合同全程管理梳理

1、在現(xiàn)代企業(yè)的規(guī)范治理要求下，所有的業(yè)務(wù)都應(yīng)當(dāng)訂立合同。合同的重 要性勿庸質(zhì)疑。然而，很多業(yè)務(wù)人員甚至后臺(tái)人員認(rèn)為，談合同、簽合同是業(yè)務(wù)部門的 事；審合同、管合同是法務(wù)和商務(wù)部門的事。法務(wù)把合同審核工作做好, 使我方風(fēng)險(xiǎn)最小化、利益最大化，合同風(fēng)險(xiǎn)就能得到有效控制。那么， 是否法務(wù)通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作修改形成一份完美的合同，就可以高枕無(wú) 憂？我們假設(shè)一份待簽署的合同文本相當(dāng)規(guī)范，但若資信管理部門未對(duì)對(duì)方 的資信能力進(jìn)行審查，導(dǎo)致與沒(méi)有履約能力的合作方進(jìn)行簽署，將給企 業(yè)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)和損失；再假設(shè)，法務(wù)把合同條款修改得非常完美，但是業(yè) 務(wù)未予采納，或者合同對(duì)方完全不予接受，最后蓋章的版本和法務(wù)修改 的版

2、本千差萬(wàn)別，那么法務(wù)對(duì)合同的修改是徒勞的；進(jìn)一步假設(shè)，合同 順利的修改及簽署，但是后續(xù)并未按照合同條款去履行，那么合同并未 發(fā)揮實(shí)際的約束作用，且可能因違約而承擔(dān)法律責(zé)任。因此，合同審核的結(jié)果是與信用部門、業(yè)務(wù)部門、用印部門都密切相關(guān)的。由此可見，合同管理不能等同于合同審核。以合同簽署為界，合同簽署 前涉及資信審查、立項(xiàng)、談判；合同簽署中涉及合同審核、審核意見的 反饋、合同的審批和用?。缓贤炇鸷笊婕奥募s的跟進(jìn)、存檔及證據(jù)搜 集。合同審核僅僅是合同管理的一個(gè)環(huán)節(jié)。如下圖所示： 所有前述環(huán)節(jié)的管理共同構(gòu)成合同全程管理。集團(tuán)法務(wù)部將合同全程管理作為重點(diǎn)工作，進(jìn)行了各方面的調(diào)研，通過(guò) 向各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)搜

3、集自評(píng)報(bào)告、對(duì)重點(diǎn)企業(yè)進(jìn)行訪談和座談，形成合同 全程管理調(diào)研報(bào)告，展示各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)合同全程管理的亮點(diǎn)和問(wèn)題，并 從前、中、后三個(gè)階段撰寫了合同全程管理的指引，提出合同管理中規(guī) 范、有益、利于風(fēng)險(xiǎn)控制的做法，本文將選取合同簽署前、中、后的幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行論述和探討。、合同簽署前的資信審查管理（一）內(nèi)外部做法及案例合同成形之前，對(duì)合同的管理就已經(jīng)開始了。合同簽署前，資信審查環(huán) 節(jié)尤為關(guān)鍵，關(guān)系到在一份合同里，是否選取了合適的交易對(duì)象、采取 了合適的交易方式。我們朝方正集團(tuán)外部看一些優(yōu)秀企業(yè)的相關(guān)作法。比如西門子，秉承“四眼原則”，即兩只眼睛看業(yè)務(wù)，兩只眼睛看商務(wù)，所有重大的業(yè)務(wù) 決策都由業(yè)務(wù)部門和后

