管理企業(yè)費用報銷制度及報銷流程

1、費用報銷制度及報銷流程第一部分 總則 一、為了加強佛山市基順隆物業(yè)管理有限公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司財務報銷行為,合理控制費用支出，特制定本制度及流程。 二、本制度根據(jù)相關的財經(jīng)制度及公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關費用、稅費支出、工程相關支出及專項支出等,以下分別說明報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。 三、本制度適用公司全體員工。 第二部分 借支管理規(guī)定及借支流程 四、借款管理規(guī)定 (一) 出差借款：出差人員憑審批后的出差申請表按批準額度辦理借款，出差返回5個工 作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)。 (二) 其他臨時借款，如業(yè)務費、周轉(zhuǎn)金等，借款人員應及時報

2、帳，除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上不允許跨月借支。 (三) 各項借款金額超過500元應提前一天通知收費內(nèi)勤員備款。 (四) 借款銷賬規(guī)定：(1) 借款銷帳時應以借款申請單為依據(jù)，據(jù)實報銷，超出申請單范圍使用的，須經(jīng)主管領導批準，否則財務人員有權(quán)拒絕銷帳；（2）借領支票者原則上應在5個工作日內(nèi)辦理銷帳手續(xù)。 (五) 借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉(zhuǎn)為個人借款從工資中扣回。 五、借款流程 (一) 借款人按規(guī)定填寫借款單，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂 改）、支票或現(xiàn)金。 (二) 審批流程：收費內(nèi)勤員審核簽字項目負責人復核總經(jīng)理審批。（嚴格參照費用報銷審核權(quán)限說明表執(zhí)行）(

3、三) 財務付款：借款憑審批后的借款單至收費內(nèi)勤員處辦理領款手續(xù)。 第三部分 日常費用報銷制度及流程 六、日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業(yè)務招待費、 培訓費、資料費等。七、費用報銷的一般規(guī)定 (一) 報銷人必須取得相應的合法票據(jù),且發(fā)票背面有經(jīng)辦人簽名。 (二) 填寫報銷單應注意:根據(jù)費用性質(zhì)填寫對應單據(jù)；嚴格按單據(jù)要求項目認真寫，注明附件 張數(shù)；金額大小寫須完全一致（不得涂改）；簡述費用內(nèi)容或事由。(三) 按規(guī)定的審批程序報批。 (三) 報銷500元以上需提前一天通知收費內(nèi)勤員以便備款。 八、費用報銷的一般流程:報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應費用報銷單（支

4、出證明單） 部門/項目負責人審核簽字財務部門復核總經(jīng)理審批到收費內(nèi)勤員處報銷。 九、差旅費報銷制度及流程。 （一） 費用標準: 職 務交通工具住宿標準伙食標準市內(nèi)交通費用一般員工汽車、火車硬坐100元/天30元/天10元/天部門/項目負責人汽車、火車硬臥100元/天30元/天50元/天總經(jīng)理汽車、火車軟臥、飛機實報實銷實報實銷實報實銷注：如因業(yè)務經(jīng)營需要，員工乘坐高鐵或飛機的，必須提前報告總經(jīng)理，取得同意方可報銷相關費用。（二）費用標準的補充說明： 1. 住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額超出住宿標準部分由員工自行承擔。 2. 實際出差天數(shù)的計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返順德時間為準，1

5、2：00以后出發(fā)（或12：00以前到達）以半天計，12：00以前出發(fā)（或12：00以后到達）以一天計。 3. 伙食標準、交通費用標準實行包干制，依據(jù)實際出差天數(shù)結(jié)算，原則上采用額度內(nèi)據(jù)實報銷形式，特殊情況無相關票據(jù)時可按標準領取補貼。 4. 宴請客戶需由總經(jīng)理批準后方可報銷招待費，同時按比例（早餐20、午餐或晚餐40）扣減出差人當天的伙食補貼。 5. 出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。 （三）報銷流程1. 出差申請：擬出差人員首先填寫出差申請表，詳細注明出差地點、目的、行程安 排、交通工具及預計差旅費用項目等，出差申請單由總經(jīng)理批準。2. 借支差旅費：出差人員將

