公司檔案管理辦法

1、公司檔案管理辦法第一章總則0第二章紙質(zhì)檔案治理1第三章聲像檔案治理2第四章檔案查借閱治理制度3附件一、部門檔案治理人員的職責0附件二、檔案資料立卷歸檔規(guī)則0附件三、聲像檔案整理、保管規(guī)則0附件四、光盤檔案治理細則0附件五、光盤標簽2附表一、打算工作資料單3附表二、查（借）閱文件資料申請單4附表三、借閱檔案催還單4附表四、打（復(fù)）印文件資料申請單5附表五、領(lǐng)用文件資料申請單5附表六、檔案交接清單6附表七、聲像器材借用申請表6第一章總則第一條為了規(guī)范和嚴肅公司檔案治理，按照國家檔案法有關(guān)規(guī)定結(jié)合公司的具體情形，制定本規(guī)章制度。第二條檔案工作的宗旨：收集齊全、及時歸檔、完好儲存，方便利用。第三條檔案

2、治理的差不多原則及要求：一、歸檔原則集中保管：公司各檔案材料由行政部集中保管。主動上交和主動催收相結(jié)合：各部門主動上交和行政部主動催收相結(jié)合。詳細登記：各部門將原文或其他各種介質(zhì)的預(yù)歸材料整理完好，標著清晰，以便分類歸檔。二、交接原則職員離職或請假超過15個工作日，當事人必須主動將經(jīng)辦的檔案材料向接辦人員交接清晰，不得擅自帶走或銷毀。檔案材料有損壞或缺失的，按照檔案材料的重要性，每損壞或缺失一份，在考核結(jié)果中對有關(guān)責任人進行責任處理；檔案材料交接單是職員辦理離職或請假時必須具備的文件，沒有合法的檔案材料交接單，公司不予辦理有關(guān)手續(xù)。（檔案交接單見附表六）第四條檔案治理的組織機構(gòu)及責任劃分檔案治

3、理實行集中治理。行政部集中統(tǒng)一治理，各部門負責部門檔案工作，愛護檔案的完整與安全。一、行政部行政部全面負責公司檔案的收集、歸檔和借閱。其要緊職責包括：收集、整理、立卷和歸檔公司的檔案材料；檔案材料的保管和銷毀；檔案材料的借閱、催還；指導部門檔案治理人員的工作；領(lǐng)導交辦的其他檔案治理工作。二、部門檔案治理人員各部門應(yīng)指定專人負責本部門的檔案治理工作。部門檔案治理人員在行政部的業(yè)務(wù)指導下，負責本部門檔案材料的具體治理工作。其要緊職責見附件一、部門檔案治理人員職責。第五條檔案治理分類對檔案的治理，按照載體分為紙質(zhì)檔案、聲像檔案。第二章紙質(zhì)檔案治理第六條紙質(zhì)檔案的內(nèi)容紙質(zhì)檔案指一切以紙質(zhì)形式存在的檔案

4、資料，對應(yīng)于聲像檔案資料。第七條檔案的收集檔案的收集按照以下兩種情形執(zhí)行：1、需要經(jīng)行政部流轉(zhuǎn)的文件資料收集，正式文件一經(jīng)產(chǎn)生，在流出行政部之前，先交行政部歸檔（具體見“發(fā)文治理方法”和“收文治理方法”）2、公司各部門在工作中形成后，不需要行文，不經(jīng)行政部流轉(zhuǎn)文件、檔案（如工程圖紙、技術(shù)資料等）的收集，采到以下方法收集：事先登記部門在每年制定工作打算時均要同時注明各項任務(wù)要產(chǎn)生的檔案名目清單，并不得顯現(xiàn)明顯漏報，在制定完工作打算3天內(nèi)必須報送行政部，行政部秘書按照部門上報的情形，結(jié)合以往工程或工作情形和歷史體會，編制當年各部門應(yīng)該上交的檔案材料名目并確定上交時刻，下發(fā)各部門執(zhí)行；公司各項目部在

