國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法

1、國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法第一章 總 則第一條 為規(guī)范國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，充分發(fā)揮檔案在項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)行、管理、監(jiān)督等方面的作用，根據(jù)國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目管理暫行辦法和有關(guān)檔案管理的法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。第二條 本辦法適用于使用中央財(cái)政性資金的國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目（以下簡稱電子政務(wù)項(xiàng)目），其他信息化建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，可參照執(zhí)行。本辦法所稱電子政務(wù)項(xiàng)目主要是指國家統(tǒng)一電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)、國家重點(diǎn)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)、國家基礎(chǔ)信息庫、國家電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)與信息安全保障體系相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施、國家電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化體系和電子政務(wù)相關(guān)支撐體系等建設(shè)項(xiàng)目。第三條 電子政務(wù)項(xiàng)目檔案是在電子政務(wù)項(xiàng)目

2、建設(shè)全過程中形成的、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，是電子政務(wù)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)、升級(jí)改造等工作的重要依據(jù)。第四條 本辦法所稱項(xiàng)目建設(shè)單位是指負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)的中央政務(wù)部門和參與國家電子政務(wù)項(xiàng)目建設(shè)的地方政務(wù)部門。根據(jù)國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目管理暫行辦法規(guī)定，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)確定項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目責(zé)任人。第五條 電子政務(wù)項(xiàng)目檔案工作在檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)下，由項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)將檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和管理程序，納入相關(guān)人員的崗位職責(zé)，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，采取有效措施，確保電子政務(wù)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效。第六條 電子政務(wù)項(xiàng)目檔案管理在項(xiàng)目建設(shè)期間由建設(shè)單位的

3、實(shí)施機(jī)構(gòu)具體負(fù)責(zé)。電子政務(wù)項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)應(yīng)明確電子政務(wù)項(xiàng)目檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)，制定檔案工作計(jì)劃, 建立健全歸檔制度、檔案分類編號(hào)方案等管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，配備具有專業(yè)知識(shí)和技能的檔案管理人員，提供檔案管理所需經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、場地等條件。第七條 電子政務(wù)項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)應(yīng)對參建單位進(jìn)行檔案管理交底、指導(dǎo)、培訓(xùn)，對參建單位移交的檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收。第八條 建設(shè)單位的檔案管理部門應(yīng)對電子政務(wù)項(xiàng)目的檔案管理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)并提出具體要求，對實(shí)施機(jī)構(gòu)制定的檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行審查，對電子政務(wù)檔案的收集、整理、移交進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。第九條 檔案驗(yàn)收是電子政務(wù)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。未進(jìn)行檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的電

4、子政務(wù)項(xiàng)目，不得通過竣工驗(yàn)收。第二章 檔案的收集與整理第十條 電子政務(wù)項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)電子政務(wù)項(xiàng)目審批部門批復(fù)的實(shí)施內(nèi)容，依據(jù)國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表（見附件），結(jié)合本項(xiàng)目特點(diǎn)制定歸檔范圍和保管期限，做好文件收集工作。第十一條 電子政務(wù)項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步實(shí)施。實(shí)施機(jī)構(gòu)在項(xiàng)目建設(shè)初期通過制定歸檔制度、業(yè)務(wù)規(guī)范、合同條款、開展培訓(xùn)、交底等方式，對文件的收集、整理、歸檔提出明確要求；在項(xiàng)目建設(shè)過程中，結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)程，對電子政務(wù)項(xiàng)目文件的收集、整理情況進(jìn)行檢查；單項(xiàng)工程驗(yàn)收、合同驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同步進(jìn)行檔案驗(yàn)收。第十二條 電子政務(wù)項(xiàng)目文件材料的收集、整

5、理、歸檔應(yīng)明確各方職責(zé)。在電子政務(wù)項(xiàng)目設(shè)計(jì)開發(fā)、施工、監(jiān)理、設(shè)備采購、委托中介招標(biāo)等合同、協(xié)議中應(yīng)設(shè)立專門條款，對電子政務(wù)項(xiàng)目檔案提交范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、介質(zhì)和套數(shù)、移交時(shí)間等方面提出具體要求并明確違約責(zé)任與罰則。涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的招標(biāo)文件、合同、協(xié)議中應(yīng)明確與知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)的歸檔材料的提交內(nèi)容、深度等要求。第十三條 監(jiān)理單位依據(jù)監(jiān)理職責(zé)，按照信息化工程監(jiān)理規(guī)范（GB/T 196682005）、建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范（GB/T 503192000）的要求，對承建單位、施工單位形成的文件材料進(jìn)行審核并簽署。第十四條 電子政務(wù)項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)歸檔的紙質(zhì)文件應(yīng)為原件或正本，且簽章手續(xù)完備。同時(shí)應(yīng)注重對電子文件、照片、錄

