印信管理辦法

1、印信管理辦法印信管 理辦法文件編號：鵬潤一總辦003撰寫單位： 鵬潤投資總裁辦公室版本：第一版生效日期：xx年4月1日機密等級：口機密 一 般合計頁數(shù)：12正文頁數(shù)：5附件個數(shù)：3制度正文目錄：目 錄頁次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責(zé)15、作業(yè)內(nèi)容16、注意事項57、附件5總裁審批管理研究室審核撰寫人制度名稱印信 管理辦法文件編號鵬潤一總辦0031、目的：為保證公司印信使用的合法性、嚴肅性和可靠 性，有效地維護公司利益，杜絕違法行為的發(fā)生，特制定本辦 法。2范用：2、1適用范圍：鵬潤投資各屮心、各部門、各級子公司、各 門店。2、2發(fā)布范圍：鵬潤投資各屮心、各部門、各級子公司、各門店

2、。3、名詞解釋：3、1公章：刻有公司名稱的印章。用于公司對外行文，辦理 委托書、證明、銀行開戶等日常公務(wù)時使用；3、2介紹信：是用來介紹聯(lián)系接洽事宜的一種應(yīng)用文體，具有 介紹、證明的雙重作用。用于辦理公司公務(wù)或職員情況介紹時使 用。3、3對外印章：鵬潤集團總部、國美等二級公司、國美分部 的公司公章、人力資源部章、財務(wù)（結(jié)算）專用章、合同專用 章、法人人名章，以及國美門店公章。3、4內(nèi)部專用章包括：經(jīng)各級公司領(lǐng)導(dǎo)審批刻制的各中心、 各部門、國美各門店印章及業(yè)務(wù)流程章等，僅限內(nèi)部使用。3、5印信：本規(guī)定中的印信范疇指對外印章、內(nèi)部專用章、 介紹信、證明信等。4、職責(zé)4、1總部總裁辦負責(zé)公司印信刻制

3、、保管、使用的審核和管 理。4、2各分部總經(jīng)辦負責(zé)本分部印信的保管、使用和管理。4、3各級單位相應(yīng)的授權(quán)人有印信使用的審批權(quán)。5、作業(yè)內(nèi)容：5、1印章刻制5、1、1印章刻制的規(guī)定A、對外印章：由使用單位上報刻制 申請后，報各級總辦審核并逐級報至總部總裁辦主任審批后，方 可刻制。B、內(nèi)部專用章：由使用單位上報刻制申請后，報各級 總辦主任審批即可刻制。生效日期xx年4月1日頁次1/5附件數(shù)3制度名稱印信管理辦法 文件編號鵬潤一總辦003 C、刻制：經(jīng)總裁（經(jīng)）辦主任審批同 意的印章刻制審批單，統(tǒng)一報由各級總務(wù)部根據(jù)標準印模形狀進 行刻制。5、1、2印章形狀的規(guī)定：（詳見附件7、1：印章標準模型）A

4、、對外印章：圓形、橢圓形（僅限 于發(fā)票專用章）、方形（僅限于人名章）B、內(nèi)部專用章：橢圓 形、方形或菱形，同時刻制須有內(nèi)部專用章字樣5、2印章啟用：印章由各級總務(wù)部刻制完畢后，通知相關(guān)部 門辦理印章發(fā)放手續(xù)印章啟用、交接登記卡（詳見附件7、2）,以公文形式下發(fā)啟用通知后，印章正式啟用。A、 對外印章：各類公章的印模及印章啟用、交接登記卡同時報 至總部總裁辦備案。B、內(nèi)部專用章：印章啟用、交接登記 卡報所屬級別總辦備案即可。5、3印章保管5、3、1保管部門：A、鵬潤（國美）總部公章及各中心內(nèi)部 專用章，由總裁辦指定專人進行保管；B、國美分部公章、分部 所屬門店公章、配送屮心公章、分部各職能部門內(nèi)

5、部專用章，由 分部總經(jīng)辦指定專人進行保管；C、國美門店及配送中心財務(wù)專 用章、內(nèi)部專用章、業(yè)務(wù)流程章由門店及配送中心指定 專人進行 保管；5、3、2印章保管權(quán)歸屬：（詳見附件7、3）5、3、3保管要求：印章保管地點應(yīng)設(shè)立安全裝置，必須保存 在專用鐵柜或保險柜內(nèi)，凡因保管不善丟失印章并造成損失的， 公司將對責(zé)任人予以嚴厲處罰；給公司造成嚴重損失的予以賠 償，直至追究法律責(zé)任。5、3、4保管人如有崗位變動或調(diào)離公司時，須交清所保管的 印章和用印登記簿，方準辦理崗位變動或離職手續(xù)。印章交接要 在第三者監(jiān)督下進行，并填寫印章交接單，由雙方當事人及監(jiān)交 人簽字，原則上由本部門領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督交接。同時，總辦須更

