公文種類及行文規(guī)則

1、公文寫作及應用公文寫作及應用基本知識基本知識2014年9月 一、公文種類 二、行文規(guī)則 三、常見文種特征及寫作格式 四、公文處理目 錄 公文：是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式、經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的書面材料，又稱公務文件。 依據(jù)依據(jù)：20122012年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發(fā)年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發(fā)黨政機關公黨政機關公文處理工作條例文處理工作條例的通知（中辦發(fā)的通知（中辦發(fā)201220121414號）號） 公文種類主要有（公文種類主要有（1515種）：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、種）：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見

2、、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。 與與19961996年年頒發(fā)頒發(fā)的的國家行政機關公文處理辦法國家行政機關公文處理辦法相比，去掉了相比，去掉了“指示指示”、“條例條例”、“規(guī)定規(guī)定”，增加了增加了“決議決議”和和 “ “公報公報”，同時，同時將將“會議紀要會議紀要”改改為為“紀要紀要”。一、公文種類 企業(yè)公文：企業(yè)公文：企業(yè)企業(yè)在日常生產經(jīng)營和行政管理等過程中所形成并具有強制執(zhí)在日常生產經(jīng)營和行政管理等過程中所形成并具有強制執(zhí)行效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，貫徹落實企行效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達

3、貫徹黨和國家的方針政策，貫徹落實企業(yè)戰(zhàn)略部署、經(jīng)營方針，發(fā)布規(guī)章制度，施行行政措施，請示和答復問題，指業(yè)戰(zhàn)略部署、經(jīng)營方針，發(fā)布規(guī)章制度，施行行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況和進行經(jīng)營活動等的重要工具和歷史資料。導、布置和商洽工作，報告情況和進行經(jīng)營活動等的重要工具和歷史資料。 企業(yè)企業(yè)一般適用文種：一般適用文種： 決定決定、通知、通報、報告、請示、批復、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要、函、紀要等等。 決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。 通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或執(zhí)行的事項

4、，批轉、轉發(fā)公文。 通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。 報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。 請示：適用于向上級機關請求指示、批準。 批復：適用于答復下級機關請示事項。 函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。 紀要：適用于記載和傳達會議主要情況和議定事項。 適用范圍近似文種異同辨析 請示與報告的區(qū)別1 1、請示的目的是請求上級機關對某事宜給予批準或明確答復某個、請示的目的是請求上級機關對某事宜給予批準或明確答復某個問題；報告的目的是向領導部門匯報工作，反映情況，提出建議，不問題；報告的目的是向領導部門匯報

5、工作，反映情況，提出建議，不需要批準答復。需要批準答復。2 2、請示必須在事前行文；報告則不受行文時限，事前、事中、事、請示必須在事前行文；報告則不受行文時限，事前、事中、事后皆可行文。后皆可行文。3 3、請示內容單一，要求一文一事，以便上級及時處理；報告則一、請示內容單一，要求一文一事，以便上級及時處理；報告則一文一事，一文數(shù)事皆可。文一事，一文數(shù)事皆可。4 4、請示中可以反映有關情況，要有請示事項；報告中決不能夾帶、請示中可以反映有關情況，要有請示事項；報告中決不能夾帶請示事項。請示事項。5 5、本本單位單位難以難以解決或難以回答的問題用請示；本機關職權范圍內解決或難以回答的問題用請示；本

6、機關職權范圍內可解決或已解決的問題用報告可解決或已解決的問題用報告。近似文種異同辨析 通報與通知的區(qū)別 1 1、內容范圍不同、內容范圍不同 兩者雖然都有告知的作用，但通知主要告知工作情況，以及共同執(zhí)行兩者雖然都有告知的作用，但通知主要告知工作情況，以及共同執(zhí)行遵守的事項；通報則是告知正反面典型，或有關重要的精神或情況。遵守的事項；通報則是告知正反面典型，或有關重要的精神或情況。 2 2、目的要求不同、目的要求不同 通知的目的是告知事項，布置工作，部署行動，有嚴格約束力，要求通知的目的是告知事項，布置工作，部署行動，有嚴格約束力，要求遵照執(zhí)行；通報的目的主要是交流、了解情況，或通過正反面的典型去

