煤礦檔案管理規(guī)定.doc

1、煤礦檔案管理規(guī)定煤礦檔案管理規(guī)定第一章 總 則第一條 為加強分公司檔案資料的管理工作，保證檔案資料的及時歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。第二條 分公司設檔案室和專職檔案員（簡稱檔案員），負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。檔案員對檔案資料必須按年度立卷，各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。第三條 堅持部門收集保管，定期歸檔制度。各部門均應指定專人（兼職檔案員）負責收集保管本部門的檔案資料并督促其及時歸檔。兼職檔案員應保持相對穩(wěn)定，名單報檔案室備案；如有變動須及時通知檔案室，因工作變動或離職時應將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走

2、或銷毀。第四條 各部門兼職檔案員的職責：（一）了解本部門的工作業(yè)務，掌握文件資料的歸檔范圍，收集保管文件資料。（二）認真執(zhí)行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。（三）承辦人員借用文件資料時，應積極地做好服務工作，并辦理臨時借用文件資料登記手續(xù)。（四）各部門都要建立健全日常歸卷制度，對處理完畢或批存的文件資料，由兼職檔案員集中統(tǒng)一保管，并根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件資料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。第二章 歸 檔第五條 分公司檔案主要包括四個部分：文書檔案

3、、技術檔案、人事檔案及音像資料檔案。日常重要資料在歸檔前由各部門兼職管理員負責管理和保存，歸檔后由檔案室專職檔案員負責管理和保存。第六條 檔案歸檔前的日常管理（一）文書檔案的日常保存和管理由發(fā)起部門負責：分公司印發(fā)的公文一律由行政辦公室統(tǒng)一收集保管；一項工作如果由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管；會議文件由會議組織部門收集保管；分公司員工外出培訓、學習、考察、調查研究及參加上級機關召開的會議等公務活動后，必須將有歸檔價值的文件資料交本部門兼職檔案員保管。（二）技術檔案的原始檔案部分由檔案室專職檔案管理員負責；服役檔案部分由各職能科室專職技術人員負責管理：總工辦負

4、責技術研制、開發(fā)、工程等服役期間檔案管理；項目部負責礦井改擴建期間服役檔案管理；機電科負責設備服役檔案管理。（三）人事檔案中職工檔案由人事勞資科負責日常管理；干部檔案由黨委辦公室負責日常管理。第七條 歸檔范圍（一）文書檔案1.重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等。2.上級機關發(fā)來的與分公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。3.分公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。4.分公司的請示與上級機關的批復，分公司反映主要工作活動的報告、總結。5.分公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統(tǒng)計報表、重要工作

5、記錄（表單）及工作簡報。6.信訪工作資料。7.分公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。8.分公司管理人員任免的文件資料以及關于員工獎勵、處分的文件資料。9.分公司的各種規(guī)章制度、實施細則、程序文件等。10.分公司的歷史沿革、大事記及重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。11.分公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。12.分公司重要設備檔案、財會檔案及基建檔案材料。（二）技術檔案包括記述和反映礦井建設、改擴建、設備更新改造、推廣使用新技術、新工藝、新材料等各個環(huán)節(jié)活動中積累的技術資料和經(jīng)濟文件材料，主要分為原始檔案和服役檔案兩部分：1.原始檔案，包括訂貨合同、來往文件、驗收索賠文件、裝箱單、使用

6、說明書、備件清冊、操作規(guī)程、各種圖紙等，應分類整理、編號，由檔案室集中存檔。2.服役檔案，包括工程設計交接驗收投入使用到報廢的整個過程中形成的技術文件材料，以及設備從購置、使用到報廢過程中形成的文件資料。主要有技術特征卡片、設備運轉、檢修、測定檔案、設備事故檔案、設備及固定資產(chǎn)報廢檔案、各種圖紙、冊檔案等，由各職能科室存檔。（三）人事檔案包括企業(yè)所有員工參加工作前后的年齡、性別、工齡、社會經(jīng)歷、學歷、各種考核獎懲、工作變更、定級、晉級等資料，及企業(yè)培訓職工，合理使用勞動力以及晉級的參考資料。（四）音像資料檔案指分公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和分公司有保存價值的錄音、錄

