業(yè)務流程整理及制作培訓資料ppt課件

1、http:/ 參與業(yè)參與業(yè)務流程務流程的的 設(shè)計和設(shè)計和繪制繪制培訓目標培訓目標 學會繪制流學會繪制流程圖程圖的方法的方法明確流程整明確流程整理的原理理的原理http:/ 參與業(yè)參與業(yè)務流程務流程的的 設(shè)計和設(shè)計和繪制繪制培訓目標培訓目標 學會繪制流學會繪制流程圖程圖的方法的方法明確流程整明確流程整理的原理理的原理原來如此原來如此。http:/ 參與業(yè)參與業(yè)務流程務流程的的 設(shè)計和設(shè)計和繪制繪制培訓目標培訓目標 學會繪制流學會繪制流程圖程圖的方法的方法明確流程整明確流程整理的原理理的原理我也會了我也會了http:/ 參與業(yè)參與業(yè)務流程務流程的的 設(shè)計和設(shè)計和繪制繪制培訓目標培訓目標 學會繪制流

2、學會繪制流程圖程圖的方法的方法明確流程整明確流程整理的原理理的原理成功也有成功也有我一份我一份http:/ n業(yè)務流程是指在組織內(nèi)部業(yè)務流程是指在組織內(nèi)部“流轉(zhuǎn)的一系列相關(guān)的活動流轉(zhuǎn)的一系列相關(guān)的活動n業(yè)務流程不僅僅限于一個單一的功能或者單一的部門業(yè)務流程不僅僅限于一個單一的功能或者單一的部門n業(yè)務流程能夠貫穿始終地反映經(jīng)營情況業(yè)務流程能夠貫穿始終地反映經(jīng)營情況什么是業(yè)什么是業(yè)務流程務流程http:/ 業(yè)務流程構(gòu)業(yè)務流程構(gòu)成要素成要素http:/ 業(yè)務流程成業(yè)務流程成果報告主要果報告主要內(nèi)容內(nèi)容http:/ /子流程子流程概述企業(yè)活動概述企業(yè)活動流程圖直接闡明組織的主要業(yè)務流程圖直接闡明組織的

3、主要業(yè)務/ /功能單位部門級的關(guān)鍵目標功能單位部門級的關(guān)鍵目標流程步驟流程步驟描述中級組織單位部門級的任何活動描述中級組織單位部門級的任何活動在一個流程中能得到主要的輸入、輸出信息在一個流程中能得到主要的輸入、輸出信息任務任務描述個人能完成的活動描述個人能完成的活動所有個人應完成的工作組成他所有個人應完成的工作組成他/ /她的崗位職責她的崗位職責http:/ /表格：表格：該標識文件，包括表格，字母和報告。它既可表示輸入，該標識文件，包括表格，字母和報告。它既可表示輸入，又可表示輸出?？稍谠摌俗R上寫下標題用以代表特定的文又可表示輸出?？稍谠摌俗R上寫下標題用以代表特定的文件。件。系統(tǒng)系統(tǒng)/ /數(shù)

4、據(jù)庫：數(shù)據(jù)庫：該標識用于表明信息從現(xiàn)有的計算機系統(tǒng)中流入或流出。該標識用于表明信息從現(xiàn)有的計算機系統(tǒng)中流入或流出。該計算機系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入，處理或輸出?？稍跇俗R中寫明該計算機系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入，處理或輸出。可在標識中寫明特定的系統(tǒng)名稱。特定的系統(tǒng)名稱。一套標準的符號能幫助我們快速并一致地溝通流程圖。一套標準的符號能幫助我們快速并一致地溝通流程圖。http:/ :該標識用于指示從一個流程轉(zhuǎn)向下一個流程。該標識用于指示從一個流程轉(zhuǎn)向下一個流程。數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)信息: :該標識用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。該標識用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。http:/ :該框代表一個文檔在此處需要被存檔。該框代表一個文檔在

