院系辦公室論文工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)與能力論文

1、. . . . 院系辦公室論文工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)與能力論文：高校院系辦公室工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)與能力摘要：高等院校的院系辦公室是高校的重要管理機構(gòu)，是高校管理系統(tǒng)的一個有機組成部分。在院系與學(xué)生、院系與學(xué)院、院系與社會的溝通和聯(lián)系當(dāng)中起著承上啟下、協(xié)調(diào)左右的橋梁作用。文章通過當(dāng)代高校院系辦公室所必須具備的特點和職能分析來說明高校院系對辦公室人員的素質(zhì)和能力的要求，以與如何提高院系辦公室工作人員的素質(zhì)和能力。關(guān)鍵詞：院系辦公室；素質(zhì)；能力一、院系辦公室工作特點第一、繁冗性。在高校管理體制中，學(xué)校行政機關(guān)的各項指導(dǎo)指令性工作必須有機的與院系辦公室的部門工作融合起來的，才能更好的表現(xiàn)出學(xué)校行政機關(guān)

2、的目標(biāo)性和正確性。因此，院系辦公室必須配合協(xié)調(diào)做好上下各部門的工作，解決和協(xié)調(diào)完成各類問題。第二、時效性。為了使學(xué)院正常工作不僅有序而且有目的的展開，各機關(guān)職能部門在下達(dá)任務(wù)時總要強調(diào)完成任務(wù)的期限。有時幾個部門將緊急任務(wù)同時下達(dá)，這就給院系辦公室人員解決問題帶來難度，自然，超時完成任務(wù)就嚴(yán)重影響學(xué)院正常工作計劃，或是不考慮工作完成的質(zhì)量，這不僅影響本院系的工作水平也影響到機關(guān)部門的工作水平，而且可能會影響到整個學(xué)院的發(fā)展。第三、重要性。院系辦公室是學(xué)院的窗口，直接反應(yīng)一個專業(yè)學(xué)院的發(fā)展。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)總是對辦公室的方方面面給予很高的期望值，希望辦公人員能夠表現(xiàn)出良好的職業(yè)素養(yǎng)和高超的業(yè)務(wù)能力，從而

3、推動院系、學(xué)院各部門工作的順利開展。二、院系辦公室的工作職能第一、助手職能。院系的領(lǐng)導(dǎo)不僅承擔(dān)著教學(xué)任務(wù)而且是學(xué)院科研學(xué)術(shù)帶頭人，肩負(fù)著教學(xué)和管理的雙重任務(wù)。因此，院系領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)行政管理，主要是通過辦公室的職能作用來實現(xiàn)的。所以辦公室的工作人員必須作好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，傳遞各種信息與處理日常事務(wù)，并督促、檢查基層組織的實施和完成的情況，努力為領(lǐng)導(dǎo)的決策實施打好相關(guān)的基礎(chǔ)和提供盡可能的便利。第二、協(xié)調(diào)職能。在學(xué)院正常工作的開展當(dāng)中勢必存在思維方式和工作方法等方面的諸多問題，這必然就會產(chǎn)生矛盾甚至沖突，以致影響整個院系工作的統(tǒng)一性。因此，工作人員必需具備較強的協(xié)調(diào)和觀察能力，而協(xié)調(diào)能力實際上體現(xiàn)了

4、一個人平衡是非和化解問題，充分調(diào)動他人的積極性的綜合能力。因此做好協(xié)調(diào)工作，必須堅持立足全局、公平公正的原則。要從全局的角度把握分析問題，以整體利益為重，同時盡量全面周到，照顧好多方的利益。第三、管理職能。管理職能是院系辦公室的主要職能，主要包括行政管理、教務(wù)管理、思想道德工作、學(xué)生管理、財物管理。高校院系辦公室工作人員是系領(lǐng)導(dǎo)的有力助手，是系統(tǒng)教學(xué)管理工作中的具體實施者。三、院系辦公室辦公人員的素質(zhì)和能力的要求第一、院系工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)首先，院系辦公人員應(yīng)該具備較高的政治素養(yǎng)和理論水平。善于從紛繁復(fù)雜的問題中看到本質(zhì)，突出重點，果斷地處理問題。其次，院系辦公人員應(yīng)該具備愛崗敬業(yè)精神，不為

