公司公文格式范本

1、XXXX有限公司公文格式指引（試行）1 范圍 本指引規(guī)范了標準公文格式和簡化公文格式，明確了公文格式選用的原 則，同時也規(guī)范了公文的排版要求。2 公文格式2.1 標準公文格式（詳見附錄 A、B） 標準公文格式一般由眉首、主體、版記三部分組成。公文中涉及的字體 除特別標明外均采用四號仿宋體，顏色除特別標明外均采用黑色，行間距一 般以四號仿宋體 1.5 倍行距為準。公文眉首 是指公文首頁紅色橫線及以上部分， 包括秘密等級、保密期限、 緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號等內(nèi)容。 眉首部分一般占公文首頁的 1/4 到 1/3 。2.1.2.1 涉及保密要求的公文， 應在公文首頁右上角用四號黑體標注秘密等

2、級 和保密期限。密級按公文重要程度和保密要求，由高到低劃分為“絕密”、 “機密”、“秘密”三級。2.1.2.2 有緊急程度要求的公文， 應在公文首頁右上角用四號黑體標注 “特急” 或“急件”。如需同時標注秘密等級和緊急程度的，秘密等級標注在右上角第 1 行，緊急程度標注在右上角第 2 行。2.1.2.3 發(fā)文單位標識由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”組成。發(fā)文 單位標識一般用小初號華文中宋體或宋體加粗居中排列。 多個單位聯(lián)合行文 的，主辦單位排列在前。2.1.2.4 發(fā)文字號主要分為公司發(fā)文字號、中心發(fā)文字號兩類。發(fā)文字號包括 公司（中心）代字、 年份、序號，應置于發(fā)文單位標識之下、紅色橫

3、線之上， 并居中排列。聯(lián)合行文的，一般只需標注主辦單位發(fā)文字號。公司發(fā)文字號由公司代字 +發(fā)文年份 +發(fā)文順序號組成，如“天同 海智20161號”。在公文種類、數(shù)量比較多的情況下，可在發(fā)文字號中加上“文種” 并按以下規(guī)定執(zhí)行：a）命令（令）、會議紀要在發(fā)文字號中的文種分別為“令”、“紀”， 如“天同海智令 20161號”、“天同海智紀 20161號”。b）報告、請示、函在對外行文中，發(fā)文字號統(tǒng)一沿用“天同海智”， 如“天同海智 20161號”；公司內(nèi)部行文中采用中心發(fā)文字號，如“天同海 智行政 20161號” 。c）決定、決議、通知、通報在發(fā)文字號中的文種統(tǒng)一采用 “通”，如“天 同海智通 2

4、0161號” 。中心發(fā)文字號由公司代字 +中心代字（ +文種） +發(fā)文年份 +發(fā)文順 序號組成，如“天同海智行政 20161號”。2.1.2.5 發(fā)文字號與公文標題之間用紅色實線（正紅色，粗細為 3磅）相隔。 公文主體 是指對紅色橫線以下至主題詞 （不含）之間的各要素， 由標題、 主送單位、正文、附件目錄、發(fā)文單位、簽發(fā)人、成文日期、印章等組成。2.1.3.1 公文標題應準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類， 其結(jié)構(gòu) 一般包括發(fā)文單位、事由和文種三部分。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和轉(zhuǎn)發(fā)文件加書名號外，一般不用標 點符號；公文標題應位于紅色橫線下方空 1 行處用小二號宋體加粗書寫，并 居中

5、排列。2.1.3.2 主送單位是指公文的主要受理對象。主送單位應使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。若使用規(guī)范化簡稱或 統(tǒng)稱的，應將主送單位名稱列在版記中的主題詞之下（若需呈報的則在呈報 之下）、抄送之上，標識方法同抄送。主送單位應在標題下空 1 行處，左側(cè)頂格書寫；主送單位名稱后標 全角冒號。2.133公文正文在主送單位名稱下1行處，每自然段左空2格，回行頂格。 數(shù)字、年份、計量單位不能回行。2.1.3.4 公文附件目錄應附在正文下空 1 行處（發(fā)文單位前），左側(cè)空 2格標 識“附件”，后標全角冒號和名稱，并注明附件順序和名稱。附件名稱后不加標點符號。若有多個附件，則用阿拉伯數(shù)字依次標識。附件應與

6、主件一起裝訂，并在附件左上角第 1 行頂格標識“附件”， 若有多個附件需標識序號。2.1.3.5 發(fā)文單位應在正文（或附件）下至少空 1 行靠右側(cè)書寫。當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應盡量采取調(diào)整行距、 字距等措施加以解決，務必使發(fā)文單位、印章與正文同處一頁；不得采用標 識“此頁無正文”、空白頁加蓋印章等方式解決。2.1.3.6 公司內(nèi)部重要行文中， 一般需在發(fā)文字號同一行右空 1格簽注簽發(fā)人； 命令（令）等下行文一般需在發(fā)文單位正下方、成文日期正上方用手寫體簽 注簽發(fā)人。2.1.3.7 發(fā)文單位必須與印章名稱完全相符。2.1.3.8 成文日期應以負責人簽發(fā)的日期為準。2.1.3.