7、影、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄，一般由錄音帶、攝像帶、照片(含底片)及文字說明等組成，主要包括：1.反映分公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；2.各級領導人和著名人物參加的與分公司有關的重大活動的聲像資料；3.分公司有關人員組織或參加的重要會議的聲像資料；4.涉及分公司權益的聲像資料；5.其它單位形成的與分公司有關的重要聲像資料；6.其它具有保存價值的聲像資料。第八條 歸檔要求：（一）檔案接收原則上接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件，原件與復制品要相符。（二）收集檔案資料的內容必須真實，各類文件、底片必須為形成時第一手資料，不得涂改、刪減。（三）錄音帶、攝像帶、照片(含底

8、片)和文字材料在收集時力求齊全，防止遺漏。（四）各類文字檔案資料在使用過程中由各部門兼職檔案管理員負責，使用完畢后定期移交檔案室。第九條 每年三月份由檔案室管理員起草歸檔通知，各部門兼職檔案管理員按照歸檔范圍整理資料，填寫檔案移交表一式兩份，由部門負責人、分管領導、檔案室負責人及分公司經(jīng)理進行審核（主要審核被移交的文件材料是否屬于歸檔范圍，應歸檔的文件材料是否完整、準確，歸檔文件材料中有沒有近期工作中需要用的文件材料等），審核無誤后，雙方簽字確認并蓋章移交。第十條 聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術處理。歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀

9、聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報分管領導，登記造冊。第十一條 檔案管理人員要做好歸檔整理工作，科學分類，歸檔材料完整、齊全，內容準確，排列有序，存放標志明顯，保存期限劃分準確，便于保存和利用。定期檢查檔案，對資料中紙張破損、變質，字跡褪色、擴散等文件材料應及時修復、復制，并及時、準確做好檔案的統(tǒng)計工作，熟悉檔案內容，做到查找迅速無誤。第三章 立 卷第十二條 立卷工作由相關部門兼職檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。第十三條 立卷要求：（一）文件資料立卷時，要遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊

10、全完整。在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。（二）音像檔案立卷時，要先進行分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來。照片、底片以自然張為單元填寫卷內目錄；錄音、攝像帶以盒為單元填寫卷內目錄，卷內備考表，用于說明卷內聲像資料的整理、變動情況。音像檔案在立卷時要附帶文字說明，主要包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等，準確揭示檔案資料的內容，概括其反映的全部資訊。（三）擬定檔案立卷題目和音像檔案文字說明

11、時，要做到正確齊全、文字簡潔、語言通順，時間用阿拉伯數(shù)字表示。第十四條 檔案按年代、內容分類，不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年；其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。音像檔案中，同屬一類的照片按時間順序編號，并填寫其底片號，底片在卷宗內編流水號（格式為：卷宗號-流水號）；同一內容分錄幾盤錄制的音像為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。第十五條 卷內檔案資料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應依序排列在一起，即請示

12、在前，批復在后；正件在前，附件在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。音像檔案按時間順序統(tǒng)一排序。第十六條 卷內各種檔案資料均按排列順序，依次編寫序號。裝訂的文字檔案應統(tǒng)一在有文字的每頁資料正面的右上角、背面的左上角列印頁號，音像檔案在音像制品的合適位置標注檔案序號。第十七條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整，卷內目錄放在卷首。第十八條 有關卷內文件資料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清

13、晰。第十九條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：（一）案卷裝訂。裝訂前，卷內文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。（二）案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。（三）音像檔案按序號存放在防磁柜中。第二十條 音像檔案資料保存：（一）底片、膠片保存溫度應保持在13-15之間，相對濕度應保持35-45。（二）照片保存溫度應保持在14-24之間，相對濕度應保持37.5-67.5；錄音、攝像帶保存溫度應保持在18-24之間，相對濕度

