存貨管理及流程

1、公司內部控制規(guī)范存貨第一章 總 則第一條 為了加強公司存貨的內部控制和管理，防范存貨業(yè)務中的差錯和舞弊，保護存貨的安全、完整，提高存貨運營效率，根據(jù)中華人民共和國會計法和財政部等五部委公司內部控制基本規(guī)范和股份公司內部控制規(guī)范存貨等有關規(guī)定，并結合公司實際情況，制定本規(guī)范。第二條 本規(guī)范所稱存貨，是指公司在日常活動中持有以備出售的產成品或商品、處在生產過程中的在產品、在生產過程或提供勞務過程中耗用的材料和物料，主要包括各類材料、在產品、半成品、產成品、商品等。公司代銷、代管存貨，委托加工、代修存貨也適用于本規(guī)范。第三條 公司各級領導對本公司存貨業(yè)務內部控制的建立健全和有效實施負責。第四條 公司

2、在建立并實施存貨內部控制制度中，至少應當強化對以下關鍵方面或者關鍵環(huán)節(jié)的風險控制，并采取相應的控制措施：（一）權責分配和職責分工應當明確，機構設臵和人員配備應當科學合理；（二）存貨請購依據(jù)應當充分適當，請購事項和審批程序應當明確；（三）存貨采購、驗收、領用、盤點、處臵的控制流程應當清晰，對存貨預算、供應商的選擇、存貨驗收、存貨保管及重要存貨的接觸條件、內部調劑、盤點和處臵的原則及程序應當有明確的規(guī)定；（四）存貨成本核算方法、跌價準備計提等會計處理方法應當符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。第二章 職責分工與授權批準第五條 公司應當建立存貨業(yè)務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責權限，確保辦理存貨業(yè)

3、務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。采購部、制造部負責對在庫物資及委外半成品、自制半成品、產成品的采購、保管、搬運、防護、交接、銷售、處臵等管理工作。部分委外半成品和自制半成品庫房在車間的，由各車間負責保管及收發(fā)。公司不得由同一部門或個人辦理存貨的全過程業(yè)務。存貨業(yè)務不相容崗位至少包括：（一）存貨的采購、驗收與付款；（二）存貨的保管與清查；（三）存貨的銷售與收款；（四）存貨處臵的申請與審批、審批與執(zhí)行；（五）存貨業(yè)務的審批、執(zhí)行與相關會計記錄。第六條 公司應當配備合格的人員辦理存貨業(yè)務。辦理存貨業(yè)務的人員應當具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務素質。第七條 公司應當建立存貨業(yè)務的授權批準制度，負責存貨采購

4、的部門應明確授權批準的方式、程序和相關控制措施，采購人員應按照生產計劃按時編制公司物資采購計劃，年度物資采購計劃要由部門領導及主管副總經(jīng)理審批，并經(jīng)相關部門會簽后董事長審批。季度和月度采購計劃原則上根據(jù)年度生產計劃安排，由部門領導審批后執(zhí)行。嚴禁未經(jīng)授權的機構或人員辦理存貨業(yè)務。第八條 審批人應當根據(jù)存貨授權批準制度的規(guī)定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。經(jīng)辦人應當在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理存貨業(yè)務。對于審批人超越授權范圍審批的存貨業(yè)務，經(jīng)辦人有權拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門報告。第九條 對存貨的管理和控制運用公司計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡技術實現(xiàn)，嚴格按照系統(tǒng)程序進行管理

5、。技術管理部應注意計算機系統(tǒng)的有效性、可靠性和安全性，定期檢查運行程序，并制定防范意外事項的有效措施。第三章 請購與采購控制第十條 公司采購部、制造部應當按照公司采購控制程序文件，根據(jù)倉儲計劃、資金籌措計劃、生產計劃、銷售計劃等制定采購計劃，對存貨的采購實行預算管理，合理確定庫存存貨的結構和數(shù)量。第十一條 公司采購部、制造部還應制定合理的存儲定額，物資的存儲定額通常是在一定管理條件下為保證生產順利進行所必要的、經(jīng)濟合理的物資儲備數(shù)量標準；不同的材料有不同的標準，特別是大宗原材料和燃料要根據(jù)不同的季節(jié)制定不同的合理庫存，以減少資金浪費。公司采購部、制造部應當指定專人逐日根據(jù)各種材料的采購間隔期和

