公司文件管理制度

1、公司文件管理制度文件編號：A-DCC-001編制日期：2011-7-28版本：A修改狀態(tài)：001.0目的為保障公司文件管理工作制度化、規(guī)范化，確保各相關(guān)部門及場所使用的文件均為有效受控版本，特制定本制度。2.0適用范圍2.1 外來文件（上級公司及同級單位來文）；2.2 公司內(nèi)部公文（包括公告和通知）、管理制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等；2.3 文件的形式包括紙質(zhì)和非紙質(zhì)，如網(wǎng)絡(luò)、軟盤、光盤等數(shù)碼性存儲(chǔ)載體；2.4 受控和非受控文件，受控文件有“受控”印章。3.0職責(zé)3.1 公司總經(jīng)辦文控中心是文件控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)外來文件、管理制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件的發(fā)放、回收、銷毀、歸檔等，編制受控文件清單和記錄清單;

2、3.2 總經(jīng)辦文控中心負(fù)責(zé)各部門公文（包括公告和通知）統(tǒng)一編號，發(fā)放、回收、銷毀、歸檔等工作由各起草部門負(fù)責(zé)；3.3 采購部負(fù)責(zé)商品采購合同的歸檔、保管工作；銷售部負(fù)責(zé)商品報(bào)價(jià)單及銷售合同的歸檔、保管工作；其他行政類合同由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)歸檔、保管；3.4 各部門負(fù)責(zé)所屬業(yè)務(wù)范圍相關(guān)文件/記錄的擬定；3.5 總經(jīng)理或授權(quán)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)發(fā)布；3.6 各部門負(fù)責(zé)制定本部門記錄的格式、收集、編目、保管期限和處置；3.7 填寫記錄人員對記錄的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。4.0定義4.1 公文（包括公告和通知）：其明確了發(fā)布范圍，是向公司內(nèi)部宣布重要事項(xiàng)時(shí)使用的文件。公文具有莊重性、廣泛性和周知性特點(diǎn)；4.2 管理制

3、度：為達(dá)到公司管理目標(biāo)，而明確制定的指導(dǎo)性文件，以達(dá)到統(tǒng)一思想、統(tǒng)一方法和統(tǒng)一行動(dòng)的目的；4.3 作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：指保證在崗人員完成崗位要求的規(guī)定，即為規(guī)范作業(yè)人員的操作而制定的，對各項(xiàng)工作制定的操作程序和規(guī)范化規(guī)定；4.4 表格：是表達(dá)、解釋工作結(jié)果和業(yè)務(wù)信息所運(yùn)用的數(shù)據(jù)傳遞形式。它由一行（列）或多行（列）單元格組成，以便快速引用和分析。能夠清晰簡明地傳遞所需要表達(dá)的信息；4.5 保密文件：凡是涉及薪資、財(cái)務(wù)、成本、營銷策略以及客戶信息的各類形式的公文、制度等文件，均屬于保密文件；4.6 非保密文件：屬相對性概念。公司內(nèi)部，以各類文件形式公開發(fā)布的公文、制度及相關(guān)表格等，均屬于非保密文件。相對于外

4、部，公司內(nèi)所有非保密文件均為保密文件。5.0文件格式及標(biāo)準(zhǔn)5.1 公文（包括公告和通知）5.1.1 標(biāo)題：二號微軟雅黑，加粗；5.1.2 司標(biāo)：文件右上角；5.1.3 文件號：文件編號及發(fā)文日期，黑體五號，靠右對齊;5.1.4 文件編碼原則：一流水號（3位數(shù)字）自然年（如2011）職能代碼（見附件1,表1）編號中英文及數(shù)字米用五號Calibri字體。1.1.5 公文摘要部分格式：收文：發(fā)文：抄送：主題：四號黑體；1.1.6 正文：小四號宋體，正文中的英文及數(shù)字采用小四號Calibri字體;1.1.7 頁邊距：上、下、左、右均；1.1.8 段落：倍行距；段前、段后0cm1.1.9 標(biāo)點(diǎn)采用全角符

5、號，裝訂左側(cè)。5.2 管理制度5.2.1 標(biāo)題格式：5.2.1.1 司標(biāo)：文件左上角5.2.1.2 文件名稱：三號宋體，加粗；上下左右居中；5.2.1.3 文件號：文件編號及版本號填寫在標(biāo)題框中；5.2.1.4 編碼原則：流水號（3位）職能代碼（見附件1,表1）文件級代碼（見附件1,表2）編號中英文及數(shù)字米用五號Calibri字體；5.2.1.5 版本：用A、B表示,五號Calibri字體；5.2.1.6 修改狀態(tài)：00、01,五號Calibri字體。5.2.2 段落標(biāo)題：宋體小四字體，加粗；5.2.3 段落序號：一級：、;二級：一級段落號+流水號，如：、；、；三級：二級段落號+流水號，如：、