5、此處需要被存檔。開場開場/ /完畢完畢: :該框用以表示一個流程的開始和結(jié)束。該框用以表示一個流程的開始和結(jié)束。http:/ A開始，然后寫上后續(xù)流程開始，然后寫上后續(xù)流程所在的頁碼。例如，所在的頁碼。例如，A/2A/2是指在第是指在第2 2頁上尋找頁上尋找A A節(jié)點。然后在合適的地節(jié)點。然后在合適的地方畫上對應的流程連接標識。在該標識上寫下相同的字母以及被連方畫上對應的流程連接標識。在該標識上寫下相同的字母以及被連接的頁碼。接的頁碼。繼續(xù)繼續(xù)“是情況下的流程是情況下的流程是是否否狀況表是狀況表是否被批準否被批準? ?對狀況表對狀況表作修改作修改http:/ /否，則有人作出決定。用決定否，則

6、有人作出決定。用決定框來表示。由于所作的決定和批復很少無效，因此框來表示。由于所作的決定和批復很少無效，因此在決定框之前通常有人工活動標識。在決定框之前通常有人工活動標識。是是否否有效否？有效否？驗證統(tǒng)計驗證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的有效性數(shù)據(jù)的有效性http:/ /信息框應當描述行動框信息框應當描述行動框中生成的數(shù)據(jù)和信息表中生成的數(shù)據(jù)和信息表對對錯錯新供應商新供應商詳細情況詳細情況供應商價格清單供應商價格清單X新供應商新供應商詳細情況詳細情況供應商供應商價格清單價格清單選擇供應商選擇供應商選擇物料供應商選擇物料供應商選擇物料供應商選擇物料供應商選擇供應商選擇供應商http:/ /負責的范圍負責的范圍做到對

7、流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖的讀懂流程圖詳細程度應達到足以識別無效率的活動詳細程度應達到足以識別無效率的活動2022-1-2123http:/ /任務生成什么？任務生成什么？職員怎樣執(zhí)行它？職員怎樣執(zhí)行它？為什么要這樣做？為什么要這樣做？何時、由誰對它進行復核？何時、由誰對它進行復核？流程活動需要多少時間？流程活動需要多少時間？流程活動何時需要？流程活動何時需要？錯誤錯誤/ /問題的種類，頻率和發(fā)生原因是什么？問題的種類，頻率和發(fā)生原因是什么？怎樣處理錯誤怎樣處理錯誤/ /問題問題/ /例外？例外？輸出什么？輸出多少？輸

8、出什么？輸出多少？輸出至哪里？輸出至哪里？n流程范圍流程范圍n控制目標控制目標n主要控制點主要控制點n涉及部門及表格涉及部門及表格n流程流轉(zhuǎn)時間流程流轉(zhuǎn)時間n特定政策特定政策http:/ :從一個高層次的流程開始從一個高層次的流程開始, ,如有必要如有必要, ,到下一層次的流程到下一層次的流程( (比如比如, ,子系統(tǒng)子系統(tǒng)) )確定每個子系統(tǒng)的開始和結(jié)束確定每個子系統(tǒng)的開始和結(jié)束( (保持重點保持重點) ) 確定關(guān)鍵輸入和輸出確定關(guān)鍵輸入和輸出按步驟進行每個關(guān)鍵業(yè)務子流程按步驟進行每個關(guān)鍵業(yè)務子流程節(jié)約時間節(jié)約時間: : 如果陷入困境如果陷入困境, ,休息一下或跳到另一方面休息一下或跳到另一

9、方面采用標準的流程圖符號采用標準的流程圖符號在過程中或在每一子流程的結(jié)束確認流程和技術(shù)改進機在過程中或在每一子流程的結(jié)束確認流程和技術(shù)改進機會會認定流程的準確性認定流程的準確性流程圖繪制的技巧流程圖繪制的技巧http:/ XX公司費用報銷業(yè)務流程XX公司費用報銷業(yè)務流程開始開始業(yè)務人員填業(yè)務人員填寫報銷單寫報銷單報銷單報銷單審批通過審批通過否否業(yè)務部門審業(yè)務部門審批批未通過財務審核財務審核通過審批通過審批通過否否報銷憑證報銷憑證通過總帳總帳出納付款并出納付款并登記日記帳登記日記帳日記帳日記帳結(jié)束結(jié)束業(yè)務部門業(yè)務部門財務部門財務部門2 23 31 14 45 56 6標準業(yè)務流標準業(yè)務流程圖樣本

