ERP系統(tǒng)評估與持續(xù)改進

1、SYMIX ERP系統(tǒng)評估與持續(xù)改進（討論稿）1 應用背景SYMIX ERP系統(tǒng)已經(jīng)在昌南公司、億萬物流、日立公司、昌威公司、電源公司、電子公司、裝置公司成功實施，為它們管理水平的提升提供了一定的技術(shù)保證。但是，縱觀這些系統(tǒng)的應用情況，應用較好的昌南公司和億萬物流，并在業(yè)務人員不斷持續(xù)改進中體現(xiàn)ERP的效益，而大多數(shù)應用單位基本停留在系統(tǒng)切換階段的應用水平，尚未完全達到管理規(guī)范化、流程合理化、工作效率化、組織扁平化、決策數(shù)字化等ERP成功運行的目標。ERP系統(tǒng)的實施是一個長期的過程，圖1是業(yè)界常見的體現(xiàn)ERP效益的“幸福曲線”。圖中紅線代表ERP的收益，黑線代表ERP實施過程中的人員心態(tài)變化，

2、ERP所能取得收益。可以看出，真正體現(xiàn)ERP收益的是在持續(xù)改進階段。圖1 ERP效益的“幸福曲線”從圖1中可以看到，實施了ERP系統(tǒng)，還要注意不斷通過業(yè)績評價，樹立更高的目標，繼續(xù)改進。大量資料表明，很多企業(yè)在ERP系統(tǒng)成功投入運行后，往往會在一片喝彩聲和慶祝成功的喜悅聲中，把ERP應用后的管理持續(xù)改善工作拋到腦后。就我公司的目前的應用情況看，信息中心作為ERP系統(tǒng)整體推進部門，在項目實施中承擔了咨詢、軟件提供、實施和服務等多項角色，所以在持續(xù)改進階段，應引導和幫助應用單位不斷地進行應用評估和持續(xù)提高，使ERP系統(tǒng)為企業(yè)帶來更大的收益。2 評估和持續(xù)改進的主要工作2.1 系統(tǒng)應用評估應用評估是

3、指對企業(yè)實施ERP系統(tǒng)后的工作成績及效益效果進行跟蹤評議和考核。評價目的是通過考核，檢查實施ERP系統(tǒng)的成效以期改進工作。業(yè)績評價的著眼點不僅要檢查企業(yè)是否實現(xiàn)了預期的目標，而且要進一步樹立新的、更高的目標。 應用評估應從管理層、應用層和數(shù)據(jù)層三個層面進行，管理層關(guān)注管理者是否依據(jù)系統(tǒng)提供的信息進行輔助決策并指導企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)活動；應用層關(guān)注系統(tǒng)是否成為各部門管理人員日常工作離不開的有效工具，解決了傳統(tǒng)手工管理難以解決的問題；數(shù)據(jù)層關(guān)注系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)和運營數(shù)據(jù)是否準確及時。通過對實施前、實施初期和目前的應用進行比對，給系統(tǒng)應用情況一個準確的評價，這也是持續(xù)改進的基礎和出發(fā)點。2.2 了解企業(yè)經(jīng)營

4、規(guī)劃企業(yè)經(jīng)營是在不斷地變化中求發(fā)展，其組織機構(gòu)、崗位設置、業(yè)務流程、管理重心和主要產(chǎn)品都會不斷發(fā)生變化，有的還會發(fā)生企業(yè)重組和工作場地的遷移，而ERP系統(tǒng)的目的是為企業(yè)的經(jīng)營管理服務，所以ERP系統(tǒng)應及時做出調(diào)整，以適應和支持企業(yè)經(jīng)營活動。由于大多數(shù)應用單位沒有專門負責ERP運行部門和人員，也沒有認識到企業(yè)經(jīng)營規(guī)劃和IT規(guī)劃的互動機制，在公司發(fā)生較大的調(diào)整時，難免造成信息化反應滯后或不適應，造成“信息化后遺癥”，困擾企業(yè)為適應快速發(fā)展而進行的業(yè)務整合和調(diào)整。所以，在目前各應用單位維護人員缺少的情況下，信息中心和應用單位應及時溝通，及時調(diào)整系統(tǒng)方案，以適應和支持企業(yè)經(jīng)營活動。2.3 調(diào)研企業(yè)新的

5、需求該部分工作主要是調(diào)研分析企業(yè)新的信息化需求，包括部分功能模塊的實施，管理報表和二次開發(fā)。2.4 應用單位的人員和隊伍建設除了昌南公司和億萬物流公司有部分人員對ERP的應用有較高的理解，大多數(shù)公司從企業(yè)的一把手、中層管理人員，到業(yè)務崗位人員對ERP的認識都有待提高，有的幾乎不了解ERP的基本原理和管理思想，對ERP系統(tǒng)也缺乏應有的重視，這是目前我們ERP系統(tǒng)應用的最大瓶頸，也導致系統(tǒng)不能為企業(yè)帶來明顯的效益，甚至成為一種負擔。通過進一步培訓，增強企業(yè)一把手和各崗位一把手對ERP系統(tǒng)的理解和認識，提高各級管理人員和操作人員對ERP系統(tǒng)的重視程度，結(jié)合ERP系統(tǒng)的績效監(jiān)控體系，使公司的業(yè)務流程運

