力智文檔管理軟件使用手冊(cè)

1、力智文檔管理軟件使用手冊(cè)目錄1.引言 (41.1.文檔范圍 (41.2.參考資料 (42.使用說(shuō)明 (52.1.功能模塊概述 (52.2.系統(tǒng)登陸 (62.2.1.登陸環(huán)境 (62.2.2.登陸方法 (62.3.系統(tǒng)導(dǎo)航條 (62.4.基本操作 (82.4.1.新建目錄 (82.4.2.上傳文件 (82.4.3.刪除文件/目錄 (92.4.4.文件下載 (102.4.5.在線編輯 (102.4.6.復(fù)制文件/目錄 (102.4.7.移動(dòng)文件/目錄 (112.4.8.全文檢索 (112.4.9.查看文件屬性 (122.4.10.查看目錄屬性 (132.4.11.修改文件/目錄名稱 (142.4.

2、12.文件版本管理 (152.4.13.視圖切換 (172.4.14.右鍵菜單 (182.5.個(gè)人空間 (192.5.1.我的文檔 (192.5.2.我的收藏 (202.5.3.我的共享 (212.5.4.我的審批 (222.5.5.我的評(píng)論 (232.5.6.我的申請(qǐng) (232.5.7.我的設(shè)置 (242.5.8.回收站 (252.5.9.我的消息 (252.6.文檔中心 (252.6.1.權(quán)限分配 (252.6.2.定稿申請(qǐng) (262.7.統(tǒng)計(jì)報(bào)表 (272.7.1.目錄統(tǒng)計(jì) (272.7.2.人員統(tǒng)計(jì) (272.7.3.閱讀統(tǒng)計(jì) (272.8.系統(tǒng)公告 (282.8.1.草稿箱 (282

3、.8.2.已發(fā)布 (292.9.文檔配置 (292.9.1.分類目錄管理 (292.9.2.文件類型管理 (302.9.3.文件簽出管理 (302.9.4.用戶評(píng)論管理 (302.9.5.系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置 (312.9.6.日志管理 (312.10.組織架構(gòu) (312.10.1.組織單元管理 (312.10.2.人員信息管理 (322.10.3.虛擬團(tuán)隊(duì)管理 (322.11.安全管理 (322.11.1.系統(tǒng)角色管理 (322.11.2.模塊權(quán)限管理 (332.11.3.系統(tǒng)權(quán)限查詢 (331. 引言本使用手冊(cè)在力智文檔管理系統(tǒng)需求說(shuō)明書的基礎(chǔ)上提出,用于指導(dǎo)系統(tǒng)測(cè)試人員、部署人員和使用人員,為使

4、用人員提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的描述,方便用戶進(jìn)行使用。1.1. 文檔范圍本文檔的讀者為力智文檔管理系統(tǒng)測(cè)試人員、實(shí)施人員以及使用人員。1.2. 參考資料1 GB 8566 計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)規(guī)范2 GB 8567 計(jì)算機(jī)軟件產(chǎn)品開發(fā)文件編制指南2. 使用說(shuō)明2.1. 功能模塊概述 2.2. 系統(tǒng)登陸2.2.1. 登陸環(huán)境在客戶端,用戶可以通過(guò)瀏覽器來(lái)訪問(wèn)力智文檔管理系統(tǒng)?？蛻舳酥С值臑g覽器包括IE6、IE7、IE8。同時(shí)必須確?？蛻舳四芘c安裝文檔管理系統(tǒng)的服務(wù)器正常通訊。2.2.2. 登陸方法登陸時(shí),只需要在IE地址中輸入域名與對(duì)應(yīng)端口號(hào)訪問(wèn)即可,比如“:8080”,這里“http:/ ”是指的域名,后面的

