測(cè)繪成果資料檔案管理制度0001

1、測(cè)繪成果資料檔案管理制度關(guān)于本公司的測(cè)繪成果資料檔案管理機(jī)制為規(guī)范測(cè)繪成果及資料檔案的管理，確保測(cè) 繪成果、資料檔案的安全，促進(jìn)測(cè)繪成果的廣泛 應(yīng)用和檔案信息化建設(shè)， 建立測(cè)繪成果資料檔案 管理制度的新機(jī)制，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案 法、中華人民共和國(guó)測(cè)繪成果管理?xiàng)l例 并結(jié) 合本公司有關(guān)規(guī)定制定本制度。第一章測(cè)繪成果資料歸檔制度第一條測(cè)繪成果及資料檔案根據(jù)國(guó)家要求，制定歸檔范圍及保管。第二條測(cè)繪成果及資料檔案必須按要求及一定的編號(hào)原則進(jìn)行編號(hào)歸檔；歸檔的資料應(yīng)當(dāng) 齊全、完整，分類(lèi)整理立卷，案卷首頁(yè)為案卷文 件目錄并編制檔案著錄卡，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，案卷質(zhì)量符合國(guó)家有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。第三條不得擅自改

2、變檔案分類(lèi)、組卷、編號(hào)方法。第四條對(duì)歸檔的成果資料應(yīng)做好完整的登記表登記，并錄入計(jì)算機(jī)中以便查閱，同時(shí)將登 記表進(jìn)行統(tǒng)一管理保存（登記表見(jiàn)附錄一）。第五條長(zhǎng)期保存的資料檔案禁止使用紅墨水、 純蘭墨水、 圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)，只能用 蘭黑墨水、碳素墨水書(shū)寫(xiě)，以利長(zhǎng)期保存。第六條成果及資料檔案的接收、移交，必須附 有清單，嚴(yán)格清點(diǎn)和履行簽字手續(xù)并填寫(xiě) 移交（接收）登記簿（見(jiàn)附錄二）。第七條 數(shù)據(jù)載體每年輪流抽取不少于5%讀 取檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)更換載體或恢復(fù)搶救。 第 八條 接收的檔案必須及時(shí)整理、組卷、歸檔、入庫(kù)。當(dāng)年接收的檔案必須當(dāng)年完成歸檔工作。第九條所有檔案必須登記，詳細(xì)到文件級(jí)，盡量 用數(shù)

3、據(jù)庫(kù)或電子表格進(jìn)行登記。第十條 保密、防蟲(chóng)、防霉、防盜工作，定期檢 查檔案保管狀況，對(duì)破損、變質(zhì)檔案資料 及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)并提出處理意見(jiàn)。第十一條各部門(mén)必須設(shè)專(zhuān)職或兼職人員管理 測(cè)繪資料，做到職責(zé)分明，并應(yīng)設(shè)置資料室和鐵 柜，存放測(cè)繪資料。第十三條將測(cè)繪成果資料檔案工作列入總經(jīng) 辦工作日程， 并由總經(jīng)辦或其指派人員對(duì)檔案管 理工作進(jìn)行定期或不定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并 協(xié)調(diào)解決。第十四條 歸檔流程見(jiàn)附錄三第二章建立法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)信息收集更新機(jī)制1、目標(biāo)：通過(guò)機(jī)制的建立并運(yùn)行確保公司產(chǎn)品 相關(guān)的法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)能收集齊全并及時(shí)更新。2、要求：1）制訂管理文件及流程圖 2 ）收集 法律法規(guī) 3 ）更新、歸檔 4 ）

4、核查等后續(xù)管理3、目的：通過(guò)對(duì)外來(lái)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的收集、登記、審核、發(fā)放和使用等過(guò)程的控制， 確保公司產(chǎn)品 相關(guān)的法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)能收集齊全并及時(shí)更新。在新 產(chǎn)品設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)，驗(yàn)證審查過(guò)程中起重要作用的各 個(gè)場(chǎng)所使用有效版本的法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)， 防止誤用 非更新?tīng)顟B(tài)或過(guò)期作廢的文件.4、范圍：適用于公司與質(zhì)量體系有關(guān)的外來(lái)文 件和產(chǎn)品相關(guān)的法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)能的控制，包括質(zhì) 量管理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)技術(shù)方法、產(chǎn)品相關(guān)的法規(guī)及 標(biāo)準(zhǔn)，5、職責(zé)：由文控組負(fù)責(zé)外來(lái)文件的接收、登記， 發(fā)放和更新工作負(fù)責(zé)人審核文件內(nèi)容，并決定 文件的使用方式和發(fā)放范圍技術(shù)人員負(fù)責(zé)對(duì) 文控組工作進(jìn)行監(jiān)督控制.第三章測(cè)繪成果資料檔案借閱制度第一條為了開(kāi)發(fā)檔案信

