商務(wù)接待手冊(cè)

1、某公司商務(wù)接待手冊(cè)（草案）辦公室X 年 X 月 X 日一、總則1、為規(guī)范公司商務(wù)接待活動(dòng)， 在保證商務(wù)接待效果的前提下， 加強(qiáng)商務(wù)接待費(fèi)用控制，特制訂本 手冊(cè)。2、商務(wù)接待工作是公司重要的對(duì)外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀(jì)律，有禮有節(jié)、熱情大方，樹立公司的良好形象。3、本手冊(cè)規(guī)定了公司商務(wù)接待的管理職能、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核， 適用于公司的全部商 務(wù)接待活動(dòng)的管理。二、管理職能公關(guān)部是公司接待工作的管理部門，公司商務(wù)接待以及宴請(qǐng)用餐等均由公關(guān)部統(tǒng)一安排。三、商務(wù)接待工作原則1、對(duì)等接待、各負(fù)其責(zé)、相互配合的原則。商務(wù)接待工作涉及面廣，必須堅(jiān)持重點(diǎn)、兼顧一般， 按照對(duì)等接待、各負(fù)其責(zé)

2、、相互配合的原則，上下一致，齊心協(xié)力，共同做好接待工作。2、規(guī)范高效、安全節(jié)儉、服務(wù)一流的原則。 商務(wù)接待工作應(yīng)規(guī)范服務(wù)， 提高辦事效率、熱情周到， 視客情適度接待，提倡節(jié)儉，反對(duì)浪費(fèi)，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不應(yīng)付拖拉。3、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算管理、嚴(yán)格控制的原則。按照公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各項(xiàng)商務(wù)接待費(fèi)用實(shí)行預(yù) 算管理， 由公關(guān)部負(fù)責(zé)人根據(jù)核定的預(yù)算嚴(yán)格控制使用， 商務(wù)接待費(fèi)用原則上不得超過(guò)限額， 如需 追加預(yù)算，由管理中心另行審批。四、接待職責(zé)分工1、接待工作是公司窗口式工作，對(duì)于塑造企業(yè)良好形象、實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，具有十分重要的意 義。各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范行為。2、接待內(nèi)容

3、包括：迎客引入、詢問(wèn)讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)等。分工如下：1公關(guān)部：提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準(zhǔn)備，負(fù)責(zé)接待服務(wù)并陪同洽談及參觀介紹。2前臺(tái)秘書或總裁秘書：負(fù)責(zé)來(lái)客引入及會(huì)議室的環(huán)境保持。3商務(wù)接待秘書：提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來(lái)客記錄，安排來(lái)賓行程、食宿等。4商務(wù)接口部門：負(fù)責(zé)接待洽談并陪同始終。3、公關(guān)部主任對(duì)接待工作負(fù)有全面責(zé)任。五、商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)來(lái)訪者的人員級(jí)別及訪問(wèn)目的不同，適用不同標(biāo)準(zhǔn)。主要?jiǎng)澐譃?個(gè)級(jí)別：普通接待、中級(jí)接待、高級(jí)接待、特殊接待。1、普通接待項(xiàng)目名稱說(shuō)明適合人群普通商務(wù)類考察人員、技術(shù)人員、設(shè)計(jì)師、供應(yīng)商中層管理 者以下人員等

4、；交通標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求協(xié)助訂購(gòu)，公司不負(fù)擔(dān)費(fèi)用；住宿標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求，公司不負(fù)擔(dān)住宿費(fèi)用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)餐消費(fèi)控制在 20 元/人以下，宴請(qǐng)消費(fèi)控制在 50 元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管；接待車輛商務(wù)車或出租車；其他接待1、公司會(huì)議室布置投影機(jī)、白板、飲品（飲用水、茶、咖啡）；2、必要時(shí)于來(lái)賓臨行時(shí)贈(zèng)送紀(jì)念品，消費(fèi)控制在 50 元/人以 下。備注2、中級(jí)接待項(xiàng)目名稱說(shuō)明適合人員企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、地方廣電人員、地方廣電部門經(jīng)理等；交通標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求協(xié)助訂購(gòu)，公司不負(fù)擔(dān)費(fèi)用；住宿標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求，公司不負(fù)擔(dān)費(fèi)用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)餐消費(fèi)控制在 50 元/人以下，宴請(qǐng)消費(fèi)控制在 100 元/

