明檔案管理工作為了企 業(yè)作出了越大的貢獻(xiàn)。因此,抓好企 業(yè)檔案信息資源開發(fā)的效益,不僅有 利于更好地開發(fā)檔案信息資源,還有 利于促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。而要 抓好企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的效

5、益, 就必須對企業(yè)和檔案部門有一個(gè)準(zhǔn)確 的定位,通過正確對待檔案管理工作 的特殊性來提高檔案信息資源開發(fā)的 效益。 三、抓好著力點(diǎn)大力推進(jìn) 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化建設(shè) (一 著力于加強(qiáng)檔案信息化建 業(yè)務(wù)探討更加受人關(guān)注,前景更加美好。檔案 編研成果是一種具有濃縮性、 系統(tǒng)性、 預(yù)測性、高效性、擴(kuò)散性、 滲透性、 共享性的檔案信息資源。因此企業(yè)檔 案編研將在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮越來越 重要的作用。企業(yè)檔案工作人員要做 好選題、精選素材,一步一步地學(xué)習(xí)怎樣在信息環(huán)境下開展編研工作,以最大程度地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案編研的價(jià)值。 (作者單位:廣州市市政集團(tuán)有限公司參考文獻(xiàn):1、 李國榮 :檔案編研理念的新拓展 載

6、 2006年 9月 21日中國檔案報(bào)。 2、朱榕:淺議檔案編研的社會(huì)化 與大眾傳媒化上海檔案信息網(wǎng)。47 201.035廣東檔案設(shè)工作的針對性。作為一項(xiàng)非常復(fù)雜 的系統(tǒng)性工程, 預(yù)先制定好一個(gè)科學(xué)、 合理、實(shí)用的建設(shè)方案,將是統(tǒng)籌推 進(jìn)檔案信息化建設(shè)各項(xiàng)工作的必要前 提。為實(shí)現(xiàn)高起點(diǎn)、高要求、高標(biāo)準(zhǔn)、 高質(zhì)量地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作, 一方面可以深化調(diào)研,通過組織調(diào)研 學(xué)習(xí)小組去檔案信息化建設(shè)開展比較 成功的單位進(jìn)行參觀和學(xué)習(xí),重點(diǎn)學(xué) 習(xí)該領(lǐng)域的新觀念和新技術(shù),同時(shí)借 鑒他們的好經(jīng)驗(yàn)和好方法,要積極聽 取先行者所給予的建議和意見;另一 方面要加強(qiáng)與外界合作,例如借助高 校、科技公司的科研力量,

7、共同來對 檔案信息化建設(shè)道路進(jìn)行探索。要在 對企業(yè)電子文檔管理現(xiàn)狀和需求進(jìn)行 詳細(xì)分析的基礎(chǔ)上,把檔案信息化建 設(shè)領(lǐng)域的新理念、新技術(shù)融合起 來, 以檔案管理與軟件開發(fā)并舉的建設(shè)思 路,來制定出科學(xué)、實(shí)用和更有針對 性的檔案信息化建設(shè)方案 3。(二著力于 保障檔案信息化建 設(shè)規(guī)劃的科學(xué)性。要想做到信息化系 統(tǒng)建設(shè)的有序推進(jìn)和信息化系統(tǒng)作用 的最大程度發(fā)揮,其根本保證就在于 有一個(gè)科學(xué)的信息化建設(shè)規(guī)劃。在企 業(yè)制定信息化建設(shè)規(guī)劃時(shí),應(yīng)該把檔 案信息化建設(shè)納入到企業(yè)信息化建設(shè) 的總框架中去,使檔案信息化建設(shè)成 為企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分。 在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí),為實(shí)現(xiàn)電 子檔案文件歸檔及查詢

8、系統(tǒng)與企業(yè)辦 公自動(dòng)化系統(tǒng)之間的無縫對接,要做 到兩個(gè)系統(tǒng)建設(shè)的“四個(gè)一致”,即 規(guī)劃一致、部 署一致、實(shí)施一致、技 術(shù)標(biāo)準(zhǔn)一致。只有統(tǒng)一了系統(tǒng)之間的 數(shù)據(jù)接口,才能使數(shù)據(jù)信息在各個(gè)系 統(tǒng)之間的互通共享成為現(xiàn)實(shí),也進(jìn)一 步促進(jìn)企業(yè)的各個(gè)信息系統(tǒng)形成一個(gè) 有機(jī)整體,消除了 形成“信息孤島” 的可能。此外,應(yīng)遵循 版式電子文 件長期保存格式需求、文書類電 子文件元數(shù)據(jù)方案、基于 XM L 的電子文件封裝規(guī)范等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),對通用數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)格式進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì),為電子文檔的順利移交與利用創(chuàng)造前提條件。(三著力于增強(qiáng)檔案信息化 系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。在建設(shè)企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)過程中,要把保證電子檔案資料的 真實(shí)、完

