公司文件管理辦法4

1、公司文件管理辦法為了規(guī)范公司的文件管理，確保文件及時傳遞到相關(guān)部門而不耽誤上下級或同級的工作，以規(guī)范公司的各項文件收、發(fā)（擬稿、會簽、審批、簽發(fā)及實施）工作，制定本法。1 管理原則1.1 行政人事部是公司文件管理的歸口部門，負責指導全公司行政公文、協(xié)議、合同類傳遞處理工作。各部門需上報總經(jīng)理或董事長審批的各類文件傳遞由行政人事部統(tǒng)一呈報總經(jīng)理或董事長審批并回傳發(fā)起部門執(zhí)行、存檔。1.2 公司上報下發(fā)正式文件由行政人事部負責，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2 基本要求2.1 各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作而需要正式文件發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請，并將文件底稿交行政

2、人事部審核。經(jīng)董事長或總經(jīng)理簽批同意發(fā)文，則由行政人事部按機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工編制文號發(fā)文，詳見公司內(nèi)部文件及檔案管理的制度。2.2 送件部門（人）應(yīng)把文件內(nèi)容、報送日期、部門、文件類別、編號、接件人等事項在收發(fā)文件登記簿中填寫清楚。行政人事部部應(yīng)及時把審閱結(jié)果反饋給報送部門。3 內(nèi)部文件3.1 文件起草需公司正式下發(fā)的文件由指定的擬稿人擬稿：公司文件由發(fā)起部門擬稿，行政人事部負責組織會審；屬部門專業(yè)文件由各部門指定人員擬稿，部門負責人審核。3.2 文件審核各擬稿部門負責提報文件內(nèi)容、方案、文件格式規(guī)范審核。行政人事部門負責上報總經(jīng)理或董事長簽批文件的審核，重點審核：是否需要行文，是否符合公司有

3、關(guān)制度、規(guī)定，是否發(fā)起部門與相關(guān)部門進行了協(xié)商、會簽，文字表達、文種使用、文件格式是否符公司有關(guān)規(guī)定。3.3 文件簽發(fā)文件形成后，由董事長或總經(jīng)理簽發(fā)。行政人事部負責簽發(fā)后的公司級文件校對，并送擬稿人、核稿人審查合格后，方能復印、蓋章、轉(zhuǎn)發(fā)（送）、執(zhí)行和歸檔。4 外來文件外來的文件由行政部負責簽收，簽收人應(yīng)于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接后即時報送。文件收發(fā)部門應(yīng)在文件登記簿中填寫清楚交接事項。5 業(yè)務(wù)流程5.1 文件管理業(yè)務(wù)流程分為收文和發(fā)文。5.1.1 收文一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；5.1.2 發(fā)文

4、指以公司、或部門名義制發(fā)文件的過程，一般包括草擬、會簽、審核、簽發(fā)、復核、用印、分發(fā)等程序。5.2 發(fā)文程序與要求擬稿主辦部門負責人審核-總經(jīng)理審核-相關(guān)部門會簽-領(lǐng)導簽發(fā)-編文號校對打印公文蓋章分發(fā)立卷歸檔。5.2.1 擬稿 各部門需要發(fā)文,應(yīng)事先以上級指示或工作實際需要草擬文件初稿。問題比較復雜的，負責人應(yīng)親自草擬，或經(jīng)集體研究提出方案后，指定專人草擬。 草擬文稿必須做到情況確實、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確。 文稿擬就后,擬稿人應(yīng)附發(fā)文稿紙首頁（協(xié)議合同類應(yīng)填附合同協(xié)議會簽單）詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿部門與擬稿人,并簽名、標定日期和密級。5.2.2 審核主

5、辦部門負責人根據(jù)有關(guān)文件規(guī)定，對文稿是否符合相應(yīng)規(guī)定，是否符合公司利益，是否符合實際需要進行審查和修改，對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文件應(yīng)退回擬稿人重新擬稿。 行政人事部復核的重點是：是否需要行文、行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制文件的有關(guān)要求，文件是否符合相應(yīng)規(guī)定，是否符合公司利益，是否符合實際需要。在不改變原意的情況下，審核人員有權(quán)對文件進行刪節(jié)和文字加工。內(nèi)容紊亂、文字冗長、需做較大修改的文稿，可提出修改意見，由擬稿人進行修改。 董事長或總經(jīng)理審核董事長或總經(jīng)理對文件內(nèi)容進行批示意見后，返回行政人事部。由行政人事部返回擬稿部門進行修訂或直接進入會簽重走相應(yīng)審批流