5、項目竣工驗收終止后2個月之內(nèi)上交檔案材料；關(guān)于公司部門會議文件，各部門在召開會議前須到行政部申請會議室借用登記，行政部按照登記向有關(guān)部門催收會議文件。行政部秘書按照會議登記表向各部門催收文件；事后查收行政部秘書按照各部門上報的檔案名目清單和既定時刻，及時向有關(guān)部門催收檔案；各部門須嚴格按規(guī)定主動、及時向行政部上交檔案材料；對不按要求及時提交資料或提交資料不齊全的，除要求限時補齊外，按照資料重要性，在考核結(jié)果中對有關(guān)部門經(jīng)理進行責任處理；關(guān)于行政部秘書催收不力或工作疏忽造成文件漏收的，在考核結(jié)果中對行政部秘書進行責任處理。第八條檔案的立卷、整理和歸檔，具體見附件二，“檔案資料立卷歸檔規(guī)則”。第三

6、章聲像檔案治理第九條聲像檔案一樣由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片（母片）、照片（含底片）、光盤和文字講明兩部分組成。第十條聲像檔案資料的收集一、收集范疇反映公司要緊職能活動，業(yè)務(wù)、工程等工作成果和存在咨詢題的聲像資料；各級領(lǐng)導人參加的與公司有關(guān)的重大活動的聲像資料；公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議、會見以及外事活動的聲像資料；其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料；其它具有儲存價值的聲像資料。二、收集方法及要求事先確認制作、使用錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片（合底片）的部門和人員，在借用聲像器材時，經(jīng)辦人認真填寫聲像器材借用申請表，詳細講明此次制作所要形成的聲像檔案所制作的內(nèi)容，數(shù)量和質(zhì)量要

7、求，完成時刻。（見附表八、聲像器材借用申請表）嚴格審核經(jīng)辦人經(jīng)部門經(jīng)理審核后，交行政部主任審批后，行政部即轉(zhuǎn)交聲像器材借用申請表至行政部秘書，行政部秘書登記后借出器材；主動催收、嚴格檢查、驗收對到期未及時交還器材并同時上交所制作的聲像檔案的，行政部秘書主動催收。行政部原則上只接收原版、原件。經(jīng)辦人按規(guī)定上交的歸還器材時，必須同時上交制作的聲像檔案資料及其它載體形狀的檔案，凡涉及公司重大事件的，有關(guān)部門和人員應(yīng)向行政部報送名目和必要的文字講明。行政部秘書嚴格按規(guī)定檢查經(jīng)辦人員上交的聲像資料，聲像資料要齊全，文字講明內(nèi)容要真實；底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。如果因?qū)ｉT緣故未能按規(guī)定提交聲像資料，

8、除非經(jīng)部門經(jīng)理、行政部主任審核，總經(jīng)理審批，否則視為私用公司財物，具形成費用不予報銷，在考核結(jié)果中對有關(guān)責任人進行處理。第十一條聲像檔案的整理和保管（見附件三、聲像檔案整理、保管規(guī)則）第四章檔案查借閱治理制度第十二條公司職員能夠按照公司確定的查閱權(quán)限，查閱有關(guān)文件。第十三條由行政部秘書按相應(yīng)的查閱權(quán)限原則上執(zhí)行，如需越權(quán)查閱，需上一級主管領(lǐng)導批準。序號職位查閱權(quán)限1執(zhí)行董事、總經(jīng)理A、B、C、D級文件資料2公司高層治理人員B級（含）以卜義件資料3部門經(jīng)理C級（含）以卜義件資料4一樣職員D級文件資料C級文件（隱秘），包括：各種證明材料；工程方面的洽商等；公司其它應(yīng)列為隱秘的文件資料及聲像材料，如

9、給領(lǐng)導的函件、竣工圖、竣工資料等。D級文件（一般）：指一樣性的，能夠提供給所有的職員查考利用的文件資料，包括：查（借）閱檔案（包括資料、文件、光盤）必須在檔案查（借）閱登記簿登記后方可查（借）閱；密級檔案在行政部查閱，不能帶出，必須帶出行政部查閱的，需行政部主任審核報總經(jīng)理簽字才可。第十四條檔案原件一樣不外借，如必須借閱，一樣檔案時刻不超過十天，密級檔案不超過一星期。同時必須得到行政部主任審批并辦理有關(guān)手續(xù)（見附表二）。第十五條借閱檔案的人必須愛護檔案，要愛護檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、裁減、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。第十六條借檔人確因工作緣故需要打印、復(fù)印、摘抄文件

10、，須經(jīng)行政部主任批準并辦理有關(guān)手續(xù)。（見附表四）并由行政部秘書負責打印、復(fù)印。但須進行技術(shù)處理，保證復(fù)印件與原件有明顯的區(qū)別，同時只復(fù)印文件上有關(guān)的部分，其他與其查閱無關(guān)的內(nèi)容在復(fù)印時必須進行遮擋處理；第十七條借用的檔案，當事人必須在規(guī)定時刻歸還行政部；如確需延期，當事人必須提早一個工作日辦理續(xù)借手續(xù)（見附表三）。否則視為無故不及時歸還，在考核結(jié)果中對責任人進行責任處理。第十八條借閱檔案交還時，必須當面點交清除，與發(fā)覺遺失或損壞，應(yīng)趕忙報告領(lǐng)導，并按照文件性質(zhì)、損壞程度在考核結(jié)果中對責任人進行處理。第十九條外部合作單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準后方能查閱，但不能將檔案帶離行政部

11、。第二十條外部合作單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對摘抄的資料要進行審查、簽章。附件一、部門檔案治理人員的職責部門檔案治理人員要同意公司行政部的業(yè)務(wù)指導、監(jiān)督和檢查，學習公司的檔案治理制度，按公司檔案治理制度治理本部門的檔案資料，其要緊職責如下：一、對部門已結(jié)案工作所產(chǎn)生的文件及時收集、整理，按規(guī)定向行政部移交（各種資料、上級批文、圖紙、聲像資料等）；二、負責部門文件資料的整理、統(tǒng)一編號及提供利用；三、負責部門檔案資料的安全保密工作，每月進行安全保密檢查，向行政部匯報工作，同意行政部的監(jiān)督檢查，并定期（一樣為三個月一次）和行政部秘書進行清單核對；四、按照檔案治理制度規(guī)定各部門要建立檔案登記本

12、，嚴格規(guī)范檔案交接收發(fā)手續(xù)（見附表六、檔案交接清單）；五、負責對部門的電子文件資料進行備份整理，保證各種文件的安全可靠；六、負責本部門運算機的正常運行和使用，每周堅持殺病毒。附件二、檔案資料立卷歸檔規(guī)則檔案資料立卷歸檔規(guī)則為了完整、準確、系統(tǒng)地保留公司生產(chǎn)活動中形成的具有儲存價值的文件材料，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找和利用，依據(jù)有關(guān)國家標準和規(guī)范，結(jié)合公司具體情形，特制定本規(guī)則。第一條、本規(guī)則規(guī)定了公司文件材料歸檔整理的原則、方法和差不多范疇，并以工程項目資料為例。第二條、本規(guī)則依據(jù)國家檔案局工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)劃，自治區(qū)檔案局企業(yè)事業(yè)單位治理文件材料歸檔整理試行規(guī)劃和國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督

13、局頒布的科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一樣要求國家標準（GB/T118222000），結(jié)合公司具體情形制定。第三條、名詞一、立卷-公司本部各部門或項目部的文件資料治理工作人員，將平常收集、保管的文件，對其中已形成結(jié)果齊全的文件、技術(shù)資料按歸檔的標準和要求，進行分類整理，裝訂成冊的工作過程，稱之為立卷。二、移交-是指項目部在工程竣工后二個月內(nèi)或公司本部各部門在每年1月底前將上年度本部門工作形成的文件資料立卷、造冊，移交公司檔案室保管的過程。三、歸檔-凡是反映本公司工作（含工程施工）生產(chǎn)活動，具有查考利用價值的文件材料，通過有關(guān)人員移交檔案室檔案治理人員治理，稱之歸檔。四、銷毀-是指由檔案部門負責人和檔案

14、治理人員按照檔案保管年限的規(guī)定對檔案進行鑒別、登記后，會同公司指定的監(jiān)審部門人員一道將保管到期的檔案進行處理（一樣焚燒、粉碎處理）的工作過程。第四條、文件材料整理排放的要求。文件材料的整理以件為單位進行分類、裝訂（整理、裝訂排放要求見下表），再按分類進行排列、編號、編目，裝盒，按此順序進行，直至編入總名目中上架擺放、保管、利用（參閱）整理單位：一樣以每份文件材料為一件，每項工程圖紙為一件整理時要求裝訂時排放要求文件正本與定稿為一件正木在前，定稿在后文件正文與附件為一件正義在前，附件在后文件原件與復(fù)印件為一件原件在前，復(fù)印件在后轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后來義匕復(fù)文為一件復(fù)義在

15、前，來義在后報表、名冊、圖冊等每冊（本）為一件第五條、文件、資料、圖表立卷、歸檔的要求一、移交公司檔案室文件、資料、圖表份數(shù)為一份，有原件者應(yīng)交原件，承包的工程如業(yè)主或甲方另有要求時，按其要求移交他們所需的份數(shù)O二、立卷的要求：文件、圖表必須書寫工整，字跡、線條清晰。圖面整潔，用墨汁或碳素墨水填寫，禁止用鉛筆、圓珠筆、水彩筆和其它易褪色的書寫工具書寫、繪制和簽收。1、竣工文件、圖表裝冊時，如果數(shù)量較多，可按順序排列（按斷面號或施工船位號），把有關(guān)的文件材料、圖表等分別組裝成數(shù)冊（件）。一個檔案盒可放兩件（或數(shù)件），每件都有“案內(nèi)封面”“本卷名目”和“科技檔案卷內(nèi)備考表”。每件的頁號差不多上從1

16、至最后一頁（如第一件1136,另一件1120頁），如果那個檔案盒內(nèi)放有兩件時，則在“科技檔案卷內(nèi)備考表”講明一欄中寫上：本卷合計：136+120=256頁（假設(shè)第一件為136頁，第二件為120頁，見附表）。每個案卷不論裝幾件，其總厚度不得超過6cm。2、檔案盒封面不能粘貼紙。3、檔案盒正面和側(cè)面的“案卷題名”要求內(nèi)容一樣。字體排列要求：正面橫寫，側(cè)面豎寫4、文件材料用紙一律采納A4（297mmx210mm）,如其他往來單位采納16K紙時，則必須把原16K紙貼在A4白紙上。5、卷內(nèi)文件材料排列順序：治理文件按建設(shè)程序、或重要程度排序，重要文件排在前，一樣性文件在后，復(fù)文在前，來文在后，正文在前，

17、原稿在后；項目技術(shù)文件按治理、依據(jù)、施工記錄、檢測、評定、證明順序排列；竣工圖按設(shè)計、施工斷面或圖號排列；有文和圖時，則文字材料在前，圖在后。6、文件材料裝訂：文件材料經(jīng)系統(tǒng)排列、編寫頁號、填寫卷（或冊）內(nèi)封面、“本卷名目'和“科技檔案卷內(nèi)備考表”后，將每份文件的金屬釘（或其他金屬物）去掉，?。ㄐ∮贏4紙樣的）、殘缺的文件應(yīng)加予托裱，裝訂線處有字的要加邊表粘牢，然后用白紗線裝訂成冊。一律不得用金屬釘裝訂或漿糊、膠水等粘貼。裝訂孔尺寸和穿繩方法如下圖所示：7、檔案卷內(nèi)頁號編法：檔案卷內(nèi)頁號的編寫以冊為單位，一冊為一個流水號。在冊內(nèi)的文件材料排列固定后，每冊從“1”開始，用號碼機在文件材料

18、的右下角依次編流水順序號。每頁編一個號。如果一紙兩面都有文字材料或圖，則在兩面各打印一個號，反面的號打印在左下角；兩張以上小幅面材料，在前一頁上，也只編印一個號；折疊成幾層的文件和圖表，按一張編碼頁號，一張只打印一個號?！鞍妇矸饷妗?、“本卷名目”和“科技檔案卷內(nèi)備考表”不編頁號，因此也不打印頁號?？⒐の募?、圖表一定要用號碼機打上頁號，不得用鉛筆或其他筆寫頁號?？⒐の募?、圖表裝訂時，“卷內(nèi)名目”排列在卷內(nèi)文件材料的首頁之前，“科技檔案卷內(nèi)備考表”放在卷內(nèi)文件材料的尾頁之后，裝訂時把“案卷封面”“本卷名目”和“科技檔案卷內(nèi)備考表”同其他文件一起裝訂，不能用膠水或漿糊把這三張粘貼在竣工文件上?！氨揪?/p>

