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文檔簡介
1、1培訓(xùn)目的n了解鍵盤常用快捷鍵運(yùn)用,提高電腦操作速度n了解Excel運(yùn)用、表格制造及排版n利用Excel進(jìn)展圖表制造nExcel制造及排版、打印實(shí)務(wù)訓(xùn)練2第一部分 了解快捷鍵運(yùn)用3在OFFICE中運(yùn)用鍵盤4一、關(guān)于鍵盤快捷方式 有時(shí)運(yùn)用鍵盤比運(yùn)用鼠標(biāo)效率更高。 假設(shè)您曾發(fā)現(xiàn)本人必需在鍵入過程中停下來用鼠標(biāo)突出顯示文本或?qū)⑵涓臑榧哟只騼A斜,您會知道某些時(shí)候運(yùn)用鍵盤而不是伸手去拿鼠標(biāo)將更快。 運(yùn)用鍵盤而不是鼠標(biāo)有很多緣由。從訪問菜單和工具欄到實(shí)踐完成操作,您可以用按鍵完成 Office 程序中幾乎一切操作。5二、運(yùn)用鍵盤的方法在 Office 程序中運(yùn)用鍵盤有三種方法:1菜單欄 2 工具欄 3
2、鍵盤快捷方式很多在菜單和工具欄上可用的過程可以經(jīng)過按鍵組合實(shí)現(xiàn)。這是最快的任務(wù)方法。6三、用鍵盤操作菜單 菜單欄是在 Office 程序中閱讀的主要方法。運(yùn)用菜單欄上的菜單執(zhí)行程序中的操作既簡單又合理,并且?guī)缀跻磺胁僮鞫伎梢越?jīng)過它們完成。您只需用 Tab 或箭頭鍵就可以在菜單上挪動(dòng),而且您不需求記住按鍵的順序。 7三、用鍵盤操作菜單 菜單名中加下劃線的字母表示訪問該菜單的鍵,例如 Alt+F 翻開 “文件菜單 命令名中加下劃線的字母表示訪問該命令的鍵。在 “文件菜單上,按 P 將翻開 “打印對話框。 選擇命令最快的方法是按該命令的字母,這由括符中加下劃線的字母表示。例如,“翻開(O)、“封鎖(
3、C)、“新建(N)。 8四、用鍵盤操作工具欄 選擇 Microsoft FrontPage 工具欄。 翻開“工具欄 子菜單的另一方法是使焦點(diǎn)位于菜單欄或任何一個(gè)工具欄,再按下 Shift+F10。9四、用鍵盤操作工具欄-在工具欄之間挪動(dòng) Word 中的“常用和“格式工具欄: 按下 Ctrl+Tab,焦點(diǎn)從菜單欄移到 “常用工具欄。 再次按 Ctrl+Tab,焦點(diǎn)從 “常用工具欄移到 “格式工具欄。 再次按 Ctrl+Tab,焦點(diǎn)從 “格式工具欄移回菜單欄。10四、用鍵盤操作工具欄-特定鍵盤快捷方式 Ctrl+I 將字形更改為傾斜 Ctrl+B 將字形更改為加粗 Ctrl+U 將字形更改為加下劃
4、線 此快捷方式在 Word、Excel、FrontPage 和 Outlook 中起作用。 11五、了解常用快捷鍵的運(yùn)用F1協(xié)助 F2改名 F3搜索 F4地址 F5刷新 F6切換F10菜單 12五、了解常用快捷鍵的運(yùn)用CTRL+A全部選中當(dāng)前頁面內(nèi)容 CTRL+B使一段文本以粗體顯示CTRL+C復(fù)制當(dāng)前選中內(nèi)容 Ctrl+D翻開“添加收藏面版(把當(dāng)前頁面添加到收藏夾中) Ctrl+E翻開或封鎖“搜索側(cè)邊欄(各種搜索引擎可選) Ctrl+F翻開“查找面版 Ctrl+G翻開或封鎖“簡易搜集面板 13五、了解常用快捷鍵的運(yùn)用Ctrl+H翻開“歷史側(cè)邊欄 Ctrl+I翻開“收藏夾側(cè)邊欄/另:將一切垂直
5、平鋪或程度平鋪或?qū)盈B的窗口恢復(fù) Ctrl+K封鎖除當(dāng)前和鎖定標(biāo)簽外的一切標(biāo)簽 Ctrl+L翻開“翻開面版(可以在當(dāng)前頁面翻開Iternet地址或其他文件.)Ctrl+N新建一個(gè)空白窗口(可更改,Maxthon選項(xiàng)標(biāo)簽新建) Ctrl+O翻開“翻開面版(可以在當(dāng)前頁面翻開Iternet地址或其他文件.)Ctrl+P翻開“打印面板(可以打印網(wǎng)頁,圖片什么的.) 14五、了解常用快捷鍵的運(yùn)用Ctrl+Q翻開“添加到過濾列表面板(將當(dāng)前頁面地址發(fā)送到過濾列表) Ctrl+R刷新當(dāng)前頁面 Ctrl+S翻開“保管網(wǎng)頁面板(可以將當(dāng)前頁面一切內(nèi)容保管下來)Ctrl+T垂直平鋪一切窗口 Ctrl+V粘貼當(dāng)前剪
