電子公文管理

1、For personal use only in study and research; not for commercial useFor personal use only in study and research; not for commercial use蒄電子文件 electronic records螞 指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、 磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并 可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。蝿?wù)鎸?shí)性：電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息等與形成時的原始狀況一致羅完整性：電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息、元數(shù)據(jù) 等無缺損。芅有效性：電子文件的可理解

2、性和可被利用性，包括信 息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼 容性等。螃安全性：袇元數(shù)據(jù)描述電子文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個 管理過程的數(shù)據(jù)1、2、蚈電子文件的稿本代碼3、4、羅草稿性電子文件M5、6、薀非正式電子文件 U僅供個人參考7、8、 膀正式電子文件 F肇從格式上分：文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、圖像文件、音頻文件、視頻文件、命令文件螅電子文件類別代碼螞文本文件（ Text ） T莈圖像文件（ Image） I蕆圖形文件（ Graphics ） G節(jié)影像文件（ Video ） V蚃聲音文件（ Audio ） A蟻程序文件（ Program ） P羆數(shù)據(jù)文件（ Data ）

3、 D羂各類電子文件通用格式蒀文本文件 XML、DOC、TXT、 RTF蝿表格文件 XLS、ET莆圖像文件 JPEG、 TIFF蚃圖形文件 DWG薂影像文件 MPEG、 AVI羇聲音文件 WAV、 MP3螅從來源上分：一類電子公文是指在辦公自動化系統(tǒng)環(huán)境 中處理后形成的電子公文；二類電子公文是指通過省委、 省政府統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的電子 公文；三類電子公文是指在非辦公自動化系統(tǒng)環(huán)境中形 成的電子公文。四類電子公文是指除一類電子公文以外 的通過電子郵件系統(tǒng)接收處理后形成的電子公文；蒃發(fā)文：（一）制發(fā)的電子公文原文； （二）制發(fā)的電子公 文在處理過程中形成的修改痕跡； （三）發(fā)文流

4、程處理單 信息（應(yīng)包括主辦部門、擬稿、主辦部門意見、核稿意 見、會辦部門意見、簽發(fā)、會簽、主送、抄送、附件、 主題詞、印刷、份數(shù)、校對、封發(fā)日期、標(biāo)題等主要項(xiàng) 目）；薃收文（上級業(yè)務(wù)系統(tǒng)來文） ：（一）通過文字處理技術(shù)獲 得的文本電子公文或通過掃描儀等設(shè)備獲得的以 TIFF 、 JPEG等規(guī)范格式存在的圖像電子公文；（二）收文流程處理單信息（應(yīng)包括來文機(jī)關(guān)、文號、來文日期、附件份 數(shù)、收文編號和日期、事由、辦公室意見、領(lǐng)導(dǎo)批示、 處理結(jié)果等主要項(xiàng)目） 。9、10、 芀整理：膄以件為單位，獨(dú)立編號。膃目錄：括載體內(nèi)電子檔案順序號、檔號、責(zé)任者、題名、 日期、密級、電子檔案名稱、 公開屬性、參見號

5、 、備注 等內(nèi)莁6、歸檔11、12、 莈存盤、一式三套。載體：脫機(jī)存儲電子檔案的載體 應(yīng)采用一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。 移動硬盤、優(yōu)盤、軟磁盤等不宜作為電子檔案長期 保存的載體。袈4、搞好文檔一體化：羄電子文件歸檔與管理工作歷程：蒂1、GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范,國家質(zhì)量 監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫技術(shù)總局 2002 年 12月 4日發(fā)布， 2003年 5月 1 日實(shí)施。螀2、國家檔案局 6號令， 電子公文歸檔管理辦法 ， 2003 年9 月 1 日施行。莇3、浙江省檔案局關(guān)于印發(fā)浙江省省直單位電子公文歸檔 管理暫行辦法的通知（浙檔 200656 號）2006年 8 月