6、當日材料的庫存量，分析確定應采購的日期和數(shù)量，計算安全存貨水平和經(jīng)濟采購批量，據(jù)此進行再訂購，盡可能降低庫存或實現(xiàn)零庫存。第十二條 公司采購部、制造部應當根據(jù)公司采購管理暫行規(guī)定進行采購，確保采購過程的透明化。應根據(jù)預算或采購計劃辦理采購手續(xù)，嚴格控制預算外或計劃外采購。公司年度采購計劃外項目，若要求緊急采購時，由采購部門填制急需、緊急貨物采購單，經(jīng)費用主管部門確認、采購部門分管副總經(jīng)理簽署意見、價格部審核、總會計師批準后方可采購（其它相關手續(xù)應在采購活動發(fā)生后一周內完成）；公司應當根據(jù)預算有關規(guī)定，結合本系統(tǒng)的業(yè)務特點編制存貨年度、季度和月份的采購、生產、存儲、銷售預算，并按照預算對實際執(zhí)行

7、情況予以考核。第十三條 公司應當根據(jù)存貨的不同取得方式，采取相應的控制方法實施有效控制，確保存貨取得真實、合理、透明。（一） 公司外購存貨，應當符合公司內部控制規(guī)范采購與付款的有關規(guī)定，采購批量和采購時點的確定應當符合市場狀況、行業(yè)特征和公司經(jīng)營管理的實際需要。（二） 公司接受投資者投入的存貨，其實有價值和質量狀況應當經(jīng)過評估和檢查，并與公司合同或協(xié)議的約定相一致。（三） 公司取得的存貨為對方公司抵頂債務的，該類存貨的取得應經(jīng)過公司有關部門和人員審核批準，其實有價值和質量狀況應當符合雙方的有關協(xié)議。第四章 驗收與保管控制第十四條 采購部門要對采購物資進行驗證。驗證其是否與采購（委外）計劃和采購

8、（委外）合同的各項要求相一致，如產品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供貨廠家及供方隨貨物提交的檢驗、試驗過程控制記錄。檢驗部對采購物資的檢驗按監(jiān)視、檢測和測量控制程序規(guī)定執(zhí)行，出具采購物資驗證的檢驗記錄。對于驗收合格的存貨，應當及時辦理入庫手續(xù)。對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負責驗收的部門和人員應當立即向有關部門報告；有關部門應當及時查明原因，視存貨的不同取得方式作出相應處理。第十五條 外購存貨入庫前一般應經(jīng)過以下驗收程序：（一）檢查訂貨合同、入庫通知單、供貨公司提供的材質證明、合格證、運單、提貨通知單等原始單據(jù)與待檢驗貨物之間是否相符；（二）對擬入庫存貨的交貨期進行檢驗，確定外購貨物的實際交貨期與訂購

9、單中的交貨期是否一致；（三）對待驗貨物進行數(shù)量復核和質量檢驗，必要時可聘請外部專家協(xié)助進行；（四）對驗收后數(shù)量相符、質量合格的貨物辦理相關入庫手續(xù)，對經(jīng)驗收不符合要求的貨物，應及時辦理退貨或索賠。第十六條 對入庫的自制存貨，應當重點關注產品質量，檢驗部門應派專人對其進行檢驗，通過檢驗合格的半成品、產成品才能辦理入庫手續(xù)，不合格品應及時查明原因、落實責任、報告處理。采購后實物不入庫而直接發(fā)至使用現(xiàn)場的外購存貨，應當采取適當方法及時辦理出、入庫手續(xù)。第十七條 公司應當建立存貨保管制度，按照公司物資倉庫管理標準加強存貨的日常保管工作。（一）應當按倉儲物資所要求的儲存條件貯存，結合存貨的具體特征，建立