5、人以下；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管、主管副總；接待車輛公司轎車、商務(wù)車或出租車；其他接待1、必要時(shí)制作來(lái)賓接待手冊(cè)；2、 公司會(huì)議室布置公司介紹PPT、宣傳資料、文件袋（信 箋紙、筆）、飲品（飲用水、茶、咖啡）、香煙、煙具；3、可安排來(lái)賓到本地主要景點(diǎn)游玩或娛樂(lè)；4、 必要時(shí)于來(lái)賓臨行時(shí)贈(zèng)送紀(jì)念品，消費(fèi)控制在500 元/人 以下。備注3、咼級(jí)接待項(xiàng)目名稱說(shuō)明適合人員合作地區(qū)廣電領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、公司特邀人員等；交通標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求訂購(gòu)，公司不負(fù)擔(dān)費(fèi)用；住宿標(biāo)準(zhǔn)住宿標(biāo)準(zhǔn)三星級(jí)以上酒店，公司負(fù)擔(dān)費(fèi)用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)餐便消費(fèi)控制在 100 元/人以下，宴請(qǐng)消費(fèi)控制在 200 元/ 人以下

6、；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管、主管副總、總裁；必要時(shí)安排董事長(zhǎng)、股東；接待車輛公司轎車或租用專車；其他接待1、制作來(lái)賓接待手冊(cè)， 必要時(shí)安排酒店房間內(nèi)布置迎賓卡、鮮花、水果；2、公司顯者位置布置迎兵條幅等；3、公司會(huì)議室布置公司介紹 PPT、宣傳資料、文件袋（筆 記本、筆）、飲品（瓶裝飲用水、茶、咖啡）、鮮花、水果、 香煙、煙具等；4、 安排公司領(lǐng)導(dǎo)與來(lái)賓合影并制作相框；必要時(shí)安排會(huì)談?dòng)?錄、錄音、攝影、攝像；5、安排來(lái)賓到本地主要景點(diǎn)游玩或娛樂(lè)；6、 必要時(shí)于來(lái)賓臨行時(shí)贈(zèng)送紀(jì)念品，消費(fèi)控制在.500.元/人 以下。備注4、特殊接待項(xiàng)目名稱說(shuō)明適合人員主要行業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)、地方行政領(lǐng)導(dǎo)、公

7、司特邀領(lǐng)導(dǎo)、其他特殊人員等；交通標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求訂購(gòu)，公司可負(fù)擔(dān)費(fèi)用；住宿標(biāo)準(zhǔn)住宿標(biāo)準(zhǔn)四星級(jí)以上酒店，公司負(fù)擔(dān)費(fèi)用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)不設(shè)定具體標(biāo)準(zhǔn)；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)部門主管、公司副總、總裁、董事長(zhǎng)必要時(shí)安排董事長(zhǎng)、股東；接待車輛公司咼級(jí)轎車或租用咼級(jí)專車；其他接待1、制作來(lái)賓接待手冊(cè)，酒店房間內(nèi)布置迎賓卡、鮮花、水果；2、公司顯者位置布置迎兵條幅等；3、公司會(huì)議室布置公司介紹 PPT、宣傳資料、文件袋（筆 記本、筆）、飲品（根據(jù)來(lái)賓喜好安排）、鮮花、水果、香煙、 煙具等；4、安排公司領(lǐng)導(dǎo)與來(lái)賓合影并制作相框，全程安排會(huì)談?dòng)涗洝?錄音、攝影、攝像；5、公司安排來(lái)賓到本地主要景點(diǎn)游玩或娛樂(lè)；6、于來(lái)

8、賓臨行時(shí)贈(zèng)送紀(jì)念品，不設(shè)定具體標(biāo)準(zhǔn)。備注六、商務(wù)接待流程1、商務(wù)接待的申請(qǐng)與審批1各部門實(shí)施商務(wù)接待前，應(yīng)填寫商務(wù)接待申請(qǐng)表，經(jīng)部門主管審核，主管副總裁審批后， 報(bào)管理中心商務(wù)接待秘書申請(qǐng)安排接待；2申請(qǐng)部門在商務(wù)接待申請(qǐng)表內(nèi)應(yīng)明確來(lái)賓人數(shù)、級(jí)別、接待時(shí)間、接待事由、接待負(fù)責(zé)人 等信息及相關(guān)接待要求建議；3公司高層領(lǐng)導(dǎo)的商務(wù)接待活動(dòng)，由其助理、秘書填寫商務(wù)接待申請(qǐng)，并作為接待負(fù)責(zé)人;4商務(wù)接待秘書接到商務(wù)接待申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行商務(wù)接待行程設(shè)計(jì)并核定接待預(yù)算后，填寫接待行程安排表，反饋至接待申請(qǐng)部門確認(rèn);5經(jīng)申請(qǐng)部門確認(rèn)后的接待行程安排表，按接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批，審批層級(jí)如下:接待