4、臺(tái)部門共同來(lái)做出。西門子非常重視資信管理， 有一個(gè)完善和獨(dú)立的信用管理團(tuán)隊(duì)，資信審查管理分為三個(gè)模塊：客戶 資信調(diào)查評(píng)估、客戶資信檔案的建立和管理、客戶資信信息的定期更新。方正集團(tuán)內(nèi)部各企業(yè)對(duì)于資信審查管理的水平較為參差不齊，審查標(biāo)準(zhǔn) 有的較為完備，有的卻較為粗糙；負(fù)責(zé)資信審查的部門也不一。調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)方正內(nèi)部的如下實(shí)際案例。方正 A公司長(zhǎng)期合作并納入 年度供應(yīng)商名錄的一家供應(yīng)商，一直為 A公司提供產(chǎn)品和服務(wù)，但方正 A公司發(fā)現(xiàn)該供應(yīng)商長(zhǎng)期采取第三方代收款的方式與 A公司交易，通過(guò) 進(jìn)一步了解，發(fā)現(xiàn)該供應(yīng)商早已被吊銷營(yíng)業(yè)執(zhí)照。在資信審查環(huán)節(jié)的掉 以輕心，導(dǎo)致公司長(zhǎng)期與一已經(jīng)被吊銷的無(wú)合法民事

5、主體資格的對(duì)方進(jìn) 行交易，使服務(wù)的提供及產(chǎn)品的質(zhì)量缺乏合理的保障。（二）資信審查管理分工及流程指引 經(jīng)調(diào)研，我們認(rèn)為，在合同簽署前的資信審查環(huán)節(jié)，較理想的部門設(shè)置 及流程如下圖 資信審查發(fā)起部門（一般是業(yè)務(wù)部門），負(fù)責(zé)向合同對(duì)方收集相關(guān)的基 礎(chǔ)資信材料，提交或者補(bǔ)充給資信審核部門； 資信審查管理部門具體是指本單位的信用部門或承擔(dān)運(yùn)營(yíng)管理職能的 部門，負(fù)責(zé)進(jìn)行資信審查從而確定合同對(duì)方的簽約資質(zhì)和履約能力，根 據(jù)審查結(jié)果對(duì)合同對(duì)方進(jìn)行合理的授信，并將結(jié)果反饋給各相關(guān)部門；資信審查協(xié)助部門，包括法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門等，在此過(guò)程中提供和本 部門職能相關(guān)的協(xié)助，法務(wù)部門重點(diǎn)協(xié)助審查合同對(duì)方主體是否合法、

6、有效等，財(cái)務(wù)部門主要協(xié)助審查對(duì)方財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)的內(nèi)容。在資信審查環(huán)節(jié)的部門設(shè)置中，最核心的是資信審查管理部門，該部門 應(yīng)當(dāng)是專職的，需有足夠的能力和配備足夠的人員來(lái)承擔(dān)資信審查工 作。實(shí)踐中，有的公司有大量的資信審查事項(xiàng)，但僅在某部門中設(shè)置一 兩名資信審查人員，無(wú)法滿足實(shí)際需求；有的公司資信審查發(fā)起部門和 管理部門是一體的，即由業(yè)務(wù)部門自行進(jìn)行資信審查，易使業(yè)務(wù)部門出 于業(yè)績(jī)的考慮對(duì)判斷缺乏中立性和客觀性，前述情形應(yīng)當(dāng)予以避免。（三）資信審查方式及要求指引根據(jù)合同對(duì)方系新合作方或長(zhǎng)期合作方，資信審查方式及要求應(yīng)區(qū)別對(duì) 待。詳細(xì)審查內(nèi)容建議參考下表設(shè)置：對(duì)于 新引 入的 合同 對(duì)方 的資 信審 查

7、要 求 合 同 對(duì) 方 主 動(dòng) 提 供 資 信 信 息合同對(duì)方必須提供的 資料：（不能提供則 原則上應(yīng)及時(shí)終止交 易并重新選擇合同對(duì) 方）如實(shí)填寫并加蓋公章的資信調(diào)查表加蓋公章的“四證”復(fù)印件：營(yíng)業(yè)執(zhí)照 副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證和 法人親筆簽名的身份證復(fù)印件等根據(jù)交易類別判斷可 能需要提交的資料：（不能提供則應(yīng)謹(jǐn)慎 交易，必要時(shí)可進(jìn)行 相關(guān)調(diào)查）特定交易所需的各類行業(yè)資質(zhì)證明，如: 集成資質(zhì)、ISO資質(zhì)等。如與制造商交易，應(yīng)提供安全生產(chǎn)許可 資質(zhì)如與經(jīng)銷商交易，應(yīng)提供制造商正式授 權(quán)或代理的證明文件資信審查管理部門視 情況判斷是否需要提 交的其他資料：（不 能提供則應(yīng)謹(jǐn)慎交 易，必要時(shí)

8、可進(jìn)行相 關(guān)調(diào)查）合同對(duì)方最近年度的審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)負(fù) 債表、損益表和現(xiàn)金流量表等財(cái)務(wù)報(bào)表（上年度末 經(jīng)審計(jì)的報(bào)表為優(yōu)先選擇 及最近3個(gè)月各月末的報(bào)表）合同對(duì)方的固定資產(chǎn)信息相關(guān)資料（如 房產(chǎn)信息、車輛信息等）合同對(duì)方合同承辦人的授權(quán)委托書、身份證明等了解合同對(duì)方的經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、經(jīng)營(yíng)規(guī)模、組織管理機(jī)構(gòu) 和經(jīng)營(yíng)基本情況對(duì)合同對(duì)方 進(jìn)行實(shí)地信 用調(diào)查了解合同對(duì)方業(yè)務(wù)人員及其公司主要領(lǐng)導(dǎo)的信用情 況了解合同對(duì)方是否存在負(fù)面信息合同標(biāo)的的真實(shí)性考察（如涉項(xiàng)目）通過(guò)名索網(wǎng)、“企業(yè)信用網(wǎng)”（如北京網(wǎng)址為：htt P： /）等可核實(shí)合同對(duì)方工商等基本情況通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn) 行調(diào)查了解通過(guò)人民法院網(wǎng)站（如最高法院被執(zhí)行人信

9、息網(wǎng)：htt P： /zhix in .c n/search），可查詢合同對(duì)方涉訴情況和是否存在惡意拖欠執(zhí)行情況通過(guò)搜索網(wǎng)站等，了解合同對(duì)方是否存在相關(guān)負(fù)面信 息通過(guò)第三方 機(jī)構(gòu)（如征信 機(jī)構(gòu)或保險(xiǎn) 機(jī)構(gòu)）等進(jìn)行 信用調(diào)查 資信審查管 理部門認(rèn)為 應(yīng)當(dāng)采取的 其他審查方 式對(duì)于適當(dāng)簡(jiǎn)已有化審查合作標(biāo)準(zhǔn)記錄的合資信材同對(duì)料動(dòng)態(tài)方的更新資信可結(jié)合新合作方引入的審查要求及既有資信檔案記錄和 資料，適當(dāng)簡(jiǎn)化審查標(biāo)準(zhǔn)審查、合同簽署中的審核意見反饋管理（一）內(nèi)外部做法及案例 合同簽署中，每個(gè)公司基本都會(huì)制定合同審核、審批及用印相應(yīng)的制度 和流程，但對(duì)于合同審核意見的反饋，做法千差萬(wàn)別

10、，是實(shí)踐中的難點(diǎn)。在集團(tuán)外部，大量金融企業(yè)，以及中石化等企業(yè)，所有的合同在簽署前 由法務(wù)再度確認(rèn)，若未接受法務(wù)意見且法務(wù)認(rèn)為仍存在較大風(fēng)險(xiǎn)，則無(wú) 法對(duì)合同予以用印。聯(lián)想部分企業(yè)的高風(fēng)險(xiǎn)合同由公司 CEO乍為審批人。方正集團(tuán)內(nèi)部多家企業(yè)未建立起明確、規(guī)范的合同審核反饋流程；或者 存在雖有反饋，但反饋內(nèi)容粗糙、流于形式的情形。調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)方正內(nèi)部的如下實(shí)際案例。方正 B公司某項(xiàng)目中，因供 應(yīng)商拒絕按照合同約定發(fā)貨，導(dǎo)致項(xiàng)目無(wú)法順利進(jìn)展，數(shù)千萬(wàn)應(yīng)收款回 款艱難，產(chǎn)生大量資金占?jí)撼杀?。?jīng)再三了解，供應(yīng)商拒絕發(fā)貨系因?yàn)?經(jīng)辦銷售擅自加蓋了一份法務(wù)審核未通過(guò)的承諾函，在雙方簽署的供貨 合同外承諾了突破慣

11、例的大額預(yù)付款義務(wù)，故導(dǎo)致項(xiàng)目停滯、產(chǎn)生疑難 應(yīng)收，亦無(wú)處追究供應(yīng)商責(zé)任。（二）法律審核意見反饋指引 經(jīng)調(diào)研，我們認(rèn)為，在法律審核意見反饋環(huán)節(jié)，較理想的分工及流程如 下圖：合同審核發(fā)起部門（通常為業(yè)務(wù)部門）率先提起合同審核流程。在該步 驟，發(fā)起部門原則上應(yīng)當(dāng)提交 WOR版本的合同（不應(yīng)提供PDF版本或 對(duì)方已經(jīng)蓋完章的紙質(zhì)版），同時(shí)提供合同業(yè)務(wù)背景和交易模式的情況 介紹（比如合同修改的難度、雙方強(qiáng)弱勢(shì)介紹及關(guān)于本合同的特殊情 況），并應(yīng)當(dāng)一并提供合同相關(guān)的文件（如中標(biāo)后簽署的合同應(yīng)提交招 標(biāo)投標(biāo)文件等，有附件的合同應(yīng)提供附件， 擔(dān)保合同提供主合同，補(bǔ)充 協(xié)議提供原合同等）。法務(wù)出具審核意見過(guò)程

12、中，法務(wù)除需對(duì)協(xié)議進(jìn)行修訂及批注外，對(duì)于總 體性風(fēng)險(xiǎn)、重大風(fēng)險(xiǎn)或重要待確認(rèn)事項(xiàng)，應(yīng)出具法律意見書。一般情形 下應(yīng)由配合前期談判的法務(wù)來(lái)進(jìn)行嗣后的合同審核，方便進(jìn)行銜接及在 協(xié)議中落實(shí)談判要點(diǎn)。針對(duì)法務(wù)審核意見，合同審核發(fā)起部門的反饋和說(shuō)明尤為重要。業(yè)務(wù)應(yīng) 重視并盡量采納法務(wù)意見，且不適合把內(nèi)部法務(wù)批注版本提供給對(duì)方（其中注明了己方底線或談判思路）；對(duì)于法律意見的采納情況、不能 采納的原因及風(fēng)險(xiǎn)防范措施，應(yīng)該進(jìn)行準(zhǔn)確并具針對(duì)性的反饋；除關(guān)注 協(xié)議修訂版外，需高度重視揭示總體性風(fēng)險(xiǎn)、重大風(fēng)險(xiǎn)的法律意見書 在完成前述環(huán)節(jié)并提報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批之前，法務(wù)應(yīng)當(dāng)對(duì)審批版本再度審閱， 對(duì)當(dāng)前法務(wù)與業(yè)務(wù)部門尚存的分歧