10、和健全防火、防潮、防鼠、防盜和防變質等措施；（二）各公司應當建立存貨的分類管理制度，對貴重物品、生產用關鍵備件、精密儀器、危險品的倉儲，應當采取額外控制措施，確保重要存貨的保管、調用、轉移等經(jīng)過嚴格授權批準，且在同一環(huán)節(jié)有兩人或兩人以上同時經(jīng)辦。第十八條 存貨管理部門對入庫的存貨應當建立存貨明細賬，詳細登記存貨類別、編號、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、計量單位等內容，并定期與財會部門就存貨品種、數(shù)量、金額等進行核對。公司存貨明細賬不得出現(xiàn)負數(shù)余額。對代管、代銷、暫存、受托加工的存貨，應單獨記錄，避免與本公司存貨相混淆。入庫記錄不得隨意修改。如確需修改入庫記錄，應當經(jīng)部門領導審批，經(jīng)辦人在修改處簽字確認

11、，資產財務部審核同意后執(zhí)行。第十九條 對于已售商品退貨的入庫，成品庫應根據(jù)營銷中心填寫的產品退貨憑證辦理入庫手續(xù)，經(jīng)批準后，對擬入庫的商品進行驗收。因產品質量問題發(fā)生的退貨，應入返修庫房，按照公司返修產品核算管理辦法，選擇修復、報廢等措施。第二十條 存貨的存放和管理應指定專人負責并進行分類編目，嚴格限制其他無關人員接觸存貨，入庫存貨應及時記入收發(fā)存登記簿或存貨卡片，并詳細標明存放地點。第二十一條 制造部應當督促各生產車間加強對生產現(xiàn)場的材料、低值易耗品、半成品等物資的管理與控制，并根據(jù)生產特點、工藝流程等對轉入、轉出存貨的品種、數(shù)量等進行交接記錄。對在生產過程中廢棄的存貨，也應進行登記，防止浪

12、費、被盜和流失。各公司倉儲、保管部門應當建立崗位責任制，明確各崗位在值班輪班、入庫檢查、貨物調運、出入庫登記、倉庫清理、安全保衛(wèi)、情況記錄等各方面的職責任務，并定期或不定期地進行檢查。第二十二條 存貨采購應當按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定進行初始計量，正確核算存貨采購成本。資產財務部應當根據(jù)驗收證明對驗收合格的存貨及時辦理入賬手續(xù)，正確登記入庫存貨的數(shù)量與金額。存貨倉儲、保管部門對會計期末貨物已到、發(fā)票未到的存貨，應辦理暫估入賬手續(xù)交資產財務部核算。第五章 領用與發(fā)出控制第二十三條 公司存貨倉儲、保管部門應當建立嚴格的存貨領用和發(fā)出制度。根據(jù)公司限額領用材料管理標準進行領用與發(fā)出控制。公司生產車

13、間領用原材料、輔助材料，應當按工藝部核定的消耗定額開具限額領料單，經(jīng)材料員、計劃員、車間主任審批后到庫房嚴格按材料消耗定額領料。生產車間、其他部門的費用性領料單，經(jīng)材料員、車間主任、會計員及費用歸口部門審批后到庫房領料。超出存貨領料限額的，應當經(jīng)過相關部門的特別授權。庫存商品的發(fā)出需要開具經(jīng)過部門領導批準的銷售清單，倉庫應當根據(jù)經(jīng)審批的銷售清單發(fā)出貨物，并定期將發(fā)貨記錄同銷售部門和財務部門核對。第二十四條 公司庫管人員應當明確發(fā)出存貨的流程，根據(jù)公司規(guī)定的出入庫手續(xù)（如領料單、銷售單等）及時辦理物資出庫，及時核對有關票據(jù)憑證，確保其與存貨品名、規(guī)格、型號一致。要嚴格審核出庫憑據(jù)內容的完整性、規(guī)