6、貼板內(nèi)的內(nèi)容 Ctrl+W封鎖當(dāng)前標(biāo)簽(窗口)Ctrl+X剪切當(dāng)前選中內(nèi)容(普通只用于文本操作) Ctrl+Y重做剛剛動(dòng)作(普通只用于文本操作) Ctrl+Z吊銷剛剛動(dòng)作(普通只用于文本操作) Ctrl+F4封鎖當(dāng)前標(biāo)簽(窗口) 15五、了解常用快捷鍵的運(yùn)用Ctrl+F5刷新當(dāng)前頁面 Ctrl+F6按頁面翻開的先后時(shí)間順序向前切換標(biāo)簽(窗口) Ctrl+F11隱藏或顯示菜單欄 Ctrl+Tab以小菜一方式向下切換標(biāo)簽(窗口) Ctrl+Enter域名自動(dòng)完成XXX(內(nèi)容可更改,Maxthon選項(xiàng)地址欄常規(guī))/另:當(dāng)輸入焦點(diǎn)在搜索欄中時(shí),為高亮關(guān)鍵字 Ctrl+拖曳保管該鏈接的地址或已選中的文本
7、或指定的圖片到一個(gè)文件夾中(保管目錄可更改,Maxthon選項(xiàng)保管)Ctrl+小鍵盤+當(dāng)前頁面放大20% Ctrl+小鍵盤-當(dāng)前頁面減少20% Ctrl+小鍵盤*恢復(fù)當(dāng)前頁面的縮放為原始大小 16五、了解常用快捷鍵的運(yùn)用Ctrl+Alt+S自動(dòng)保管當(dāng)前頁面一切內(nèi)容到指定文件夾(保管途徑可更改,Maxthon選項(xiàng)保管) Ctrl+Shift+小鍵盤+一切頁面放大20% Ctrl+Shift+小鍵盤-一切頁面減少20% Ctrl+Shift+F輸入焦點(diǎn)移到搜索欄 Ctrl+Shift+G封鎖“簡易搜集面板 Ctrl+Shift+H翻開并激活到他設(shè)置的主頁 Ctrl+Shift+N在新窗口中翻開剪貼
8、板中的地址,假設(shè)剪貼板中為文字,那么調(diào)用搜索引擎搜索該文字(搜索引擎可選擇,Maxthon選項(xiàng)搜索) 17五、了解常用快捷鍵的運(yùn)用Ctrl+Shift+S翻開“保管網(wǎng)頁面板(可以將當(dāng)前頁面一切內(nèi)容保管下來,等同于Ctrl+S) Ctrl+Shift+W封鎖除鎖定標(biāo)簽外的全部標(biāo)簽(窗口) Ctrl+Shift+F6按頁面翻開的先后時(shí)間順序向后切換標(biāo)簽(窗口) Ctrl+Shift+Tab以小菜一方式向上切換標(biāo)簽(窗口) Ctrl+Shift+Enter域名自動(dòng)完成Alt+1保管當(dāng)前表單 Alt+2保管為通用表單 Alt+A展開收藏夾列表 18資源管理器資源管理器 END顯示當(dāng)前窗口的底端顯示當(dāng)前
9、窗口的底端 HOME顯示當(dāng)前窗口的頂端顯示當(dāng)前窗口的頂端 NUMLOCK+數(shù)字鍵盤的減號數(shù)字鍵盤的減號(-)折疊所選的文件夾折疊所選的文件夾NUMLOCK+數(shù)字鍵盤的加號數(shù)字鍵盤的加號(+)顯示所選文件夾的內(nèi)容顯示所選文件夾的內(nèi)容 NUMLOCK+數(shù)字鍵盤的星號數(shù)字鍵盤的星號(*)顯示所選文件夾的一切子文件夾顯示所選文件夾的一切子文件夾 向左鍵當(dāng)前所選項(xiàng)處于展開形狀時(shí)折疊該項(xiàng),或選定其父文件夾向左鍵當(dāng)前所選項(xiàng)處于展開形狀時(shí)折疊該項(xiàng),或選定其父文件夾 向右鍵當(dāng)前所選項(xiàng)處于折疊形狀時(shí)展開該項(xiàng),或選定第一個(gè)子文件夾向右鍵當(dāng)前所選項(xiàng)處于折疊形狀時(shí)展開該項(xiàng),或選定第一個(gè)子文件夾 19五、了解常用快捷鍵的
10、運(yùn)用自然鍵盤自然鍵盤 【窗口】顯示或隱藏【窗口】顯示或隱藏“開場菜單開場菜單 【窗口】【窗口】+F1協(xié)助協(xié)助 【窗口】【窗口】+D顯示桌面顯示桌面 【窗口】【窗口】+R翻開翻開“運(yùn)轉(zhuǎn)運(yùn)轉(zhuǎn) 【窗口】【窗口】+E翻開翻開“我的電腦我的電腦 【窗口】【窗口】+F搜索文件或文件夾搜索文件或文件夾 【窗口】【窗口】+U翻開翻開“工具管理器工具管理器 【窗口】【窗口】+BREAK顯示顯示“系統(tǒng)屬性系統(tǒng)屬性 【窗口】【窗口】+TAB在翻開的工程之間切換在翻開的工程之間切換 20五、了解常用快捷鍵的運(yùn)用 輔助功能輔助功能 按右邊的按右邊的SHIFT鍵八秒鐘切換挑選鍵的開和關(guān)鍵八秒鐘切換挑選鍵的開和關(guān) 按按SH