14、應保持40-60。（三）底片、錄音帶、攝像帶應立放，磁帶庫必須避開磁場，磁場與盒的間距不小于3mm。（四）對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。第二十一條 保管期限：應視檔案的內容重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，確定保管期限。第四章 檔案查、借閱第二十二條 查閱檔案時，查閱人須填寫檔案借閱卡，借閱部門負責人進行審核（主要審核所填內容與實際工作需要是否相符），審核無誤后簽字確認；如果在檔案室內查閱檔案，經(jīng)行政辦公室主任審核同意即可辦理；如需外借，必須由借閱單位分管領導、分公司經(jīng)理審批，審核所借資料能否外借，分公司經(jīng)理批準借閱后方可辦理；職工檔案經(jīng)人事勞資科長、分公司經(jīng)理、行政辦公室主任

15、簽字后方可辦理；干部檔案經(jīng)黨辦主任、黨委書記、分公司經(jīng)理、行政辦公室主任簽字后方可辦理。第二十三條 檔案管理員根據(jù)批準后的檔案借閱卡為借閱部門經(jīng)辦人辦理借閱手續(xù)，并填寫查閱檔案資料登記薄。第二十四條 借閱檔案期限：文書檔案一般為7天，技術檔案、人事檔案為15天，若因特殊情況需延長期限，應到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)；借用檔案的人員因公出差、休假、探親、調動工作和離退休時，應立即將所借檔案歸還。第二十五條 借用檔案人員，對所借檔案要負安全、保密責任，不得損毀、丟失、拆散、自行轉借、翻印，不得擅自帶出分公司，嚴禁在文件上涂改和作任何文字標記。借用者歸還檔案，須經(jīng)檔案管理人員審查，證明歸還與借出的檔案完全相

16、符，并無損壞時，方可辦理歸還手續(xù)。第二十六條 如借閱檔案需要復印，必須經(jīng)行政辦公室主任批準后，履行借閱手續(xù)，并注明復印方可進行。第二十七條 如借出檔案損毀、丟失或泄密，對借閱人給予警告或處分，并按檔案保管期限和密級程度處予罰款。第二十八條 凡借閱檔案的干部職工，如調離本單位，須將借閱的檔案交回檔案部門，持檔案部門出具檔案歸還證明材料，方可到人事勞資科辦理調動手續(xù)。第二十九條 音像檔案原版一般不得借出。如有特殊需要，經(jīng)分公司經(jīng)理、行政辦公室主任批準后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借；外單位借用或復制聲像檔案，由分公司經(jīng)理、行政辦公室主任審核批準，檔案員具體辦理，并按有關規(guī)定收費，

17、實行有償服務。如在借用中造成損壞，借用單位負賠償責任。第三十條 在不影響保密的前提下，各部門可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。第三十一條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應按中華人民共和國專利法的有關規(guī)定辦理。第五章 檔案調出第三十二條 調出檔案時，由勞資科統(tǒng)一負責辦理相關手續(xù)，職工檔案經(jīng)人事勞資科長、分公司經(jīng)理、行政辦公室主任簽字后方可辦理；干部檔案經(jīng)黨辦主任、黨委書記、分公司經(jīng)理、行政辦公室主任簽字后方可辦理。第三十三條 檔案管理員根據(jù)批準后的檔案調出卡為經(jīng)辦人辦理檔案調出手續(xù)，并填寫調出檔案資料登記薄。第六章 檔案的鑒定與銷毀管理第三十四條 銷毀沒有價值和已過保管期限的檔案是鑒定工作的最后一步，是一項政治性、業(yè)務性很強而又非常嚴肅細致的工作。第三十五條 檔案必須根據(jù)其價值進行鑒定，劃分保管期限，對于到期檔案經(jīng)再鑒定后確認無保存價值方可銷毀。第三十六條 檔案管理員根據(jù)國家相關法律法規(guī)，對銷毀檔案進行鑒定，確定無保存價值，可以銷毀的，登記檔案銷毀清冊，并交由檔案鑒定領導組審核。第三十七條 檔案鑒定領導組負責對檔案銷毀清冊及相關檔案資料進行審核，主要審核被銷毀檔案符合國家相關法律法規(guī)的年限，無保存價值可以銷毀的，審核無誤后簽字確認，并提交礦務會審議。第三十八條 礦務會審議檔案銷毀清冊，主要審核被