完整版文檔管理制度文檔良心出品

1、部門文檔治理制度試行一、目的X檔是企業(yè)重要的智力資產(chǎn),文檔一般以電子文檔的形式存在,從內(nèi)容上,有商務(wù)合同,會(huì)議記錄,客戶資料,推廣文案,工程文檔,經(jīng)驗(yàn)心得等.每一個(gè)信息系統(tǒng)都會(huì)經(jīng)歷規(guī)劃階段,制度方案階段,運(yùn) 行階段,在每個(gè)階段都會(huì)有大量的文檔產(chǎn)生.文檔治理就是將這些大量的文檔,ExceL圖片,影音進(jìn)行存儲(chǔ),分類和檢索.文檔治理通過(guò)對(duì)部門大量的文檔信息,合理有序的分類存放.解決廣闊海撈針的困擾,充分增強(qiáng) 了部門文檔信息共享作用,使部門工作更優(yōu)化,TT效統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的文檔治理能夠保證部門內(nèi)部及相關(guān)部門 得到有效的文件.二、文件材料的收集治理1 .每階段的文檔,由行業(yè)負(fù)責(zé)人將進(jìn)行該項(xiàng)工作形成的全部文件材

2、料系統(tǒng)整理后,送交治理員歸檔.2 .編制文檔入檔表,一項(xiàng)資料由行業(yè)負(fù)責(zé)人交治理員歸檔時(shí),應(yīng)登記并雙方簽名. 附：見(jiàn)文檔治理入庫(kù)登記表 VLO.doc3 .戰(zhàn)略組.市場(chǎng)組需要每周提供相應(yīng)的資料信息交于信息治理員照檔.戰(zhàn)略組每周提供其負(fù)青的行業(yè) 的資料或工程資料,市場(chǎng)組每周提供正在運(yùn)作的展臺(tái)資料,協(xié)會(huì)資料或宣傳資料.4 .每周五由治理員將文檔入檔我報(bào)備于部門負(fù)貴人.注：文檔收集治理現(xiàn)處于試行階段,試用 2個(gè)月,待文檔治理制度完善后可再做修改或沿用.三、歸檔資料范圍1 .重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的報(bào)告,會(huì)議紀(jì)要等.2 .部門與有關(guān)單位簽訂的合同,協(xié)議書等文件材料.3 .部門的各種工作方案,總結(jié),報(bào)告

3、,會(huì)議記錄.部門制度,公司資質(zhì)等資料.4 .部門有關(guān)各行業(yè)的調(diào)研,包括,調(diào)研報(bào)告,行業(yè)廠商目錄,供應(yīng)商信息調(diào)查我等資料.5 .市場(chǎng)展會(huì)資料,包括公司宣傳資料,展會(huì)論壇調(diào)研,展會(huì)圖片,視頻,音頻等資料.6 .軟件信息資料,包括辦公軟件,DEMO,學(xué)習(xí)資料等資料.四、文檔標(biāo)準(zhǔn)1 .頁(yè)面設(shè)置各類文檔一律采用 A4紙張大小,頁(yè)邊距一律采?。荷?、下 2.5cm,左3cm,右1.5cm ,行間距取多 倍行距設(shè)置值為 L5:字符間距為默認(rèn)值縮放100%,間距：標(biāo)準(zhǔn),標(biāo)題在文檔上端居中,兩邊空 格要均勻.如副標(biāo)題,破折號(hào)應(yīng)比正題縮進(jìn)兩格,用稍小字體.2 .字體要求文檔所用字體要求為微軟雅黑.3 .字號(hào)主標(biāo)題采

4、用“二號(hào)“微軟雅黑黑體字：副標(biāo)題采用小二號(hào)“微軟雅黑黑體?.第層次題序和標(biāo) 題用小三號(hào)“微軟雅黑黑體字：第二層次題序和標(biāo)題用小四號(hào)“微軟雅黑黑體字,第三層次及以 下題序和標(biāo)題用“小四號(hào)微軟雅黑體.正文用五號(hào)微軟推黑體.英文字體應(yīng)與中文字體相對(duì)應(yīng),字體為五號(hào)Times New Roman 4 .圖、表格式1 .圖：要精選、簡(jiǎn)明,切忌與表及文字表述重復(fù).圖中術(shù)語(yǔ)、符號(hào)、單位等應(yīng)同文字表述一致.圖序及圖名居中置于圖的下方,用五號(hào)字微軟雅黑體.2 .表：表中參數(shù)應(yīng)標(biāo)明星和單位的符號(hào).表序及表名置于衣的上方.表序、表名和表內(nèi)內(nèi)容采用五號(hào)微軟雅黑體字.5 . Excel 格式Excel表格根據(jù)以上 Wor