6、像等各種類型、載體文件材料的收集、歸檔。電子文件的歸檔范圍參照紙質(zhì)文件歸檔范圍。第十五條 文件材料的整理、歸檔可根據(jù)建設(shè)單位實(shí)際情況，從歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 222000）和國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T 282002）兩種整理方式中選擇一種，電子文件應(yīng)符合電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 188942002）的原則要求。第十六條 檔案保管期限分為永久、30年、10年三種。電子政務(wù)項(xiàng)目檔案保管期限為30年的對應(yīng)國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范中的長期，保管期限為10年的對應(yīng)短期。第十七條 電子政務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)和相關(guān)參建單位應(yīng)通過管理制度和技術(shù)措施，對電子文件的

7、形成、積累、收集、鑒定、歸檔進(jìn)行全過程的管理，保證電子文件的真實(shí)、完整、有效和安全。電子文件定期歸檔，應(yīng)將所采集的相關(guān)元數(shù)據(jù)一并保存。第三章 檔案的移交與管理第十八條 各參建單位應(yīng)按招標(biāo)文件、合同、協(xié)議以及有關(guān)規(guī)定，及時(shí)向電子政務(wù)項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)移交電子政務(wù)項(xiàng)目檔案。電子政務(wù)項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對接收的檔案進(jìn)行審查驗(yàn)收和匯總整理，交接雙方應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)。第十九條 電子政務(wù)項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)應(yīng)在電子政務(wù)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，根據(jù)建設(shè)單位檔案管理規(guī)定，向建設(shè)單位或本機(jī)構(gòu)的檔案管理部門移交檔案。需經(jīng)常利用的檔案，可在辦理移交手續(xù)后借出。第二十條 中央和地方共建的電子政務(wù)項(xiàng)目檔案實(shí)行分級(jí)管理。中央政務(wù)部門、地

8、方政務(wù)部門分別負(fù)責(zé)歸檔、保存各自形成的檔案。第四章 檔案的驗(yàn)收第二十一條 電子政務(wù)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收一般分為初步驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收兩個(gè)階段。檔案初步驗(yàn)收由建設(shè)單位組織，并形成驗(yàn)收報(bào)告。檔案竣工驗(yàn)收由項(xiàng)目審批部門組織的竣工驗(yàn)收委員會(huì)下設(shè)的檔案專家組負(fù)責(zé)。檔案專家組由電子政務(wù)項(xiàng)目審批部門、檔案行政管理部門人員及相關(guān)專家組成。第二十二條 檔案竣工驗(yàn)收采用聽取匯報(bào)、現(xiàn)場查看、質(zhì)詢、抽查檔案等方式。第二十三條 相關(guān)檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)電子政務(wù)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前的檢查、指導(dǎo)。第二十四條 檔案竣工驗(yàn)收主要內(nèi)容及基本要求： （一）電子政務(wù)項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)明確檔案管理體制和職責(zé)，建立檔案工作規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，采取有效措施對本

9、單位和各參建單位形成的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理；（二）電子政務(wù)項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，要求明確，控制措施有效；（三）電子政務(wù)項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔和檔案的整理與移交符合有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的要求。電子政務(wù)項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范；（四）保證檔案實(shí)體和信息的安全，檔案裝具、歸檔文件的制成材料符合耐久性要求。第二十五條 檔案專家組出具檔案驗(yàn)收意見，檔案驗(yàn)收結(jié)果分為合格與不合格。檔案專家組三分之二以上成員同意通過驗(yàn)收的為合格。檔案驗(yàn)收不合格的電子政務(wù)項(xiàng)目，由檔案專家組提出整改意見，并進(jìn)行復(fù)查，復(fù)查后仍不合格的，不得通過竣工驗(yàn)收。第五章 附 則第二十六條 本辦法自頒布之日起施行。

10、第二十七條 本辦法由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。附件：國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表序號(hào)歸 檔 文 件保管期限1立項(xiàng)階段文件1.1項(xiàng)目建議書階段1.1.1項(xiàng)目建議書及批復(fù)文件永久1.2可行性研究報(bào)告階段1.2.1可行性研究報(bào)告及批復(fù)文件永久1.2.2項(xiàng)目調(diào)整申請及批復(fù)30年1.3初步設(shè)計(jì)階段1.3.1初步設(shè)計(jì)方案和投資概算報(bào)告及批復(fù)永久1.3.2項(xiàng)目調(diào)整申請及批復(fù)永久2項(xiàng)目管理文件2.1綜合管理文件2.1.1建立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和實(shí)施機(jī)構(gòu)文件10年2.1.2項(xiàng)目管理計(jì)劃、年度總結(jié)10年2.1.3投資、進(jìn)度、質(zhì)量、安全、合同控制等文件10年2.1.4對項(xiàng)目各分系統(tǒng)的審批、評審文件10年2.1.

