數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn) - 副本

1、數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)主講人：王鵬青島市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)二處青島市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)二處數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)一、數(shù)字檔案室的定義 企業(yè)數(shù)字檔案室是企業(yè)運(yùn)用數(shù)字設(shè)備和技術(shù)，收集、管理、利用檔案信息的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)，是以檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫為核心，將數(shù)字化的檔案信息以網(wǎng)絡(luò)為媒介提供利用服務(wù)的虛擬檔案室利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的存儲和目錄檢索，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)開展電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔，能夠?qū)崿F(xiàn)全文檢索，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔、移交和提供利用數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)二、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括兩方面，硬件設(shè)施和軟件設(shè)施1、硬件設(shè)施 服務(wù)器服務(wù)器 計(jì)算機(jī)計(jì)算機(jī) 掃描儀掃描儀 光盤刻

2、錄機(jī)光盤刻錄機(jī) 不間斷電源不間斷電源 數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)器用于存儲、運(yùn)行檔案信息，并提供檔案的在線查閱利用。最低要求為：2U/PIII Xeon 2.0GHz/1GB硬件設(shè)施數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算機(jī)做為客戶端用于訪問服務(wù)器或進(jìn)行檔案數(shù)字化處理的終端設(shè)備。最低要求為P4級2.0GHZ主頻CPU，256M內(nèi)存，80G硬盤空間硬件設(shè)施數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)掃描儀用于紙質(zhì)、照片檔案的數(shù)字化。對于工程、產(chǎn)品設(shè)計(jì)單位應(yīng)該配備大型掃描儀硬件設(shè)施數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)光盤刻錄機(jī)用于紙質(zhì)、數(shù)碼照片、多媒體檔案數(shù)字化的備份 硬件設(shè)施數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)用于所有設(shè)備的斷電保護(hù)，保證檔案信息的安全運(yùn)行硬件設(shè)施數(shù)字檔案室建設(shè)

3、標(biāo)準(zhǔn)2、軟件設(shè)施操作系統(tǒng)操作系統(tǒng) 掃描軟件掃描軟件 檔案管理系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng) 數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)軟件設(shè)施操作系統(tǒng)服務(wù)器的操作系統(tǒng)要求運(yùn)行WINDOWS2000 SERVER客戶端計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)要求運(yùn)行WINDOWS2000 數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)軟件設(shè)施掃描軟件 使用掃描儀自帶的默認(rèn)掃描軟件或用photoshop等圖像處理軟件，掃描參數(shù)應(yīng)達(dá)到本標(biāo)準(zhǔn)所要求的技術(shù)參數(shù) 數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)軟件設(shè)施檔案管理系統(tǒng) 應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)同時(shí)具備對檔案目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)的采集、管理和利用等功能 數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)三、數(shù)據(jù)庫建設(shè)三、數(shù)據(jù)庫建設(shè) 以特定方式組織起來的檔案數(shù)據(jù)集合。具體地講，以特定方

4、式組織起來的檔案數(shù)據(jù)集合。具體地講，就是為滿足多個用戶多種應(yīng)用需要，按照一定的數(shù)就是為滿足多個用戶多種應(yīng)用需要，按照一定的數(shù)據(jù)模型將本單位所保管的檔案信息存貯在計(jì)算機(jī)中據(jù)模型將本單位所保管的檔案信息存貯在計(jì)算機(jī)中以備使用的數(shù)據(jù)形式。以備使用的數(shù)據(jù)形式。 數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫目錄數(shù)據(jù)庫目錄數(shù)據(jù)庫全文數(shù)據(jù)庫全文數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫定義：數(shù)據(jù)庫定義：數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)1、目錄數(shù)據(jù)庫定義： 將檔案信息以二維數(shù)據(jù)表的形式保存的集合通俗地講，所謂目錄數(shù)據(jù)庫就是用檔案管理軟件將檔案信息按照一定格式錄入到計(jì)算機(jī)中保存，形成的數(shù)據(jù)集。也就是將我們以前手工抄寫的案卷目錄、文件目錄等檢索工具的內(nèi)容，錄入計(jì)算機(jī)，形成機(jī)檢目錄，以待查