6、作高效，并能夠積極協(xié)同應變，從而在客戶滿意度、生產(chǎn)效率、庫存控制以及成本控制等方面不斷取得顯著收效。2.5 ERP的績效監(jiān)控體系目前沒有完全發(fā)揮出ERP系統(tǒng)的全部效能，對管理的改善并不明顯，其主要問題在于沒有完善企業(yè)績效監(jiān)控系統(tǒng)。EPR系統(tǒng)在企業(yè)實施應用后，實施項目組應根據(jù)企業(yè)管理業(yè)務與管理模式，幫助企業(yè)設計一套企業(yè)管理績效變化動態(tài)監(jiān)控報表體系，并培訓企業(yè)各管理層如何運用這套內(nèi)部管理報表體系，即時發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，以便及時糾正和調(diào)整管理策略。盡管SYMIX ERP系統(tǒng)提供強大的監(jiān)控報表，同時我們也二次開發(fā)了很多統(tǒng)計報表，但是這些報表并沒有成為體系，各級管理人員并沒有真正利用這些報表提供的信

7、息考核崗位人員的業(yè)績，致使部分操作人員仍然停留在原有的工作模式和方法，不能體現(xiàn)信息集成和基于流程的協(xié)同，更不能體現(xiàn)系統(tǒng)的效益。2.6 實施系統(tǒng)改進在對企業(yè)的經(jīng)營規(guī)劃、應用狀況評估和ERP需求的基礎上，制定ERP系統(tǒng)改進方案和改進計劃。建議按照項目管理方法實施，成立由企業(yè)一把手負責的聯(lián)合項目團隊，確定項目目標和實施計劃，并按照項目計劃進行實施和控制，最終進行驗收和總結(jié)。3 系統(tǒng)評估和持續(xù)改進實施路線與企業(yè)領導溝通，達成共識，并獲得領導的支持和參與。成立以一把手掛帥的項目聯(lián)合小組，確定項目人員的職責項目組對現(xiàn)有系統(tǒng)的應用情況進行評估，了解企業(yè)經(jīng)營規(guī)劃、需求分析和現(xiàn)有問題總結(jié)。培訓：包括評估和持續(xù)改

8、進方法、ERP原理、高級應用操作、報表系統(tǒng)的應用等，培訓根據(jù)需要可適當增減、時間也根據(jù)需要而定。項目組確定實施目標、實施計劃項目實施：包括績效控制系統(tǒng)的建立、人員及隊伍的建設、新需求的開發(fā)和應用等。項目總結(jié)圖2系統(tǒng)評估和持續(xù)改進實施路線圖4 系統(tǒng)評估和持續(xù)改進計劃強調(diào)各單位領導重視與參與（定完策略后由程總組織相關(guān)領導們開會選貫）；應用狀況評估進度計劃（擬從4月開始，計劃到年底時間結(jié)束）；信息中心人員安排；聯(lián)合項目團隊相關(guān)單位人員要求；成功實施單位參與人員確定；最終驗收和總結(jié)報告及滾動跟進提高策略（作為一項例常性工作如何制度化）。附錄A 系統(tǒng)評估參考項1 總體運行情況 1) 追求卓越的決心，高層

9、管理者和整個公司是否有這樣的決心，通過采用有效的計劃和控制基礎數(shù)據(jù)，提供單一的一套業(yè)務數(shù)據(jù)為企業(yè)中所有崗位使用。公司領導是否首先依據(jù)系統(tǒng)提供的信息進行決策并指導企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)活動？2) 實施的系統(tǒng)功能是否全部運轉(zhuǎn)起來，成為各部門管理人員日常工作離不開的有效工具？3) 是否解決了傳統(tǒng)手工管理難以解決的問題，實現(xiàn)了企業(yè)的預期目標效益？4) 企業(yè)是否建立了一支既熟悉現(xiàn)代管理，又能熟練應用計算機技術(shù)復合型職工隊伍，這樣的人才在職工總數(shù)中達到了預期的比例是多少？5) 是否有完整的、經(jīng)過審批執(zhí)行的工作準則與工作規(guī)程文件？6) 每個員工是否有運行ERP的崗位職責和考核的明確條文？在全員參與方面有無具體措施？