5、名利，甘于奉獻(xiàn)，把辦公室工作當(dāng)成一門學(xué)科，積極研究探索工作規(guī)律，不斷提高管理的理論水平和實踐能力。再次，院系辦公人員應(yīng)該具備較全面的知識，不僅要熟悉本院系各專業(yè)、各學(xué)科的特點、專長和發(fā)展方向等知識，而且要具備一定的管理學(xué)、心理學(xué)、計算機網(wǎng)絡(luò)、外語、甚至經(jīng)濟(jì)和法律等方面的知識以與國家政策綱領(lǐng)性的理論知識。最后，院系辦公人員應(yīng)該具備健康向上的心理。通常，院系辦公室的工作瑣碎、重復(fù)，長期從事這樣的工作容易導(dǎo)致職業(yè)倦怠現(xiàn)象。因此，辦公室人員必須具備良好的心理素質(zhì)，善于調(diào)整情緒，自我釋放壓力，以積極健康的心態(tài)，冷靜、高效地完成辦公室各項工作。第二、院系工作人員的能力要求首先，要求作為助手的輔助決策能力：

6、好的決策是一個團(tuán)體或部門不斷發(fā)展的關(guān)鍵因素。因此領(lǐng)導(dǎo)的決策需要合理化和科學(xué)化，要適應(yīng)本部門的發(fā)展，要辦公室人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求與根據(jù)相關(guān)事態(tài)發(fā)展的情況與時準(zhǔn)確地提供輔助決策依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)者出謀劃策。因此，辦公室工作人員不僅要注重培養(yǎng)通觀全局的能力，而且要在加強調(diào)研的能力上下功夫，只有這樣才不會在輔助決策中有失決策的正確性和可靠性。其次，要求溝通協(xié)調(diào)能力：在院系辦公室的日常中，院系與學(xué)院其它部門之間、領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)與教師之間以與教師與學(xué)生之間由于所處的位置不同、工作立足點不同，在思維方式和工作方法等方面存在差異。通過協(xié)調(diào)，既可加強與各部門的聯(lián)系，也可以為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，讓領(lǐng)導(dǎo)擺脫具體事務(wù)的糾纏，使他們

7、集中精力謀大事、謀發(fā)展，從而使系統(tǒng)各部分的活動協(xié)同一致，保證整個院系工作的順利開展。再次，要求團(tuán)隊合作能力：高校院系各項工作要靠多個成員共同協(xié)作來完成的，所以必須構(gòu)建協(xié)作模式，以個人工作積極性、創(chuàng)造性為前提，來強化整體的協(xié)同能力。協(xié)作模式對個人的素質(zhì)有較高的要求，除了應(yīng)具備必須的專業(yè)知識之外，還應(yīng)該有優(yōu)秀的合作能力，思想上要有強烈的合作意識，才能使辦公室成為一個充滿凝聚力和戰(zhàn)斗力的集體。最后，要求具備創(chuàng)新能力：（一）意識創(chuàng)新。意識創(chuàng)新是工作創(chuàng)新的首要前提。（二）思路創(chuàng)新。也就是想問題、出主意要有新思路、新理念。（三）工作創(chuàng)新。不按部就班，集中精力研究自己的工作容，同時把交辦的工作干出色，干過硬

