辦公自動化系統(tǒng)中工作流模型及實(shí)現(xiàn)

1、辦公系統(tǒng)中的工作流模型及實(shí)現(xiàn)摘要：工作流技術(shù)是辦公自動化系統(tǒng)的關(guān)鍵技術(shù)之一。正確使用工作流技術(shù)可以提高辦公效率，加快信息化步伐。本文首先對工作流的基本概念、工作流系統(tǒng)的分類進(jìn)行了詳細(xì)介紹，并結(jié)合實(shí)際工作提出了一套行之有效的解決方案。關(guān)鍵字：工作流；辦公自動化；Lotus/ Domino；電子郵件 A WorkFlow Model and its implement In Official EnvironmentWangzhen WangYinxue XiaopingComputer and Information Management Center, Tsinghua University.

2、Beijing , 100084 【Abstract】Workflow Technology is the key technology in Office Automation System which can improve work efficiency and promote the progress of informationization if properly implemented. This paper first discusses the basic conception of Workflow and its classification , then present

3、s our solution to it which have been proved to be practical.【Key words】Workflow; Office Automation; Lotus/Domino; E-mail社會需求是技術(shù)進(jìn)步的動力。隨著知識經(jīng)濟(jì)、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的到來，社會變革速度的加劇，人們迫切希望使用更有效的辦公方式來提高工作效率，增強(qiáng)競爭力。因此，工作流技術(shù)成為近年來計算機(jī)應(yīng)用領(lǐng)域發(fā)展最快的技術(shù)之一。1 工作流的基本概念工作流（workflow）是為提高工作效率而提出來的。七十年代后期，對辦公自動化的研究通常被認(rèn)為是工作流研究的開始。而到了1993年，國際工作流

4、管理聯(lián)盟（Workflow Management Coalition，WfMC）的成立標(biāo)志著工作流技術(shù)開始進(jìn)入相對成熟的階段。WfMC對工作流管理系統(tǒng)中的相關(guān)術(shù)語、體系結(jié)構(gòu)及應(yīng)用編程接口等方面制定了一系列標(biāo)準(zhǔn)，并給出了工作流定義1：工作流是指整個或部分經(jīng)營過程在計算機(jī)支持下的全自動或半自動化。可以更廣泛地把凡是由計算機(jī)軟件系統(tǒng)（工作流管理系統(tǒng)）控制其執(zhí)行的過程都稱為工作流。一個工作流由一組具有某個業(yè)務(wù)目標(biāo)的事件（環(huán)節(jié)）組成。事件之間存在相互順序，并且任何事件只有其激活條件滿足時才可被執(zhí)行。需要注意的是，工作流的自動化是指業(yè)務(wù)過程中的各個事件被有效管理，但并不意味著所有事件的實(shí)施全部由計算機(jī)來支

5、持。自動化的目的是事件自動激活和事件間的自動連接。工作流管理系統(tǒng)指運(yùn)行在一個或多個工作流引擎上用于定義、實(shí)現(xiàn)和管理工作流運(yùn)行的一套軟件系統(tǒng)。它的作用包括：n 與工作流執(zhí)行者（人、應(yīng)用）交互，推進(jìn)工作流實(shí)例的執(zhí)行；n 協(xié)調(diào)主要事件間的相互作用關(guān)系；n 監(jiān)控主要監(jiān)察工作流運(yùn)行期間各種工作狀態(tài)，當(dāng)發(fā)生意外情況時，處理意外事件，控制工作流正常運(yùn)行。2 工作流系統(tǒng)的分類工作流系統(tǒng)的分類標(biāo)準(zhǔn)有多種?？梢愿鶕?jù)工作流產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)過程和底層實(shí)現(xiàn)技術(shù)對工作流管理系統(tǒng)及其產(chǎn)品進(jìn)行分類3。 (1) 根據(jù)所實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)過程，該系統(tǒng)可分為四類： 管理型工作流 活動可以預(yù)定義，并且有一套簡單的任務(wù)協(xié)調(diào)規(guī)則。 設(shè)定型工作流