9、標(biāo)準(zhǔn)管理中心 主任審核分管副總審批執(zhí)行副總裁審批總裁審批普通接待VV中級(jí)接待VVV高級(jí)接待VVV特殊接待VVVV6如接待申請(qǐng)部門要求部分或全面超標(biāo)準(zhǔn)接待，接待行程安排表應(yīng)按照相應(yīng)接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審 批；7商務(wù)接待秘書將獲批后的接待行程安排表報(bào)公司財(cái)務(wù)部，作為預(yù)支、報(bào)銷接待費(fèi)用的預(yù)算 憑證。2、商務(wù)接待的實(shí)施1商務(wù)接待秘書依據(jù)獲批的接待行程安排表，落實(shí)各項(xiàng)接待安排的責(zé)任人及物品置辦；2商務(wù)接待秘書將接待行程安排表副本發(fā)至申請(qǐng)部門接待負(fù)責(zé)人，以及接待活動(dòng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)， 以便合理安排時(shí)間；3商務(wù)接待秘書依據(jù)接待行程安排，協(xié)調(diào)接待負(fù)責(zé)人和公司車輛或租用車輛的時(shí)間安排；4商務(wù)接待秘書依據(jù)接待行程安排，制作來(lái)賓接

10、待手冊(cè)，交由接待負(fù)責(zé)人，送至來(lái)賓；5接待負(fù)責(zé)人或公司，應(yīng)根據(jù)接待行程安排，前往車站、機(jī)場(chǎng)接送來(lái)賓，并陪同來(lái)賓辦理入住、結(jié)算手續(xù)；6如接待負(fù)責(zé)人無(wú)法陪同，可由商務(wù)接待秘書或司機(jī)代為行使接待負(fù)責(zé)人職責(zé)；7接待負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行接待行程安排，保證各項(xiàng)接待活動(dòng)的有序銜接；8公司領(lǐng)導(dǎo)與來(lái)賓合影后， 由商務(wù)接待秘書將照片制成相框， 交由接待負(fù)責(zé)人送達(dá)來(lái)賓， 留作紀(jì)念；9來(lái)賓送行后，接待負(fù)責(zé)人應(yīng)適時(shí)致電來(lái)賓，在致以問(wèn)候的同時(shí)了解來(lái)賓對(duì)公司各方面的意見，以及對(duì)公司接待安排的滿意度，并及時(shí)填寫商務(wù)接待總結(jié)報(bào)告 ，以便公司進(jìn)行改進(jìn)。3、商務(wù)接待行程的變更1商務(wù)接待過(guò)程，如來(lái)賓要求對(duì)行程安排進(jìn)行調(diào)整，現(xiàn)場(chǎng)陪同人員（接

11、待負(fù)責(zé)人、司機(jī)及其他陪同人員）應(yīng)及時(shí)將調(diào)整意見通知商務(wù)接待秘書；2商務(wù)接待秘書收到行程調(diào)整意見后，應(yīng)立即對(duì)接待行程安排表進(jìn)行調(diào)整；3如行程調(diào)整僅限時(shí)間安排調(diào)整， 商務(wù)接待秘書應(yīng)將調(diào)整后的 接待行程安排表 報(bào)管理中心主 任審批后執(zhí)行，并將接待行程安排表副本發(fā)至相關(guān)人員；4如行程調(diào)整導(dǎo)致預(yù)算增加， 商務(wù)接待秘書應(yīng)將調(diào)整后的 接待行程安排表 按審批流程重新進(jìn)行審批后方可執(zhí)行，并替換原接待行程安排表正、副本；5商務(wù)接待秘書應(yīng)根據(jù)調(diào)整后的行程安排，重新制作來(lái)賓接待手冊(cè) ，并送至來(lái)賓。七、費(fèi)用報(bào)銷1、 商務(wù)接待結(jié)束后， 參與接待人員應(yīng)在 5 天內(nèi)將相關(guān)票據(jù)全部交至商務(wù)接待秘書， 統(tǒng)一辦理報(bào)銷手續(xù)，無(wú)故超過(guò)

12、 30 天未提供票據(jù)的，不再予以報(bào)銷，由財(cái)務(wù)部由責(zé)任人的工資中扣回預(yù)支費(fèi)用；2、 實(shí)際發(fā)生費(fèi)用在已獲批預(yù)算額度內(nèi)的，由商務(wù)接待秘書持發(fā)票至財(cái)務(wù)部報(bào)銷；3、實(shí)際發(fā)生費(fèi)用超出獲批預(yù)算額度的，由責(zé)任人填寫費(fèi)用超額審批表說(shuō)明超額原因，按照商務(wù)接待審批權(quán)限進(jìn)行審批，獲批后方可報(bào)銷；八、商務(wù)接待過(guò)程要求1 、接待人員須嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不準(zhǔn)有任何越格行為發(fā)生；2、商務(wù)接待秘書于接待進(jìn)行時(shí)，須密切注視接待動(dòng)態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范進(jìn)行。3、接待過(guò)程中遇有來(lái)賓提出辦理限制事宜，須婉言解釋。4、接待環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)1物品擺放整齊，且表面無(wú)灰塵；2地面干凈無(wú)臟物，空氣流通清新；3室溫適度，燈光合適，電視調(diào)好；4