6、；、.；四級：三級段落號+流水號，如：；.；5.2.4 正文：宋體小四號，正文中的英文及數(shù)字采用小四號Calibri字體；5.2.5 頁邊距：上、下、左、右均；5.2.6 段落：倍行距；段前、段后0;5.2.7 頁眉和頁腳：5.2.7.1 頁眉格式：司標(biāo)，靠左對齊；“內(nèi)部資料不得外傳”，宋體五號,靠右對齊。5.2.7.2 頁腳格式：文件名稱、文件編號及版本左對齊，斜體小五號字，Page（頁碼）of（總頁數(shù)），靠右對齊。字母及數(shù)字使用Calibri字體小五號；5.2.8 標(biāo)點(diǎn)采用全角符號，裝訂左側(cè)。5.3 表格5.3.1 頁眉格式：司標(biāo)，靠左對齊；5.3.2 表格名稱：四號宋體，加粗，左右居中;

7、5.3.3 文件號：表格編號及版本號，右對齊；5.3.4 表格編碼原則：表單版本號（A、RC）/修改次流水號（2位數(shù)字）所屬文件編號編號中央文及數(shù)子米用五號Calibri子體;5.3.5 版本：用AB表示,五號Calibri字體;5.3.6 修改狀態(tài)：00、01，五號Calibri字體;5.3.7 表格欄目字段：宋體五號字，英文及數(shù)字采用五號Calibri字體;5.3.8 行高：；5.3.9 頁邊距：上左右2cm,下邊距視表格布局而定;5.3.10 段落：單倍行距；5.3.11 橫式表格指定寬度26cm,豎式表格指定寬度17cm；5.3.12 表格左右居中，裝訂左側(cè)。5.4 合同編碼原則:5.

8、4.1 公司所有合同需按編碼分類進(jìn)行存檔管理備查;5.4.2 編碼原則：k流水號（3位數(shù)字）區(qū)域碼（見附件1,表3）自然年職能碼（見附件1,表1）編號中英文及數(shù)字米用五號Calibri字體。5.5報(bào)價(jià)單編碼原則：5.5.1 銷售用報(bào)價(jià)單，以銷售渠道及區(qū)域分類存檔備查；5.5.2 編碼原則：x-xxxxxxxxII流水號（3位數(shù)字）自然年區(qū)域碼（見附件1,表3）銷售渠道代碼（見附件1,表4）編號中英文及數(shù)字米用五號Calibri字體。6.0文件管理6.1 文件的簽發(fā)6.1.1 文件由業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)擬定，文件編輯格式須按照本文規(guī)定；6.1.2 管理制度和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件審批程序，由擬稿人填寫文件

9、新建/更改中請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審，相關(guān)職能負(fù)責(zé)人評審，總經(jīng)理或授權(quán)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)發(fā)布；6.1.3 管理制度和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件的適用范圍僅限本部門內(nèi)部，由部門經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。適用范圍涉及多部門的文件，需報(bào)請總經(jīng)理批準(zhǔn)。所有文件均由總經(jīng)辦文控中心統(tǒng)一編號后發(fā)布，各部門不得自行發(fā)布制度性文件；6.1.4 業(yè)務(wù)性通知、計(jì)劃、公文須由本部門經(jīng)理或總經(jīng)理簽批，并且在總經(jīng)辦文控中心編號后發(fā)布。6.2 文件的收、發(fā)及保管6.2.1 簽收外來文件（不包括信件、快遞）時(shí)，由總經(jīng)辦文控中心核對，登記在外來文件清單中，編號后轉(zhuǎn)至接收職能，并由收件職能簽收；6.2.2 受控文件的發(fā)放，由總經(jīng)辦文控中心擬定文件發(fā)放范圍，并加

10、蓋“受控”印章，按范圍進(jìn)行登記發(fā)放，并由部門負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)；6.2.3 各部門應(yīng)指派一名人員負(fù)責(zé)本部門文件的接收、保管工作；6.2.4 文件領(lǐng)用部門在文件發(fā)放/收回記錄上簽名登記后，領(lǐng)取文件。6.2.5 當(dāng)使用文件的部門或人員領(lǐng)到文件后，發(fā)生了文件丟失或破損時(shí)，不得隨意借用他人的文件進(jìn)行復(fù)印，需向總經(jīng)辦文控中心提出補(bǔ)充發(fā)放需求，在文件發(fā)放/收回記錄上備注。6.3 文件的評審與更改6.3.1 評審分為定期評審和不定期評審。定期評審由原文件的起草部門組織相關(guān)部門，自發(fā)布之日起連續(xù)使用半年即進(jìn)行一次評審；遇有組織機(jī)構(gòu)、工作流程、法律法規(guī)等發(fā)生變化時(shí)由原文件起草部門組織對已有文件進(jìn)行評審，執(zhí)行