11、IFT五次切換粘滯鍵的開和關(guān)五次切換粘滯鍵的開和關(guān) 按按NUMLOCK五秒鐘切換切換鍵的開和關(guān)五秒鐘切換切換鍵的開和關(guān) 左邊的左邊的ALT+左邊的左邊的SHIFT+NUMLOCK切換鼠標(biāo)鍵的開和切換鼠標(biāo)鍵的開和關(guān)關(guān) 左邊的左邊的ALT+左邊的左邊的SHIFT+PRINTSCREEN切換高對比度切換高對比度 的開和關(guān)的開和關(guān) 21五、了解常用快捷鍵的運(yùn)用SHIFT+DELETE永久刪除 DELETE刪除 CTRL+ESC開場菜單 ALT+ENTER屬性 ALT+F4封鎖 CTRL+F4封鎖 ALT+TAB切換 ALT+ESC切換 ALT+空格鍵窗口菜單 22第二部分 了解Excel運(yùn)用、表格制造
12、及排版打印23一、了解Excel-自動(dòng)求和 選擇 B7 單元格,并單擊“自動(dòng)求和按鈕。 一個(gè)彩色的點(diǎn)線框環(huán)繞于公式中涉及到的一切單元格,且該公式出如今 B7 單元格中。 按 Enter 顯示 B7 單元格中的結(jié)果。 選擇 B7 單元格在編輯欄中顯示公式。24一、了解Excel-拖填充柄 將黑色加號從含有公式的單元格拖至將公式復(fù)制到的地方,然后釋放填充柄。 “自動(dòng)填充選項(xiàng)按鈕出現(xiàn),但不需求進(jìn)展操作。25一、了解Excel-自動(dòng)更改 Excel 可以自動(dòng)更新總計(jì)以包括修正的值。 假設(shè)發(fā)現(xiàn) C4 單元格中二月份錄像帶租賃費(fèi) 11.97 不正確。漏掉了一個(gè) 3.99 租賃費(fèi)。要將 3.99 加到 11
13、.97 中,您可以選擇 C4 單元格,并在該單元格中鍵入公式: =11.97+3.99 26一、了解Excel-公式求和 在 C9 單元格中鍵入等號,鍵入 SUM,并鍵入左括號。 單擊 C4 單元格,并在 C9 單元格中鍵入一個(gè)逗號。 單擊 C6 單元格,并在 C9 單元格中鍵入一個(gè)右括號。 按 Enter 顯示該公式結(jié)果。 27二、相對援用和絕對援用 相對援用在單元格被復(fù)制時(shí)發(fā)生變化。相對 公式中的每個(gè)相對援用單元格在公式被沿列或跨行復(fù)制時(shí)都自動(dòng)改動(dòng)。 絕對援用在單元格被復(fù)制時(shí)不變。絕對 一個(gè)絕對單元格援用是固定的。絕對援用在您將一個(gè)公式從一個(gè)單元格復(fù)制到另一個(gè)單元格時(shí)不發(fā)生變化。 28二、
14、相對援用和絕對援用 相對單元格援用逐行發(fā)生變化。 絕對單元格援用總是援用單元格 D9。 D9 單元格包含有 7% 的折扣率。29三、運(yùn)用函數(shù)簡化公式 SUM求和 AVERAGE 取平均值 MAX 取最大值 MIN 取最小值 COUNT計(jì)數(shù) IF判別一個(gè)條件能否滿足 SUMIF對滿足條件的單元格求和 PMT計(jì)算在固定利率下,貸款的等額分期歸還額30四、任務(wù)表中有哪些有趣的事情 # 錯(cuò)誤值表示該列太窄,以致不能顯示該單元格中的內(nèi)容。 有時(shí) Excel 會由于公式錯(cuò)誤而無法進(jìn)展計(jì)算。假設(shè)出現(xiàn)這種情況,您將在單元格中看到一個(gè)錯(cuò)誤值,而不是結(jié)果。以下是三個(gè)常見的錯(cuò)誤值: # 列的寬度不夠顯示該單元格中的