19、名目”一是要填寫最后一頁號碼（見附表2所示）三、竣工圖表的立卷要求1、竣工圖應(yīng)能全面、準確反映工程竣工的全部施工實際造型和特點。要求做到圖面整潔，字跡清晰，數(shù)據(jù)準確，確實反映工程竣工的實際情形。圖表中的文字、數(shù)據(jù)、圖象、線條、簽字均必須使用黑墨水，不能使用圓珠筆或其他易于褪色的墨水。2、檔發(fā)（1992）8號文件的規(guī)定，每件竣工圖背面的左下角加蓋竣工圖章（圖章式樣如下圖示）3、竣工圖紙封面一樣采納A3紙大?。ㄒ姼奖?竣工圖紙封面）如果業(yè)主或甲方有要求，則以其要求為準竣工圖大小能夠采納A3紙也能夠采納厘米方格紙，同一斷面的幾種狀態(tài)必須在同一張紙上，不能在兩張圖紙上顯現(xiàn)。附圖講明的文字材料一律打印，

20、每頁A4紙打印32行，每行30個字，頁號在每頁下邊中間。4、圖表裝訂：（ 1） A3紙（或厘米方格紙）裝訂線留在左側(cè)；（ 2） A4紙豎向裝訂線留在左側(cè)；（ 3） A4紙橫向裝訂線留在上邊；（ 4） A3（或厘米方格紙）、A4紙均采納三孔一線裝訂法，孔距為80毫米（見頁）（5）竣工圖表裝訂應(yīng)以風琴式折法，按A4紙規(guī)格擺好，圖標露在正面，并在裝訂孔一邊加墊紙條（30mmx297mm）,以補償厚薄不平。“竣工圖、表”必須連同“科技檔案封面”“本卷名目”和“科技檔案卷內(nèi)備考表”一起裝訂（見附表3、4、5）5、每冊圖紙的封面、本冊名目、圖標字體、型號見附表7、8、9。四、檔案案卷編目方法1、卷內(nèi)封面填

21、寫講明：卷內(nèi)封面填寫是為了堅持系統(tǒng)整理分類排列，提示案卷內(nèi)容，固定案卷之間的次序。封面的填寫：（1）檔號、檔案館號、縮微號，由檔案部門填寫，其余各項由立卷人填寫。（ 2）案卷提名：要緊內(nèi)容應(yīng)包括項目名稱、結(jié)構(gòu)、部位等名稱，應(yīng)能簡明準確反映出案卷的差不多內(nèi)容。（ 4）起止日期：填寫文件材料形成的起止時刻。應(yīng)有年、月、日。（ 5）保管期限：由檔案部門填寫。（ 6）密級：由檔案部門填寫。（ 、卷內(nèi)名目填寫（見附表4）（ 1）序號：按同一文號或同一標題的名稱，編一個順序號（不論本文材料的頁數(shù)多少），填寫內(nèi)容同檔案章中的序號。（ 2）文件編號：填寫文件的發(fā)文號。文字材料已有文號的，按文號填寫；無文號的可

22、不填寫；圖表填寫圖表編號。（ 4）文件材料題名：按文件材料標題的全稱填寫，無標題或標題不規(guī)范的，可按照內(nèi)容自擬標題，外加標識。圖表的文件材料題名填寫圖表的名稱。（ 5）日期：按文件形成落款的年、月、日填寫，如1999.07.09，以8位阿拉伯數(shù)字標注?？⒐D表按圖標最后簽名日期填寫。（ 6）頁次：指文件、圖表在案卷內(nèi)打印的流水頁號（不指原件編的頁號），填寫已編好序號的文件、圖表首頁上打印的流水頁號，并要填寫最后一頁的頁號（見附表2）。（ 7）備注：注釋文件需講明的情形。3、備考表（見附表1）的填寫：要求標明卷內(nèi)文件材料的件數(shù)和總頁數(shù)以及在組卷過程中需要講明的，立卷人要簽上名字。卷內(nèi)備考表排列在

23、案卷內(nèi)文件材料的尾頁之后，不打印流水頁號。五、其他應(yīng)注意的事項1、在檔案盒和竣工資料、竣工圖表的正面、側(cè)面的臨時案卷順序號只能用鉛筆（HB）寫，不能用鋼筆、毛筆寫，更不能用數(shù)碼機打印立卷人編排的臨時案卷順序號。2、在裝訂成冊后，立卷人應(yīng)對竣工文件、圖表的順序頁次反復(fù)檢查，以幸免發(fā)生反頁、倒頁、缺頁或亂頁的錯亂。4、竣工文件、圖表的裝訂棉繩不要太細，裝訂時繩子應(yīng)打活結(jié)，以防重新裝訂時用，繩子三舌結(jié)應(yīng)打在竣工資料背后，不得在封面。5、竣工文件一定要有總名目（見附表6），同時按規(guī)范裝訂在竣工資料第一冊上，多時也可另冊裝訂，但必須完整、規(guī)范。6、每頁的頁號必須用數(shù)碼機打印，字跡要清晰，不能模糊不清，不