5、“:8080”是指的服務(wù)器中文檔管理系統(tǒng)服務(wù)所在的端口號(hào)。輸入地址訪問(wèn)后,會(huì)出現(xiàn)如下登陸頁(yè)面: 在登陸頁(yè)面輸入管理員分配的用戶名與密碼即可完成登陸。2.3. 系統(tǒng)導(dǎo)航條進(jìn)入力智文檔管理系統(tǒng)后,首先看到的是系統(tǒng)的“我的桌面”。 右上角包含三個(gè)導(dǎo)航模塊:1、組織管理管理員操作模塊,在此模塊,管理員可對(duì)用戶,部門及用戶組的相關(guān)信息進(jìn)行管理。2、安全管理管理員操作模塊,管理員設(shè)置用戶的訪問(wèn)權(quán)限及權(quán)限相關(guān)的配置。3、文檔管理進(jìn)入用戶使用模塊。左邊菜單包含的導(dǎo)航模塊有:1、個(gè)人空間個(gè)人空間包含的子模塊有:我的文檔,我的收藏,我的共享,我的審批,我的評(píng)論,我的申請(qǐng),我的設(shè)置,回收站,我的消息。2、文檔中心所

6、有公共文件的訪問(wèn)模塊3、統(tǒng)計(jì)報(bào)表包含的子模塊有:目錄統(tǒng)計(jì),人員統(tǒng)計(jì),閱讀統(tǒng)計(jì)4、系統(tǒng)公告包含草稿箱,已發(fā)布5、文檔配置分類目錄管理,文件類型管理,文件簽出管理,用戶評(píng)論管理,系統(tǒng)配置管理,日志管理6、全文搜索2.4. 基本操作力智文檔管理系統(tǒng)最終操作的對(duì)象是文件和目錄,對(duì)文件和目錄基本操作包含以下內(nèi)容:2.4.1. 新建目錄進(jìn)入個(gè)人空間中的我的文檔模塊或者文件中心模塊后(一下簡(jiǎn)稱工作區(qū),通過(guò)點(diǎn)擊上面的新建目錄按鈕,彈出以下界面,輸入相關(guān)信息后即可完成新目錄操作 2.4.2. 上傳文件在工作區(qū)可以上傳文件,通過(guò)點(diǎn)擊菜單欄上的上傳按鈕,即可彈出上傳文件對(duì)話框。支持多個(gè)文件上傳。支持大文件上傳。 2

7、.4.3. 刪除文件/目錄在工作區(qū)選擇需要?jiǎng)h除的數(shù)據(jù),然后點(diǎn)擊菜單欄刪除按鈕,彈出刪除對(duì)話框。刪除只是把文件移動(dòng)到回收站,如果要完全刪除,需要到個(gè)人空間中的回收站模塊操作。 2.4.4. 文件下載在工作區(qū),選擇需要下載的文件,彈出下載文件對(duì)話框。 2.4.5. 在線編輯常見的office文件支持在線編輯,在文檔工作區(qū),有以下圖示的可支持在線編輯。 2.4.6. 復(fù)制文件/目錄在工作區(qū),選擇您需要復(fù)制的文件或者目錄,然后點(diǎn)擊菜單欄的復(fù)制按鈕,再?gòu)棾龅捻?yè)面中選擇復(fù)制到的具體位置,點(diǎn)擊保存完成復(fù)制操作。 2.4.7. 移動(dòng)文件/目錄操作與復(fù)制類似,選擇需移動(dòng)的文件或者目錄后,點(diǎn)擊菜單欄的移動(dòng)按鈕,在

8、彈出的頁(yè)面中選擇移動(dòng)的目標(biāo)位置后,保存即完成移動(dòng)操作。2.4.8. 全文檢索點(diǎn)擊左邊導(dǎo)航菜單的全文檢索按鈕即可進(jìn)入全文檢索模塊,可對(duì)文件夾/文件的名稱、包含的內(nèi)容、創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間等所有屬性進(jìn)行查詢 2.4.9. 查看文件屬性如下圖所示,點(diǎn)擊數(shù)據(jù)列最后一列的第一個(gè)圖標(biāo),即可查看文件屬性。 查看目錄屬性與查看文件屬性類似,點(diǎn)擊數(shù)據(jù)列最后一列的第一個(gè)圖標(biāo),即可查看文件屬性。 2.4.11. 修改文件/目錄名稱此操作在屬性界面操作,修改目錄名稱直接在界面上輸入即可,修改文件名稱點(diǎn)擊“重命名”按鈕,在彈出的對(duì)話框中輸入新的名稱,保存即完成修改。修改目錄名稱如下圖: 修改文件名稱如下圖 2.4.12.