6、程。5.2.3 會簽需經(jīng)會簽的文件,應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽，對文件涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商并走會簽程序，取得一致意見后方可行文。會簽文稿以會簽部門負責人簽字為有效。5.2.4 簽發(fā)文稿經(jīng)審核（須經(jīng)會簽）后,送總經(jīng)理或董事長審定批準簽發(fā)。5.2.5 復核公司級文件正式印刷（打?。┣埃姓耸虏繎?yīng)進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。部門內(nèi)文件由各部門制定人員復核。5.2.6 印刷（打?。⒂糜?、分發(fā) 簽發(fā)后的文件由行政人事部按內(nèi)部文件及檔案管理的制度對文件正式編號、印刷（打?。Ｓ∷ⅲù蛴。┍仨毞弦?guī)定格式，字跡

7、清楚無誤，整潔美觀，份數(shù)準確。 印刷（打?。┪募蓴M稿人負責校對。重要文件應(yīng)進行兩次或多次校對，以確保質(zhì)量。文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對.校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名; 公文蓋章只限于發(fā)出和存檔的公文，留作他用的公文不蓋章，印章要蓋得端正、清晰，嚴防錯蓋、漏蓋。 上報的文件嚴密裝封，并嚴格執(zhí)行文件傳遞簽收手續(xù)。凡屬重要文件，一律不得托人代簽、代捎。 以公司名義發(fā)出的文件，底稿與正本1份由行政人事部收存?zhèn)洳椤?文件打印后,由行政人事部負責分發(fā)并檢查落實情況。5.3收文程序與要求收文辦理指對收到文件的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。5.3.1 文件簽收凡公司外來公啟文件

8、（除公司領(lǐng)導親啟的外）均由行政人事部前臺文員登記簽收，后分別交行政主管或經(jīng)理拆封。在簽收和拆封時，接收人員應(yīng)注意檢查文件包裝是否完好，對于封口或郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，并有權(quán)拒絕簽收。5.3.2 文件登記編號5.3.3 1）收到上級或平級文件后應(yīng)及時附上“外來文件簽批單”,并分類登記編號送部門或公司領(lǐng)導審閱，領(lǐng)導簽批處理意見后進入批轉(zhuǎn)或歸檔流程。5.3.4 2）本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送部門或行政人事部進行登記編號保管，不得個人保存。5.3.5 3）收到的文件應(yīng)按本辦法編寫收文編號，并逐項登記文件標題、份數(shù)、制發(fā)部門、日期、密級、內(nèi)容概要等項內(nèi)容。5.3.6 審核5.3.7

9、 1）各部門凡收到需要辦理的正式文件，均需由部門負責人進行審核。審核重點是：是否應(yīng)由本部門辦理；是否符合相應(yīng)公司規(guī)定。5.3.8 2）涉及上報董事長、總經(jīng)理事項，行政人事部還應(yīng)審核其他部門職權(quán)內(nèi)辦理的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范；不符合規(guī)定的公文，可退回呈報部門并說明理由。5.3.9 擬辦（ 1）凡正式文件，收文部門根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)審核閱簽后，提出擬辦意見，送批轉(zhuǎn)部門辦理，重要文件應(yīng)呈送上級部門領(lǐng)導或公司領(lǐng)導親自閱批后分送承辦部門閱辦。（ 2）一般函、文件、單據(jù)、傳真等，由部門直接分轉(zhuǎn)處理。緊急公文，應(yīng)當明確辦理時限；如涉及幾個部門會辦的文件，應(yīng)當明確主辦部門，協(xié)辦部門，

10、協(xié)調(diào)后再分轉(zhuǎn)處理。（ 3）為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。（ .3.5批辦（ 1）為加速文件運轉(zhuǎn)，各部門應(yīng)在當天或第二天將文件送到批轉(zhuǎn)部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特殊情況例外）（ 2）審批文件時，對有具體處理事項的，主批人應(yīng)當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有具體事項的，圈閱表示已閱知。（ .3.6承辦（ 1）承辦部門收到交辦的文件后應(yīng)當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急文件應(yīng)當按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當予以說明。（ 2）對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)立即退回批轉(zhuǎn)部門，并說明理由