6、 31 日印發(fā)。蚄 4、中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)電子文件歸 理暫行辦法的通知（廳字 200939 號）， 2009 年 12 月 8 日印發(fā) 中央領(lǐng)導(dǎo)、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同意 艿 5、中共浙江省委辦公廳、浙江省人民政府辦公廳關(guān)于開展 電 子 文 件 與 數(shù) 字檔 案登 記備 份工 作的 通知 （浙 委辦 2009140 號）， 2009 年 12 月 28 日印發(fā)衿 6、中共浙江省委辦公廳、浙江省人民政府辦公廳關(guān)于切實(shí) 加強(qiáng)電子文件管理的實(shí)施意見 （暫行）（浙委辦 201126 號）， 2011 年 3 月 14 日印發(fā)。螆 7 、國家檔案局關(guān)于印發(fā)電子檔案移交與接收辦法的通 知(檔案 2

7、0127 號)，2012年 8月29日印發(fā)蒄8、2013年 3月29日梅家塢全省信息化工作會議芁A、公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則(DA/T32-2005 )羇 B 、文書類電子元數(shù)據(jù)方案( DA/T46-2009 )膆 C 、版式電子文件長期保存格式需求(DA/T47-2009 )膅D、基于XML電子文件封裝規(guī)范(DA/T48-2009 )莂二、電子文件移交與接收莀電子檔案移交與接收辦法薅國家檔案局檔發(fā) 20127 號裊2012-08-29腿第一章 總 則蒈 第一條 為規(guī)范電子檔案移交與接收工作，確保電子檔 案的真實(shí)、完整、可用和安全，保存黨和國家歷史記錄，促 進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用，按照國家有

8、關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī) 定，制定本辦法。肅 第二條 本辦法所稱電子檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事 業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會 具有保存價值并歸檔保存的電子文件。蚆 第三條 移交與接收的電子檔案應(yīng)當(dāng)真實(shí)可靠、齊全完整和安全可用；涉密電子檔案的移交與接收應(yīng)當(dāng)符合國家有 關(guān)保密安全的要求。芁 第四條 各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對電子檔案的移 交、接收工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案移交單位和各級國家綜 合檔案館應(yīng)當(dāng)切實(shí)履行電子檔案移交和接收職責(zé)。袀第二章 電子檔案移交螈第五條 屬于國家綜合檔案館接收范圍的電子檔案，應(yīng)當(dāng)向同級國家綜合檔案館移交。膂 第六條 檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起

9、5 年 內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交。 對于有特殊要求的電子檔 案，可以適當(dāng)延長移交時間。涉密電子檔案移交時間另行規(guī)節(jié) 第七條 電子檔案移交的基本要求：一） 元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與電子檔案一起移交，般采用基于XML的封裝方式組織檔案數(shù)據(jù);二）電子檔案的文件格式按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行;三）電子檔案有相應(yīng)紙質(zhì)、縮微制品等載體的，應(yīng)當(dāng)在元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息;肀 （四） 采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當(dāng)解密后移交， 壓縮的電子檔案應(yīng)當(dāng)解壓縮后移交 ;特殊格式的電子檔案應(yīng) 當(dāng)與其讀取平臺一起移交;五）檔案移交單位應(yīng)當(dāng)將已移交的電子檔案在本單位至少保存 5 年 薇 第八條 電子檔案移交的主要流程是：組織和遷移轉(zhuǎn)換 電子檔

10、案數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)等步 驟。蚃第九條 電子檔案的移交可采用離線或在線方式進(jìn)行。膁第十條 離線移交電子檔案應(yīng)當(dāng)滿足下列基本要求：葿 （一） 移交單位一般采用光盤移交電子檔案， 光盤應(yīng)當(dāng) 符合歸檔要求；二）移交單位一般向同級國家綜合檔案館移交一套光盤，光盤應(yīng)當(dāng)單個裝盒；莃 （三） 移交單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)要求進(jìn)行光盤數(shù)據(jù)刻錄及 檢測；膂（四） 存儲電子檔案的載體和載體盒上應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注反 映其內(nèi)容的標(biāo)簽（標(biāo)簽的標(biāo)注方法見附件1）；薈附件 1蒅電子檔案載體標(biāo)注內(nèi)容肅 載體標(biāo)識：全宗號年度載體順序號。羀 載體盒標(biāo)注：全宗號、年度、載體順序號、數(shù)據(jù)量、密級、保管期限、存入日期、運(yùn)行環(huán)境