5、息資源和企業(yè)的 發(fā)展，更好地為社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)，根據(jù)中華 人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)檔案法實(shí) 施辦法，結(jié)合本公司有關(guān)規(guī)定，制定本制度。第二條檔案室應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作的需要，編制 必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案 文件匯編和各種檔案參考資料，積極開(kāi)發(fā)檔案信 息資源，為公司服務(wù)。第三條檔案室保管的檔案，主要供 本單位利用，不屬于開(kāi)放利用范圍。 對(duì)外提供利用須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第四條 對(duì)各類(lèi)檔案均按規(guī)定的查閱 范圍提供利用，查閱人員要如實(shí)說(shuō)明 查檔的目的和內(nèi)容， 符合查閱條件的 辦理手續(xù)后，方可查閱，且只能在檔 案閱覽室查閱。特殊情況需借出的閱 覽者，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第五條本單位工作人員借閱本

6、人職 能范圍內(nèi)的檔案，辦理借閱登記手續(xù) 后方可借閱；借閱本人職能范圍外的 檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門(mén)負(fù) 責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱。第六條利用者借閱檔案，須辦理借1閱手續(xù)，填寫(xiě)檔案借閱登記表（見(jiàn) 附錄四）和檔案利用效果登記。借閱 機(jī)密、絕密檔案材料，需經(jīng)主管經(jīng)理 及保密責(zé)任人簽署意見(jiàn)，報(bào)總經(jīng)辦批 準(zhǔn)后方可借閱（見(jiàn)附錄五）。第七條 利用檔案一般在檔案室查閱，確需 外借利用者，須經(jīng)檔案公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。會(huì)計(jì)檔案 借閱，不得拆散原卷冊(cè)，并按期歸還。第八條利用者必須注意保護(hù)檔案，不得拆 散案卷，不得折疊文件，不得在文件上圈點(diǎn)、勾 劃或作其它標(biāo)記，不得污染文件。未經(jīng)許可，不 得轉(zhuǎn)借他人和隨意復(fù)制、摘抄檔案。第九

7、條 科技檔案項(xiàng)目的臘底圖、計(jì) 算單、概、預(yù)、決算檔案，概不外借； 確需復(fù)制件的，須經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)并進(jìn)行登記， 用畢后需將復(fù)制件交 回檔案室處理。e第十條未經(jīng)檔案管理人員同意，不得摘抄、拍照、復(fù)制所查檔案內(nèi)容， 其中涉密內(nèi)容需抄錄、復(fù)制，要經(jīng)主 管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且只能在檔案閱覽室內(nèi) 進(jìn)行，利用者對(duì)涉密內(nèi)容要負(fù)責(zé)保密。第十一條測(cè)繪成果及資料檔案利 用者，對(duì)所借檔案要妥善保管，不得 轉(zhuǎn)借、遺失、拆散或損毀檔案，不準(zhǔn) 拆卷、抽頁(yè)，不得在檔案原件上劃線、 加注、勾抹、涂改、圈劃、污損等， 未經(jīng)許可，不得摘抄或復(fù)制檔案，不 得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。第十二條 借閱國(guó)家密級(jí)測(cè)繪成果, 不得擅自復(fù)制。確因工

8、作需要復(fù)制的， 須經(jīng)國(guó)家密級(jí)測(cè)繪成果提供部門(mén)批 準(zhǔn)，并按原密級(jí)進(jìn)行管理。第十三條查閱者應(yīng)按規(guī)定及時(shí)清退檔案， 清退檔案時(shí)，檔案人員必須當(dāng)面嚴(yán)格檢查核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)與原卷冊(cè)不符，須酌情處理。第十四條查閱者必須保守檔案機(jī)密，凡損 壞檔案和私自泄露檔案內(nèi)容，給國(guó)家、公司（集 體）、個(gè)人造成損失和惡劣影響的，應(yīng)按檔案 法和檔案法實(shí)施辦法的有關(guān)規(guī)定辦理，情 節(jié)嚴(yán)重的要追究其法律責(zé)任。第十五條檔案室應(yīng)注意搜集檔案利用效果 反饋信息，不斷總結(jié)開(kāi)發(fā)利用檔案的經(jīng)驗(yàn)， 進(jìn)一 步做好檔案開(kāi)發(fā)利用工作。第十六條借閱流程見(jiàn)附錄六第四章檔案室管理制度第一條為了確保檔案的安全，最大限度地 延長(zhǎng)檔案的使用壽命，使檔案更好地為社會(huì)

9、和公 司服務(wù)，特制定本制度。第二條保管檔案必須有專(zhuān)用庫(kù)房，并設(shè)專(zhuān) 人負(fù)責(zé)管理。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)米取有效的防護(hù)措施，保 證檔案安全。第三條檔案室是保管檔案專(zhuān)用區(qū)域，任何 人不得在檔案室內(nèi)存放與檔案管理無(wú)關(guān)的物品。第四條 檔案柜 （架） 排列應(yīng)與窗戶(hù)垂直，柜 （架）與柜（架）、柜（架）背與墻壁保持一 定的距離。第五條檔案案卷按檔案門(mén)類(lèi)和載體 進(jìn)行各項(xiàng)目錄編制規(guī)定 （總目錄、 分 類(lèi)目錄、卷內(nèi)目錄等）科學(xué)分類(lèi)、排 列、編號(hào)入柜（架），有序管理，不得 任意挪動(dòng)案卷的位置。案卷調(diào)出利用 或加工整理，返還時(shí)必須及時(shí)歸回原 處。第六條檔案進(jìn)出庫(kù)房，要建立嚴(yán)格 的登記制度，包括檔案收進(jìn)入庫(kù)，庫(kù) 存檔案調(diào)出室外及日常的

10、調(diào)閱、歸還。第七條對(duì)新接收入庫(kù)檔案要嚴(yán)格檢 查，對(duì)有蟲(chóng)蛀、發(fā)霉及其它問(wèn)題的檔 案須經(jīng)科學(xué)處理后方可入庫(kù)。第八條檔案室內(nèi)應(yīng)備有溫濕度計(jì) 和記錄本（簿），堅(jiān)持每日觀察記錄， 做好溫濕度調(diào)控工作，維持良好的保 管環(huán)境并不斷改善保管條件，檔案庫(kù) 房?jī)?nèi)應(yīng)當(dāng)安置溫濕度計(jì)。環(huán)境的溫濕 度應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14-24C 之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在40-60% 之間。第九條光盤(pán)或磁介質(zhì)檔案應(yīng)用防 磁檔案柜存放。第十條檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)有防盜、防 火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高 溫、防強(qiáng)光等八防”的設(shè)備和措施， 宣傳貫徹上級(jí)有關(guān)安全防火的規(guī)章制 度，樹(shù)立防火意識(shí)。第十一條 檔案室管理人員每年春 末在檔案柜（架

11、）內(nèi)置放防蟲(chóng)藥品， 并定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)情況及時(shí)處理。第十二條檔案室應(yīng)安裝防火防盜 裝置，置放滅火器材，加強(qiáng)防火、防 盜工作。檔案室周?chē)獪缃^火源， 下 班時(shí)要關(guān)閉電閘。室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán) 禁將易燃易爆物品帶入檔案室。第十三條要經(jīng)常檢查庫(kù)房有無(wú)火 災(zāi)隱患，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告， 以便米取有效措施，防患于未然。第十四條定期檢查消防器材并定 點(diǎn)放置， 管理人員要了解其性能并能 熟練使用。第十五條檔案室管理人員必須保 持檔案室的安保性能，不得損壞任何 安全設(shè)施。檔案室內(nèi)的白熾燈不得任 意更換成日光燈，不得自行任意變動(dòng) 照明線路。第十六條 不準(zhǔn)擅自安裝電器開(kāi)關(guān) 和其他電器設(shè)備，嚴(yán)禁亂接、亂搭臨 時(shí)線。