13、點(diǎn)是否可以接受予以確認(rèn)。建議各企 業(yè)設(shè)置提升決策領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)的機(jī)制，在業(yè)務(wù)部門反饋相關(guān)重大風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法避 免、而法務(wù)部門建議不予簽署時(shí)，由原審批領(lǐng)導(dǎo)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。 此外，實(shí)踐中，在領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)，若領(lǐng)導(dǎo)僅批復(fù)原則性的“同意”，未 針對(duì)各部門會(huì)簽意見一一批復(fù)，則存在難以確定最終版本的問(wèn)題，故領(lǐng) 導(dǎo)簽批意見需盡量明確。在用印步驟，用印部門除核對(duì)相關(guān)合同是否經(jīng)審批外，還應(yīng)對(duì)法律審核 意見是否采納、是否已進(jìn)行反饋及說(shuō)明進(jìn)行把關(guān)，否則不予用印。用印 后做好簽署版本的留存?zhèn)浒腹ぷ?。三、合同簽署后的履行管理（一）?nèi)外部做法及案例 合同簽署完畢后，對(duì)于合同的管理并沒(méi)有結(jié)束。全球五百?gòu)?qiáng)企業(yè)中多家企業(yè)均很重視合同履行

14、過(guò)程的跟進(jìn)，注重履行跟 進(jìn)的規(guī)范化和信息化。西門子（全球）以及大量跨國(guó)企業(yè)都使用SAP公查詢統(tǒng)計(jì)司較為完備的ERP系統(tǒng)，中石油在五六年前即已建立了合同管理信息系 統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)從立項(xiàng)、選商、申報(bào)到簽訂、履行、違約情況通報(bào)、 的覆蓋全過(guò)程的信息管理系統(tǒng)。法務(wù)普遍也有部分方正集團(tuán)內(nèi)部大多數(shù)企業(yè)由業(yè)務(wù)或者運(yùn)營(yíng)部門跟進(jìn)合同履行， 在履行階段系被動(dòng)介入履行，難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常問(wèn)題。 企業(yè)法務(wù)人員定期抽查或檢查合同履行的異常情況，填寫“合同履約情 況跟蹤表”來(lái)跟進(jìn)合同履行進(jìn)度，取得較好效果。調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)方正內(nèi)部的如下實(shí)際案例。方正 C公司與客戶簽署設(shè)備 買賣協(xié)議，C公司需向客戶交付設(shè)備到客戶倉(cāng)庫(kù)，客戶收到

15、設(shè)備后支付 貨款。合同約定若延期付款或交貨超過(guò) 30日，守約方享有單方解除權(quán)。 合同簽署后，客戶電話稱倉(cāng)庫(kù)近期無(wú)法存放，要求先放置在C公司倉(cāng)庫(kù), 后續(xù)客戶自行提貨。然而在交貨日滿 30天后，客戶拒絕付款并且反而 向C公司發(fā)出解除通知，稱因C公司延期交貨，需解除合同并索要違約 金。（二）履行跟進(jìn)及證據(jù)搜集指引 我們認(rèn)為，合同履行跟進(jìn)及證據(jù)搜集過(guò)程中，較為理想的分工及流程如 下表所示： 履行跟進(jìn)中涉及兩個(gè)階段，一般情形是由履行跟蹤部門（可能為業(yè)務(wù)部 門或運(yùn)營(yíng)部門）進(jìn)行跟進(jìn)，記錄合同履行情況和搜集資料，對(duì)于合同履 行過(guò)程中出現(xiàn)的異常情況建立預(yù)警機(jī)制，對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的違約、爭(zhēng)議情 形及時(shí)報(bào)告，協(xié)調(diào)相關(guān)部

16、門進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范和糾紛處理。法務(wù)、財(cái)務(wù)、檔 案管理部門提供支持：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的管理，執(zhí)行合 同資金收付，核對(duì)款項(xiàng)收支情況；法務(wù)部門應(yīng)對(duì)履行中出現(xiàn)的或可能出 現(xiàn)的違約履行或其他不當(dāng)履行情形、法律糾紛等提供法律支持，對(duì)相應(yīng) 情形及時(shí)出具法律意見和建議，協(xié)助參與談判。若履行異常，至y達(dá)糾紛或訴訟階段，貝U主要是由法務(wù)主導(dǎo)證據(jù)的搜集、 指導(dǎo)相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查取證，協(xié)調(diào)發(fā)送律師函或處理訴訟、仲裁事宜, 履行跟蹤部門進(jìn)行積極配合。履行跟進(jìn)中難點(diǎn)有兩處：首先，法務(wù)普遍為被動(dòng)介入履行跟蹤，難以及 時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常問(wèn)題。建議法務(wù)可以通過(guò)定期或不定期的檢查主動(dòng)跟 進(jìn)履行情況，信息化建設(shè)程度高的企業(yè)可以