6、新印 章啟用、交接登記卡并逐級上報至總部總裁辦備案。5、3、5保管人由于各種原因不在工作崗位時，應(yīng)將印章交由 總裁（經(jīng)）辦主任或由總裁（經(jīng)）辦主任指定專人臨時保管，以 保證工作需要。5、4印章的使用5、4、1使用范圍：A、公章：用于公司對外行文，辦理委托 書、證明、銀行開戶等日常公務(wù)時使用；公章用于簽訂合同或協(xié) 議時，參照“合同專用章”管理方法執(zhí)行；生效日期XX年4月1日頁次2/5附件數(shù)3制度名稱印信管理辦法 文件編號鵬潤一總辦003 B、合同專用章：用于公司與外部機構(gòu) 簽訂合同、協(xié)議及意向書時使用；C、內(nèi)部專用章：用于以各級 公司、管理屮心（部門）、門店、配送中心等名義印發(fā)的各類對 內(nèi)公文、

7、函件上使用，嚴禁在對外文件上使用。5、4、2使用要求：A、所有印章一律不得外借或帶出辦公 室。若確因工作需要外岀使用者，用章人不能單獨攜帶印章前 往，需由兩人同時對印章進行監(jiān)管，并在用印審批單上簽字，經(jīng) 相應(yīng)級別領(lǐng)導(dǎo)批準，填寫印章外出使用登記表，并限定使用的范 圍、時間、地點，專人保管、專人使用、按期歸還；B、嚴禁在 各類空白合同、介紹信、證明等上蓋章；C、禁止任何無審批手 續(xù)的蓋章行為，如：對外對帳單及費用支付說明之類的用印等。5、4、3使用流程：5、4、3、1公章、合同章：A、由使用人填寫用印審批 單，按照公司授權(quán)管理規(guī)定依次經(jīng)部門經(jīng)理、中心（部門）總 經(jīng)理/總監(jiān)簽字，報總經(jīng)理/副總經(jīng)理簽

8、批后，由印信管理單位負 責(zé)人審核后，由印信保管人蓋章。印章管理人員不得在審核手續(xù) 不完備的文本上加蓋印章。如遇特殊情況，相關(guān)責(zé)任人無法簽 字，需在電話通知責(zé)任人認可的情況下蓋章，并由責(zé)任人補簽字 方可；B、所有合同和協(xié)議超過一頁的文件應(yīng)加蓋騎縫章，對合 同內(nèi)容有修改的地方應(yīng)蓋章確認；C、各單位要建立印章使用審 批登記簿，詳細載明印章使用時間、使用單位、文件內(nèi)容、合同 性質(zhì)、對方單位名稱、加蓋份數(shù)、審批人、經(jīng)手人等內(nèi)容；D、 公章保管人只有印章加蓋權(quán)，沒有審批權(quán)。印章使用審批人只有 審批權(quán)，沒有使用權(quán)；E、公章保管人在加蓋印章時，要嚴格審 查有關(guān)文件、合同、資料是否與審批內(nèi)容相符；F、涉及法律等

9、 重要事項需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問審核簽字； G、存檔方法：印信管理人員及印章使用部門均應(yīng)將加蓋印章文本 的復(fù)印件備存一份，并連同用印審批單一并歸檔，以月為單 位按照時間順序?qū)⒂糜∮涗洿鏅n。公司內(nèi)部蓋章公文原件由文件 管理人員存檔，印章管理人員處可不存檔；生效日期xx年4月1日頁次3/5附件數(shù)3制度名稱印信管理辦法 文件編號鵬潤一總辦003 H、財務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作 內(nèi)容自行使用財務(wù)印章（僅限于財務(wù)結(jié)算專用章、銀行預(yù)留人名 章）無須經(jīng)上述程序。（按財務(wù)相關(guān)制度執(zhí)行）5、4、3、2內(nèi)部專用章：A、以各級公司名義印發(fā)的各類內(nèi) 部公文、公函必須經(jīng)公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理同意后方可加