9、文件版本管理打開文件屬性,在TAB菜單即可打開屬性窗口。 對(duì)于版本列表中,點(diǎn)擊每個(gè)文件鏈接即下載當(dāng)前版本文件. 上傳版本點(diǎn)擊上傳版本按鈕,即可彈出上傳文件新版本頁(yè)面,需注意,上傳的新的版本文件名稱要同原文件一致。 . 版本回滾選中一個(gè)版本信息,然后點(diǎn)擊“版本回滾”按鈕,即可將文件的版本回滾到選擇版本。 2.4.13. 視圖切換力智文檔管理系統(tǒng)支持兩種視圖模式:1、列表模式2、縮略圖模式兩種不同的視圖模式可通過(guò)視圖按鈕來(lái)切換。列表模式: 視圖模式: 2.4.14. 右鍵菜單在不同的視圖模式下,工作區(qū)域都支持右鍵菜單操作。右鍵菜單里面的菜單項(xiàng)可實(shí)現(xiàn)日常的所需的所有操

10、作。 2.5. 個(gè)人空間2.5.1. 我的文檔我的文檔管理個(gè)人自己的文件及目錄,具體的操作覆蓋基本操作里面所有的內(nèi)容。我的文檔的文件及目錄其他人不可以訪問(wèn),但是可共享給他人。共享可通過(guò)文件或者目錄屬性里的共享設(shè)置來(lái)實(shí)現(xiàn)。目錄共享設(shè)置: 文件共享設(shè)置: 收藏只是針對(duì)文檔中心的文件,收藏后即可在我的收藏模塊顯示。具體收藏見下圖: 2.5.3. 我的共享. 我的共享我共享的目錄或者文件,如果不需要共享了可刪除共享。也可根據(jù)具體情況調(diào)整共享權(quán)限。 . 共享給我別人共享給我的目錄或者文件,點(diǎn)擊最后一列的“進(jìn)入共享”鏈接即可進(jìn)入共享。 2.5.4. 我的審批. 我

11、的審批別人發(fā)給我的審批,可轉(zhuǎn)辦給他人操作. . 待審批等待別人審批的數(shù)據(jù)列表 . 已審批已審批的數(shù)據(jù)列表 2.5.5. 我的評(píng)論我對(duì)文件的評(píng)論列表 2.5.6. 我的申請(qǐng). 個(gè)人空間開通申請(qǐng)對(duì)于首次進(jìn)入文檔系統(tǒng)的用戶,是不可以訪問(wèn)“個(gè)人空間”中的“我的文檔”模塊,需要向管理員申請(qǐng),管理員開通以后才可以訪問(wèn)。申請(qǐng)開通在此模塊申請(qǐng)。 . 定稿文檔編輯申請(qǐng)已定稿的文件,如果想修改,需向管理員發(fā)起申請(qǐng),管理員審批通過(guò)后,方可對(duì)編輯的文件修改。申請(qǐng)見下圖: 2.5.7. 我的設(shè)置. 個(gè)人信息查看當(dāng)前用戶的基本信息及詳細(xì)信息,并可對(duì)詳細(xì)

12、信息及密碼進(jìn)行修改。 . 空間信息查看當(dāng)前用戶的空間的目錄,文件及占有空間的信息。 2.5.8. 回收站用戶刪除的文件或者目錄首先是放入個(gè)人的回收站,對(duì)于放入回收站的文件,可做還原和完全刪除操作。 2.5.9. 我的消息系統(tǒng)發(fā)給用戶個(gè)人的信息列表,最近的一條在頁(yè)面頂部滾動(dòng)提示。2.6. 文檔中心管理公共文檔部分,有權(quán)限的用戶的可訪問(wèn)此模塊。具體操作覆蓋基本操作的所有內(nèi)容。2.6.1. 權(quán)限分配管理員或具有分配權(quán)限的人員可通過(guò)目錄/文件的權(quán)限分配操作指定相關(guān)人員訪問(wèn)。權(quán)限分配在目錄或者文件的屬性窗口中。 2.6.2. 定稿申請(qǐng)對(duì)于以后不需要做任何修改的文件,用戶可通過(guò)定稿申請(qǐng)向管理

