專題講座資料（2021-2022年）公司采購內(nèi)控管理制度.綜述

1、公司采購內(nèi)控管理制度1、 目的 為加強采購計劃管理，規(guī)范采購工作，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物品的正常持續(xù)供應(yīng)，降低采購成本，提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。2、 適用范圍 適用于本公司生產(chǎn)用設(shè)備、原材料、輔助材料、生產(chǎn)用耗材等公司生產(chǎn)性物資采購過程，包括出口物資的采購。3、 職責3.1總經(jīng)理負責采購管理制度的審批。3.2采購部負責合格供方的開發(fā)和管理，合格供方物資供應(yīng)能力應(yīng)涵蓋公司所有生產(chǎn)性物資需求；對供方在制過程和生產(chǎn)進度控制；對供方庫存的核對與控制；與供方的協(xié)調(diào)與溝通。3.2工程部和銷

2、售部負責提供詳細的物資的圖紙或參數(shù)、材質(zhì)、規(guī)格、工藝等屬性。必要時由工程部出圖，并由銷售部門經(jīng)客戶確認后以請購單的形式提報給采購部。3.3銷售部負責對物資樣品發(fā)出后的跟蹤和客戶反饋的記錄。3.4財務(wù)部負責對采購物資預(yù)付款和貨款的結(jié)算和給付。4、 采購崗位職責4.1尋找物料供應(yīng)來源,并分析相關(guān)市場。4.2與供貨商洽談,并安排工廠參觀、建立供貨商之數(shù)據(jù)。4.3要求報價與進行議價并做出比價分析。4.4獲取所需之物料。4.5查證購進物料之數(shù)量與質(zhì)量。4.6建立采購業(yè)務(wù)進行順遂所需要之數(shù)據(jù)和合格供應(yīng)商名錄。4.7了解市場趨勢,搜集市場供給與需求價格等適時數(shù)據(jù)加以成本分析。4.8呆料與廢料之預(yù)防與處理。5

3、、 物資采購工作程序5.1采購工作流程圖. 銷售部 工程部 采購部 財務(wù)部 選擇供應(yīng)商. 填寫請購單審核請購單出圖紙參數(shù) 銷售與客戶溝通確認圖紙 登錄合格供應(yīng)商名錄 注：工程部門提報的請購單，則由工程部 詢價比價 直接提交采購部進入采購流程。 OK 發(fā)出訂單 制程跟蹤與反饋 不合格 庫存的核對與處理供應(yīng)商交貨 產(chǎn)品質(zhì)量檢驗 報關(guān)出貨 合格拍照存檔備查結(jié)算貨款 審核應(yīng)付貨款5.2新供應(yīng)商開發(fā)評定工作流程圖 如請購的項目在合格供應(yīng)商名錄中沒有找到合適的供方，需開發(fā)新供應(yīng)商。新供應(yīng)商開發(fā)評定工作流程如下圖：. 銷售部 工程部 采購部 財務(wù)部. 填寫請購單 開發(fā)新供應(yīng)商審核請購單出圖紙參數(shù) 銷售與客戶

4、溝通確認圖紙供應(yīng)商評定 輔導 錄入合格供應(yīng)商名錄 YES N0 不合格 合格淘汰 5.3樣品管制流程圖. 銷售部 工程部 采購部 財務(wù)部選擇供應(yīng)商審核請購單出圖紙參數(shù)填寫請購單 與客戶溝通確認圖紙樣品制作跟蹤N0 不合格顧客判定樣品檢驗工程判定 合格OK顧客簽評記錄樣品保管與記錄6、請購及其規(guī)定 6.1請購的定義請購是指某人或者某部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。  6.2請購單的要素 完整的請購單應(yīng)包括一下要素： （1）請購的部門；  （2）請購物品所屬項目；&#

5、160;（3）請購的用途；  （4）請購的物品名；  （5）請購的物品數(shù)量；  （6）請購的物品規(guī)格； （7）請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等； （8）請購的物品的需求時間； （9）請購如有特殊需要請備注； （10）請購單填寫人；  （12）采購負責人；  6.3請購單及其提報規(guī)定（1） 請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰 ，由請購部門領(lǐng)導審核批準后提報工程部；（2）請購人應(yīng)及時與客戶溝通確認圖紙參數(shù)等要素盡可能詳細地提供給工程和采購部門； （3）工

6、程部進行審核，如需要圖紙，工程部要附上審核后的圖紙和請購單一起返給請購人；（4）請購部門確認無誤后把請購單與確認后的圖紙一起提報給采購部門；（5）請購人在提報請購單后是應(yīng)要求采購部請購單接收人簽字回執(zhí)；（6）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交； （7）遇公司業(yè)務(wù)急需的物資，部門領(lǐng)導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。（8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。（9）請購單的更改和補充應(yīng)以書面形式由部門領(lǐng)導簽字后報采購部。 6.4公司物資請購單的提報

7、部門（1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由工程部門提報；（2）公司銷售業(yè)務(wù)物資或樣品由銷售部門提報。6.5請購單的接收及分發(fā)規(guī)定    6.5.1請購單的接收要點     （1）采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過部門領(lǐng)導審批，圖紙是否經(jīng)過確認，有無確認簽字； （2）接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；    

8、60;（3）聯(lián)系供應(yīng)商管理人員核查請購物資是否有庫存，確認庫存數(shù)量；      （4）對于不符合規(guī)定和已經(jīng)撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。6.5.2請購單的分發(fā)規(guī)定（1）對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責進行分工處理；（2）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門，溝通變更供貨日期； （4）重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導的意見。6.6采購周期的規(guī)定   （1）單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周

9、期不應(yīng)超過5天； （2）單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天 （3）按訂單生產(chǎn)的公司業(yè)務(wù)性物資銷售部門應(yīng)在充分考慮供應(yīng)商生產(chǎn)能力的前提下請購部門與采購部門共同制貨日期；（4）新產(chǎn)品研發(fā)及樣品采購部門應(yīng)特別注意溝通跟進確保生產(chǎn)進度和交期。（5）請購部門應(yīng)按照上述條款中規(guī)定的時間提前提報請購單，采購部如未能按時完成采購任務(wù) 時應(yīng)向公司領(lǐng)導說明原因；（6）遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導采取快速優(yōu)先采購的策略；7供方開發(fā)和選擇的規(guī)定7.1采購部開發(fā)新供應(yīng)商要通過各種渠道對其進行調(diào)查摸底，通過情況匯總認為可以進行合作，將供應(yīng)商的情況登記到合格供方登記表中，交

10、由工程部進行供應(yīng)商資格評定。7.2工程部應(yīng)對選出的重點供方進行培訓和溝通，讓對方理解我公司的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工藝和理念。7.3工程部對評定合格的供應(yīng)商要在合格供方登記表上簽字確認，由采購部錄入合格供應(yīng)商名錄與合格供方登記表一起存檔。8樣品管制的規(guī)定8.1采購部門要及時跟蹤供應(yīng)商樣品制作的過程，遇到問題要及時反應(yīng)給銷售和工程部門，避免因各方溝通不及時造成的樣品生產(chǎn)錯誤。8.2采購部門對供應(yīng)商生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量、數(shù)量和工期負有跟蹤和管制的責任。8.3取得樣品后采購部門要進行自檢并在樣品評測表簽字確認，再與樣品實物一起提交給工程評測確認簽字，最后交由銷售和客戶進行確認，由采購對本單進行存檔備查。9詢價及其規(guī)定9

11、.1詢價比價原則除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有項目都應(yīng)要求至少對三家以上的供應(yīng)商進行詢價；由三家以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估，并與供應(yīng)商進一步議定最終價格，臨時性應(yīng)急購買的物品除外。9.2低價搜索原則：采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應(yīng)商信息檔案庫，了解市場最新動態(tài)及最低價格，實現(xiàn)最優(yōu)化采購。所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價；9.3詢價請應(yīng)認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，對請購產(chǎn)品的