15、內(nèi)容。 #REF! 單元格援用無效。單元格能夠被刪除或粘貼覆蓋。 #NAME? 函數(shù)名拼寫錯(cuò)誤或者運(yùn)用了 Excel 不能識別的名字。 #DIV/0! 公式設(shè)置錯(cuò)誤31五、凍結(jié) 第 1 行中的列標(biāo)題。 向下滾動(dòng)一兩行之后將看不見列標(biāo)題。 在“窗口菜單上單擊“凍結(jié)窗格。 經(jīng)過一條程度線將標(biāo)題與其他部分分開。32五、凍結(jié)-三種凍結(jié)類型 經(jīng)過選擇下面的行來凍結(jié)列標(biāo)題。 經(jīng)過選擇右邊的列來凍結(jié)行標(biāo)題。 經(jīng)過選擇列標(biāo)題下面、行標(biāo)題右邊的單元格來凍結(jié)列和行。33六、并排比較 運(yùn)用“并排比較命令同時(shí)比較兩個(gè)任務(wù)簿。 假設(shè)有兩個(gè)任務(wù)簿,一個(gè)是銷售部門的預(yù)算,另一個(gè)是市場部門的預(yù)算。您希望比較這兩個(gè)任務(wù)簿以便發(fā)
16、現(xiàn)兩個(gè)部門之間方案費(fèi)用的區(qū)別。 如下圖,“窗口菜單中顯示兩個(gè)任務(wù)簿曾經(jīng)翻開。由于“Marketing在視圖中,所以第二個(gè)任務(wù)簿的稱號“Sales列在“并排比較命令中。假設(shè)要同時(shí)看到這兩個(gè)任務(wù)簿,可以單擊“與 Sales.xls 并排比較。34七、自動(dòng)填充 假設(shè)需求很多次反復(fù)鍵入一年中的前六個(gè)月,那么可輕松完成這項(xiàng)操作。 鍵入“一月,這樣 Excel 就知道您要做什么了。 選中“一月單元格,再將鼠標(biāo)指針放在單元格的右下角,直至出現(xiàn)黑色十字形 (+)。 在填充范圍內(nèi)拖住填充柄 。當(dāng)您拖動(dòng)時(shí),屏幕提示會顯示將填寫的內(nèi)容。 釋放鼠標(biāo)按鈕,將提示的內(nèi)容填充到列表中。 35七、自動(dòng)填充-自定義自動(dòng)填充內(nèi)容
17、 運(yùn)用填充柄可以填寫各種類型的 Excel 列表:1、2、3;星期一、星期二;9:00、10:00;第 1 季度、第 2 季度或者 1 月 15 日、2 月 15 日。 但是 Excel 也可以填寫您本人創(chuàng)建的自定義列表,如公司的雇員列表。 第一次手動(dòng)輸入一切雇員的姓名,然后選中全部姓名,再翻開“選項(xiàng)對話框中的“自定義序列“工具/“選項(xiàng),然后單擊“導(dǎo)入。 當(dāng)下次需求輸入該列表時(shí),請鍵入第一個(gè)姓名,然后運(yùn)用填充柄來填寫該列表。在練習(xí)單元中您將會看到如何創(chuàng)建并填充一個(gè)自定義列表。36八、突出顯示符合條件的單元格 您能否發(fā)現(xiàn)很難識別出正在查找的數(shù)據(jù),就好似很難從米飯中分辨出白色的沙粒?接下來,您將學(xué)
18、習(xí)如何運(yùn)用條件格式讓符合條件的值突出顯示,以便迅速看見要查找的內(nèi)容。 37八、指定條件,一眼看結(jié)果 比如,您希望將低于 15 本的書本銷量以紅色加粗格式表示,這樣就可以清楚地讓銷售成果不達(dá)標(biāo)的數(shù)據(jù)突出顯示。在圖中,您能夠很容易分辨出低于 15 的銷量,但假設(shè)有很多行的話,想要一眼找出低于 15 的銷售條目就會很困難。 處理這種問題的第一步是選中包含書本銷量的 C 列,再單擊“格式菜單上的“條件格式。38九、對列表進(jìn)展排序和挑選 只需單擊列的自動(dòng)挑選箭頭,并在所顯示的菜單中選擇排序命令,即可對列表中的恣意列進(jìn)展排序。 您要按降序?qū)Α叭掌诹信判?,以便可以先看到最新的訂單,請單擊“日期?biāo)題上的箭頭,
19、然后單擊“降序陳列,這樣就可以了。 39九、對列表進(jìn)展排序和挑選 挑選列表數(shù)據(jù)與對列表數(shù)據(jù)進(jìn)展排序一樣簡單。只需單擊自動(dòng)挑選箭頭并進(jìn)展選擇即可。Excel 將自動(dòng)只顯示指定的數(shù)據(jù)。 例如,您可以按姓名挑選,以查看潘金的一切銷售額而非一切人的銷售額?;蛘撸部梢园慈掌谔暨x,以查看某個(gè)特定日期的銷售額及其銷售人員。無論為哪個(gè)列指定數(shù)據(jù),Excel 都會只顯示該列以及列表一切其他列中挑選過的行。40十、打印-打印預(yù)覽 打印預(yù)覽能顯示任務(wù)表的打印效果。運(yùn)用頂部的按鈕可以在打印之前閱讀各頁或進(jìn)展調(diào)整。 節(jié)省紙張,節(jié)省時(shí)間。打印前預(yù)覽任務(wù)表。打印預(yù)覽顯示打印頁的外觀。在真正打印之前,經(jīng)過此視圖可以看到確