7、教遵照執(zhí)行；通報的目的主要是交流、了解情況，或通過正反面的典型去教育人。育人。 3 3、行文時間不同、行文時間不同 通知是事前；通報是事后。通知是事前；通報是事后。 例如例如：集團公司社會治安綜合治理委員會下發(fā)：集團公司社會治安綜合治理委員會下發(fā)的的關于對關于對“9.199.19”一一案責任追究的通報案責任追究的通報。一、缺少文種二、使用非法定文種三、文種重疊四、生造文種五、文種作為公文標題六、文種混用 七、同類公文使用不同文種八、錯用文種 文種選用常見問題 主要表現(xiàn)在報告和請示的錯用 報告和請示同屬上行文，但是性質截然不同的兩類文種。 1.行文目的不同。報告以陳述情況為主，不要求上級批復；請

8、示以請求指示或批準事項為主，要求上級批復。 2.公文內容不同。請示可圍繞請求事項反映情況，說明理由，不排除含有一定的情況匯報，但報告中不能夾雜請示事項。目前，這兩種文種的濫用主要表現(xiàn)在兩個方面： a.請示、報告混用 如關于請市領導出席XXXX活動的報告 關于申請XXXXXXXXXXXXXXXX的請示 關于上報XXXXXXXXXXXXXXXX的報告 b.請示、報告并用 如關于召開第XX屆黨代會的請示報告 二、行文規(guī)則 行文關系是各級黨政機關、各個機關和單位之間的組織關系和業(yè)務關系在公文運行中的體現(xiàn)。 一般可分為相互隸屬關系，平行關系， 不相隸屬關系。 上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請

9、示、報告等。下行文是指上級機關向所屬下級機關的行文，如決定、通告、通知、通報等。平行文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文，如函等。 組織關系上下級關系：省國資委與集團公司，集團公司與股份公司平 級 關 系：股份公司與置業(yè)公司隸 屬 關 系：同一垂直組織關系中存在直接職能往來的 上下級之間的關系，股份公司與各分廠非隸屬關系：不是同一垂直組織關系中不發(fā)生直接職能往來的機關 之間的關系 （一）行文總規(guī)則 1、行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。 2、行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被超過的機關。 3、一般不得越級行文。 越級行文

10、的特殊情況：一是遇有重大突發(fā)事件，包括重大自然災害、重大事故災難、重大公共衛(wèi)生事件和社會治安事件等，主要是為了搶時間，不誤事。二是直接的上級機關亂作為，或者違法違紀的，對處分決定不服的，可以越級行文。（二）向上級機關行文的規(guī)則 1、原則上主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。 2、下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。 3、請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。 4、除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公

11、文。 5、受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。（三）向下級機關行文的規(guī)則 1.主送受理機關，根據(jù)需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。 2.黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他機關和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。 3.黨委、政府的機關在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關機關行文。 4.涉及多個機關職權范圍內的事務，機關之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。 5.上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該

12、下級機關的另一個上級機關。三、常見公文特征及寫作格式 （1）指示性通知。）指示性通知。上級機關對下級機關或所屬業(yè)務機關實施工作指導，不宜用命令、決定、意見等文種的，用指示性通知行文。具體講，主要用于傳達上級機關的指示；對下級機關開展某項工作或活動作出具體部署；上級業(yè)務主管機關向下級業(yè)務機關指導；一般基層單位布置某項工作。 （2）批示性通知。）批示性通知。包括批轉性、轉發(fā)性和印發(fā)性通知，三種通知都有一段或兩段批語。 批轉性通知用于上級機關將下級來文直接批示給有關地方和機關貫徹執(zhí)行。下級機關來文通常是指呈轉性意見或報告，上級機關經(jīng)審閱后如同意，予以批轉。比如中共中央國務院批轉農業(yè)部關于我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)