10、程圖樣本http:/ 業(yè)務流程編號： 業(yè)務名稱：費用報銷XXX 日期： XXX 日期：序號處理說明責任單位責任人1 2 3 4 5 6 標準業(yè)務流標準業(yè)務流程圖描述樣程圖描述樣本本http:/ 公司名稱： 部門編號： 部門名稱：XXX 日期： XXX 日期：編號崗位名稱崗位描述崗位職責不相容職責 崗位職責崗位職責http:/ 流程名稱：制度編號： 制度名稱：XXX 日期： XXX 日期：編號 內(nèi)部控制制度描述解釋部門 內(nèi)部控制制內(nèi)部控制制度樣本度樣本http:/ 流程名稱：核算方法編號： 核算方法名稱：XXX 日期： XXX 日期：編號業(yè)務描述會計分錄 會計核算方會計核算方法樣本法樣本http

11、:/ /負責的范圍負責的范圍做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖詳細程度應達到足以識別無效率的活動詳細程度應達到足以識別無效率的活動業(yè)務流程圖交付要求業(yè)務流程圖交付要求http:/ 需要需要 按實際情況繪制流程按實際情況繪制流程C 需要需要 在整個組織內(nèi)思考流程在整個組織內(nèi)思考流程C 需要需要 與流程牽涉的人員交流與流程牽涉的人員交流C 需要需要 在開始前確認流程的起點和結(jié)束在開始前確認流程的起點和結(jié)束C 需要需要 高層次的流程圖高層次的流程圖CC 需要需要 提問提問 D 不能不能 按照你自己的想當然繪制流程按

12、照你自己的想當然繪制流程D 不能不能 把流程圖局限在你自己的部門把流程圖局限在你自己的部門D 不能不能 在真空中工作在真空中工作D 不能不能 在確認起點和結(jié)束點前試圖繪在確認起點和結(jié)束點前試圖繪制制D 流程流程D 不能不能 陷入太多的細節(jié)陷入太多的細節(jié)D 不能不能 單獨努力單獨努力流程繪制應注意的要點流程繪制應注意的要點http:/ 流程問題 技術(shù)和信息系統(tǒng)問題 短期可解決的問題或當務之急在流程繪制過程中在流程繪制過程中, ,我們應不僅理解現(xiàn)有的流程我們應不僅理解現(xiàn)有的流程, ,而是更要確認改進的方而是更要確認改進的方面面, , 比如比如: :流程改進流程改進http:/ ( (一個流程內(nèi)或是

13、跨部門一個流程內(nèi)或是跨部門) )不必要的文書工作不必要的文書工作不完全或冗余審查過程不完全或冗余審查過程不必要的延誤不必要的延誤勞動密集型行為勞動密集型行為/ /任務任務一旦繪制完流程圖一旦繪制完流程圖, ,我們能夠開始分析流程改進的機會我們能夠開始分析流程改進的機會. . 特別地特別地, ,我們能夠我們能夠從以下方面發(fā)現(xiàn)問題從以下方面發(fā)現(xiàn)問題, ,改進工作流程改進工作流程: :流程改進流程改進http:/ ( (比如比如: :自動化自動化, ,更有效的獲取更有效的獲取及共享信息等及共享信息等.).)理解現(xiàn)有系統(tǒng)的限制理解現(xiàn)有系統(tǒng)的限制( (比如比如: :由于批處理而導致信息不由于批處理而導致信息不及時及時, ,硬件容量限制硬件容量限制, ,關(guān)鍵系統(tǒng)間缺乏界面關(guān)鍵系統(tǒng)間缺乏界面) )在流程繪制過程中在流程繪制過程中, ,我們可以發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有系統(tǒng)的局限性和通過技術(shù)和信我們可