12、第十七條 檔案室照明不采用自然光源，防 光窗簾（或遮陽(yáng)板）不得隨意拉開(kāi)。第十八條檔案入庫(kù)前必須消毒除塵。要定 期做好室內(nèi)清潔衛(wèi)生工作。第十九條 檔案的存放和提取利用均由檔 案室管理人員進(jìn)行，其他人未經(jīng)允許不得隨意進(jìn) 出檔案室。第五章檔案工作人員要求第一條 認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹檔案法及保密 制度 ，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制 度，了解檔案工作方針， 掌握檔案管 理工作的基本技能。第二條檔案管理人員簽署保密協(xié)議。第三條忠于職守，負(fù)責(zé)完成測(cè)繪成果及資料 檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng) 計(jì)等各項(xiàng)具體工作。第四條積極開(kāi)發(fā)檔案信息，編制各類(lèi)檔案檢 索工具及參考資料，為生產(chǎn)、科研等 各項(xiàng)工作服務(wù)。第五條負(fù)責(zé)檔案借

13、閱登記和利用效果收集工 作。第六條負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理，做好 八防”工 作，確保檔案的完整與安全。第七條熟悉館藏，做好檔案利用工作，積極主動(dòng)熱情為用戶(hù)提供服務(wù)。第八條積極參加各種檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，不 斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和崗位工作質(zhì) 量。第九條加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作，遵守工作紀(jì)律，嚴(yán)格 執(zhí)行各項(xiàng)工作制度。第十條嚴(yán)格遵守保密制度，做好公司秘保證 公司的機(jī)密安全。第六章檔案鑒定銷(xiāo)毀工作規(guī)定第一條為了優(yōu)化檔案室藏檔案，加強(qiáng)檔案的保管和有效利用，按照檔案管理的有關(guān)規(guī) 定，對(duì)己超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)本著審查從 細(xì)、留存從寬”的原則，及時(shí)進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀工作。第二條檔案鑒定銷(xiāo)毀工作必須在本公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，

14、 小組成員由主 管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能負(fù)責(zé)人及檔案室人 員組成。 具體工作由檔案部門(mén)和與形成檔案內(nèi)容 有關(guān)的職能部門(mén)共同進(jìn)行。第三條測(cè)繪工程鑒定檔案必須按照公司頒布的檔案保管期限表進(jìn)行。第四條鑒定檔案采用直接鑒定法，以案卷為單位，對(duì)檔案的內(nèi)容、名稱(chēng)、來(lái)源、完整準(zhǔn)確率程度等，逐卷、逐 件、逐頁(yè)地進(jìn)行審查鑒定。對(duì)重新考 證、修訂的應(yīng)在案卷備考表中說(shuō)明。 對(duì)鑒定結(jié)果要寫(xiě)書(shū)面報(bào)告。需延長(zhǎng)保 管期限的案卷，要在有關(guān)目錄及案卷 備考表中注明第五條銷(xiāo)毀檔案必須從嚴(yán)掌握。慎 重從事。鑒定結(jié)束后，對(duì)確無(wú)保存價(jià) 值需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)登記造冊(cè)，編 制銷(xiāo)毀清冊(cè)，提出銷(xiāo)毀報(bào)告，經(jīng)主管 領(lǐng)導(dǎo)和檔案室審查后簽字蓋章， 報(bào)

15、公 司審批或備案， 再銷(xiāo)毀。第六條銷(xiāo)毀檔案要派兩人以上監(jiān) 銷(xiāo)，并在指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀，防止檔案遺 失和泄密。銷(xiāo)毀人、監(jiān)銷(xiāo)人、批準(zhǔn)人、 鑒定小組人員均應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽 字，以示負(fù)責(zé)。第七條對(duì)保管期滿(mǎn)但屬?lài)?guó)家重大工程項(xiàng)目的測(cè)繪檔案，要根據(jù)需要適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。第八條應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案不得改作它 用或以廢紙出售。第九條 銷(xiāo)毀國(guó)家密級(jí)圖紙或測(cè)繪 成果，必須經(jīng)省測(cè)繪行政管理部門(mén)批 準(zhǔn)。第十條被銷(xiāo)毀的檔案必須與銷(xiāo)毀 清冊(cè)無(wú)誤，為防止遺失和泄密，嚴(yán)禁 將檔案賣(mài)給廢舊物資收購(gòu)部門(mén)或收購(gòu) 人員。檔案被銷(xiāo)毀后， 監(jiān)銷(xiāo)人員須在 銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，以示負(fù)責(zé)。第十一條鑒定報(bào)告、銷(xiāo)毀清冊(cè)及 審批文件，應(yīng)存檔保存。第七章資料檔案復(fù)制