7、8.1 成文日期應在發(fā)文單位 （或手寫體簽發(fā)人） 正下方用漢字將年、 月、日標全，“零”寫成“0”。2.1.3.8.2 聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準。2.1.3.9 公文應當加蓋印章。2.1.3.9.1 單一發(fā)文須加蓋印章的，印章應當用紅色、端正、居中加蓋，采用 中套方式，即印章中心線壓在發(fā)文單位、成文日期的正中。2.1.3.9.2 聯(lián)合行文須加蓋印章的，應將各發(fā)文單位名稱均勻排列在正文和成 文日期之間（有附件的，則在附件目錄和成文日期之間），主辦單位印章在 前，會辦單位印章在后，印章之間互不相交或相切。2.1.4 公文版記 是指主題詞及以下的各要素， 包括主題詞、 抄送單位（呈報、 抄

8、送）、印發(fā)欄（撰稿、核稿）等部分組成。2.141公文應當在成文日期（或附注）下空1行頂格用四號黑體標注主題詞， 后標全角冒號。2.1.4.1.1 主題詞一般由 3個詞目組成，先標類別詞，中間為關(guān)鍵詞，最后標類屬詞：a）類別詞依據(jù)各中心職能確定，主要有項目、產(chǎn)品、營銷、運營、行政、人事、財務等；b）關(guān)鍵詞可從公文標題中選取最關(guān)鍵的 1個詞目。c） 類屬詞依據(jù)文種確定，主要有命令（令）、決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、紀要等。主題詞的詞目用四號仿宋體標注，各詞目之間空1格。詞目后不加標點符號2.1.4.2 抄送單位是指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位。2.1.4.2.1

9、 抄送單位應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 抄送給上級單位或領(lǐng)導，可寫“呈報”某某；抄送平級、下屬單位， 可寫“抄送”某某。抄送單位應在主題詞下 1 行，左空 1 格標識“呈報”或“抄送”， 后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送單位對齊；在最后一個抄送單位后標 句號。2.143印發(fā)欄（撰稿、核稿）在抄送單位下1行，左、右頁邊各空1格標識。2.1.4.4 主題詞與抄送單位及印發(fā)欄之間用平行細實線 （粗細為 0.75磅）相隔。2.2 簡化公文格式（附錄 C） 簡化公文格式一般保留標準公文格式中的公文主體部分，省略標準公文格式中的眉首（保留發(fā)文字號，并將發(fā)文字號移至正文標題正下方）、版記（保留抄送單位

10、，不加下劃線）兩部分。2.3 公文格式選用原則2.3.1 對外正式行文中一般采用標準公文格式，并可省略版記。2.3.2 公司內(nèi)部行文中，公文格式按照以下規(guī)定執(zhí)行：a）命令（令）、決議、決定、通知、通報、意見、會議紀要采用標準 公文格式。b）報告、請示、批復、函采用簡化公文格式。3 排版、印刷格式3.1公文用紙一般采用國際標準 A4型（210mmX297mm）。特殊文種用紙可根據(jù)實際需要確定3.2 公文的各頁在排版時，一般應留出相應的頁邊距：天頭寬寬2cm、訂口寬2.8cm 翻口寬2cm,裝訂線為Ocm,頁眉為 1.7cm。3.3 頁公文應在每頁地腳正中央用阿拉伯數(shù)字逐頁編出頁碼, 一條一字線,

11、如“ -1-”。3.4 公文應在左側(cè)裝訂,保證不掉頁。4 記錄4.1 標準公文格式2.5cm地腳1.5cm頁腳為頁碼左右各放4.2 簡化公文格式附錄A（規(guī)范性附錄）標準公文格式一機密（四號黑體，右空2格） 特急（四號黑體，右空2格）（空1行，以下空行均以四號仿宋體、行間距為1.5倍為準）XXX）有限公司文件（發(fā)文單位標識一般為紅色小初宋體或華文中宋加粗0、間距磅放居中；1行）天同海智X20佝X號（四號仿宋，居中）簽發(fā)人：（右空1格）（紅色橫線，粗細為3磅）（空1行）標題（小二號宋體加粗，居中）（空1行）XXXX :（主送單位，頂格）（公文中除特別指明外均采用黑色四號仿宋體）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 。（每 段開頭空2格）（空1行）附件：1.（段首空2 格）2.（至少空1行）（空1行）主題詞（四號黑體，頂格）：（四號仿宋體，詞目之間空1格）呈報：（自此以下均為四號仿宋體，段首空1格）抄送：撰稿：核稿：（右側(cè)空1格）附錄B （規(guī)范性附錄）標準公文格式二（簽發(fā)人在發(fā)文單位正下方）機密特急XXX）有限公司文件天同海智X20佝X號標題（命令/令）XXXX :XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX