如何做好信息化管理

1、如何做好信息管理我們知道，目標(biāo)規(guī)劃、動(dòng)態(tài)控制、組織協(xié)調(diào)、信息管理和合同管理是實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)監(jiān)理 “質(zhì)量、進(jìn)度、投資 ”控制 大中心任務(wù)的基本方法。在實(shí)施工程建設(shè)監(jiān)理的過程中，監(jiān) 理工程師要對(duì)所需要的信息進(jìn)行收集、整理、處理、存儲(chǔ)、 傳遞、應(yīng)用等一系列工作，這些工作總稱為信息管理。信息 管理的目的就是根據(jù)信息的特點(diǎn)，有計(jì)劃地組織信息溝通， 以保持決策者能及時(shí)、準(zhǔn)確獲得相應(yīng)的信息，為決策者提供 決策依據(jù)。、監(jiān)理信息的特點(diǎn)1、信息量大因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)監(jiān)理涉及多部門、多環(huán)節(jié)，工程項(xiàng)目又具有多用途、 多渠道、 多形式的特點(diǎn)， 在實(shí)施監(jiān)理的過程中， 會(huì)產(chǎn)生大量的信息。從信息流的角度分析這些信息，主要包 括以下內(nèi)

2、容：1) 自上而下流動(dòng)的信息，即信息源在上，接受信息者是其直接下屬，例如監(jiān)理目標(biāo)，總監(jiān)下達(dá)給監(jiān)理工程師的 指令，制定的工作條例、辦法、規(guī)定及業(yè)務(wù)指導(dǎo)意見等；2) 自下而上流動(dòng)的信息，是指由下級(jí)向上級(jí)傳遞的信息，這些信息主要包括一些應(yīng)該引起上級(jí)注意的情況、意見以及上級(jí)因決策指揮的需要，要求下級(jí)提供的資料和情況等； 人員之間相互提供或接受的信息，這種信息一般是由于分工 不同而產(chǎn)生的，以及在特殊、緊急情況下，為了節(jié)省信息流 動(dòng)時(shí)間而需要橫向提供的信息，例如在一個(gè)監(jiān)理項(xiàng)目中不同 專業(yè)的監(jiān)理工程師之間交流的信息就屬于橫向流動(dòng)的信息；3) 橫向流動(dòng)的信息，指同一層次的工作部門或工作4 ) 在監(jiān)理項(xiàng)目部與環(huán)

3、境之間進(jìn)行流動(dòng)的信息，監(jiān)理項(xiàng)目部與自己的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、物質(zhì)供應(yīng)單位 等其它相關(guān)方，都要根據(jù)不同情況的需要進(jìn)行信息交流，以 滿足自身項(xiàng)目監(jiān)理的需要，同時(shí)又要滿足與環(huán)境的協(xié)作要 求，或按國(guó)家規(guī)定的要求相互提供信息。2、信息系統(tǒng)性強(qiáng)由于工程項(xiàng)目的單件性和一次性，因此雖然信息量大，但卻都集中于所管理的項(xiàng)目對(duì)象，故容易系統(tǒng)化，這就為信 息系統(tǒng)的建立和應(yīng)用創(chuàng)造了非常有利的條件。3、信息傳遞中障礙多監(jiān)理信息從發(fā)送到接收的過程中，往往由于傳遞者主觀方面的因素，例如對(duì)信息的理解能力、經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)的限制而 發(fā)生障礙，也往往因?yàn)榈貐^(qū)的間隔、部門的分散、專業(yè)的隔 閡等而造成信息傳遞障礙，還往往因?yàn)閭鬟f手段落

4、后或使用 不當(dāng)而造成傳遞障礙。4、信息產(chǎn)生的滯后現(xiàn)象由于信息是在項(xiàng)目建設(shè)和工程監(jiān)理的過程中產(chǎn)生的，信息反饋一般要經(jīng)過加工整理、傳遞，然后到達(dá)決策者手中， 故往往遲于物流，如果反饋不及時(shí)，容易影響信息作用的及 時(shí)發(fā)揮而造成失誤。監(jiān)理信息管理應(yīng)注意的幾個(gè)環(huán)節(jié)1 、掌握信息來源，進(jìn)行信息收集監(jiān)理信息有以下幾種來源：1）在項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)之外產(chǎn)生的信息，即外源信息，例如，從本企業(yè)、主管部門、市場(chǎng)、業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、物資 供應(yīng)單位、科研單位、信息管理部門等獲得的與本監(jiān)理項(xiàng)目 有關(guān)的信息。這些信息可分為指令性信息、指導(dǎo)性信息、市 場(chǎng)信息和技術(shù)信息。2）產(chǎn)生于項(xiàng)目監(jiān)理過程中的信息，包括：作業(yè)信息，指實(shí)際工作的基層