16、制度第一條為了保守資料檔案機(jī)密，維護(hù)黨、 國(guó)家和公司的利益，做好檔案復(fù)制利用工作，發(fā) 揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。第二條檔案復(fù)制由專(zhuān)人嚴(yán)格按照復(fù)制制 度執(zhí)行。 第三條檔案復(fù)制工作人員必須遵守檔案 保密守則，維護(hù)檔案的絕對(duì)安全。復(fù)制一般檔案，需經(jīng)檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，才能辦理復(fù)制登記手續(xù) 和復(fù)制。并確保復(fù)制質(zhì)量。非檔案工作人員謝絕 參觀。第四條 檔案室一般不向借閱者提供機(jī)密 和科技檔案的概、 預(yù)、 決算檔案的復(fù)制件； 確需 要復(fù)制件的，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并進(jìn)行登記， 用 畢后需將復(fù)制件交回檔案室處理。第五條借閱者需要復(fù)制檔案時(shí)，必須說(shuō)明 利用的目的和范圍，不得要求復(fù)制與利用目的、范圍無(wú)關(guān)

17、的檔案，尤其是機(jī)密檔案。第六條檔案復(fù)制工作人員必須遵守復(fù)制 機(jī)械的操作、保養(yǎng)規(guī)程，時(shí)刻關(guān)注復(fù)制機(jī)械運(yùn)作 狀態(tài)，注意保養(yǎng)。第八章檔案統(tǒng)計(jì)工作規(guī)定第一條檔案統(tǒng)計(jì)包括檔案數(shù)量、保管狀況、鑒 定情況、 利用情況及檔案部門(mén)基本情況的 統(tǒng)計(jì)，檔案部門(mén)要建立上述各種情況的登 記簿，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。第二條各類(lèi)檔案的統(tǒng)計(jì)由分管的檔案人員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)，檔案統(tǒng)計(jì)工作的匯總表，由單位 分管領(lǐng)導(dǎo)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)填報(bào)。第三條要保證統(tǒng)計(jì)資料的準(zhǔn)確性，系統(tǒng)性和及 時(shí)性，做到完整、連續(xù)、報(bào)送及時(shí)。第四條對(duì)于上報(bào)的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，由本單位主 管負(fù)責(zé)人和統(tǒng)計(jì)人員簽字并對(duì)統(tǒng)計(jì)資料、 報(bào)表的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。第五條定期統(tǒng)計(jì)檔案利用情況，每年年末統(tǒng)計(jì)

18、 當(dāng)年檔案借閱人次、卷數(shù)，總結(jié)檔案利用 效果。第六條各類(lèi)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表及綜合統(tǒng)計(jì)表，均要 保留一份存檔備查。第九章檔案保密制度第一條為了保守檔案機(jī)密，維護(hù)黨、國(guó)家、 人民和企業(yè)的利益，嚴(yán)格執(zhí)行保密法、檔案 法，確保檔案的完整與安全。第二條檔案文件密級(jí)的界定、變更、解密, 必須嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定執(zhí)行。第三條檔案密保存的檔案不屬于開(kāi)放利 用的范圍，只限于公司職工利用，不對(duì)外提供利 用。外單位需要查閱、利用者，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批第四條 查閱、利用檔案，必須嚴(yán)格履行登 記手續(xù)。利用者須持本公司介紹信（查閱科技檔 案須經(jīng)本公司總工程師批準(zhǔn)），跨單位或部門(mén)查 閱檔案。須同時(shí)經(jīng)歸檔部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的同意， 借閱機(jī) 密檔案，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第五條利用者借閱檔案必須說(shuō)明利用的 目的和范圍，不得要求查閱與利用目的、范圍無(wú) 關(guān)的檔案，尤其是機(jī)密檔案。第六條利用者必須維護(hù)檔案機(jī)密的安全， 不得在個(gè)人存儲(chǔ)設(shè)備或其他記錄工具等私人用 品上記錄檔案機(jī)密。不得擴(kuò)散檔案機(jī)密。第七條 檔案案卷只限于在閱覽室閱讀，未 經(jīng)許可不得抄錄檔案內(nèi)容。確需借出檔案，