GY01茌平基地采購管理規(guī)定

1、山東信發(fā)東信塑膠有限公司在平基地釆購管理規(guī)定文件編號：XFDX/GL GY 012014 (A)編制/日期: 審核/日期: 批準(zhǔn)/日期: 生效日期：1、目的為了保障公司生產(chǎn)、經(jīng)營的正常運行，規(guī)范釆購流程，加強成本控制，特制定本制度。2、適用范圍本制度適用于公司的日常釆購活動。3、定義3.1定點采購：指釆購部門通過招標(biāo)、議標(biāo)的方式，確定管理物資的定點供應(yīng)商或服務(wù)商， 采購單位在定點范圉內(nèi)采購或消費的一種采購方式。3.2滯料：凡因型號、規(guī)格、材質(zhì)和性能不適用，以至貯存時間超過6個月未領(lǐng)用，或雖領(lǐng) 用單累計數(shù)量小于30%,存量多而有變質(zhì)可能的需要單獨處理的原輔材料和回收的廢品物料。4、職責(zé)4.1供應(yīng)

2、部：負責(zé)對公司所需物品的采購和物品的入庫、報帳手續(xù)。4.2辦公室：監(jiān)督公司的日常采購活動。4.3倉儲部：負責(zé)對公司所采購的物品辦理出入庫手續(xù)和數(shù)量的核對，需驗收的通知相關(guān)人員 進行驗收，發(fā)現(xiàn)問題及時上報。4.4財務(wù)部：負責(zé)對公司所采購物品的付款和發(fā)票的核實，負責(zé)采購成本的核查和監(jiān)督。5、工作程序5.1采購原則5.1.1嚴格執(zhí)行詢議價程序物品采購，至少應(yīng)有三家（獨家供應(yīng)或總代理等特殊悄況除外）以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán) 衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估，并與供 應(yīng)商進一步議定最終價格，臨時性應(yīng)急購買的物品除外。5.1.2職責(zé)分離采購人員不得參與貨物和服務(wù)的驗

3、收，釆購貨物質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決，應(yīng)III相關(guān) 部門根據(jù)合同要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與供應(yīng)商協(xié)商完成。5.1.3 一致性原則釆購人員采購的物品或服務(wù)必須與采購單所列要求規(guī)格、型號、數(shù)量相一致，在市場條件不 能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋信息供申請部門更改采購單作參考。5.1.4廉潔制度所有采購人員必須做到：（1）、自覺維護企業(yè)利益，努力提高采購質(zhì)量，降低采購成本，杜絕弄虛作假。（2）、加強學(xué)習(xí)，提高認識，增強法治觀念。（3）、廉潔自律，嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。（4）、工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。（5）、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相

4、關(guān)的新設(shè)備及市場信息。5.2管理內(nèi)容5.2.1管理原則采購應(yīng)肖遵循公開、公平、公正的原則，滿足使用的原則和效益優(yōu)先的原則，適合招標(biāo)采購 要求的物資，必須進行招標(biāo)采購。在同等質(zhì)量的悄況下，應(yīng)優(yōu)先購買價格低且符合節(jié)能和環(huán) 保要求的工程，貨物或接受費用低的服務(wù)。5.2.2控制5.2.2.1重點控制物資：單位價值高，用量大或?qū)Ξa(chǎn)品質(zhì)量有較大影響的常備物資（如：主要 原輔材料）；單位價值高或一次性采購的數(shù)量大的偶發(fā)物資。S.2.2.2采購人員和倉庫管理人員要定期進行滯呆物資的統(tǒng)計和分析。5.3請購、入庫管理5.3.1各部門物資需求計劃單的填報；5.3.2物資需求訃劃單要根據(jù)工程、生產(chǎn)計劃或訂單，用料定額

5、和庫存限額等情況進行確定；5.3.3物資需求計劃單注明需采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、特性（技術(shù)要求）、需求日期等 內(nèi)容；5.3.4請購經(jīng)辦人（工程材料需有工程負責(zé)人依據(jù)施工方需求）填寫物資需求計劃單，報本部 門負責(zé)人審核。5.3.4.1需求計劃的填寫:應(yīng)寫清技術(shù)參數(shù)要求，要同時將需求物資的相關(guān)信息（包括非標(biāo)加工件 的圖紙、物資品牌、配置、材質(zhì)、參數(shù)等）及時準(zhǔn)確上報，如因計劃填寫不清造成的物品不能 使用，應(yīng)由報訃劃方承擔(dān)責(zé)任并負責(zé)相應(yīng)的費用，因采購造成的失誤有采購人承擔(dān)責(zé)任并負 責(zé)相應(yīng)的費用。5.342各原料保管和配件保管，每天下班前半個小時統(tǒng)計當(dāng)天到貨物資報采購主管。5.3.5對物資需求計劃應(yīng)