14、范性，對費用性領料單要特別注意審核是否經(jīng)領料單位會計和負責人簽字，定額領料是否經(jīng)定額審核人員簽章，銷售單是否經(jīng)部門負責人簽審。還要注意堅持一單一號（生產命令號、費用號）一種材料。第二十五條 資產財務部應當針對存貨種類繁多、存放地點復雜、出入庫發(fā)生頻率高等特點，加強與倉儲部門經(jīng)常性賬實核對工作，避免出現(xiàn)將已入庫存貨不入賬或已發(fā)出存貨不銷賬之情形。第六章 盤點與處臵控制第二十六條 各公司應當建立健全存貨清查盤點制度，資產財務部、采購部、工藝部、制造部每年定期（每年至少一次）對各類存貨進行實地清查和盤點庫，清點核對庫存物資，要做到賬實相符，及時發(fā)現(xiàn)并掌握存貨的滅失、損壞、變質和長期積壓等情況，對出現(xiàn)

15、的異常情況及時匯報。第二十七條 存貨的盤盈、盤虧應當及時編制盤點表，分析原因，提出處理意見，經(jīng)相關部門批準后，在期末結賬前處理完畢。對存貨盤虧、非正常損失按照公司成本核算考核管理規(guī)定進行責任追究。第二十八條 倉儲部門應通過盤點、清查、檢查等方式全面掌握存貨的狀況，及時發(fā)現(xiàn)存貨的殘、次、冷、背等情況。選擇有效的處理方式，并經(jīng)相關部門審批后對殘、次、冷、背存貨作出相應的處臵。公司對已經(jīng)銷賬但未正式處臵的存貨，建立“賬銷案存”管理制度，繼續(xù)進行實物管理。公司單項存貨損失超過5000元的，應報集團公司批準。第二十九條 存貨的會計處理，應當符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。根據(jù)存貨的特點及公司內部存貨流轉的

16、管理方式，公司存貨采用計劃成本核算，發(fā)出存貨計價方法為計劃成本法，每年要對計劃成本差異率進行檢查。對計劃成本偏離實際成本10%以上的，應及時調整計劃成本。計價方法一經(jīng)確定，未經(jīng)批準，不得隨意變更。每年年末倉儲部門與財會部門應結合盤點結果對存貨進行庫齡分析，確定是否需要計提減值準備。經(jīng)相關部門審批后，方可進行會計處理，并附有關書面記錄材料。第七章 監(jiān)督檢查第三十條 公司應當制定科學規(guī)范的存貨業(yè)務流程，明確存貨的取得、驗收與入庫，倉儲與保管，領用、發(fā)出與處臵等環(huán)節(jié)的控制要求，并設臵相應的記錄或憑證，如實記載各環(huán)節(jié)業(yè)務的開展情況，確保存貨業(yè)務全過程得到有效控制。第三十一條 公司應當制定并選擇適當?shù)拇尕泝炔靠刂票O(jiān)督檢查制度，存貨內部控制監(jiān)督檢查的內容主要包括：（一）存貨業(yè)務相關崗位及人員的設臵情況。重點檢查是否存在不相容職務混崗的現(xiàn)象。（二）存貨業(yè)務授權批準制度的執(zhí)行情況。重點檢查授權批準手續(xù)是否健全，是否存在越權審批行為。（三）存貨收發(fā)、保管制度的執(zhí)行情況。重點檢查存貨取得是否真實、合理，存貨驗收手續(xù)是否健全，存貨保管的崗位責任制是否落實，存貨清查、盤點是否及時、正確。（四）存貨處臵制度的執(zhí)行情況。重點檢查存貨處臵是否經(jīng)過授權批準，處臵價格是否合理，處臵價款是否及時