10、7) 是否建立了主要客戶的文檔？與主要客戶之間是否有正式的銷售服務協(xié)議（說明質(zhì)量、交貨條件、交貨提前期及費用方面的要求）？8) 對主要的供應商是否建立了文檔？是否經(jīng)常進行業(yè)績評價？是否建立合作伙伴關(guān)系？9) 企業(yè)的物料是否由一個領導部門統(tǒng)一管理？10) 在庫存周轉(zhuǎn)次數(shù)、勞動生產(chǎn)率和客戶服務質(zhì)量3個方面，是否至少有兩項同時得到改善？2 培訓11) 公司領導以及銷售、生產(chǎn)、物料、技術(shù)和財務部門的主要人員是否理解ERP系統(tǒng)的基本原理？12) 是否有60%以上的職工接受了ERP的基本教育或培訓？13) 企業(yè)是否有一個對全體員工進行ERP原理與方法的繼續(xù)教育培訓計劃？3 數(shù)據(jù)14) 物料清單的準確性是否

11、大于98%？15) 庫存循環(huán)盤點的準確性是否大于98%？16) 工藝路線的準確性是否大于95%？17) 采購、加工提前期、安全庫存等基礎數(shù)據(jù)是否至少每季度核定一次？4系統(tǒng)應用狀況18) 是否能做到有效地防止出現(xiàn)短缺件？19) 是否運行系統(tǒng)生成采購供應計劃？20) 是否有大于90%的供應商按期交貨？21) 是否有大于90%的加工單按計劃完成？22) 是否有大于90%的主生產(chǎn)計劃按計劃完成？23) 是否有大于90%的客戶合同按計劃交貨？24) 是否用系統(tǒng)編制或重排計劃？25) MPS和MRP是否至少每周運行一次？ 26) 是否用系統(tǒng)計劃與控制庫存量？27) 是否用系統(tǒng)提供報價和銷售承諾？28) 是

12、否用系統(tǒng)計劃與控制成本？29) 是否用系統(tǒng)生成財務報表？30) 是否用系統(tǒng)編制企業(yè)預算？附錄B ERP系統(tǒng)調(diào)查表表1 企業(yè)總體經(jīng)營規(guī)劃調(diào)研表訪問對象：企業(yè)負責人、ERP責任部門、企業(yè)管理部門訪談者姓名職務所在部門主要職責序號訪談提綱訪談紀錄1請描述公司的近期和長期經(jīng)營規(guī)劃。（如：業(yè)務拆分、合并、擴展、重大產(chǎn)品調(diào)整等）2公司組織機構(gòu)和主要業(yè)務是否有重大調(diào)整，如何調(diào)整？3業(yè)務流程和崗位設置是否有重大調(diào)整，如何調(diào)整？4公司使用企業(yè)資源計劃系統(tǒng)的目的是什么？例如：要降低庫存，減少原材料缺貨現(xiàn)象，提高客戶服務水平，降低成本等。5對現(xiàn)有系統(tǒng)的運行的總體評價，目前存在的主要問題是什么？6對ERP系統(tǒng)還有哪些

13、方面的需求？7您或您公司的員工還需要哪些方面的培訓？8您認為信息中心還需要提供哪些服務和支持？9公司的中高層領導對ERP系統(tǒng)投入了多少精力？成效如何？10公司的ERP業(yè)務操作人員對系統(tǒng)的評價如何？提出過什么樣的需求或問題？11公司的業(yè)務人員在使用ERP系統(tǒng)時，相互之間的協(xié)調(diào)性如何？有無矛盾和沖突？如何解決？12公司對業(yè)務人員在ERP應用方面有什么樣的期望和要求？13在ERP應用方面，公司對集團公司有什么樣的期望或需求？14您認為公司的組織機構(gòu)、業(yè)務流程、業(yè)務調(diào)整等方面發(fā)生變化時是否有義務提前通知信息中心，以便采取相應的措施？您認為此時信息中心應該為公司做些什么？15公司領導、業(yè)務人員在日常工作

14、中應與信息中心保持什么樣的聯(lián)系為宜？16其他問題表2 系統(tǒng)現(xiàn)存問題及需求調(diào)研表訪問對象：業(yè)務部門負責人、業(yè)務人員訪談者姓名職務所在部門主要職責序號訪談提綱訪談紀錄1業(yè)務流程和崗位設置是否有重大調(diào)整，如何調(diào)整？2對現(xiàn)有系統(tǒng)的運行的總體評價，目前存在的主要問題是什么？3項目實施后為您的工作帶來哪些收益？例如：要降低庫存，減少原材料缺貨現(xiàn)象，提高客戶服務水平，降低成本等。4您認為ERP的運行還需進行哪些方面的管理改進和技術(shù)支持？5對ERP系統(tǒng)還有哪些方面的需求？6您或您部門的員工還需要哪些方面的培訓？7您認為信息中心還需要提供哪些服務和支持？8公司的業(yè)務人員在使用ERP系統(tǒng)時，相互之間的協(xié)調(diào)性如何？有無矛盾和沖突？如何解決？9公司的中高層