采購業(yè)務(wù)流程及管理制度

1、采購業(yè)務(wù)流程及管理制度編寫：楚軍總則第一條采購部門的劃分1. 生產(chǎn)原材料采購：由采購部門負(fù)責(zé)辦理批準(zhǔn)然后采購員購買。2. 日常辦公用品采購：由辦公室或辦公室指定的部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)辦理。3. 對于重要材料的采購，必要時由總經(jīng)理指派專人或指定部門辦理采購作業(yè)。第二條采購作業(yè)方式一般情況，采購部門依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購：1. 集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利，采購前，先通知請購部門依計劃提出請購，采購部門集中辦理采購。2. 長期報價采購： 凡經(jīng)常性使用， 且使用量較大的材料， 采購部門應(yīng)事先選定供應(yīng)廠商， 議定長期供應(yīng)價格，批準(zhǔn)后通知請購部

2、門依需要提出請購。3. 未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意，不得私自變更、替換現(xiàn)有材料供應(yīng)商；如有更適合供應(yīng)商而需要替換原供應(yīng)商的， 采購部必須提交書面變更供應(yīng)商陳述材料，獲得書面批準(zhǔn)后方可變更。4. 詢價、議價結(jié)束后，需公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意方可定價，否則公司不予認(rèn)可價格；由此引起后果由責(zé)任人負(fù)全責(zé)。5. 采購作業(yè)合同簽訂由公司指定或授權(quán)委派專人負(fù)責(zé)，否則視為無效。6. 工程等大額材料合同簽訂由分管采購副總經(jīng)理以上級別人員辦理。第三條采購作業(yè)處理期限采購部門應(yīng)依采購地區(qū)、 材料特性及市場供需， 分類制定材料采購作業(yè)處理期限，通知有關(guān)部門以便參考，如果有變更時，應(yīng)立即修正。采購作業(yè)處理第四條詢價、比價、議

3、價(一) 經(jīng)辦人員應(yīng)對廠商的報價資料進(jìn)行整理并經(jīng)過深入調(diào)查分析后，以電話或其他聯(lián)絡(luò)方式向供應(yīng)廠商議價。(二) 凡是最低采購量超過請購量的， 采購經(jīng)辦人員在議價后， 應(yīng)在請購單中注明，經(jīng)主管簽字確認(rèn)后上報。(三) 采購經(jīng)辦人員接到“材料采購單”后應(yīng)依采購材料使用時間的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料， 需精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品的書面比價，經(jīng)分析后進(jìn)行議價，議價結(jié)果書面上報主管領(lǐng)導(dǎo)。( 四) 采購部門接到請購部門 （生產(chǎn)部、總經(jīng)理辦）以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購情況， 主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價、 議價， 待接到請購單后， 按一般采購程序優(yōu)先辦理。第五條審核及批準(zhǔn)附注：凡是列入

4、固定資產(chǎn)管理的采購項目應(yīng)該以“財產(chǎn)支出”批準(zhǔn)權(quán)限進(jìn)行上報。第六條訂購(一) 采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)批準(zhǔn)的“材料采購單”后， 應(yīng)以“訂購單”向廠商訂購，并以電話或傳真確定交貨 ( 到貨) 日期，同時要求供應(yīng)商在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”，材料需按款號標(biāo)明分包包裝。(二) 若屬分批交貨者， 采購經(jīng)辦人員應(yīng)在“材料采購單”上署名“分批交貨” 以供識別。(三) 采購經(jīng)辦人員使用暫借款采購時， 應(yīng)在“材料采購單”上署名“暫借款采購”，以供識別。第七條整理付款1 材料倉庫應(yīng)按照已辦妥收料的入庫單單，經(jīng)與供應(yīng)商送貨核對無誤后，于第二日將原始單送會計部門。2 缺交應(yīng)補(bǔ)足者，請購部門應(yīng)依照實收數(shù)量

5、，進(jìn)行整理付款。3 超交應(yīng)經(jīng)主管批準(zhǔn)后，才能依照實收數(shù)量進(jìn)行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。價格及質(zhì)量的復(fù)核第八條價格復(fù)核與市場行情資料提供1 采購部門應(yīng)調(diào)查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為采購及價格審核的參考。2 采購部門應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所需要的材料，提供市場行情資料，作為材料批準(zhǔn)價格的參考。第九條質(zhì)量復(fù)核采購部應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以復(fù)核( 如材料選用、質(zhì)量檢驗等 ) 。第十條異常處理審查作業(yè)中，若發(fā)現(xiàn)異常情況， 采購單位審查部門應(yīng)立即附異常情況報告資料， 通知有關(guān)部門處理。附則第十一條本辦法經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施，增設(shè)修訂亦同。采購主、輔料管理制度補(bǔ)充1 ，根據(jù)計劃單采購主、輔、料。