13、備品齊全。5、公司參觀規(guī)定1安排來(lái)賓參觀公司，須報(bào)公關(guān)部主任批準(zhǔn)；2參觀介紹以商務(wù)接待秘書為主，接待部門配合；3參觀過(guò)程中，原則上介紹者在來(lái)賓前，接待負(fù)責(zé)人在來(lái)賓后；4參觀所到之處，作業(yè)人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許與參觀人員交談，如有必要 可禮貌示意。6 、接待禮儀要求1參與商務(wù)接待人員應(yīng)著正裝，舉止禮貌；2接待人員到車站、機(jī)場(chǎng)迎接來(lái)賓，應(yīng)提前 1020 分鐘到達(dá)，恭候來(lái)賓到達(dá)，對(duì)不熟悉的來(lái)賓應(yīng)事先準(zhǔn)備迎接牌，注明單位名稱和來(lái)賓稱謂；3接到來(lái)賓后，接待人員應(yīng)主動(dòng)向來(lái)賓致以問(wèn)候，并主動(dòng)幫助來(lái)賓提取行李；4到達(dá)住宿地點(diǎn)后，接待人員應(yīng)主動(dòng)協(xié)助來(lái)賓辦理入住手續(xù)，并提行李送至房間；5接待人員

14、到車站、機(jī)場(chǎng)送行，應(yīng)根據(jù)航班、列車時(shí)刻合理提前到達(dá)，主動(dòng)幫助來(lái)賓拿取、托運(yùn)行李，辦理相關(guān)手續(xù)；九、附則1 、本手冊(cè)為公司商務(wù)接待的規(guī)范性文件，各部門應(yīng)嚴(yán)格參照?qǐng)?zhí)行；2 、各子公司應(yīng)參照本手冊(cè)開展商務(wù)接待活動(dòng)；3、本手冊(cè)由公關(guān)部依據(jù)實(shí)際情況變化，不定期進(jìn)行修訂;4、 本手冊(cè)由公關(guān)部附則最終解釋；5、 本手冊(cè)于 2010 年 2 月 25 日起執(zhí)行。十、備注除有特殊說(shuō)明外，本制度適用范圍為集團(tuán)各部門，子公司可參照?qǐng)?zhí)行。子公司與集團(tuán)公司發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí)，以尊重集團(tuán)公司制度為執(zhí)行原則。某公司 幾年幾月商務(wù)接待申請(qǐng)表申請(qǐng)部門：_負(fù)責(zé)人：_1、客人信息：姓名單位職務(wù)電話2、接待時(shí)間：年 月曰 至年 月曰共

15、日3、接待事由：_4、洽談參加人員：_5、陪同人員：_6、招待項(xiàng)目：交通 住宿 宴請(qǐng) 娛樂(lè) 游覽其它：_7、其它要求：_部門主管簽字：日期：分管副總裁簽字：日期：接待行程安排表接待部門：_接待負(fù)責(zé)人：_制表人：_日期/時(shí)間接待事項(xiàng)主講/陪同其它參加部門地點(diǎn)第天（月 日）第二天（月 日）第三天（月 日）配合內(nèi)容清單:配合項(xiàng)目時(shí)間配合內(nèi)容責(zé)任人部門招待費(fèi)用預(yù)算：交通：_住宿：_宴請(qǐng)：_娛樂(lè)等：_合計(jì)：_接待部門確認(rèn)簽字：日期：公關(guān)部主任簽字：日期：主管副總裁簽字：日期：執(zhí)行副總裁簽字：日期：公司總裁簽字：日期：商務(wù)招待費(fèi)用超額審批表申請(qǐng)部門：_負(fù)責(zé)人：_1、招待對(duì)象：姓名單位職務(wù)2、 招待時(shí)間：_年_月_日至_年_月_日3、招待事由：_4、獲批招待費(fèi)用預(yù)算：交通：_住宿：_宴請(qǐng)：_娛樂(lè)等：_合計(jì)：_5、實(shí)際招待費(fèi)用情況：交通：_住宿：_宴請(qǐng)：_娛樂(lè)等：_合計(jì)：_超額：_超額原因說(shuō)明：_接待部門簽字：日期：公關(guān)部主任簽字：日期：主管副總裁簽字：日期：執(zhí)行副總裁簽字：日期：公司總裁簽字：日期：來(lái)訪接待總結(jié)報(bào)告接待項(xiàng)目：一、來(lái)訪目的：選型 參觀 簽合同 合作 順訪 游玩（ ）二、接待總結(jié)：1、 接待情況：2、效果總結(jié)：3、后續(xù)工作：4、費(fèi)用總結(jié)：預(yù)算實(shí)際超標(biāo)*備注交通費(fèi)住