12、規(guī)格型號、產(chǎn)品工藝、及表面處理等各種信息進行了解，迅速由外行變?yōu)閮?nèi)行。遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；9.4屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類如果采購周期相差不多應(yīng)集中打包采購；對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理； 9.5對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品，但必須與請購人進行溝通并征得同意由請購人在請購單背面進行背書簽字；9.6詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價；9.7比價采購所詢問的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，并能提供三證合一的資質(zhì)證明具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；9.8比價采購應(yīng)按照詢價對比分析表的格式填寫完整詢價比價分析內(nèi)

13、容與請購人進行溝通，并存檔備查；9.9在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導批示。10比價、議價10.1對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認；10.2對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；10.3收到供應(yīng)單位第一次報價后應(yīng)向請購部門領(lǐng)導匯報情況，設(shè)定議價目標價格；10.4重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等；10.5參考目標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。10.6廉潔原則：（1）自覺維護企業(yè)利益，努力提高采購物品質(zhì)量，降低采購成本。（

14、2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應(yīng)商伸手。（3）嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。（4）加強學習，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場信息。（5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。 11比價、議價結(jié)果匯總   11.1比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照詢價對比分析表的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；11.2如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導審核應(yīng)進行修改或重新處理。  11.3供應(yīng)商選擇：（1）具有合法經(jīng)營主體者。（2）品質(zhì)、交貨期

15、、價格、服務(wù)等條件良好者。（3）信譽良好者。（4）客戶認可的供應(yīng)商。12合同的簽訂及其規(guī)定。 12. 1合同   合同是當事人或當事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。12.1.1合同正文應(yīng)包含的要素（1） 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；（2）采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；（3）包裝要求；（4）合同總額應(yīng)含稅，含運達公司的總

16、價，特殊情況應(yīng)注明； （5）付款方式；（6）工期；（7）質(zhì)量保證期；（8）質(zhì)量要求及規(guī)范；（9）違約責任和解決糾紛的辦法；（10）雙方的公司信息；（11） 其他約定。12.1.2合同簽訂及其規(guī)定 供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，經(jīng)總經(jīng)理批準，由采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同。交易發(fā)生爭執(zhí)時，依據(jù)合同的核定條款進行處理。具體要求如下：1）如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責任；2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清

17、點；5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期； 6）詳細約定發(fā)票的提供時間及要求；7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責任一定要詳細、具體； 10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；11）合同簽定簽應(yīng)按照合同范本的格式對合同初稿進行巡簽審查；12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導簽字，加蓋公司合同章方可生效；13）簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。并將合同原件及掃描件分別

18、進行存檔。13付款及合同執(zhí)行13.1付款規(guī)定 1）所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司財務(wù)中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；2）按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；3）按照公司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫（資金支出審批單）或（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款；4）財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導。13.2合同執(zhí)行13.2.1 已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，若采購物品（物資）無法在預(yù)定時間內(nèi)交貨的，采購人員須提前通知需求部門，尋求

19、解決辦法，并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期，并知會需求部門。13.2.2已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；13.2.3合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充合同；14報驗與入庫  14. 1報驗 （1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知工程部門共同進行驗收；（2）對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質(zhì)量標準的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（3）達到質(zhì)檢和報驗條件的合同標的物應(yīng)在第一時間報請工程部門進行質(zhì)檢、驗收；（4）工程部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)

20、及時報驗，并出具采購物品驗收單，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況工程部門應(yīng)負主要責任；（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。14.2入庫1）公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收；2）合同標的物在運達公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；3）質(zhì)檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；4）質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫單；5）外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規(guī)定不入庫。7）如驗收不合格的，由驗收部門通知采購部門，2日內(nèi)辦理換（退）貨手續(xù)。15、考核：凡違反本制度的人員，依照公司相關(guān)管理制度進行處罰。16、本制度解釋權(quán)歸人力資源行政部，自公布之日起執(zhí)行。17、本制度附件：1、采購申請單2、詢價對比分析表3、合格供應(yīng)商名錄4、合格供方登記表5、樣品評測表6、合同范本7、入庫單8、采購物品驗收單一般采購流程表：流程作業(yè)要求記錄表單責任單位/人采購申請接收請購單詢價比價議價樣品提供確認供應(yīng)商選擇進度跟催簽訂采購合同驗收入庫1、物資需求部門根據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營實際需要填寫請購單。請購單需求部門1、采購接收請購單，直接采購