11、，不得橫向傳遞。（ 3）文件辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門負責人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級協(xié)調(diào)或裁定。5.3.7催辦（ 1）經(jīng)過行政人事部送公司總經(jīng)理、董事長批示或者交有關(guān)部門辦理的文件，行政人事部負責催辦，做到緊急文件跟蹤催辦，重要文件重點催辦，一般文件定期催辦?？偨?jīng)理助理或董事長助理對文件負有催辦檢查督促的責任。（ 2）由發(fā)起部門傳送的文件，發(fā)起部門應(yīng)指定專人跟蹤催辦，承辦部門接到文件、應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得發(fā)文部門同意后，予以復印或摘抄，原件應(yīng)及時周轉(zhuǎn)或歸檔。6 文

12、件歸檔6.1 文件辦完后，應(yīng)按照公司有關(guān)檔案管理規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應(yīng)當歸檔的文件。不具備歸檔和存查價值的文件，經(jīng)行政人事部鑒別并經(jīng)文件起草部門及行政人事負責人批準，可以銷毀。6.2 歸檔的文件，應(yīng)當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔文件的齊全、完整，能正確反映該項工作的主要情況，便于保管和利用。6.3 工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當將本人暫存、借用的文件按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。6.4 擬制、修改和簽批文件，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。6.5 文件的歸檔范圍6.5.1 凡下列文件統(tǒng)一由行政人事部負責歸檔： 上級部門來文，包括總公司對公司報

13、告、申請的批復； 公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導發(fā)言和經(jīng)營工作的報告、計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；中層及以上管理人員會以及各種專業(yè)例會記錄； 公司一級部門組織召開的會議所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；參加交流、洽談?wù)匍_的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等；上級部門領(lǐng)導來公司檢查、視察工作的報告、指示記錄，以及公司進行匯報的提綱和材料；反映公司經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領(lǐng)導工作、團體活動等的音像攝制品；公司向上級請求批復的文件及上報的有關(guān)材料。6.5.2 業(yè)務(wù)部門日常工作中形成的項目活動資料，日常由各業(yè)務(wù)部門負責立卷歸

14、檔，每年按內(nèi)部文件及檔案管理的制度定期移交行政人事部歸檔。6.5.3 聯(lián)合辦理的文件，原件由主辦機關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他機關(guān)保存復制件或其他形式的文件副本，每年按內(nèi)部文件及檔案管理的制度定期移交行政人事部歸檔。7 文件傳遞規(guī)定7.1 閱批文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交行政人事部。閱批文件一般不得超過2天，主批人應(yīng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。如有領(lǐng)導“批示”、“擬辦意見”，行政人事部應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。7.2 由董事長或總經(jīng)理批閱的文件，一般應(yīng)在1個工作日內(nèi)批閱；因特殊情況需高層會議討論的，應(yīng)先告之行政人事部傳達，待議后再予以回復。

15、7.3 由各部門辦理的文件，最遲不超過2天辦理，緊急文件應(yīng)于當日辦理。7.4 對重要文件，主辦部門應(yīng)當隨時跟進了解和及時反饋執(zhí)行情況。7.5 跨部門公司級文件傳遞要以行政人事部門為中心點，各承辦部門收、發(fā)文件均直接與行政人事部交接，不得橫向傳遞。文件閱完后，應(yīng)送交行政人事部，切忌橫傳。7.6 傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。7.7 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。8 附則8.1 文件處理必須堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到準確、及時、安全；必須嚴格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，確保公司機密安全。接觸公司機密公文的員工，必須嚴格執(zhí)行公司保密制度，確保機密不被泄露或利用。8.2 秘密文件不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā)，傳遞秘密文件時，必須采取保密措施，確保安全，利用計算機、傳真機等傳轉(zhuǎn)秘密文件，必須采用加密裝置。8.3 本管理辦法自公司總經(jīng)理審查，董事長簽批公布之日起執(zhí)行。8.4 本辦法適用于公司對內(nèi)及對外的各種正式文件，公司及部門間上報下發(fā)的各種文件、資料、協(xié)議合同等。公司對外聯(lián)系溝通的各種文件、資料、協(xié)議合同等。8.5 本管理辦法由公司行政人事部負責解釋說明。附件：1、內(nèi)部