6、注意提高訃劃質(zhì)量，并根據(jù)釆購周期的長短提前五天定制（具體采購 時間詳見附件三），盡量避免緊急采購現(xiàn)象的發(fā)生。配件、辦公用品等只允許周一、周二申報, 原料計劃等根據(jù)生產(chǎn)狀況和進貨周期提前進行申報，所有計劃單經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后山倉庫保 管或辦公內(nèi)勤交于供應(yīng)主管審核，供應(yīng)主管簽字后再交于副總審批，審批完成由保管或辦公 內(nèi)勤做請購單，ERP顯示請購單后進入實際采購流程。5.3.6. 物資入庫時，保管與交貨人一起核對清點物資名稱、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量等信息是否與 計劃相符；5.3.7. 驗收中不合格物資，嚴禁接收，如出現(xiàn)工作失誤故意接收的，保管員負全部經(jīng)濟責(zé)任；5.3.8采購物資到廠后，倉管通知驗收人驗收，原

7、材料和包裝物驗收，技術(shù)部主管驗收簽字， 若驗收入庫后出現(xiàn)問題，處罰技術(shù)主管$200元；工具和配件驗收，維修班長驗收簽字，若 驗收入庫后出現(xiàn)問題，處罰維修班長2100元、生產(chǎn)部主管$100元；若沒有驗收就辦理入庫 的，出現(xiàn)問題處罰倉儲原料保管$100元、倉儲主管$100元。5.3.9采購物資驗收入庫后，2日內(nèi)倉管填制完畢采購入庫單，傳遞驗收人簽字，通知采購人 簽收，采購物資不能跨月入庫，哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，處罰$50元。5.4采購5.4.1采購部門必須依據(jù)申購人上報的物資需求計劃山采購主管統(tǒng)一按排實施采購；正常采購 物品限定計劃審批后一周內(nèi)到貨，特殊情況山供應(yīng)主管提前與請購部門溝通協(xié)調(diào)。5.4.2

8、要優(yōu)先選擇制造商直供單位或總代理商的供應(yīng)方，盡量避免和減少中間環(huán)節(jié)，供應(yīng)方還 應(yīng)具備以下條件： 具有法人資格或有獨立承擔(dān)民事責(zé)任的能力； 符合國家法律、法規(guī)和國際貿(mào)易規(guī)則，具有良好的質(zhì)量和商業(yè)信譽； 具有履行合同的能力和良好的履約記錄，良好的財務(wù)狀況和銀行信譽；5.4.3釆購方式的選擇應(yīng)符合下列原則：1）具有共性的物資，應(yīng)匯總計劃集中統(tǒng)一釆購，以降低采購成本；2）常用量較大的原輔材料采購部門應(yīng)事先選定供應(yīng)方，議定供應(yīng)價格，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后采購 部定量采購；3）為確保供應(yīng)渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng) 商或在其間進行交互采購。5.4.4對不釆用定點釆購的重點控

9、制物資，采購部門要根據(jù)釆購物資的特性，查閱制造商或供 應(yīng)商資料，記錄及其他有關(guān)信息，進行三家以上詢價與報價，采購人員詢價完成后，詢價或 議價結(jié)果及擬訂“訂購廠商” “交貨期限”與“報價有效期限”填寫物資比價表經(jīng)主管審核。5.4.5采購部門應(yīng)建立供應(yīng)方信用記錄檔案，作為對供應(yīng)方評價和優(yōu)選的基本資料；5.4.6緊急采購的物品,金額在5000以內(nèi)的可以山副總批準(zhǔn)，金額在5000以上的必須經(jīng)總經(jīng)理 批準(zhǔn)采購，緊急采購的物品可以先不進行比價；（旦價格不能高于市場價的20%o5.4.7采購人員必須按采購要求運作，對不按訃劃要求及質(zhì)量要求采購，造成超儲積壓或影響生 產(chǎn)的，損失山采購人員承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任。5.4.