20、切的打印效果,并對頁面進(jìn)展各種調(diào)整。 要翻開打印預(yù)覽,請單擊“文件菜單上的“打印預(yù)覽。41十、打印-運(yùn)用Excel中打印選項(xiàng) 打印預(yù)覽提供以下內(nèi)容:打印預(yù)覽提供以下內(nèi)容: 表示任務(wù)表打印輸出的視圖。表示任務(wù)表打印輸出的視圖。 “下一頁和下一頁和“上一頁按鈕,用于查看全部頁面。上一頁按鈕,用于查看全部頁面。 一個(gè)一個(gè)“縮放按鈕,用于在全頁視圖和部分放大視圖之間進(jìn)展切換。縮放按鈕,用于在全頁視圖和部分放大視圖之間進(jìn)展切換。 一個(gè)一個(gè)“打印按鈕,用于選擇選項(xiàng)和開場打印。打印按鈕,用于選擇選項(xiàng)和開場打印。 一個(gè)一個(gè)“設(shè)置按鈕,用于設(shè)置頁面外觀。設(shè)置按鈕,用于設(shè)置頁面外觀。 一個(gè)一個(gè)“頁邊距按鈕,用于調(diào)
21、整頁邊距、頁眉和頁腳邊距以及列寬。頁邊距按鈕,用于調(diào)整頁邊距、頁眉和頁腳邊距以及列寬。 一個(gè)一個(gè)“分頁預(yù)覽按鈕,用于調(diào)整分頁符。顯示分頁預(yù)覽按鈕,用于調(diào)整分頁符。顯示“分頁預(yù)覽還是分頁預(yù)覽還是“普通由單擊普通由單擊“打打印預(yù)覽時(shí)所處的視圖決議。印預(yù)覽時(shí)所處的視圖決議。 一個(gè)一個(gè)“封鎖按鈕,用于封鎖打印預(yù)覽。封鎖按鈕,用于封鎖打印預(yù)覽。 42十、打印-運(yùn)用Excel中打印選項(xiàng) 更改列寬 更改頁邊距 將頁面由縱向變成橫向43十、打印-減少數(shù)據(jù)大小,使頁面包容更多的數(shù)據(jù) 在“頁寬框中保管“1。 在“頁高框中保管“1。 還可以運(yùn)用“調(diào)整為選項(xiàng)在頁面上顯示更多列。這會暫時(shí)減小打印頁上數(shù)據(jù)的大小。 留意
22、此選項(xiàng)不會更改任務(wù)表上數(shù)據(jù)的大小,而只會減少打印的數(shù)據(jù)。 在打印預(yù)覽中,單擊“設(shè)置或者在普通視圖中,單擊“文件菜單上的“頁面設(shè)置。在“頁面選項(xiàng)卡上,選擇“調(diào)整為選項(xiàng)。 曾經(jīng)在“頁寬框中輸入了“1。這表示打印的數(shù)據(jù)將占一頁寬。 “頁高框中的“1表示打印的數(shù)據(jù)將有一頁長。 單擊“確定前往到打印預(yù)覽。檢查文本的可讀性。假設(shè)不確定,那么請?jiān)俅螁螕簟霸O(shè)置。在“頁面選項(xiàng)卡上,看一下“縮放比例框中的數(shù)值。根據(jù)運(yùn)用者的需求,50% 以上可讀性較好。圖示中的數(shù)據(jù)調(diào)整為 89%。44十、打印-在特定數(shù)量的頁上包容數(shù)據(jù) 可以指定要在多少個(gè)頁面上打印您的數(shù)據(jù)。 使“頁寬框中的值保管“1,可讓每一頁都包含一切列。 在“
23、頁高框中鍵入所需的頁數(shù),在本例中請鍵入“6。 假定您有一個(gè)包含很多數(shù)據(jù)的大任務(wù)表。顯然無法在一個(gè)打印頁上包容一切數(shù)據(jù),但您希望可以將數(shù)據(jù)包容于特定數(shù)量的頁上,例如 6 頁。 首先,在打印預(yù)覽中單擊“設(shè)置或者在普通視圖中,單擊“文件菜單上的“頁面設(shè)置。在“頁面選項(xiàng)卡上,單擊“調(diào)整為。由于希望每頁都包含一切列,因此讓“頁寬框保管“1。 在“頁高框中輸入“6。單擊“確定,回到打印預(yù)覽。如今可以看到共有六頁,并且它們都可以閱讀。單擊“設(shè)置,回到“頁面設(shè)置對話框,查看“% 正常尺寸框中的數(shù)字。任何大于 50% 的數(shù)字都闡明頁面能夠可閱讀。 45十、打印-調(diào)整分頁符,以控制頁面內(nèi)容 自動(dòng)分頁符顯示為虛線。