10、蓋； B、以各中心（職能部門/門店）名義的印發(fā)各類公文、公函加蓋 印章前必須報各屮心（職能部門/門店）第一負責(zé)人審查同意后方 可使用；C、各級公司總經(jīng)理或屮心（職能部門/門店）總經(jīng)理/ 總監(jiān)/第一負責(zé)人可根據(jù)工作需要對相關(guān)人員授權(quán)，使其在專業(yè)領(lǐng) 域內(nèi)具有使用內(nèi)部印章的權(quán)力，授權(quán)要有書面授權(quán)書，并明確期 限和使用范圍，而且要經(jīng)各級公司總經(jīng)理簽字確認；經(jīng)授權(quán)后， 各公司總經(jīng)理或屮心（職能部門/門店）總經(jīng)理/總監(jiān)/第一負責(zé)人 仍作為印章使用審批權(quán)的第一責(zé)任人，對授權(quán)期間岀現(xiàn)問題負主 要責(zé)任，被授權(quán)人為第二責(zé)任人，負次要責(zé)任；D、內(nèi)部專用章 嚴禁在對外文件上使用，如發(fā)生此類使用事件，將追究相關(guān)人員 責(zé)

11、任，如給公司造成損失，視情節(jié)公司保留追究其法律責(zé)任的權(quán) 力。5、5印章銷毀5、5、1對外印章：由使用單位上報銷毀申請及原因后，報各 級總辦審核并逐級報至總部總裁辦審批后，以公文形式下發(fā)銷毀 通知，各級總辦安排由兩人同時進行銷毀。5、5、2內(nèi)部專用章：由使用單位上報銷毀申請及原因后，報 各級總經(jīng)理審批后，各級總辦安排由兩人同時進行銷毀。5、6介紹信的管理5、6、1要求：5、6、1、1本著”實事求是”的原則，嚴格按照實際情況填 寫有關(guān)內(nèi)容。5、6、1、2保證介紹信的內(nèi)容與存根聯(lián)的一致性。5、6、1、3不得在空白的介紹信上加蓋公章。5、6、1、4在每年的三月份以前將上一年的介紹信存根和剩 余介紹信歸

12、檔，一本介紹信不得跨年度使用。5、6、2印信的盤點：要求各級公司每月25日對本公司的所 有證照及印信進行盤點，盤點人員為印信管理人員同一名審計（或指定）人員，盤點要求兩人共同進行盤點，并簽字確認。盤 點結(jié)果要求于每月26日12： 00前上報鵬潤投資總裁辦公室。生效日期xx年4月1日頁次4/5附件數(shù)3制度名稱印信管理辦法 文件編號鵬潤一總辦0035、7對違反本辦法的處罰違反本管理辦法，給公司造成損失 的，由公司對違紀者予以嚴厲處罰，造成嚴重損失或情節(jié)嚴重 的，將移送有關(guān)機關(guān)處理。6、注意事項：無7、附件7、1國美分部印章標準模型7、2印章管理登記卡7、3各級公司常規(guī)印章清單生效日期xx年4月1日

13、頁次5/5附件數(shù)3附件7、1國美分部印章標準模型分部門店配送中心合同專 用章節(jié)內(nèi)部專用章內(nèi)部專用章*部內(nèi)部專用章 發(fā)票專用章 *11 發(fā)票專用章 *11 財務(wù)結(jié) 算章財務(wù)結(jié)算章財務(wù)結(jié)算章分部門店配送屮心進貨審批 章*國美電器有限公司配送中心收貨專用章電子商務(wù)內(nèi)部專 用章價格文件審批章轉(zhuǎn)帳收訖*國美電器有限公司網(wǎng)上購物 貨款收訖章 之*印* *國美電器有限公司 配送中心*貨專用章 附件7、2印章管理登記卡編號：*國美分部/門店/配送中心* 印章名稱印章性質(zhì)：對外對內(nèi)對外對內(nèi)均可印 章保管部門：印章啟用日期：年 月 日印章封存/銷毀日 期：年 月曰預(yù)留印模 用印審批人：*被授權(quán)審批人：* 期限：預(yù)留印模做為用印審批人，我保證，嚴格按公司印章 管理辦法規(guī)定流程認真履行用印審批職責(zé)簽名：預(yù)留審批人 簽字字樣：做為被授權(quán)用印審批人，我保證，嚴格按公