24、能用筆手寫頁號。7、裝訂要整齊美觀。如果遇到裝訂后冊邊紙張不整齊，必須把冊邊切割整齊，方可放入檔案盒內(nèi)。8、文件、圖表每卷、每冊和檔案盒必須完整無損，不能有水漬、油漬、劃傷、發(fā)霉等情形顯現(xiàn)。9、檔案盒厚度的選擇：以擬將裝入此盒的文件、圖表總厚度來選擇檔案盒的厚度。同類同一檔的文件、圖表一樣放入共一盒內(nèi)，只有在已選用了最厚盒的檔案盒仍放不下時，才選擇放入另一盒（所以是同一檔的盒）。國家檔案部門規(guī)定的檔案盒厚度種類有10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六種，可在文化用品市場購買。10、施工照片的冊子只能用統(tǒng)一的“照片檔案”，不能用生活照片冊。第六條、工程竣工文件的移交每施工一

25、項工程，在竣工驗收后二個月內(nèi)（一樣情形下，具體移交時刻在項目打算中列示），由承擔本工程的項目部負責按本規(guī)定有關(guān)要求整理成冊，完好地移交公司行政部。第七條、保管期限案卷的保管期限，以其儲存和使用的價值分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種，并分別裝訂。永久凡記述和反映本公司的進展歷史的各種材料，如：公司的不同時期進展的機構(gòu)、承擔工程的合同文本、史志等。長期一一凡記述和反映本公司的活動，在較長時刻內(nèi)對公司工作、承擔工程有查考利用價值的檔案。短期一一凡在較短時刻內(nèi)對本公司有參考利用價值的檔案。如施工原始記錄（含鉆孔、安全事故、機電運行記錄）在工程款全部付清后，即可銷毀。保管時刻的運算：

26、從案卷移交到檔案室的年度開始算起第八條、檔案分類、保管期限表檔案分類、保管期限表類順序名稱保管期限備注行政治理1、公司年度工作打算短期2、公司年度，作總結(jié)、本年大事記永久3、公司申報成立及批復(fù)文件；公司資質(zhì)申請及政府有關(guān)部門批復(fù)文件；公司印章式樣啟用文件；批準項目部成立、撤消、合并、更換及其印章啟用永久4、公司歷史、組織沿革、年鑒永久5、本年度機構(gòu)設(shè)置、年底職員花名冊、任免、調(diào)配、錄用、解聘、培訓、職稱、執(zhí)業(yè)證、職員違紀記錄、處分長期6、年度會議文件材料、記錄、電話記錄、收發(fā)文本短期7、職員檔案一人一檔，隨工作地點變動而動.*、經(jīng)營治理1、公司經(jīng)營遠、近期規(guī)劃策略永久2、中標工程招投標書、合同

27、、協(xié)議及與之有關(guān)的法律性義本永久3、合同工程工程量結(jié)算單（或確認書），工程款結(jié)算單長期工程款全部回收后銷毀，僅留一總表永久存4、公司經(jīng)營治理規(guī)章制度長期5、公司財務(wù)治理規(guī)章制度長期6、單項工程成本分析永久7、年度財務(wù)決算報告、報表長期8、經(jīng)營夸B門各種統(tǒng)計年報（或H程終止后報表）及綜合分析材料、客戶檔案長期9、本年各項目及公司支付收入帳本、憑證、會計治理、資金流通、各種財務(wù)報表、帳簿長期10、固定資產(chǎn)購置、報廢、回收有關(guān)材料長期二、物資治理物資包括設(shè)備和材料1、年度物資保有量表短期2、物資治理各項規(guī)章、制度長期米、用、存、保、處理3、設(shè)備修理、修理制度及打算長期4、項目部設(shè)備清單公司本部辦公設(shè)