24、 手動(dòng)分頁顯示為藍(lán)色實(shí)線 單擊“視圖菜單上的“分頁預(yù)覽。 例如,在圖中所示的頁面上,假設(shè)不希望打印最右側(cè)的一列,那么可以創(chuàng)建如下圖的分頁符,將該列置于其他頁面上。 Excel 插入的分頁符是虛線。要更改分頁符,拖動(dòng)它們即可。例如,要?jiǎng)?chuàng)建圖中所示的不包含最后一列的頁面,可以將虛線拖至左側(cè)。挪動(dòng)后,虛線就成為手動(dòng)分頁符,從而變?yōu)閷?shí)線。 46十、打印-關(guān)于頁面打印順序 可以更改打印順序,從而使 Excel 按先行后列的順序打印。在普通視圖中,單擊“文件菜單上的“頁面設(shè)置,然后單擊“任務(wù)表選項(xiàng)卡。在“打印順序下,單擊“先行后列。 47十、打印-選擇要打印的數(shù)據(jù) 選擇要打印的區(qū)域,然后在“文件菜單上指向
25、“打印區(qū)域。單擊“設(shè)置打印區(qū)域。保管任務(wù)簿時(shí),也將保管定義的打印區(qū)域。 打印部分?jǐn)?shù)據(jù) 選擇要打印的區(qū)域。然后,在“文件菜單上,單擊“打印。在“打印內(nèi)容下,單擊“選定區(qū)域,然后單擊“確定。 48十、打印之前的最后潤色 在將任務(wù)表發(fā)送到打印機(jī)之前,進(jìn)展最后的潤色,可使任務(wù)表更出色。 能夠要在今天的會議中運(yùn)用任務(wù)表作為分發(fā)的資料。也能夠您的經(jīng)理要將您的數(shù)據(jù)帶到預(yù)算會議上,以重點(diǎn)闡明您在本年度中獲得的成果。 在打印之前,請花幾分鐘時(shí)間做些最后的潤色,以使您的數(shù)據(jù)更為完美。49十、打印潤色-在每一頁打印列標(biāo)題或行標(biāo)題 您可以在每一頁上打印列標(biāo)題月份和行標(biāo)題公司稱號。也可以在每一頁上打印用字母表示的列標(biāo)和
26、用數(shù)字表示的行號。 在任務(wù)表中輸入數(shù)據(jù)時(shí),最好在每一列的頂部和每一行的左側(cè)加上標(biāo)題,以使每個(gè)人都能明白數(shù)據(jù)的含義。 在“文件菜單上,選擇“頁面設(shè)置。在“頁面設(shè)置對話框中,單擊“任務(wù)表選項(xiàng)卡,然后輸入希望 Excel 在每一頁上打印的行標(biāo)題和列標(biāo)題。 50十、打印潤色-添加頁碼、日期等更多信息 您可以自定義頁眉和頁腳的內(nèi)容。 您能否希望您的數(shù)據(jù)得到好評?您還可以運(yùn)用頁眉和頁腳標(biāo)識任務(wù)表。日期通常比較有用,最好可以清楚數(shù)據(jù)的打印時(shí)間。公司稱號?任務(wù)表的打印時(shí)間?這完全取決于您。 請單擊“文件菜單,然后單擊“頁面設(shè)置。在“頁面設(shè)置對話框中,單擊“頁眉/頁腳選項(xiàng)卡。 51十、打印潤色-打印時(shí)顯示批注
27、在任務(wù)表中打印的批注。在任務(wù)表末尾打印批注。 要在任務(wù)表中的相應(yīng)位置打印批注,首先必需顯示批注。要顯示一切批注,請?jiān)凇耙晥D菜單上單擊“批注。要顯示單個(gè)批注,請右鍵單擊其單元格,然后單擊“顯示批注。52十、打印潤色-打印時(shí)交換公式錯(cuò)誤值 也許在您就要打印任務(wù)表時(shí),留意到任務(wù)表中包含一些公式錯(cuò)誤值,如 #DIV/O、#REF! 或 #NAME?。假設(shè)沒有時(shí)間修復(fù)這些錯(cuò)誤,并且又不希望在打印輸出中顯示這些值,那么可以快速交換這些錯(cuò)誤值,使它們不會顯示出來。 假設(shè)是在打印預(yù)覽中,請單擊“設(shè)置在普通視圖中,單擊“文件菜單上的“頁面設(shè)置。在“頁面設(shè)置對話框中,單擊“任務(wù)表。在“打印下的“單元格錯(cuò)誤打印為框
28、中,選擇單元格錯(cuò)誤的顯示方式。可選的選項(xiàng)有:空白單元格、雙劃線或“#NA。 53第三部分 利用EXCEL進(jìn)展圖表制造54一、創(chuàng)建根本圖表-運(yùn)用導(dǎo)游 假設(shè)您正在查看一個(gè)任務(wù)表,其中顯示了三名銷售人員在三個(gè)月中每人每月所銷售的羅德果子醬的箱數(shù)。如何創(chuàng)建一個(gè)圖表,以顯示各個(gè)銷售人員每個(gè)月相互之間的比較結(jié)果呢? 工具欄上的“圖表導(dǎo)游 按鈕翻開“圖表導(dǎo)游。您可以單擊導(dǎo)游底部的“完成按鈕 。 55一、創(chuàng)建根本圖表-任務(wù)表數(shù)據(jù)如何出現(xiàn)圖表中 在這個(gè)圖表中,每行銷售人員數(shù)據(jù)都會被賦予一種顏色。從任務(wù)表行標(biāo)題創(chuàng)建的圖表“圖例通知您表示每個(gè)銷售人員數(shù)據(jù)的顏色。例如,潘金的數(shù)據(jù)是淡紫色的。每個(gè)銷售人員的數(shù)據(jù)都出如今