13、情況和今后改革和發(fā)展意見的報告的通知。 轉發(fā)性通知的使用有兩種情況，一是用于轉發(fā)上級機關的公文給所屬地方和單位貫徹執(zhí)行；二是通常由辦公廳室根據(jù)領導授權，將同級或不相隸屬機關的來文轉發(fā)給有關地方和單位貫徹執(zhí)行。 印發(fā)性通知用于黨政機關和其他社會組織印發(fā)法規(guī)、規(guī)章類公文，同時，也用于領導機關印發(fā)工作要點、計劃、領導講話以及其他需要用通知印發(fā)的非法定公文。 （3）知照性通知。）知照性通知。用于告知有關單位需要周知而不需要直接執(zhí)行或辦理的事項。如機構設立、調整，機關單位變更作息時間等。 （4）任免人員通知。）任免人員通知。按照人事管理權限，上級下達有關人員的任免或聘用的決定，用任免人員通知。 （5）會

14、議通知。）會議通知。會議通知用于黨政機關和其他社會組織在召開會議之前，將有關事項通知有關單位，使與會者有準備地參加會議。這種通知在各級各類機關的使用頻率很高，學習通知的寫作，首先要學會寫會議通知。 （1）批示性通知一般由標題、主送機關、正文、發(fā)文機關與成文日期、被批示件等組成。 標題：應使用完整式公文標題，即由發(fā)文機關、事由、文種組成。被批示的文件如是法規(guī)、規(guī)章性公文或計劃、綱要類文件，加書名號，其他文件不加書名號。 主送機關：與公文的一般格式相同。 正文：采取批語式的寫法，包括通知根據(jù)、通知事項、執(zhí)行要求。 發(fā)文機關與成文日期：同公文的一般格式相同，標明發(fā)文機關（或機關印章）和成文時間。 被

15、批示件：在批示性通知之后，另起頁，隨文轉載被批示的文件。 （2）直達式通知（指示性通知、知照性通知、任免通知、會議通知）一般由標題、主送機關、正文、發(fā)文機關與成文日期等組成。 （1）綜合性報告的寫法 標題標題 ：事由加文種，如：股份公司關于 2014年上半年生產經(jīng)營情況的報告；報告單位、事由加文種，如：西鋼集團公司關于信息化建設工作情況的報告。 正文：正文：三個要點： 開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時期內各方面工作的總情況，如依據(jù)、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。 主體，內容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗、效果等，分段加

16、以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內容力求既翔實又概括。 結尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結。 （2）專題報告的寫法 標題：標題：由事由、文種組成，如西寧特鋼關于 “雙百”項目建設工作有關情況的報告。標題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。 正文正文 ：可采用“三段式”結構法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結經(jīng)驗為主的專題工作報告主要寫情況、經(jīng)驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。結尾通

17、常以“請審核”、“請審示”等語作結。 （3）回復報告的寫法 標題：標題：與前兩種報告大體相同 正文正文：根據(jù)上級機關或領導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。 報告撰寫注意事項 陳述情況要真實，詳略要得當。凡報告所陳述的有關事實、事項要真實、確鑿，不能言過其實，以偏概全，不能弄虛作假，打“假報告”。 要處理好材料與觀點的關系。報告陳述的事實、事項都離不開材料，但要注意把材料與觀點統(tǒng)一起來，用材料引申出觀點，用觀點統(tǒng)率材料。 寫綜合報告應注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎上列出若干觀點，分層次闡述，說明觀點的材料要詳略得當，以觀點統(tǒng)領材料。 專題報告，要一事一

