某科技有限公司合同檔案管理制度

1、合同檔案管理制度為進(jìn)一步加強(qiáng)合同文檔管理工作， 提高合同管理水平， 逐步實(shí)現(xiàn) 公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的以工程、銷售項(xiàng)目為中心的資料總和，其構(gòu)成包括招標(biāo)文件、應(yīng)標(biāo)文件、技術(shù) 方案、合同文本、二次設(shè)計(jì)方案、工程會(huì)議記要、竣工資料（清單見 附表2）等。二、合同檔案管理原則1、合同檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理體系，由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。2、合同管理組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門的合同管理工作。3、各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立建全合同文檔的

2、形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名網(wǎng)絡(luò)人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。三、合同文檔的移交1、各分公司在正式簽署合同后須將合同正本原件移交合同管理組。2、合同關(guān)閉后各分公司應(yīng)由指定的網(wǎng)絡(luò)管理員將全套合同資料交接清單參見附表3）向合同管理組移交。3、合同項(xiàng)目終止后各分公司須將該項(xiàng)目的所有技術(shù)資料匯總成冊(cè)，經(jīng)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)理鑒定， 具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的技術(shù)資料向合同管 理組移交。4、移交的合同文檔必須注明合同編號(hào)并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。5、合同文檔移交時(shí)，必須編制檔案移交清冊(cè)并當(dāng)面清點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn)可后方為完成交接手續(xù)。四、合同文檔的管理辦法1、合同文檔以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編

3、號(hào)。2、保存的合同文檔每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。3、合同管理組要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。4、合同管理組應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。5、各分公司、各部門員工可在合同管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)分公司、部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可 在合同管理組辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無(wú)特殊情 況不得外借。6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。8、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對(duì)外公開，違者視情節(jié)予以處罰。附1：竣工資料明細(xì)表附2：合同檔案交接清單竣工資料明細(xì)表序號(hào)資 料 名 稱01工程總結(jié)報(bào)告02驗(yàn)收?qǐng)?bào)告03設(shè)備清單04工程圖表05設(shè)備產(chǎn)地證明06設(shè)備技術(shù)資料07工程決算表08工程檢測(cè)報(bào)告09用戶使用及評(píng)議報(bào)告10初驗(yàn)報(bào)告11其它附件合同檔案交接清單序號(hào)資料名稱數(shù)量核實(shí)1招標(biāo)文件2應(yīng)標(biāo)