11、5項(xiàng)目管理各項(xiàng)制度、辦法10年2.1.6調(diào)研報(bào)告、考察報(bào)告10年2.1.7項(xiàng)目試點(diǎn)工作安排、總結(jié)10年2.1.8項(xiàng)目會(huì)議文件、項(xiàng)目簡報(bào)、匯報(bào)材料10年2.1.9日常管理的請示批復(fù)、往來函件10年2.1.10知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件、協(xié)議、證書30年2.1.11項(xiàng)目管理工作照片、音像30年2.2招投標(biāo)文件2.2.1招標(biāo)文件、委托招標(biāo)文件30年2.2.2評標(biāo)文件、評分標(biāo)準(zhǔn)及打分表、評標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知10年2.2.3中標(biāo)的投標(biāo)文件(正本)永久2.2.4未中標(biāo)的投標(biāo)文件終驗(yàn)后2年2.2.5政府采購文件10年2.3合同文件2.3.1合同談判紀(jì)要、合同審批文件、合同書、協(xié)議書永久2.3.2合同變更、索賠等文件永久3設(shè)

12、計(jì)階段文件3.1設(shè)計(jì)開發(fā)文件3.1.1需求分析文件3.1.1.1需求調(diào)研計(jì)劃、記錄、需求分析、需求規(guī)格說明書30年3.1.1.2需求評審30年3.1.2設(shè)計(jì)開發(fā)文件3.1.2.1設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃、設(shè)計(jì)方案10年3.1.2.2概要設(shè)計(jì)說明書、概要設(shè)計(jì)評審30年3.1.2.3詳細(xì)設(shè)計(jì)說明書、詳細(xì)設(shè)計(jì)評審30年3.1.2.4數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)說明書30年3.1.2.5編碼計(jì)劃、代碼編寫規(guī)范30年3.1.2.6模塊開發(fā)卷宗30年3.1.2.7施工圖設(shè)計(jì)30年3.2信息資源規(guī)劃和數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)(3.23.12可參考3.1所列文件)3.3應(yīng)用支撐平臺(tái)和應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)3.4網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)計(jì)3.5數(shù)據(jù)處理和存儲(chǔ)系統(tǒng)設(shè)計(jì)3.6安

13、全系統(tǒng)設(shè)計(jì)3.7其他系統(tǒng)設(shè)計(jì)（終端、備份、運(yùn)維等）3.8機(jī)房及配套工程設(shè)計(jì)3.9 環(huán)保、節(jié)能設(shè)計(jì)3.10消防設(shè)計(jì)3.11職業(yè)安全、職業(yè)衛(wèi)生設(shè)計(jì)3.12標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)4實(shí)施階段文件4.1總體實(shí)施4.1.1實(shí)施計(jì)劃、方案及批復(fù)文件30年4.1.2意見匯總報(bào)告10年4.1.3系統(tǒng)集成方案、項(xiàng)目配置管理方案、評審報(bào)告30年4.1.4源代碼及說明30年4.1.5設(shè)計(jì)變更報(bào)審、代碼修改記錄30年4.1.6網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)文件30年4.1.7二次開發(fā)支持文件、接口設(shè)計(jì)說明書、程序員開發(fā)手冊30年4.1.8用戶使用手冊、系統(tǒng)維護(hù)手冊、軟件安裝盤10年4.1.9系統(tǒng)上線保障方案、應(yīng)急預(yù)案、事故及問題處理文件10年4.1.