18、報，體現(xiàn)其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。 切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批準。 請示是下級機關向上級機關請示指示和批準的公文文種。請示主要用于： 1.在實際工作中，遇到缺乏明確政策規(guī)定的情況需要處理 2.工作中遇到需要上級批準才能辦理的事情 3.超出本部門職權之外，涉及多個部門和地區(qū)的事情，請示上級予以指示。 請示一般分以下幾類： 請求指示類。這類請示就是對有關方針政策、法規(guī)規(guī)章的理解和執(zhí)行不夠明確，或者認識不統(tǒng)一，或者雖然認識明確一致，但涉及的事情重大不能擅自作主，需要上級給予明示。 請求批準類。凡屬于上級機關管理權限內的事情，下級機關打算去辦

19、，但事先需要請示上級批準后才能行動。如管轄區(qū)的變更、機構設置、重要人事安排、重大項目立項等，必須經(jīng)上級批準。 請求幫助類。下級機關在自己權限內可以辦的事情，但由于存在人、財、物等方面的實際困難，無力去辦或無法辦好，請示上級給予支持、幫助。 請示撰寫的格式和方法 請示同報告一樣，屬于上行文。 在公文的“版頭”部分應在“簽發(fā)人”的位置標注發(fā)文機關簽發(fā)人的姓名，同時在主體的“附注”處注明聯(lián)系人的姓名和電話，使上級機關在處理請示時便于查詢有關情況。 主體部分的格式由標題、主送機關、正文、發(fā)文機關和成文日期等組成。 正文一般由請示的緣由、請示事項、具體要求組成。請示事項是請示的核心內容，必須寫得具體、明

20、確，如是請求對某個問題的指示或批準，應提出自己的意見或處理辦法；如是請求資金或物資的幫助，則應寫明金額或物資數(shù)量，以便上級決策。最后寫上“妥否，請予批復”。請示撰寫的注意事項 （1）要遵守請示的行文規(guī)則。概括起來主要以下五條： 一是請示應當一文一事，不得在“報告”和其他非請示公文中夾帶請示事項。 二是請示事項涉及其他部門業(yè)務范圍時，應當經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報。 三是請示一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的可抄送，但不能抄送下級機關。 四是除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送請示，也不得報送“報告”。 五是領導機關的各職能部門應當向本級領導機關請示問題

21、，未經(jīng)本級領導機關同意或授權，不得越過本級機關向上級領導機關主管部門請示重大問題。 （2）請示與報告一定要嚴格分開。實踐中有兩個文種混用的現(xiàn)象，應區(qū)分。 一是請示一般要求上級機關直接“批復”發(fā)文機關；而報告主要是下情上達，不要求批復。 二是請示必須事前行文，待上級給予批復后才能處理相關問題；而報告多在事情進行中或事后行文，它所反映的情況是正做的或已完成的。 三是請示的內容集中，“一事一請示”；而報告的內容既可一事，也可以多事，它陳述的是需上級了解而不需直接答復的事項。 四是一些報告是根據(jù)上級機關建立的報告制度而定期上報的，而請示是不需要定期請示的。 會議紀要是根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關

22、材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關單位執(zhí)行的一種文體。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會議紀要，可以“通知”形式發(fā)出。 按照會議性質來分，會議紀要大致有辦公會議紀要、專題會議紀要、聯(lián)席（協(xié)調）會議紀要、座談會議紀要等。 會議紀要的特點 綜合性。會議紀要是在對會議中各種材料、與會人員的發(fā)言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎上形成的，它具有整理和提要的基本特點。 指導性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權威性；二是會議紀要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀要一經(jīng)下發(fā)，將對有關單位和人員產生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性

23、公文的作用。會議紀要還可以作為與會同志向單位領導匯報、向群眾傳達的文字依據(jù)。 備考性。一些會議紀要主要不是為了貫徹執(zhí)行，而是向上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。 會議紀要的寫法 會議紀要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。 根據(jù)會議性質、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法： 集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。 分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重于橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標、任務、政