29、三個(gè)獨(dú)立的柱形圖中,每個(gè)月對應(yīng)一個(gè)柱形圖。 從圖表您一眼就能看出,蘇術(shù)平一月份和二月份的果子醬銷量最多,但在三月份她的業(yè)績出現(xiàn)滑坡,該月潘金的業(yè)績最好。 56一、創(chuàng)建根本圖表-通知導(dǎo)游您的需求 您將學(xué)習(xí)可以在“圖表導(dǎo)游中做出的一個(gè)重要選擇。您將選擇圖表是要按月比較各個(gè)銷售人員的銷售情況,還是按銷售人員比較各個(gè)月的銷售情況。該圖片顯示了這兩種方法。 您還將學(xué)習(xí)如何將更多的細(xì)節(jié)例如圖表標(biāo)題添加到圖表中,同時(shí)您還將看到導(dǎo)游中的其他選項(xiàng)。57一、創(chuàng)建根本圖表-確定圖表的內(nèi)容 選擇方法是選擇“系列產(chǎn)生在選項(xiàng)中的“行或“列。 在“圖表導(dǎo)游中輸入圖表和坐標(biāo)軸標(biāo)題。 坐標(biāo)軸 您可以在此處隱藏或顯示沿坐標(biāo)軸顯示
30、的信息。 網(wǎng)格線 您可以在此處隱藏或顯示貫穿圖表的線條。 圖例 您可以在此處將圖表圖例放置于圖表的不同位置。 數(shù)據(jù)標(biāo)志 您可以在此處運(yùn)用各個(gè)值的行和列標(biāo)題以及數(shù)值本身為圖表加上標(biāo)簽。請小心操作,由于很容易使圖表變得混亂并且難于閱讀。 數(shù)據(jù)表 您可以在此處顯示包含用于創(chuàng)建圖表的一切數(shù)據(jù)的表。假設(shè)您要將圖表放置于任務(wù)簿中的獨(dú)立任務(wù)表上,并且希望經(jīng)過圖表查看數(shù)據(jù),您能夠需求這么做。58二、 選擇正確的圖表類型 利用 Excel,您可以用最直觀有效的方式表示數(shù)據(jù)。 既然有這么多圖表類型可供選擇,如何知道哪一種對您最適宜呢?請牢記,關(guān)鍵在于使您的信息以最有效的方式表達(dá)出來。 對于一樣的數(shù)據(jù),不同圖表類型
31、可以表達(dá)不同的信息。這就像一個(gè)故事有幾個(gè)版本一樣,例如,有關(guān)三個(gè)銷售人員的故事。59二、 選擇正確的圖表類型-柱形圖直接比較數(shù)值 該圖顯示了三個(gè)銷售人員在三個(gè)月中各月之間的比較結(jié)果。 潘金在一月份和二月份銷售的箱數(shù)最多,但蘇術(shù)平在三月份躍居第一。柱形的大小和顏色使我們對此一目了然。 60二、 選擇圖表-堆積柱形圖比較幾個(gè)總數(shù)的各個(gè)部分 該圖強(qiáng)調(diào)了每個(gè)銷售人員每個(gè)月所占的銷售比例。 假設(shè)要從柱形圖更改為堆積柱形圖,可以用鼠標(biāo)右鍵單擊圖表邊框以選擇它,然后單擊快捷菜單上的“圖表類型?!皥D表類型對話框?qū)⒎_,同時(shí)選擇柱形圖圖表類型。在該對話框的右側(cè),可以從“子圖表類型區(qū)域中選擇不同方式的柱形圖表。單
32、擊其中一個(gè)圖表,再單擊“確定即可更改圖表類型。 堆積柱形圖比較不同數(shù)值在總數(shù)中所占的比例,顯示為單位或百分比。此處顯示的圖表是一個(gè)百分比堆積柱形圖,它將比例顯示為百分比。 與比較每個(gè)人每月銷售的數(shù)量不同,該圖表強(qiáng)調(diào)了每個(gè)銷售人員在每月銷售總數(shù)中所占的比例。61二、選擇圖表-餅圖比較一個(gè)總量的各個(gè)部分 該圖顯示了每月銷售數(shù)量在季度銷售總量中所占的比例。 如何創(chuàng)建餅圖呢?首先,您應(yīng)該選擇任務(wù)表上的列標(biāo)題和列總量,然后,單擊“常用工具欄上的“圖表導(dǎo)游 按鈕以翻開“圖表導(dǎo)游,然后從中選擇餅圖類型。 在此處顯示的圖表中,您可以看到二月份幾乎占了一季度銷售總量的 50%。這一信息在柱形圖中不是那么明顯。