6、審批過的出差申請表交財務部,按借款管理規(guī)定辦理借款手續(xù)，出納按規(guī)定支付所借款項。 3. 購票: 出差人員憑已借支的差旅費或先行墊付形式自行購票。4. 返回報銷：出差人員應在回公司后五個工作日內(nèi)辦理報銷事宜，根據(jù)差旅費用標準填寫費用報銷單，部門/負責人審核簽字，收費內(nèi)勤員復核簽字，總經(jīng)理審批；十、 電話費報銷制度及流程 (一) 費用標準 1. 移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機配備及話費采用與崗位相關制， 即項目負責人每月報銷費用限額為200元，安防領班100元，收費內(nèi)勤員50元；其余人不給予移動話費報銷。2固定電話費：公司為員工提供工作必須的固定電話，并由公司統(tǒng)一支付話費。(二)

7、報銷流程 1.由員工提供話費清單發(fā)票，在限額內(nèi)實報實銷，超出限額外部分不給予報銷。2. 按規(guī)定有話費補貼情況的，由個人提出申請，經(jīng)部門/項目負責人核準后，總經(jīng)理審批后交收費內(nèi)勤員計入工資補貼，但必須提供話費補貼等額的發(fā)票（公司抬頭名稱為“佛山市基順隆物業(yè)管理有限公司）。十一、交通費報銷制度及流程 、(一) 費用標準：1員工因公需要用經(jīng)部門負責人同意后可以乘坐公交車，除特殊情況外一律不同意乘坐出租車；2市內(nèi)因公乘坐公交車費應保存相應車票報銷；3工作安排上經(jīng)常性要私車公用，由個人提出申請，經(jīng)部門/項目負責人核準后，總經(jīng)理審批，每月給予固定金額油費報銷。 (二) 報銷流程：1. 員工整理交通車票（含

8、因公乘坐公交車票、的士票）、油票，在票據(jù)背面簽經(jīng)辦人名字，按規(guī)定填好費用報銷單。 2. 審批:按日常費用審批程序?qū)徟?. 員工持審批后的費用報銷單到收費內(nèi)勤員處辦理報銷手續(xù)。 十二、辦公費用品及非生產(chǎn)用低值易耗品等報銷制度及流程 （一）管理規(guī)定:為了合理控制費用支出,此類費用由各項目收費內(nèi)勤員統(tǒng)一管理，集中購置, 并指定專人負責。 （二）報銷流程 1購置申請: 公司各項目每月根據(jù)需求及庫存情況編制購置預算，實際購置時填寫購置申請單按流動資產(chǎn)管理制度規(guī)定報批。2報銷程序：采購報銷人先填寫費用報銷單，按日常費用審批程序報批。審批后的費用報銷單及原始單據(jù)（包括結(jié)賬小票）交收費內(nèi)勤員，按日常費用報銷

9、流程付款或沖抵借支。 3費用歸集：財務部按月根據(jù)綜合辦公室提供的各部門領用金額統(tǒng)計表，歸集核算各部門相關費用。庫存用品作為待攤費用，待實際領用時分攤。 十三、 低值易耗品等報銷制度及流程 （一）管理規(guī)定:為了合理控制費用支出,此類費用由使用各部門/項目申請，統(tǒng)一管理，購 采部集中購置,并指定收費內(nèi)勤員負責統(tǒng)計領用情況。 （二）報銷流程1購置申請: 各項目/部門每月根據(jù)需求及庫存情況編制購置預算，實際購置時填寫購置申請單，按流動資產(chǎn)管理制度規(guī)定報批。 2報銷程序：采購報銷人先填寫費用報銷單，按日常費用審批程序報批。審批后的報銷單及原始單據(jù)（包括結(jié)賬小票）收費內(nèi)勤員，按日常費用報銷流程付款或沖抵借

