會議籌備方案策劃方案流程教學教材

1、會議籌備方案策劃方案流程一、會議時間： 2015 年 7 月 15 日 10:00-11:00二、會議地點：二樓辦公室三、參會人員：張經(jīng)理、王經(jīng)理、朱適、段玉紅、張帥、李 琴、邱偉恒、劉珍娣、譚玲。四、會議主持：張經(jīng)理、王經(jīng)理五、會前準備工作：1、根據(jù)領(lǐng)導的會議要求，確定出會議議題。2、利用電話、 郵件等通訊工具通知參會人員參會時間， 地 點，同時告知參會人員會議的名稱及內(nèi)容， 以便參會人 員整理好相關(guān)資料，做好充足的準備工作。3、組織各參會人員按時到場， 明確自己所在職位的工作職 責范圍。4、制作出會議的各項日程， 編排好會議的相關(guān)程序， 制定 出一系列的注意事項， 根據(jù)這些注意事項作出相對

2、應的 應急方案。5、會場的布置要充分反映會議主旨， 簡明扼要， 突出重點。（ 1） 會場要懸掛橫幅，橫幅上的字要直擊中心議題。（2）（3） 會場要安放一臺投影儀， 以便更好的反映出會議的核心問題，同時用數(shù)據(jù)的形式更能直觀展現(xiàn)出該問題的 實質(zhì)，有針對性的想出一整套的解決方案來解決目前 存在的問題。（4）（5） 確定好明確的會場區(qū)域后， 再對會議桌的擺放形式進 行調(diào)整。（6）（7）會場還要對主席臺位置做一個明確的設(shè)定， 在設(shè)定好 位置后，落實主席臺的領(lǐng)導人， 再進行一一安排座次， 并告知參會人員所在座次的編號， 根據(jù)編號設(shè)置發(fā)言 席，再設(shè)定的發(fā)言席上擺放席簽、 話筒， 在開會前期 要對話筒進行試音

3、，確保話筒的音質(zhì)。（8）還要注意的是會場的環(huán)境對會議的開展也起著至關(guān) 重要的作用。 會場的燈光照明設(shè)施， 通風效果，錄音、 錄像的好壞直接決定了本次會議的成功與否， 因此要 對這些設(shè)施設(shè)備進行細致的檢查。（9）為了讓會議的氣氛不會顯得那么緊張， 可以在會場內(nèi) 擺放少量的花，既緩減壓力，又烘托氣氛。6、7、后勤部門要對參會人員提供一些輔助性的幫助。比如： 水、食宿、用車、醫(yī)療保健、安全保衛(wèi)等。9、 開展此次會議還要考慮對會議做好會議發(fā)言、投票、 發(fā)獎、集體照相等一系列的準備工作， 以確保會議不會因 為某些環(huán)節(jié)而影響會議的正常舉行。10、11、 把所有會前準備工作做好后再對其進行重新檢查一遍， 最

4、后向領(lǐng)導匯報工作。六、會中的服務(wù)與組織1、工作人員要提前 1小時到會場， 仔細檢查會場前期的準 備情況，確保沒有遺漏的環(huán)節(jié)。2、完善簽到工作， 準確了解參會人員的到場情況， 尤其是 主席臺領(lǐng)導人及發(fā)言人是否到齊， 對還沒有到的參會人 員進行二次通知， 詢問原因， 對已到場的參會人員發(fā)礦 泉水，并進行材料的分發(fā)工作。3、按照原計劃的編排方式讓參會人員從前往后依次就座。4、5、 后勤部門維持好會場秩序， 參會人員提前 5 分鐘進會場 就座， 與會議無關(guān)的人員及時離開會場， 并關(guān)閉會場大 門，在開會期間手機調(diào)成震動或靜音， 不準擅自離開會 場，不準接電話，保持會場的安靜。6、行政人員在開會期間要做好會議記錄，寫好會議簡報。7、8、為了弘揚公司文化， 在開會過程中安排專門人員進行現(xiàn)場拍照， 會后可將這些圖片放至網(wǎng)上， 做后期公司文化 的宣傳， 同時為了加深參會人員之間的友誼， 對參會人 員組織照相。9、行政接待人員為參會人員提前預定返程車票、火車票、 飛機票等。七、八、會后會場的收尾工作1、 會議結(jié)束后，檢查所帶工作資料和物品（包括會簽）是 否全部帶齊。2、 根據(jù)參會人員離開的時間， 安排工作人員對參會人員進 行護送。3