28、備及其他設(shè)備清單短期短期分項目部填5、設(shè)備檔案長期四、工程、技術(shù)治理1、技術(shù)新規(guī)范、新標準、科技成果、技術(shù)引進、革新、合理化建議等科技治理長期2、與本公司業(yè)務(wù)有關(guān)連的政府有關(guān)部門有關(guān)法律法規(guī)長期后效期內(nèi)3、竣工驗收文件（質(zhì)量鑒定書、交工驗收報告、交工驗收證書、驗收申請、批準文件等、竣工圖、文件材料、施工總結(jié)或報告）長期4、設(shè)計、施工文件（審批的設(shè)計、變更設(shè)計及有關(guān)文件、技術(shù)交底、施工中重大技術(shù)的來往文件、會議記錄等施工過程一切文件、工程質(zhì)量自檢報告，甲力或業(yè)主抽檢資料、竣工質(zhì)檢資料短期款全部回收后5、施工各類原始記錄（鉆孔記錄、機電運行記錄、施工照片集和其他原始記錄、施工日志、氣象、其他音像資

29、料短期款全部回收后6、各種材料消耗量表及其分析資料長期7、與甲方或業(yè)主及政府有關(guān)部門聯(lián)系、請示往來及批復(fù)件短期8、項目部人員動態(tài)長期附表1檔案卷內(nèi)備考表講明：本保管單位（案卷）共件，本件136頁，其中文字136頁，圖樣0頁，照片0張，其他0頁。本卷合計：136+120=256頁附表2卷內(nèi)名目序號文件編號責任者文件材料題名日期頁次備注123456789101112131415161718192021222324附表3檔號檔案館號縮微號案卷題名起止日期保管期限密級附表4卷內(nèi)備考表講明：本保管單位（案卷）共件，頁，其中文字貞，圖樣頁，照片張，其他貞。附表5（項目名稱或代號）檔案案卷歸檔名目序號案卷題

30、名頁數(shù)編制時刻保管期限密級備注123456789101112131415161718附表6竣工圖合同編號項目經(jīng)理：總監(jiān)代表：業(yè)主（甲方）代表：開工日期：年月日竣工日期：年月日廣西創(chuàng)新港灣工程有限公司附表七本冊名目圖號圖名編號業(yè)主單位工程名稱圖名比例圖號開工日期設(shè)計：單位：名稱竣工日期竣工：單位名稱附表八業(yè)主單位工程名稱圖名比例圖號開工日期設(shè)計：單位：名稱竣工日期竣工：單位名稱68931322223968附件三、聲像檔案整理、保管規(guī)則一、聲像檔案的分類、組合、編排、制作講明、刻盤由公司信息治理員負責，行政部負責檢查、監(jiān)督、編目和歸檔。二、分類、編號照片按咨詢題分類，集中存放重要照片，必須將底片及

31、有關(guān)文字資料一起歸檔。錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代咨詢題分類，按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。三、文字講明的編寫文字講明差不多內(nèi)容包括事由、時刻、地點、人物、背景、作者（攝制者）等。編寫文字講明的要求：（1）準確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全；（ 2） 照片按自然張（內(nèi)容相近的亦能夠若干張）編寫文字講明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字講明。一組聲像資料聯(lián)系緊密的應(yīng)加以文字講明。（3）時刻用阿拉伯數(shù)字表示四、編制格式1照片編制采納橫寫格式。其格式為照片底片號文字講明參見號攝制時刻攝制者。2錄像帶、錄音帶、攝像帶

32、、光盤的編制格式：在盒套上置標注頁。按要求逐項填寫。五、案卷要求1將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。2卷內(nèi)名目：照片、底片以主題填寫卷內(nèi)名目；錄音、錄像帶、攝像帶光盤以盒為單元填寫卷內(nèi)名目。3卷內(nèi)備考表，用于講明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動情形。六、聲像檔案的保管1、聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術(shù)處理。2、保管條件：底片、膠片庫、照片庫、錄音、錄像帶庫應(yīng)保持在溫濕度相對合理的地點（20左右，50以下濕度）；3、底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須躲開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。4、對庫存的照片檔案，要一年檢查一次。附件四、光盤檔案治理細則一、光盤的整理：1、光盤檔案的治理由信息治理員具體負責。2、正確標注每份預(yù)歸文件的日期、流水號、文號、標題、分類、主題詞、密級、頁數(shù)、掃描文件路徑、文件名等內(nèi)容并完成數(shù)據(jù)庫的錄入和圖像掃描工作。（見附件五）3、每年3月底前檢查和清理上一年的預(yù)歸文件，完成運算機自動歸檔、立卷工作，也可自行調(diào)整立卷。4、自動生成案卷數(shù)據(jù)庫，填寫數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，包括編寫