10、支。 3費用歸集：各項目收費內(nèi)勤員按月對各部門領用數(shù)量金額統(tǒng)計表，歸集核算各部門相關費用。庫存用品作為待攤費用，待實際領用時分攤。 十四、 招待費、培訓費、資料費及其他報銷制度及流程 （一）費用標準 1. 招待費：為了規(guī)范招待費的支出，招待費應事前征得總經(jīng)理的同意。 2. 培訓費：為了便于公司根據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費用由公司統(tǒng)一管理，各部門培訓需求應及時報送項目負責人。項目負責人根據(jù)實際需要編制培訓計劃報總經(jīng)理審批。 3. 資料費：在保證滿足需要的前提下，盡量節(jié)約成本，注意資源共享。各項目/部門在購買資料前必須先填寫采購單，按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。 4.其他費用：根據(jù)實際需要據(jù)實支付。

11、 ( 二)報銷流程： 1. 招待費由經(jīng)辦人按日常費用報銷一般規(guī)定及一般流程辦理報銷手續(xù)。 2.培訓費由收費內(nèi)勤員根據(jù)審批程序及報銷程序辦理報銷手續(xù)。 3.資料費在報銷前需辦理資料登記手續(xù)，按審批程序?qū)徟蟮膱箐N單及申請表由收費內(nèi)勤員辦理報銷手續(xù)。 4.其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。 第四部分 工薪福利及相關費用支出制度及流程 十五、工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關規(guī)定執(zhí)行。 十六、工薪福利支付流程 (一) 工資支付流程：1每月10日前由收費內(nèi)勤員將本月需發(fā)放的工資支付標準（含人員變動、額度變動、扣款、社會保險等信息）轉(zhuǎn)報總經(jīng)理審

12、批；2每月15日由收費內(nèi)勤員通過銀行代發(fā)形式或現(xiàn)金支付工資；3、每月末之前員工到收費內(nèi)勤員簽領工資條并與工資卡內(nèi)資金進行核實簽收。 （二）臨時工資支付流程等同工資支付流程。 （三）社會保險支付流程：1由收費內(nèi)勤員將本月需購買社會保險人員的人數(shù)、總金額交由總經(jīng)理審批；2社會保險金由收費內(nèi)勤員到政府相關職能部門處繳納。第五部分 報銷時間的具體規(guī)定 二十、為了協(xié)調(diào)公司對內(nèi)、對外的業(yè)務工作安排，方便員工費用報銷，財務部將報銷時間具體安排 如下： 1財務報銷：每周二、周四為財務報銷日。若當月的最后一個報銷日在該月的28日以后，為了便于收費內(nèi)勤員集中時間月末結(jié)賬，該報銷日停止財務報銷。 2借支及其他業(yè)務的

13、不受以上的時間限制，可隨時辦理。 第六部分 附表出 差 申 請 表申報日期：申報部門出差人出差日期年 月 日 至 年 月 日：共 天出差省市與地區(qū)出差行程計劃事由 月 日 至 月 日 ：共 天預算住宿費用：交通工具安排飛機 火車 汽車 其它申請費用元（￥ ）部門審核財務項目負責人審核總經(jīng)理審核審核費用元說明： 1、此申請表作為出差申請、借款、核銷必備憑證。2、如出差途中變更行程計劃需及時匯報。3、出差申請表須在接到申請后48小時內(nèi)批復。佛山市基順隆物業(yè)管理有限公司借 款 單 年 月 日借款人部門/項目借款人簽字 借 款 金 額大寫：小寫： 借 款 用 途備 注： 財務負責人： 項目負責人： 總經(jīng)理： 佛山市基順隆物業(yè)管理有限公司 費 用 報 銷 單