5、人員所需要及由他們那里產(chǎn)生的信息，多 用原始記錄或報(bào)表進(jìn)行記錄和傳遞；監(jiān)理信息，指 層用于計(jì)劃及控制方面的信息，需要對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行整理匯 總；計(jì)劃決策信息，指決策者所需要并產(chǎn)生的信息，包括決 策、計(jì)劃、指令等。對(duì)于各種信息來源，應(yīng)進(jìn)行制度化、標(biāo)準(zhǔn)化工作，建立責(zé)任 制，進(jìn)行有效地收集。信息的收集工作必須把握信息來源， 做收集及時(shí)、準(zhǔn)確。如果事后追憶，就難以保證其準(zhǔn)確性，甚至?xí)?dǎo)致決策失誤。信息收集還要做到不漏不濫，要對(duì)數(shù) 據(jù)資料的選擇、分類、鑒別、檢驗(yàn)形成正規(guī)的程序。對(duì)例行 性活動(dòng)的信息要規(guī)定出收集的時(shí)間、 項(xiàng)目、 方式、責(zé)任人等。2、建立監(jiān)理信息系統(tǒng)，正確應(yīng)用信息管理手段監(jiān)理信息系統(tǒng)包括設(shè)計(jì)信

6、息溝通渠道、建立信息管理組織和信息管理制度等。設(shè)計(jì)信息溝通渠道的目的是保證信息 流暢通無阻，健全的組織和有效的管理制度是必須的條件， 信息管理組織有人工管理信息系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng) 兩種。前者包括信息人員的配備、會(huì)議制度的建立、各項(xiàng)基 礎(chǔ)工作的健全化、信息的鑒定和簽證制度等。信息管理手段包括信息收集、加工整理和貯存的手段，以及各項(xiàng)基礎(chǔ)工作和計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的建立等。為了適應(yīng)現(xiàn) 代化管理對(duì)信息量急劇增長(zhǎng)的需要，應(yīng)重視發(fā)揮計(jì)算機(jī)的巨 大管理作用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、綜合應(yīng)用。3、搞好信息的加工整理和儲(chǔ)存對(duì)收集到的資料、數(shù)據(jù)要經(jīng)過鑒別、 分析、 匯總、歸類，做出推測(cè)、判斷、演繹。它是一個(gè)邏輯判斷推理的過

7、程，這 就要做好會(huì)計(jì)核算、統(tǒng)計(jì)核算和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析等工作，借助 于計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作。有價(jià)值的原始資料、數(shù)據(jù)以及經(jīng)過加工 整理的信息， 要長(zhǎng)期積累以備查閱。 手工管理信息可用 “檔案 ” 法存貯。在信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，應(yīng)盡量采用計(jì)算機(jī)數(shù) 據(jù)庫或其它微縮系統(tǒng)，以節(jié)省存儲(chǔ)時(shí)間和空間。4、搞好信息檢索和信息傳遞不論存入檔案庫還是存入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫的信息、資料， 入庫前都必須做好編目分類。分類編目的目的在于方便查找 和提取。健全的檢索系統(tǒng)可以使報(bào)表、文件、資料、從事和 技術(shù)檔案既保存完好，又方便檢索。否則會(huì)使存儲(chǔ)的資料雜 亂無章， 無法利用。 信息傳遞的關(guān)鍵在于傳遞渠道健全暢通。在傳遞過程中應(yīng)盡量避免信息

8、被扭曲或損耗?？梢杂懈鞣N傳 遞手段，包括報(bào)表、圖表、文字、記錄、電訊、辦公自動(dòng)化、 各種收發(fā)制度、會(huì)議制度、審批制度和電子計(jì)算機(jī)等。5、用好信息信息到了接收者手中，還要分類對(duì)待：一類是要及時(shí)傳 送出去的；有些是只收不發(fā)。有些是必用的信息，有些是參 考信息。監(jiān)理員、各專業(yè)或各子項(xiàng)目監(jiān)理工程師以及總監(jiān)理 工程師，都必須依據(jù)必要的信息做出反映，從而決定監(jiān)理行 為，這正是監(jiān)理信息管理所要達(dá)到的目的。三、對(duì)信息管理人員的要求由于監(jiān)理信息具有信息量大、信息系統(tǒng)性強(qiáng)等特點(diǎn)，在工程項(xiàng)目的監(jiān)理工作中，總監(jiān)理工程師應(yīng)該選派專人從事信 息管理工作。同時(shí)，還要通過計(jì)算機(jī)輔助做好這項(xiàng)工作。人 的主觀因素對(duì)做好信息管理工作至關(guān)重要，因?yàn)樾畔⒌氖占?工作主要由人來完成，只有信息管理人員抱著主動(dòng)積極的態(tài) 度，認(rèn)真負(fù)責(zé)地對(duì)待這項(xiàng)工作，才能滿足信息的及時(shí)性和準(zhǔn) 確性的要求。信息管理人員還必須具備相當(dāng)?shù)膶I(yè)技術(shù)知識(shí)，能夠事先了解存在的問題并對(duì)工程狀況事先進(jìn)行預(yù)測(cè)。只有熟悉并 研究工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，才能對(duì)來自各方面的信息進(jìn)行分 析、判斷，去偽存真，掌握可用的信息。對(duì)眾多的費(fèi)用、時(shí) 間和質(zhì)量等方面的信息必須進(jìn)行加工、處理、分類和歸納等 工作，否則面對(duì)一大堆資料和數(shù)據(jù)就難以分析。綜上所述，工程建設(shè)監(jiān)理過程中的信息管理不是將信息簡(jiǎn)單的 上傳下達(dá)”，或是各種枯燥的