14、10測試方案、方案評審意見、測試記錄、測試報(bào)告10年4.1.11培訓(xùn)文件、教材講義10年4.1.12試運(yùn)行方案、記錄、報(bào)告、試運(yùn)行改進(jìn)報(bào)告10年4.1.13合同驗(yàn)收文件、開發(fā)總結(jié)報(bào)告、交接清單30年4.1.14項(xiàng)目例會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要、備忘錄10年4.1.15運(yùn)行管理制度30年4.2信息資源規(guī)劃和數(shù)據(jù)庫建設(shè)(4.24.12可參考4.1所列文件)4.3應(yīng)用支撐平臺(tái)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)4.4網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)4.5數(shù)據(jù)處理和存儲(chǔ)系統(tǒng)建設(shè)4.6安全系統(tǒng)建設(shè)4.7其他系統(tǒng)建設(shè)（終端、備份、運(yùn)維等）4.8環(huán)保、節(jié)能建設(shè)4.9 消防建設(shè)4.10職業(yè)安全、職業(yè)衛(wèi)生建設(shè)4.11機(jī)房及配套工程建設(shè)4.11.1土建施工文件4.1

15、1.1.1技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要、開工報(bào)告30年4.11.1.2施工組織設(shè)計(jì)、方案及報(bào)批文件，施工工藝文件30年4.11.1.3原材料出廠證明、復(fù)驗(yàn)單、試驗(yàn)報(bào)告30年4.11.1.4施工定位測量、地質(zhì)勘探、土巖試驗(yàn)報(bào)告、樁基工程記錄永久4.11.1.5設(shè)計(jì)變更通知、工程更改洽商單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、備忘錄、事故處理文件永久4.11.1.6隱蔽工程驗(yàn)收記錄永久4.11.1.7工程質(zhì)量檢查、評定、簽證永久4.11.1.8竣工圖永久4.11.1.9竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告永久4.11.1.10施工照片、音像30年4.11.2線路施工安裝文件4.11.2.1工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要、開工

16、報(bào)告30年4.11.2.2施工組織設(shè)計(jì)、方案及報(bào)批文件，施工計(jì)劃、技術(shù)措施文件30年4.11.2.3原材料出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)驗(yàn)單、產(chǎn)品交付清單、到貨驗(yàn)收記錄30年4.11.2.4設(shè)計(jì)變更通知、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批手續(xù)、技術(shù)核定單、備忘錄永久4.11.2.5施工安裝記錄、質(zhì)量驗(yàn)評、簽證永久4.11.2.6調(diào)試記錄、測試報(bào)告10年4.11.2.7竣工圖永久4.11.2.8竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告永久4.11.2.9施工照片、音像30年4.12標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)4.12.1標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)總體方案、實(shí)施計(jì)劃10年4.12.2征求意見稿、匯總意見、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范編制過程說明10年4.12.3標(biāo)準(zhǔn)送

17、審稿、標(biāo)準(zhǔn)試行稿、專家審查意見10年4.12.4標(biāo)準(zhǔn)正式文本30年4.12.5標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用試點(diǎn)報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)文件10年4.12.6標(biāo)準(zhǔn)推廣應(yīng)用方案、標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施指南10年5監(jiān)理文件5.1監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則及批復(fù)30年5.2資質(zhì)審核、設(shè)備材料報(bào)審、復(fù)檢記錄30年5.3需求變更確認(rèn)30年5.4開（停、復(fù)、返）工令10年5.5施工組織設(shè)計(jì)、方案審核記錄30年5.6工程進(jìn)度、延長工期、人員變更審核10年5.7監(jiān)理通知、監(jiān)理建議、工作聯(lián)系單、問題處理報(bào)告、協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要、備忘錄10年5.8監(jiān)理周（月）報(bào)、階段性報(bào)告、專題報(bào)告10年5.9測試方案、試運(yùn)行方案審核10年5.10造價(jià)變更審查、支付審批、索賠處理文件

18、30年5.11 驗(yàn)收、交接文件、支付證書、結(jié)算審核文件30年5.12監(jiān)理工作總結(jié)報(bào)告永久5.13監(jiān)理照片、音像30年6設(shè)備文件及系統(tǒng)軟件6.1選購階段6.1.1調(diào)研分析報(bào)告、技術(shù)考察報(bào)告10年6.1.2設(shè)備采購請示、批復(fù)10年6.1.3技術(shù)協(xié)議、談判備忘錄、設(shè)備配置方案 30年6.1.4授權(quán)書、軟件許可協(xié)議、海關(guān)商檢相關(guān)文件、原產(chǎn)地證明、產(chǎn)品質(zhì)量證明、設(shè)備代理商營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件10年6.2開箱驗(yàn)收階段6.2.1設(shè)備隨機(jī)文件、裝箱單、合格質(zhì)量證、開箱驗(yàn)收記錄30年6.2.2設(shè)備圖紙、說明書、檢測報(bào)告30年6.3安裝調(diào)試階段6.3.1測試計(jì)劃（方案）、安裝測試記錄、報(bào)告10年6.3.2驗(yàn)收文件、交接清單30年6.4系統(tǒng)升級(jí)、換版階