10、9釆購人員未能及時完成采購任務(wù)時，應(yīng)及早報告部門主管說明異常原因，提出相應(yīng)意見方 案，釆購部應(yīng)及時與請購部門溝通，擬定補救辦法和處理對策，特別重大的事項應(yīng)報總經(jīng)理。5.5財務(wù)5.5.1財務(wù)部門依據(jù)采購人員傳遞的批準(zhǔn)的付款申請單實施匯款，并根據(jù)采購人員的需求打印 匯款回單，如有特殊原因不能匯款的，需通知釆購人員。5.6監(jiān)督檢查釆購部門應(yīng)當(dāng)接受公司和社會監(jiān)督，任何單位和個人有權(quán)對采購活動中有以下行為向總經(jīng)理 投訴或檢舉：計劃不當(dāng)造成的浪費;（2）未經(jīng)比價、批準(zhǔn)擅自采購的；（3）應(yīng)定點采購的物資對外釆購的；（4）弄虛作假的。6、其他事項6.1為不影響生產(chǎn)，原料需至少到貨周期前三天申報，且盡量周一、周

11、二申請，盡量避開周五 周六周日，原料除PVC外歸公司總部購買，可山保管寫申請后直接與采購部主管溝通，在平 基地采購員協(xié)助。PVC采購山主產(chǎn)車間填寫采購申請單，山保管做請購單。周六周日財務(wù)不 能打款，PVC采購申請必須在周五前上報，并根據(jù)生產(chǎn)狀況合理安排庫存量，申請單山在平 基地釆購員和副總審批后交于財務(wù)部并寫付款申請，財務(wù)部負責(zé)安排打款事宜，因款項問題 造成的PVC斷料山財務(wù)部承擔(dān)責(zé)任，因車間自身問題造成的斷料山車間承擔(dān)責(zé)任。6.2為降低采購成本、提高效率，配件、辦公用品等，需至少提前一周申請，生產(chǎn)需用小型設(shè) 備提前十五天報計劃，每周一、二遞交申請單，山采購部主管審核后安排采購。6.3如遇請購

12、單型號不明確的，申請人可配合采購部人員外出采購。6.4如遇特殊情況釆購人不能及時將所需物資采購到位的，采購人需電話通知申請人并通過 0A書面通知。6.5采購物資需當(dāng)月取得發(fā)票，支付預(yù)付款的須要求發(fā)票隨貨同行，或郵寄到公司。6.6采購人在ERP系統(tǒng)建立供應(yīng)商檔案，完善供應(yīng)商檔案信息（聯(lián)系人、電話、傳真）。6.7采購物資取得的發(fā)票與實際內(nèi)容相符，超越經(jīng)營范圉的不予報銷，過期、虛假發(fā)票不予報 銷。6.8紙質(zhì)采購合同傳遞到副總、財務(wù)部。7、釆購流程申請人填制申請單-部門主管簽字-供應(yīng)人員簽字一一副總簽字保管ERP填制請購單 采購部主管審核請購單供應(yīng)人員采購、采購訂單一一貨到保管及驗收人驗收一一保管填制

13、 釆購入庫單傳遞相關(guān)人員簽字一一傳遞供應(yīng)人員一一供應(yīng)人員依據(jù)發(fā)票、入庫單報賬一一供 應(yīng)人員填制付款申請單一一財務(wù)付款。8、附則8.1本規(guī)定簽字后執(zhí)行。8.2本規(guī)定山公司財務(wù)部負責(zé)解釋。8.3當(dāng)本規(guī)定出現(xiàn)重大不可執(zhí)行項時，可及時進行修改。附表一生產(chǎn)需要采購申請表申請部門：申請日期:序號品X規(guī)格型號單位數(shù)量需用日期備注申請人：主任簽字：批準(zhǔn)人:附表二物資比價報告單年 月 日比價內(nèi)容：序號供應(yīng)商名稱聯(lián)系人報價情況產(chǎn)地備注最終供應(yīng)商：記錄人：審核：批準(zhǔn)：附表三生產(chǎn)物資到貨時間表序號產(chǎn)品名稱到貨周期序號產(chǎn)品名稱到貨周期1微晶蠟B5210天17硬脂酸鈣5天2微晶蠟1085天18PVC7004天3工業(yè)沉淀碳酸鈣5天19PVC10003