9、整、有效、安全作 為核心任務(wù)來抓。為充分保證系統(tǒng)具備一個(gè)安全可靠的運(yùn)行環(huán)境,檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)該以通過相關(guān)安全認(rèn)證的基礎(chǔ)設(shè)施以及成熟可靠的應(yīng)用支撐平臺為依托,來進(jìn)行電子文件歸檔及查詢系統(tǒng)的研發(fā)工作。在研發(fā)和設(shè)計(jì)過程中, 要結(jié)合安全認(rèn)證和標(biāo)簽封裝技術(shù),采取運(yùn)算加密、 存儲(chǔ)密鑰、身份認(rèn)證、訪問控制以及責(zé)任認(rèn)定等手段,從數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全以及物理安全等方面出發(fā)來構(gòu)筑起一個(gè)完善的系統(tǒng)安全保障體系。此外,對電子文件要從 生成、處理、流通以及歸檔等各個(gè)環(huán) 節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)控,以防止電子文件在存儲(chǔ)和傳輸過程中出現(xiàn)丟失、調(diào)換和非法篡改。而在系統(tǒng)備份上,可以采 取雙機(jī)熱備份技術(shù)來對數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存,通過完善系統(tǒng)自檢與異常

10、情況處理功能, 一旦主系統(tǒng)出現(xiàn)異?；虬l(fā)生故障,就遵照預(yù)先制定的故障恢復(fù)與容災(zāi)備份策略,自動(dòng)啟動(dòng)備份系統(tǒng)工作, 以確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全 4。(四著力于提高檔案信息化 系統(tǒng)查閱與利用的便捷性。企業(yè)建設(shè)檔案信息化系統(tǒng)的最終目的就是要充分發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值。但如何在浩如煙海的企業(yè)檔案資源中快速查找到所需要的信息,這已經(jīng)成為檔案資源開發(fā)與利用的一個(gè)關(guān)鍵問題。 因此,在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí),要把實(shí)現(xiàn)檔案資源查找的快速性、便捷性和準(zhǔn)確性放在重要位置,通過開發(fā)先進(jìn)的電子文件檢索引擎, 提供如全文檢索、綜合查詢以及關(guān)聯(lián)查詢等多種檢索方 式,大力提高檔案資源檢索的速度和 準(zhǔn)確率,實(shí)現(xiàn)電子文件的快速定位和 準(zhǔn)確調(diào)用

11、。與此同時(shí),還要積極開拓 檔案資源的利用渠道,例如在企業(yè)內(nèi) 部網(wǎng)開通電子文件查閱服務(wù),并在有 限制的條件下實(shí)現(xiàn)與外網(wǎng)連通,這樣 有查閱權(quán)限的人就能以身份認(rèn)證的方 式直接在網(wǎng)絡(luò)上對企業(yè)的檔案資源進(jìn) 行檢索和利用,實(shí)現(xiàn)了對時(shí)間和空間 局限的突破,極大提高了檔案資源的 利用效率。 四、結(jié)論作為現(xiàn)代企業(yè)應(yīng) 對網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字 化和全球化深刻變革下必然選擇,加 強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作不僅 有利于企業(yè)檔案管理迅速融入到信息 化社會(huì)中去,還有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案 資源的科學(xué)管理、合理配置與有效利 用,為企業(yè)各部門提 供更好的服務(wù), 是企業(yè)增強(qiáng)核心競爭力的必然要求。 因此,必須加快企業(yè)檔案信息化建設(shè) 進(jìn)程,以更好地滿足現(xiàn)代企業(yè)生存與 發(fā)展的需要。 (作者單位:廣州市建設(shè)投資發(fā)展 有限公司參考文獻(xiàn):1林 曉 芬 . 關(guān) 于 企 業(yè) 檔 案 管 理 信 息 化 建 設(shè) 的 認(rèn)