8、。（四）方法創(chuàng)新。要不斷學(xué)習(xí)新知識，掌握新手段，應(yīng)用新設(shè)備、新載體，主動地、能動地作好工作。四、人員素質(zhì)與能力方面的問題隨著社會與教育的進(jìn)步，使院系辦公室工作對其工作人員的素質(zhì)要求不斷提高，辦公人員的原有素質(zhì)不斷被挑戰(zhàn)。第一，思想政治方面的困惑與挑戰(zhàn)。作為高校辦公室人如果沒有良好的政治素質(zhì)，工作就沒有方向性，處理事情就難按法制準(zhǔn)則和政策辦。第二，工作態(tài)度方面的問題。在高校的人員編制中，院系室工作人員屬于行政編制。而許多人對行政編制人員存在著認(rèn)識上的偏見，認(rèn)為行政編制人員在晉升評優(yōu)方面都不如教學(xué)人員。因此，其工作的態(tài)度常受到影響，所以，在實際工作中，要從根本上端正辦公室人員的工作態(tài)度是必須的。第

9、三，綜合能力和業(yè)務(wù)水平方面的問題。辦公室人員的業(yè)務(wù)水平高低是與其自身所掌握的專業(yè)知識直接相關(guān)的，這就要他們必須了解高校的運作過程、教學(xué)過程、科研工作、學(xué)生工作、人事工作等等。不但要通曉教育行政管理知識，掌握高校教育教學(xué)的發(fā)展規(guī)律，會應(yīng)用計算機等現(xiàn)代化辦公室設(shè)施，有時甚至要有一定的理工科專業(yè)知識。五、如何提高辦公室工作人員的素質(zhì)與能力第一、要善于學(xué)只有通過不斷的學(xué)習(xí)，提高自身綜合素質(zhì)與工作能力，才能在工作中實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。為了培養(yǎng)提高辦公人員的素質(zhì)和能力：第一、不斷自我學(xué)習(xí)。辦公室工作人員在日常工作中，要樹立終生學(xué)習(xí)的觀念，培養(yǎng)自學(xué)的意識，養(yǎng)成自學(xué)的習(xí)慣，通過各種學(xué)習(xí)形式，利用現(xiàn)有資源進(jìn)行自我提高

10、式學(xué)習(xí)，不斷擴(kuò)充知識和提高能力。第二、定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)，制定切實可行的在崗培訓(xùn)計劃。有實力的知名高校往往也有著優(yōu)秀的管理經(jīng)驗和獨特的管理辦法，通過到這些高校的對口單位參觀學(xué)習(xí)，和同行切磋交流，獲得知識、技能、觀念以與全新的感受，開闊眼界，啟發(fā)思路。第四、在辦公室工作的實踐中學(xué)習(xí)提高。辦公室工作人員要善于將所學(xué)的新知識、新技能或新方法運用到實踐中去，同時辦公室工作人員所需的各種能力也需要經(jīng)過實踐的鍛煉而獲得，在實踐中逐步鍛煉成一個成熟的、合格的全新管理者。第二、要勤于思辦公室工作人員是高層領(lǐng)導(dǎo)的的參謀和助手。要協(xié)調(diào)、處理、解決方方面面的工作，必須善于思考，能把上級的指示精神和單位、本部門的實際情況有

11、機地結(jié)合起來，思路清晰，方法得當(dāng)，集思廣益，多出好策略。第三、要勇于做辦公室工作人員一定要發(fā)揮自身作用，實實在在地去干事情，確保各項工作落到實處。辦公室工作人員要成為執(zhí)行的強者，執(zhí)行的巨人，在實踐中逐步鍛煉成一個成熟的、合格的管理者。而作為一個成熟，合格的全新管理者必須處理好以下關(guān)系：一、要處理好與上級的關(guān)系，注意執(zhí)行命令，聽從指揮，當(dāng)好參謀，為上級分憂解難；二、要處理好與同級的關(guān)系，注意積極配合，相互合作，共同發(fā)展；三、要處理好與下級的關(guān)系，平時注意理解信任，情感交流。同時，要善于協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，發(fā)揮整體凝聚力的作用，既要繼承優(yōu)良傳統(tǒng)，也要立足實際，大膽創(chuàng)新。參考文獻(xiàn)1軍.高校院系辦公室管理職能研究d.東北師大學(xué)2007.2王國榮，龔虹波