11、文件更改申請流程（附件2）。6.3.2 當(dāng)文件需要進(jìn)行修改時(shí)，擬稿人在原版文件中將增加部分，以紅色斜體字標(biāo)注。刪除部分，以藍(lán)色斜體字體表示。同時(shí)在文件首頁的“變更履歷”中，注明本次修改內(nèi)容和章節(jié)段落?？偨?jīng)辦文控中心統(tǒng)一發(fā)布時(shí)，本次更改部分字體以黑色斜體表示，以示區(qū)別。6.3.3 文件修改后，由擬稿部門經(jīng)理初審，同時(shí)請相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，以確保文件的適用性。6.3.4 修改后的文件，其版本即進(jìn)行更新，并記載更改內(nèi)容。6.4 文件的換版和作廢6.4.1 每版本文件最多修改5次，每次修改出現(xiàn)大幅度更新，或修改頁數(shù)超過3頁的，需進(jìn)行換版（版本號依次為ARC、），原版作廢，換發(fā)新版,6.4.2 作廢文件由

12、總經(jīng)辦文控中心按文件發(fā)放/收回記錄收回，加蓋“作廢”印章。需作資料保留的文件，在封面的右上角注明“保留參考資料”不保留的紙質(zhì)及光盤文件需進(jìn)行粉碎性銷毀或燒毀，網(wǎng)絡(luò)共享形式存儲(chǔ)的文件進(jìn)行刪除處理。6.4.3 作廢文件由總經(jīng)辦文控中心填寫文件銷毀登記表，總經(jīng)理審批后銷6.5 文件的管理6.5.1 文件經(jīng)審批后，原版文件由總經(jīng)辦文控中心填寫受控文件清單后歸檔，或同時(shí)發(fā)布于公司共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。6.5.2 需臨時(shí)借閱文件的人員，填寫文件借閱登記表，向總經(jīng)辦文控中心借閱文件的復(fù)印件，并按期歸還。6.6 文件的借閱6.6.1 非保密文件，借閱人在總經(jīng)辦文控中心辦理借閱登記，在約定時(shí)間內(nèi)按時(shí)歸還，未經(jīng)同意，借閱

13、人不得翻印或轉(zhuǎn)借他人；6.6.2 保密文件，借閱人需經(jīng)部門經(jīng)理、文件主控部門經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)后按照上述程序辦理借閱登記，并做好保密工作。6.7 文件的歸檔6.7.1 合同的歸檔管理，執(zhí)行相關(guān)合同管理文件；6.7.2 財(cái)務(wù)報(bào)表憑證，由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一管理和銷毀；6.7.3 其他公文、會(huì)議紀(jì)要以及表單（如采購訂單、銷售訂單、報(bào)價(jià)單等）由各業(yè)務(wù)部門按類別、日期等索引方式保管。7.0記錄管理7.1 各部門負(fù)責(zé)收集、整理、短期保存本部門的記錄，并按日期或類別的索引方式進(jìn)行歸檔；7.2 記錄填寫要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改。確需改正時(shí)，用杠改的方式，并簽全名或蓋章，注明更改日期；7.3 存放

14、于可有效“五防”（防盜、防潮、防鼠、防蟲、防火）的位置，以保持記錄整潔，字跡清晰，并按規(guī)定的期限保存記錄；7.4 記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀時(shí)，由申請部門填寫文件銷毀登記表交總經(jīng)辦文控中心審核后，由總經(jīng)理批準(zhǔn)銷毀。8.0其他規(guī)定8.1 本文件由總經(jīng)辦文控中心起草并負(fù)責(zé)解釋；8.2 本文件自下發(fā)之日起執(zhí)行。9.0相關(guān)記錄9.1 文件新建/變更申請A-DCC-001-019.2 文件發(fā)放/收回記錄A-DCC-001-029.3 文件銷毀登記表A-DCC-001-039.4 受控文件清單A-DCC-001-049.5 外來文件清單A-DCC-001-059.6 文件借閱登記表A-DCC-001-069.7 記錄清單A-DCC-001-0710.0附1編碼明細(xì)表11.0附2文件控制管理流程圖附1:編碼明細(xì)表表1:職能代碼職能職能代碼職能職能代碼文控DCC信息I采購P財(cái)務(wù)F銷售S