5、d文檔格式,主標(biāo)題采用“二號(hào)“微軟雅黑黑體字：副標(biāo)題采用“小 二號(hào)“微軟雅黑黑體字.衣格內(nèi)文用五號(hào)微軟雅黑體.6 .文檔格式PPT,由治理員在電子文檔前頁(yè)附上文檔編碼表. 凡上傳至效勞器的主要文檔.如合同協(xié)議,宣傳如以下圖：文件編號(hào)文件治理名稱版本/修改發(fā)布日期五、文檔版本治理1 .文檔的狀態(tài)變遷規(guī)那么文檔的狀態(tài)可分為“草稿、“正式和“修改三種.文檔建立時(shí),狀態(tài)為“草稿,通過(guò)評(píng)審后,其狀態(tài)變?yōu)椤罢?O此后假設(shè)更改文檔,那么其狀態(tài)變?yōu)椤靶薷?當(dāng)文檔修改完畢重新通過(guò)評(píng)審時(shí).狀態(tài) 又變?yōu)椤罢?2 .文檔版本號(hào)標(biāo)識(shí)文檔的版本號(hào)規(guī)那么與文檔的狀態(tài)有關(guān).處于“草稿狀態(tài)的文檔的版本號(hào)格式為O.YZ.YZ

6、的數(shù)字范困為01-99.隨著草稿的修正,YZ的取值應(yīng)遞增.YZ的初值和增福由用戶自己把控.處于“正式狀態(tài)的文檔版本號(hào)格式為XY. X為主版本號(hào),取值范圍為1-9.Y為次版本,取值范用為0-9文檔第一次成為“正式文件時(shí),版本號(hào)為L(zhǎng)0.如果文檔升級(jí)幅度比較小,可將變動(dòng)部門制作成文檔的附件,附件版本一次為1.0、1、當(dāng)附件的變動(dòng)積累到定程度時(shí),文檔項(xiàng)的Y值可適量增加,Y值增加定程度時(shí),X值將適量增加.當(dāng)文檔升級(jí)幅度比較大時(shí),才允許直接增大 X值.處于“修改狀態(tài)的文檔的版本號(hào)格式為XYZ文.檔正在修改時(shí),一般只增大Z侑,XY俏保持不變.當(dāng)文檔修改完畢,狀態(tài)成為“正式時(shí),將 Z值設(shè)置為0.增加X(jué)Y值.參

7、考23 .文檔版本限制文檔的版本限制作用丁多個(gè)文檔治理活動(dòng)之中,如創(chuàng)立文檔、文檔的變更和文檔的評(píng)審等.在項(xiàng)對(duì)文檔的任何修改都將產(chǎn)生新目開(kāi)發(fā)過(guò)程中,絕大局部的文檔都要經(jīng)過(guò)屢次的修改才能最終確定下來(lái).的版本.由于我們不能保證新版本定比歸檔的舊版本“好,所以就不能拋棄歸檔的舊版本.版本控制的目的是根據(jù)定的規(guī)那么保存文檔的所有版本,預(yù)防發(fā)生版本喪失或混治現(xiàn)象,并且可以快速準(zhǔn)確地查找到文檔的任何版本.六、文檔更改與發(fā)放治理1.各行負(fù)班人對(duì)文件和資料假設(shè)要進(jìn)行對(duì)外發(fā)放,報(bào)備信息治理員并在?文檔資源申請(qǐng)表?登記內(nèi)容 包括：發(fā)放文件名稱、編碼、輸出時(shí)象、H期、行業(yè)負(fù)責(zé)人名字.附：見(jiàn)文檔資源中請(qǐng)表VI O.do

8、c為了標(biāo)準(zhǔn)部門信息治理平安,文件發(fā)放本卷須知如下：1 .參考文檔級(jí)別,所有級(jí)別3以上的文檔對(duì)外發(fā)放均要填寫文檔資源申請(qǐng)說(shuō)明表.2 .時(shí)其他部門發(fā)放文檔,視情況給予加密或不加密格式.參考申請(qǐng)表部門負(fù)無(wú)人意見(jiàn).3 .時(shí)其他合作單位發(fā)放文檔,均統(tǒng)格式為PDF加密格式.由行業(yè)負(fù)好人填寫文檔資源申請(qǐng)農(nóng)4 .統(tǒng)一發(fā)放人為信息管埋員 .2.文檔級(jí)別參考如下：文檔級(jí)別分為5類.類別5為最高級(jí)別,類別 1為最低級(jí)別.類別5文檔分類如下：公司對(duì)外亢傳PPT,簽訂的合同,協(xié)議書 ,公司資質(zhì),類別4文檔分類如卜：有關(guān)行業(yè)的調(diào)研報(bào)告,展會(huì)論壇的調(diào)研、行業(yè)廠商目錄,供應(yīng)商信息調(diào)查我.類別3文檔分類如下：DEMO部門的I：