5、詢利用數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)目錄數(shù)據(jù)庫要求：所有室藏檔案的案卷目錄、文件目錄等所有室藏檔案的案卷目錄、文件目錄等 信息信息 錄入數(shù)據(jù)庫，并實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)查詢。錄入數(shù)據(jù)庫，并實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)查詢。大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、檔案室基本情況大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、檔案室基本情況 等基本數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫，并提供查閱。等基本數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫，并提供查閱。注意：注意：檔案的具體內(nèi)容盡量體現(xiàn)在題名項(xiàng)中，檔案的具體內(nèi)容盡量體現(xiàn)在題名項(xiàng)中，擬寫題名要簡明扼要。擬寫題名要簡明扼要。 備注項(xiàng)只填寫互見號、存放位置等內(nèi)容備注項(xiàng)只填寫互見號、存放位置等內(nèi)容數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)方式：利用標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理軟件,按照檔案著錄規(guī)則（DA/T18）的要

6、求，完整、準(zhǔn)確地將檔案信息 錄入到計(jì)算機(jī)中保存目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)2、全文數(shù)據(jù)庫定義： 是電子文件的數(shù)據(jù)集合。具體地講就是借助數(shù)字設(shè)備及第三方軟件將紙質(zhì)等載體的檔案信息轉(zhuǎn)化為可用計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理的電子文件信息的數(shù)據(jù)集合。 數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)全文數(shù)據(jù)庫要求：二二OO三年以后形成的管理類檔案應(yīng)全部進(jìn)三年以后形成的管理類檔案應(yīng)全部進(jìn)行數(shù)字化；以前年度形成的檔案應(yīng)按其重要行數(shù)字化；以前年度形成的檔案應(yīng)按其重要程度和利用頻率分步進(jìn)行。數(shù)字化數(shù)量應(yīng)達(dá)程度和利用頻率分步進(jìn)行。數(shù)字化數(shù)量應(yīng)達(dá)到管理類檔案總量的到管理類檔案總量的60%。根據(jù)實(shí)際需要，將重要的、利用頻率較高根據(jù)實(shí)際需要，將重要的

7、、利用頻率較高的科技檔案進(jìn)行數(shù)字化。數(shù)字化數(shù)量應(yīng)達(dá)到的科技檔案進(jìn)行數(shù)字化。數(shù)字化數(shù)量應(yīng)達(dá)到科技類檔案總量的科技類檔案總量的30%。 數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)全文數(shù)據(jù)庫要求：所有底圖檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理。所有底圖檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理。所有照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案應(yīng)所有照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理。進(jìn)行數(shù)字化處理。其它類的檔案，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要，按其其它類的檔案，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要，按其重要程度和利用頻率分步進(jìn)行數(shù)字化處理。重要程度和利用頻率分步進(jìn)行數(shù)字化處理。數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)全文數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)方式：實(shí)現(xiàn)方式：紙質(zhì)檔案和照片檔案的數(shù)字化一般采用紙質(zhì)檔案和照片檔案的數(shù)字化一般采用掃描方式進(jìn)行掃描方

8、式進(jìn)行.注意：注意：1、一般的民用數(shù)碼相機(jī)不可做為紙質(zhì)和照片、一般的民用數(shù)碼相機(jī)不可做為紙質(zhì)和照片檔案的數(shù)字化工具檔案的數(shù)字化工具2、錄音錄像檔案應(yīng)采用專用的數(shù)字設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化、錄音錄像檔案應(yīng)采用專用的數(shù)字設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化 數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)四、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 1、紙質(zhì)檔案 用掃描儀數(shù)字化時(shí)，掃描類型建議采用“黑白”和“灰度”兩種方式，如果要保留紅頭文件和印章可以選用“彩色模式”，采用哪種模式的標(biāo)準(zhǔn)是以掃描出來的文件要清晰，不失真為準(zhǔn)，也要考慮載體的容量問題。 對于頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶圖片的檔案材料，對于頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶圖片的檔案材料，可采用黑白方式進(jìn)行掃描；可采用黑白

9、方式進(jìn)行掃描；對于清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面為多色對于清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面為多色文字的檔案采用灰度方式。文字的檔案采用灰度方式。 數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)需要注意的幾個問題： 掃描方式一定要根據(jù)不同檔案材質(zhì)掃描方式一定要根據(jù)不同檔案材質(zhì) 來選擇，不能一概而論。來選擇，不能一概而論。 選取有效范圍進(jìn)行掃描，去除多余的選取有效范圍進(jìn)行掃描，去除多余的 白邊，以有效縮小圖像文件的容量。白邊，以有效縮小圖像文件的容量。 紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)需要注意的幾個問題：糾偏糾偏 對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾編處理，以達(dá)到對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾編處理，以達(dá)到視覺上基本不