11、、套別等。羀 1.全宗號是檔案館分配給立檔單位的編號；裊 2.年度是該載體內(nèi)檔案起止年度如 2001 年至 2006年即標(biāo)定為 2001/2006 ;襖3.載體順序號是電子檔案載體排列的順序號，由阿 拉伯?dāng)?shù)字組成;肁4.數(shù)據(jù)量是載體內(nèi)檔案存儲容量;肇5.密級按存儲在載體內(nèi)電子檔案的密級標(biāo)注，保管期限按存儲在載體內(nèi)電子檔案的保管期限標(biāo)注；莀6 、存入日期是將電子檔案拷貝至載體的日期，格式為年月日，如2011年2月8日即寫為；莆7.運(yùn)行環(huán)境即識別或操作電子檔案的軟、硬件平 臺;裊8. 套別是指檔案館存儲電子檔案載體的套號， 用大 寫英文字母 A、B、C表示。A表示封存保管，B表示查閱利 用，C表示

12、異地備份。罿附件1示意圖螀載體標(biāo)識：J103-2006/2007-001全宗名稱：臺州市檔案局全宗號：J103 年度：2011 載體順序號：數(shù)據(jù)量：密級保管期限：存入日期運(yùn)行環(huán)境：套別：螃備注：蠆（五）移交載體內(nèi)電子檔案的存儲結(jié)構(gòu)見附件2蚈附件 2電子檔案的存儲結(jié)構(gòu)裊移交載體內(nèi)電子檔案的存儲結(jié)構(gòu)如下圖所示：袂（一）說明文件命名為“說明文件 .TXT ”，一個載體只有 一個說明文件，存放本載體有關(guān)信息，包括載體參數(shù) （ 如載 體容量、載體類型等 ） 、載體編號、載體保管單位、載體制 作單位、載體檢查單位、讀取本載體內(nèi)檔案所需要的軟硬件 環(huán)境及其他各種有助于說明本載體的信息。肇（二）目錄文件命名為

13、“文件目錄.XML”及“案卷目錄.XML”，存放有關(guān)檔案的目錄信息，目錄文件與每份電子 檔案相對應(yīng)，根據(jù)電子檔案具體歸檔方式進(jìn)行文件級描述或 案卷級描述（將標(biāo)識中的“文件”二字改為“案卷” ），每個 條目中包括載體內(nèi)電子檔案順序號、檔號、責(zé)任者、題名、 日期、密級、電子檔案名稱、備注等內(nèi)容。目錄文件 XML信 息 格 式 如 下 （ encoding 屬 性 值 可 以 是 “ GB18030”、 “ GB2312”、“ UTF 8 ”）：莈 <?xml version="1.0" encoding="GB18030"?>薂 < 文件目

14、錄 >羈 < 文件>順序號 > </ 順序號 >襖 < 檔號></檔號>蚃<責(zé)任者> </責(zé)任者>聿<題名 ></題名 >袇 <日期 ></ 日期 >薅 <密級> </ 密級 >螅 <電子檔案名稱 > </ 電子檔案名稱 >蒁 <備注> </ 備注 >薀 </文件 >蒞薂 <文件 >薀聿 </文件 >肅 </文件目錄 >薄 （三）電子檔案文件夾命

15、名為“電子檔案” ，存放電子 檔案及其元數(shù)據(jù)，一般按年度類別文件的層次設(shè)置文件 夾。根據(jù)檔案整理和分類方法以及實(shí)際情況可對存儲結(jié)構(gòu)中 的類別、案卷、文件等層級進(jìn)行取舍。羂 （四）其他文件夾命名為“其他” ，存放各種其他存入 載體的文件，主要包括：所采用的元數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)封裝規(guī) 范、分類編號規(guī)則、文件命名規(guī)則、XML模式及交接信息（包 含交接、遷移、轉(zhuǎn)換、保存等元數(shù)據(jù)和電子檔案移交與接 收登記表的掃描件或電子簽名件）等等，這些文件應(yīng)采用 TXT、XML和符合長期保存要求的格式。葿 第十一條 在線移交電子檔案的單位應(yīng)當(dāng)通過與管理要 求相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)包含符合要 求的電子檔案