9、作方案總結(jié)報(bào)告,重裳會(huì)議報(bào)告或會(huì)議紀(jì)要.類別2丈檔分類如卜.:部門制度,部門會(huì)議記錄,展會(huì)圖片,視頻,音頻.類別1文檔分類如F辦公軟件.事務(wù)性文檔2.已歸檔的正式文檔, 如需更改,請(qǐng)報(bào)備給信息治理員,由其更改文件版本號(hào)及發(fā)布口期.必要時(shí)備注.1 .對(duì)于紙質(zhì)文檔編號(hào)更改,文檔封面附上?文檔編號(hào)更改表?.附：見(jiàn)文檔編號(hào)更改表 VI 0 doc2 .已歸檔的正式文檔電子版含 PPT.版本更改,那么在文檔.PPT首頁(yè)填寫如下表格.表二：文件更改記錄表文件編號(hào)文件治理名稱版本/修改發(fā)布日期xlsx3 .所有歸檔文檔更改,信息治理員均統(tǒng)另行備份.登記于文檔更改匯總表七、文檔分類打業(yè)謁料批為(X01)fsx

10、fe(xo2)行業(yè)皆科10)行業(yè)J a II承(xo供帙“伍用西女&(X04)h&firUfppT(xos)內(nèi)VI斤校(X06)r|ijW(MT)附音費(fèi)料VA)合同冷議(CA)(PJ)為咫目名;文件表(PJ幺:川目*日新)合同CT)W 市場(chǎng)及會(huì)“咋X)汾會(huì)依同(SO)專本* 收外及介貨3(0)內(nèi)城公虢/I(DE)PM001.PM002.部門會(huì)議?DSI柞液滴二門方案(DPil a (DPI)第n亭務(wù)da9 傅 (DP2) (tr)FR001TR002.郃門幺片制作BC；QA)QAOl QA02.(DS力公軟件OF)(SW DEMO DM)習(xí)言科LS)tttt(V0an(adBH (PT)圖-：

11、戰(zhàn)略介作部文檔分類框架圖八、編碼定義編譯均由英文簡(jiǎn)寫作為代碼.具體編碼定義參考以下各表.表一部門代碼縮寫戰(zhàn)略合作部Strategic co-operation department -SC我二資料類別代碼縮寫行業(yè)資料Industry Information-ID工程資料Project Information-PJ合同協(xié)議Contract agreement-CA市場(chǎng)資料Marketing Informa non-XfT部門事務(wù)Department Afl&us-DA軟件資料Software Information-SW影音資料Video & Audio Information-VA表三文檔類別

12、代碼縮寫各行業(yè)方向資料文件夾A B C D Z , AaZz.各工程名稱文件夾PJ十名稱十工程十日期簡(jiǎn)寫注:各行業(yè)方向資料文件夾定義為：A.智慧城管,B-城市一卡通,C-智慈*區(qū),D數(shù)據(jù)中央,E電子政務(wù),F-智慧質(zhì)監(jiān),G-節(jié)能減排,H-智慈交通,I-平安生產(chǎn),J-智慧城建,K-智急環(huán)保,L-中間件,M-智慧樓宇,N智慧醫(yī)療,0-智慧物流,P智慧農(nóng)業(yè),依次類推,Z物聯(lián)網(wǎng)綜合各工程名稱文件夾：代碼縮寫用 PJ十名稱十工程十日期簡(jiǎn)寫如XX新城工程招標(biāo),文件名為PJXX新城工程1206 其中1206為2021年6月文檔性質(zhì)代碼縮寫ID-行業(yè)資料行業(yè)調(diào)研報(bào)告XX為各行業(yè)代碼縮寫01會(huì)議紀(jì)要XX為各行業(yè)代

13、碼縮寫02行業(yè)廠商目錄XX為各行業(yè)代碼縮寫03供應(yīng)商信息調(diào)查表XX為各行業(yè)代碼縮寫04行業(yè)宣講PPTXX為各行業(yè)代碼縮寫05CA-合同協(xié)議框架協(xié)議Framework agreement -FA合同Contract- CTMT-市場(chǎng)資料市場(chǎng)展會(huì)資料Exhibition Infoimation -EX國(guó)外展會(huì)資料Oversea Exhibition - OE國(guó)內(nèi)展會(huì)資料Domestic Exhibition-DE公司宣傳資料Promotion Information-PM協(xié)會(huì)資料Society Information-SO專家?guī)霦xpert database- EDDA-部門事務(wù)部門信息Department Information-DI部門制度Department SystemDS部門方案Department Plan-DP培訓(xùn)資料Training Information-TR部門名片制作Business Card- BC公司資質(zhì)Qua lineation- QASW-軟件資料辦公軟件Office Software -OFDEMODEMO- DM學(xué)習(xí)資料Learning Iiifonnatx)n-LEVA-影音資料視頻Video- VD音頻Audio - AD圖片Pictuie- PT編碼規(guī)那么部門一一資料