10、感覺偏斜為準(zhǔn)。方向不正確的圖像視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。去污去污 對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。檔案原貌的原則。紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)掃描的圖像應(yīng)保存為TIF或JPEG格式。其中掃描類型選擇“黑白”的， 存為TIF格式； 掃描類型選擇“灰度”和“彩色”的， 存為

11、JPEG格式 數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 紙質(zhì)檔案的掃描儀光學(xué)分辨率應(yīng)不低于 100dpi。 掃描的線數(shù)可以根據(jù)所掃材料的清晰掃描的線數(shù)可以根據(jù)所掃材料的清晰度作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。如果材料較差并且尺度作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。如果材料較差并且尺寸較小，可以適當(dāng)提高線數(shù)；如果材料寸較小，可以適當(dāng)提高線數(shù)；如果材料清晰或幅面較大，可以考慮減少線數(shù)。清晰或幅面較大，可以考慮減少線數(shù)。減增的多少以掃描后圖象按原尺寸顯示減增的多少以掃描后圖象按原尺寸顯示清晰可見為標(biāo)準(zhǔn)。清晰可見為標(biāo)準(zhǔn)。 數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)對于圖紙檔案建議用大型掃描儀掃描，分辨率應(yīng)不低于300dpi若用小型掃描儀掃描所得圖象，處理后

12、應(yīng)保持與原件的一致性數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)掃描圖像縮放比應(yīng)為100 對于印件、定稿為同一份的文件， 只需掃描印件 數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)2 2 、照片檔案、照片檔案 照片檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)照片檔案數(shù)字化采用掃描方式進(jìn)行。彩色照片掃描類型采用“彩色”模式；黑白照片掃描類型采用“灰度”模式。 數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)掃描后的照片建議采用掃描后的照片建議采用JPEGJPEG格式格式 掃描圖像縮放比應(yīng)為掃描圖像縮放比應(yīng)為100100 照片檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)照片檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)對于所掃描的照片，以常見對于所掃描的照片，以常見5 5寸照片大小寸照片大?。?2.5cm 12.5cm * *8.5cm8.

13、5cm）為參照，統(tǒng)一采用）為參照，統(tǒng)一采用600pdi;600pdi;對于其他太大或太小的照片，掃描線數(shù)可作相對于其他太大或太小的照片，掃描線數(shù)可作相應(yīng)調(diào)整，一般照片尺寸越小掃描線數(shù)越大；對應(yīng)調(diào)整，一般照片尺寸越小掃描線數(shù)越大；對于一些涉及重要?dú)v史事件和任務(wù)的照片，其掃于一些涉及重要?dú)v史事件和任務(wù)的照片，其掃描精度可在以上基礎(chǔ)上適當(dāng)增加。描精度可在以上基礎(chǔ)上適當(dāng)增加。存檔的重要的照片要用存檔的重要的照片要用600dpi600dpi一般使用的要用一般使用的要用200dpi200dpi或或300dpi300dpi僅限于提供網(wǎng)上查詢利用用僅限于提供網(wǎng)上查詢利用用72dpi72dpi 數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)

14、準(zhǔn)強(qiáng)調(diào)幾個問題: 新形成的照片檔案，按照青檔字新形成的照片檔案，按照青檔字200514200514號號關(guān)于印發(fā)關(guān)于印發(fā)青島市照片歸檔與管理規(guī)范青島市照片歸檔與管理規(guī)范的的通知整理。通知整理。 之一：數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)調(diào)幾個問題: 之二：已整理好的照片檔案保留原整理辦法不變，只對其進(jìn)已整理好的照片檔案保留原整理辦法不變，只對其進(jìn)行數(shù)字化后做為電子文件刻錄光盤存儲。行數(shù)字化后做為電子文件刻錄光盤存儲。 光盤編號光盤編號GP.SX1-00006GP.SX1-00006： 其中其中SX1SX1是照片檔案的類目號是照片檔案的類目號 0000600006指照片檔案的第六張盤指照片檔案的第六張盤 數(shù)字檔案