13、員發(fā)出申請(qǐng),管理員審批通過(guò)后,文件定稿成功,不可以再做修改。 2.7. 統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理員操作模塊,具有相關(guān)權(quán)限的管理員才可以訪問(wèn)此模塊2.7.1. 目錄統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)文檔中心目錄的目錄數(shù),文件數(shù),以及占有的空間。也可統(tǒng)計(jì)具體用戶個(gè)人空間的目錄數(shù),文件數(shù),占有空間。都可導(dǎo)出成excel 2.7.2. 人員統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)人員操作情況,包括新建,刪除,修改目錄或者文件,可導(dǎo)出成excel。 2.7.3. 閱讀統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)文檔中心文件的閱讀情況,可導(dǎo)出成excel。 2.8. 系統(tǒng)公告針對(duì)不同的用戶發(fā)布系統(tǒng)公告。具有相關(guān)權(quán)限的人員才可以訪問(wèn)此模塊。2.8.1. 草稿箱發(fā)送公告的草稿數(shù)據(jù)。草稿數(shù)據(jù)可做修改,刪除,發(fā)布操作

14、。 已發(fā)布的公告不可以做修改,刪除操作,但是可以取消發(fā)布 2.9. 文檔配置對(duì)于文檔管理系統(tǒng)的相關(guān)管理配置模塊,具有相關(guān)權(quán)限的管理員才可以訪問(wèn)此模塊2.9.1. 分類目錄管理文檔管理系統(tǒng)中的目錄管理,目錄的新增,修改,刪除等維護(hù)操作。 2.9.2. 文件類型管理文檔管理系統(tǒng)中所涉及到的文件類型管理及維護(hù),包括類型定義,上傳大小限制,是否可在線編輯,是否可在線查看,是否可PDF導(dǎo)出等。 2.9.3. 文件簽出管理文檔管理系統(tǒng)簽出的文件管理文件操作過(guò)程中,由于網(wǎng)絡(luò)等異常導(dǎo)致文件簽出,可在此模塊對(duì)文件進(jìn)行簽入操作。 2.9.4. 用戶評(píng)論管理管理用戶對(duì)文件的評(píng)論。廣州力智軟件有限公司文檔管理軟件使用

15、手冊(cè) 2.9.5. 系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置 設(shè)置系統(tǒng)中常見的配置參數(shù). 2.9.6. 日志管理 系統(tǒng)日志的查看及維護(hù). 2.10. 組織架構(gòu) 系統(tǒng)組織架構(gòu)管理模塊,具有相關(guān)權(quán)限的管理員才可以訪問(wèn)此模塊. 2.10.1. 組織單元管理 管理系統(tǒng)所涉及到的部門信息. = 地址:廣州市番禺區(qū)迎賓路 730 號(hào)節(jié)能科技園發(fā)展大廈 207 郵編:512000 網(wǎng)址: 電話:020-* QQ:1352038839 第31頁(yè) 共34頁(yè) 廣州力智軟件有限公司文檔管理軟件使用手冊(cè) 2.10.2. 人員信息管理 管理系統(tǒng)所涉及到的人員信息. 2.10.3. 虛擬團(tuán)隊(duì)管理 管理系統(tǒng)所涉及到的虛擬團(tuán)隊(duì)信息. 2.11. 安全管理 整個(gè)系統(tǒng)權(quán)限的配置及管理,具有相關(guān)權(quán)限的管理員才可以訪問(wèn)此模塊. 2.11.1. 系統(tǒng)角色管理 創(chuàng)建及維護(hù)系統(tǒng)各模塊的訪問(wèn)權(quán)限. = 地址:廣州市番禺區(qū)迎賓路 730 號(hào)節(jié)能科技園發(fā)展大廈 207 郵編:512000 網(wǎng)址: 電話:020-* QQ:1352038839 第32頁(yè) 共34頁(yè) 廣州力智軟件有限公司文檔管理軟件使用手冊(cè) 2.11.2.