6、2 ，現(xiàn)款采購： 采購員必須憑有經(jīng)理簽字的借款單向財務(wù)部借款，采購回來后， 采購員持貨品、 購貨發(fā)票或收據(jù)到倉庫辦理入庫手續(xù)， 由倉庫保管員驗收并開出入庫單，（入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數(shù)量、單價、金額、用途簽字）。入庫單必須通過采購員、保管員、會計簽字后。隨同購貨發(fā)票或收據(jù)才能由經(jīng)理簽字。然后到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。3 ，訂單采購：供應(yīng)商貨到后，由采購員到倉庫辦理入庫手續(xù)，由倉庫保管員驗收并開出入庫單（入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數(shù)量、單價、金額、用途）。入庫單必須通過采購員、保管員簽字。并將第二聯(lián)傳遞會計作往來帳。供應(yīng)商需要結(jié)款時， 應(yīng)憑入庫單， 隨同購貨發(fā)票或收據(jù)

7、由經(jīng)理簽字， 然后到財務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù)。采購員崗位職責(zé) 崗位名稱：采購員直接上級：采購經(jīng)理負(fù)責(zé)對象：物資的采購、供應(yīng)（主要指采購材料）工作目標(biāo)：要求將公司的生產(chǎn)所需的保質(zhì)、保量安全及時的滿足權(quán)力與責(zé)任：嚴(yán)格遵守公司的各項規(guī)章制度和有關(guān)規(guī)定；根據(jù)生產(chǎn)計劃和資金情況，編制采購計劃；全面負(fù)責(zé)生產(chǎn)所用的原料、包裝材料的采購工作； 掌握好實際庫存和在途物料情況；合理安排采購順序， 對緊缺物料及需長距離采購的原料應(yīng)提前安排采購計劃及時購進(jìn)；對主要原料供應(yīng)商進(jìn)行考查； 負(fù)責(zé)簽訂購貨合同；嚴(yán)格執(zhí)行原料包裝材料入庫檢驗制度； 隨時掌握原料，包裝材料市場行情負(fù)責(zé)； 下屬的管理工作。工作職責(zé)：采購管理制度、采購作業(yè)

8、流程、委外加工作業(yè)流程的執(zhí)行與完善；考察供貨商的產(chǎn)品質(zhì)量、 供貨能力、 企業(yè)質(zhì)量保證能力、企業(yè)信譽(yù)等方面， 在現(xiàn)有供應(yīng)商基礎(chǔ)上不斷尋求新的供應(yīng)商，以確保供應(yīng)資源的豐富與寬闊的選擇范圍，負(fù)責(zé)新增供應(yīng)商的尋訪、調(diào)查，并組織相關(guān)部門進(jìn)行評估、審查。2. 按照要求保質(zhì)保量地組織好原料采購供應(yīng)工作，并隨時掌握合同履行情況，合同中必須注明我公司對產(chǎn)品質(zhì)量要求的條款，如需更改合同， 在請示后， 得到批準(zhǔn)方可執(zhí)行；3. 負(fù)責(zé)收集新材料的應(yīng)用信息，做好市場分析，隨時掌握國家相關(guān)產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)和政策變化，做好政策分析，為公司決策提供有價值信息；對供應(yīng)商進(jìn)行詢價、比價、議價，并上報相關(guān)信息（交貨周期、日產(chǎn)能、最低訂購量、包裝要求、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、價格條件等） ；市場行情的調(diào)查、動態(tài)資訊收集、整理，及時上報，以便及時調(diào)整采購策略； 依業(yè)務(wù)訂單適時、適品、適量的采購，并跟催采購進(jìn)度，確保訂購物料按時、按量、保質(zhì)送達(dá)我司倉庫，協(xié)調(diào)銷售、生產(chǎn)的有效進(jìn)行。訂單變更與撤消、品質(zhì)要求變更與供方之間的及時信息傳遞，確保供方滿足我公司之需求。與供應(yīng)商采