17、在系統(tǒng)中設(shè)置重大合同履行 異常時(shí)的自動(dòng)發(fā)送提醒。其次，業(yè)務(wù)部門和運(yùn)營(yíng)部門在訴訟前主導(dǎo)資料 搜集，尚無(wú)法達(dá)到法務(wù)的專業(yè)度和敏感度，較難從后續(xù)訴訟角度充分考 慮證據(jù)的必要性和形式。建議各企業(yè)法務(wù)根據(jù)業(yè)務(wù)類型，研究確定符合 本企業(yè)及業(yè)務(wù)實(shí)際情況的合同臺(tái)賬信息要點(diǎn)及證據(jù)資料收集范圍，并通 過(guò)公示和培訓(xùn)使履行跟蹤部門了解、掌握相關(guān)要點(diǎn)。（三）履行跟進(jìn)記錄及證據(jù)搜集要點(diǎn)示例 下表以購(gòu)銷合同為例，對(duì)合同臺(tái)賬管理及履行中搜集的證據(jù)要點(diǎn)進(jìn)行了 羅列：合同簽訂交付合同管理臺(tái)賬需記錄的事項(xiàng)1、合同編號(hào)、項(xiàng)目名稱、簽約時(shí)間;2、交易對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證、組織結(jié) 構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等；3、交易對(duì)方法定代表人

18、名稱、注冊(cè)地址、經(jīng)營(yíng)地址、 聯(lián)系方式（如各事項(xiàng)聯(lián)系人、電子郵件、傳真號(hào)碼 等）、賬戶信息等交易信息1、約定的交付標(biāo)的物明細(xì)、交付時(shí)間和地點(diǎn)、指定 簽收人、交付方式（自提/代辦托運(yùn)/送貨上門）等;2、實(shí)際履行中的交付貨物明細(xì)、交付時(shí)間、交付方 式（自提/代辦托運(yùn)/送貨上門）、承運(yùn)人；3、是否正常交付或存在異常履行、違約情況等合同履 行過(guò)程 中需搜 集的證 據(jù)等資 料 合同文 本、合 同附 件、擔(dān) 保函、 補(bǔ)充協(xié) 議、變 更協(xié) 議、交 易信息 確認(rèn) 表、招 標(biāo)文 件、投 標(biāo)文 件、中 標(biāo)通知 書、訂 貨單等 備貨憑 證、發(fā) 貨單、 物流 單、承 運(yùn)單、 入庫(kù) 單、倉(cāng) 儲(chǔ)單、 簽收 單、提 單等驗(yàn)收（初驗(yàn)、 終驗(yàn)）收款、付款售后1、約定的驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收條件、驗(yàn)收方 式;2、實(shí)際履行中的驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收方式、 驗(yàn)收結(jié)果；3、是否正常驗(yàn)收或存在驗(yàn)收未通過(guò)等情形，異議及 答復(fù)處理情況、最終驗(yàn)收結(jié)果，是否存在異常履行 或違約情況1、約定的合同金額、計(jì)價(jià)單位、收付款時(shí)間、方式、 周期及比例；2、實(shí)際履行中的合同金額、收付款時(shí)間、方式、周 期及比例；3、是否逾期及逾期天數(shù)，逾期或未予收款的相關(guān)原 因1、約定的售后服務(wù)和質(zhì)保年限、標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)內(nèi)容;2、實(shí)際履行中的售后服務(wù)和質(zhì)保標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容，是否 進(jìn)行維修及相關(guān)維修次數(shù)及結(jié)果、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn) 內(nèi)