16、及其元數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)一般為一張或多張光盤 載體內(nèi)電子檔案的存儲結(jié)構(gòu)組合，單張光盤的數(shù)據(jù)量小于光 盤的實(shí)際容量。袆第十二條 檔案移交單位在向國家綜合檔案館移交電子 檔案之前，應(yīng)當(dāng)對電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可用性 和安全性進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可移交。蚅 第三章 電子檔案接收肀 第十三條 國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立電子檔案接收平 臺，進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)的接收、檢驗(yàn)、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲等 工作。袈 第十四條 電子檔案接收的主要流程是：檢驗(yàn)電子檔案 數(shù)據(jù)、辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信 息、遷移和轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、存儲電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。薆 第十五條 國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對接收的電子檔案數(shù)據(jù)

17、的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可 接收。蒂 第十六條 電子檔案檢驗(yàn)合格后辦理交接手續(xù)， 填寫電 子檔案移交與接收登記表 （見附件 3），由交接雙方簽字、 蓋章，各自留存一份； 電子檔案移交與接收登記表可采 用電子形式并以電子簽名方式予以確認(rèn)。莃 第十七條 國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)將電子檔案交接、 遷移、 轉(zhuǎn)換、存儲等信息補(bǔ)充到電子檔案元數(shù)據(jù)中。羋 第十八條 國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對電子檔案數(shù)據(jù)遷移和 轉(zhuǎn)換前后的一致性進(jìn)行校驗(yàn)。芇第十九條 國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對接收的電子檔案載體保存5年以上。第二十條 國家綜合檔案館對電子檔案載體應(yīng)當(dāng)按照DA/T 38電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范和

18、DA/T 15磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范進(jìn)行管理。第四章附則第二一條 本辦法適用于各級檔案移交單位和各級國 家綜合檔案館，其他單位和檔案館可參照執(zhí)行。第二十二條 本辦法由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。 第二十三條 本辦法自發(fā)布之日起施行。附件3電子檔案移交與接收登記表交接工作名稱按移父單位或全宗號、移父檔案的年 度、批次等內(nèi)容描述本次交接工作。內(nèi)容描述父接檔案內(nèi)容、類別、數(shù)據(jù)類型、格式、 父接方式、過程等說明事項(xiàng)移交電子檔案數(shù)量交接檔 案的文 件總數(shù) 和案卷 總數(shù)移交數(shù) 據(jù)量一般以GB為單位， 精確到小數(shù)點(diǎn)后 3 位載體起止順序號在 線移交 時，按 載體內(nèi) 電子檔 案的存 儲結(jié)構(gòu) 組織數(shù) 據(jù),并 標(biāo)其順

19、 序號。移交 載體類 型、規(guī)格在線移交時，填寫 “在線”檢驗(yàn)內(nèi)容單位名稱移交單位：接收單位：準(zhǔn)確性檢驗(yàn)檢驗(yàn)移交檔案 的內(nèi)容、范圍的正 確性及交接前后 數(shù)據(jù)的致性，可 填寫檢驗(yàn)方法。完整性檢驗(yàn)移交的檔案和檔 案數(shù)據(jù)的完整性 檢驗(yàn)可用性檢驗(yàn)檢驗(yàn)電子檔案的 可讀性等安全性檢驗(yàn)對計(jì)算機(jī)病 毒等進(jìn)行檢測載體外觀檢驗(yàn)檢查載體標(biāo) 識、有無劃痕、是 否清潔等填表人（簽名）年 月曰年 月曰審核人（簽名）年月 日年 月曰單位（印章）年 月曰年 月曰僅供個人用于學(xué)習(xí)、研究；不得用于商業(yè)用途For personal use only in study and research; not for commercial use.Nur f u r den pers?nlichen f u r Studien, Forschung, zu kommerziellen Zwecken verwendet werden.Pour