15、室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)調(diào)幾個問題: 之三：紙質(zhì)照片檔案要全部進(jìn)行數(shù)字化。紙質(zhì)照片檔案要全部進(jìn)行數(shù)字化。 數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)調(diào)幾個問題: 之四：數(shù)碼相機(jī)形成的數(shù)碼照片只需擇其重要的沖洗。數(shù)碼相機(jī)形成的數(shù)碼照片只需擇其重要的沖洗。 數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)調(diào)幾個問題: 之五： 將數(shù)字化后產(chǎn)生的照片和數(shù)碼照片錄入數(shù)據(jù)將數(shù)字化后產(chǎn)生的照片和數(shù)碼照片錄入數(shù)據(jù)庫，按照新辦法編寫照片檔號庫，按照新辦法編寫照片檔號SP2005100066,SP2005100066,不不需要對其對應(yīng)的紙質(zhì)（數(shù)碼沖洗出來的和膠片洗需要對其對應(yīng)的紙質(zhì)（數(shù)碼沖洗出來的和膠片洗出來的）的照片（出來的）的照片（ZP2005100022ZP20051

16、00022）進(jìn)行二次錄入。）進(jìn)行二次錄入。 數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn) 照片檔案的畫面內(nèi)容應(yīng)在題名中概括，照片檔案的畫面內(nèi)容應(yīng)在題名中概括， 不要在備注項(xiàng)中填寫過多的事項(xiàng)。不要在備注項(xiàng)中填寫過多的事項(xiàng)。 強(qiáng)調(diào)幾個問題: 之六：數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)3 3 錄音、錄像檔案錄音、錄像檔案 錄音帶錄音帶錄音帶數(shù)字化應(yīng)選用錄音帶數(shù)字化應(yīng)選用44.1khz44.1khz作為采樣標(biāo)準(zhǔn)。作為采樣標(biāo)準(zhǔn)。錄音帶數(shù)字化后存儲格式應(yīng)為錄音帶數(shù)字化后存儲格式應(yīng)為WAVWAV或或MP3MP3。音像檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn) 錄像帶錄像帶數(shù)字化的數(shù)據(jù)傳輸率應(yīng)不低于4mb/s。錄像帶數(shù)字化采用MPEG2壓縮存儲標(biāo)準(zhǔn)。音像檔案數(shù)字化

17、時(shí)必須遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場等外部干擾。音像檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)音像檔案應(yīng)采用專用的數(shù)字設(shè)備進(jìn)行轉(zhuǎn)化音像檔案應(yīng)采用專用的數(shù)字設(shè)備進(jìn)行轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)4 實(shí)物檔案 實(shí)物檔案可以采取掃描和數(shù)碼拍攝兩種方式進(jìn)行數(shù)字化，掃描參數(shù)設(shè)置參考紙質(zhì)檔案數(shù)字化相關(guān)要求，數(shù)碼相機(jī)拍攝的像素?cái)?shù)應(yīng)在300萬以上。 實(shí)物檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)1、應(yīng)建立健全相關(guān)的規(guī)章制度并將其納入有關(guān)部門和人員的崗位責(zé)任。規(guī)章制度應(yīng)由檔案部門依據(jù)青島市企業(yè)電子文件歸檔與管理規(guī)則，并根據(jù)本單位的實(shí)際需要提出。2、服務(wù)器或運(yùn)行檔案信息的主計(jì)算機(jī)應(yīng)與internet網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)物理隔離，數(shù)據(jù)交換采用移動硬盤等介質(zhì)實(shí)現(xiàn)。五、相關(guān)要求五、相關(guān)要求 數(shù)字檔案

18、室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)3 3、全文數(shù)據(jù)庫應(yīng)通過檔案管理系統(tǒng)、全文數(shù)據(jù)庫應(yīng)通過檔案管理系統(tǒng)與目錄數(shù)據(jù)庫相聯(lián)接，對于內(nèi)容公與目錄數(shù)據(jù)庫相聯(lián)接，對于內(nèi)容公開的檔案應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)在線利用查閱開的檔案應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)在線利用查閱 相關(guān)要求數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要求4 4、保存與紙質(zhì)文件內(nèi)容相同的、保存與紙質(zhì)文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，應(yīng)與目錄數(shù)據(jù)庫建電子文件時(shí)，應(yīng)與目錄數(shù)據(jù)庫建立準(zhǔn)確、可靠的關(guān)聯(lián)標(biāo)識立準(zhǔn)確、可靠的關(guān)聯(lián)標(biāo)識 數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要求5 5 按照按照青島市企業(yè)電子文件歸青島市企業(yè)電子文件歸檔與管理規(guī)則檔與管理規(guī)則的要求，對本單的要求，對本單位保存的數(shù)字化檔案信息進(jìn)行存位保存的數(shù)字化檔案信息進(jìn)行存儲、備份，保證電子文件的安全儲、備份，保證電子文件的安全 數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要