33、62二、選擇圖表-折線圖比較一段時(shí)間里的數(shù)值 該圖逐月顯示了每個(gè)銷售人員在一段時(shí)間里的銷售數(shù)據(jù)的走向。 適宜顯示一段時(shí)間里的變化和走向的圖表類型是折線圖。經(jīng)過按這種方式顯示每個(gè)月的銷售數(shù)量,可以生動(dòng)地對銷售人員的業(yè)績進(jìn)展比較。 在該圖表中,您可以看到蘇術(shù)平的銷售量在二月份急劇增長,然后在三月份趨于平穩(wěn)。潘金和金永昌也在二月份到達(dá)最高銷售量,但他們的銷售量在三月份都跌落下來。63二、選擇圖表-在折線圖和XY散點(diǎn)圖之間做出選擇 折線圖適宜于顯示銷售量、收入和利潤等商業(yè)數(shù)據(jù)在一段時(shí)間內(nèi)的走向。假設(shè)希望在圖表底部顯示日期,請運(yùn)用折線圖,以使歷史開展情況一目了然。折線圖通常只需一組數(shù)據(jù),顯示在垂直坐標(biāo)軸
34、上。 XY 散點(diǎn)圖同時(shí)比較兩組數(shù)字,一組位于程度 X 坐標(biāo)軸上,一組位于垂直 Y 坐標(biāo)軸上。數(shù)據(jù)值分散在整個(gè)圖表中。您可以運(yùn)用折線銜接這些數(shù)值,但這些折線并不能顯示一段時(shí)間內(nèi)的走向。 XY 散點(diǎn)圖適宜于顯示科學(xué)或統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等數(shù)字的比較情況,此時(shí)需求在一個(gè)圖表上繪制幾種度量單位。假設(shè)要顯示各個(gè)年齡組中發(fā)生流感的病例數(shù)量,或者顯示各種規(guī)模城市中的平均收入,那么 XY 散點(diǎn)圖會是一種很有效的類型。 64二、選擇圖表-組合圖表同時(shí)運(yùn)用兩種圖表類型 想象您要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)圖表,以格外強(qiáng)調(diào)估計(jì)銷售情況和實(shí)踐銷售情況之間的差別。 運(yùn)用兩種不同圖表類型的組合圖表可以對數(shù)據(jù)進(jìn)展這種強(qiáng)調(diào)。 創(chuàng)建組合圖表很簡單。在本例中,
35、您可以在估計(jì)銷售情況的一個(gè)柱形上單擊以選擇該數(shù)據(jù)系列的一切柱形。然后,您可以在“圖表類型對話框中選擇折線圖類型。65二、選擇圖表-次坐標(biāo)圖顯示迥然不同的數(shù)值 該圖只需一個(gè)坐標(biāo)軸,使得很難看清傭金的數(shù)值。 該圖具有一個(gè)次坐標(biāo)軸,它帶有不同的數(shù)值和間隔刻度,使得看清傭金的數(shù)值變得很容易。 假設(shè)要?jiǎng)?chuàng)建次坐標(biāo)軸,需求選擇希望運(yùn)用該坐標(biāo)軸的圖表類型,然后在“數(shù)據(jù)系列格式對話框中進(jìn)展一些選擇 66二、選擇圖表-運(yùn)用列表數(shù)據(jù)的圖表自動(dòng)添加新信息 無論您何時(shí)更改任務(wù)表數(shù)據(jù),Excel 都會立刻更新任何運(yùn)用該數(shù)據(jù)的圖表。但假設(shè)您將一個(gè)完好的新數(shù)據(jù)行添加到任務(wù)表中,會發(fā)生什么景象呢?圖表不會更改。除非該圖表運(yùn)用的數(shù)據(jù)曾經(jīng)運(yùn)用了新增的“列表功能。 假設(shè)運(yùn)用 Excel 2019“數(shù)據(jù)菜單上的“列表命令將您的數(shù)據(jù)添加到列表中,然后運(yùn)用該數(shù)據(jù)創(chuàng)建圖表,那么添加到該列表底部的任何新行都會自動(dòng)添加到圖表中67三、創(chuàng)建專業(yè)圖表-使圖表更有效 經(jīng)過簡單的、內(nèi)置的格式效果使數(shù)據(jù)更加引人留意。 想象今天是一個(gè)非常重要的日子,您將有時(shí)機(jī)站在眾人面前展現(xiàn)您的數(shù)據(jù)?;蛘吣谝环葜陵P(guān)重要的報(bào)告中將數(shù)據(jù)發(fā)送出去。在行動(dòng)之前,值得花上幾分鐘來設(shè)置圖表的格式使其更有效、更
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