6、與管理型工作流相似，一般用來處理異常或發(fā)生幾率較小的情況。 協(xié)作型工作流 參與者的數(shù)量和協(xié)作的次數(shù)較多。在一個步驟上可能反復(fù)協(xié)調(diào)，直至得到某種結(jié)果，甚至可能回到前一階段。 生產(chǎn)型工作流 實(shí)現(xiàn)重要業(yè)務(wù)過程的工作流管理，特別是與業(yè)務(wù)組織功能直接相關(guān)的工作流管理。與管理型工作流相比，生產(chǎn)型工作流一般應(yīng)用在大規(guī)模、復(fù)雜和異構(gòu)的環(huán)境下，整個過程涉及多個人和不同組織。 (2) 根據(jù)底層實(shí)現(xiàn)技術(shù)，可將工作流產(chǎn)品分為三類： 以通訊為中心 以電子郵件為底層的通訊機(jī)制。這類工作流管理系統(tǒng)適合于協(xié)作型工作流和不確定型工作流，而不適于生產(chǎn)型工作流。 以文檔為中心 基于文檔路由，同外界應(yīng)用的交互能力有限。許多基于表的管

7、理型工作流可以用以文檔為中心的工作流實(shí)現(xiàn)。 以過程為中心 對應(yīng)于生產(chǎn)型工作流。一般建立在數(shù)據(jù)庫之上，有自己專用的通信機(jī)制，并且提供同外部交互的接口。3 THOA工作流系統(tǒng)模型及實(shí)現(xiàn)清華大學(xué)計算與信息管理中心在多年辦公自動化系統(tǒng)成功實(shí)施的基礎(chǔ)上，通過對清華大學(xué)行政辦公活動的深入調(diào)研，綜合政府機(jī)關(guān)、兄弟院校辦公活動的實(shí)際經(jīng)驗，利用世界領(lǐng)先的Lotus/ Domino信息平臺開發(fā)了THOA工作流系統(tǒng)。該工作流系統(tǒng)以電子郵件為底層通訊機(jī)制，在統(tǒng)一的Lotus/ Domino平臺上解決了協(xié)作型工作流的管理和實(shí)施問題。首先，根據(jù)其是否在一段時間內(nèi)相對穩(wěn)定，系統(tǒng)將實(shí)際辦公工作中存在的各種業(yè)務(wù)流程劃分為兩類：

8、n 在一段時間內(nèi)固定的業(yè)務(wù)流程n 根據(jù)需要隨時指定的業(yè)務(wù)流程對于兩種業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)采用不同的處理方式，由工作流系統(tǒng)統(tǒng)一管理。對于在一段時間內(nèi)固定的業(yè)務(wù)流程，系統(tǒng)可以指定該流程的責(zé)任部門、處理環(huán)節(jié)以及負(fù)責(zé)人組成；一旦某個業(yè)務(wù)進(jìn)入這種處理方式，系統(tǒng)就會按照預(yù)先設(shè)置好的流程自動通知、監(jiān)控相應(yīng)環(huán)節(jié)的組成人員對其進(jìn)行處理。對于根據(jù)需要隨時指定的業(yè)務(wù)流程，系統(tǒng)不預(yù)先定義處理環(huán)節(jié)，由當(dāng)前環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人決定下一環(huán)節(jié)的如何組成，或者建議下面多個環(huán)節(jié)的組成；系統(tǒng)對于整個處理過程中的各種信息自動進(jìn)行整理記錄。整個解決方案包括三大功能模塊：流程控制模塊、系統(tǒng)配置模塊、系統(tǒng)授權(quán)模塊。31 流程控制模塊流程控制模塊由流程定義、

9、流程轉(zhuǎn)換、流程監(jiān)控、信息整理四大部分組成。311 流程定義對于一段時間內(nèi)保持相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)流程，使用流程定義子模塊定義其各環(huán)節(jié)的人員組成。業(yè)務(wù)進(jìn)入這種處理方式之后會自動按照預(yù)先定義的流程依次處理?？紤]到多人同時處理同一環(huán)節(jié)的實(shí)際情況，可以指定本環(huán)節(jié)有決定權(quán)的人，用于處理下列意外情況：n 某環(huán)節(jié)處理成員因外出等原因無法參與處理n 某環(huán)節(jié)處理成員使用其他手段參與了處理過程當(dāng)發(fā)生上述情況時，本環(huán)節(jié)有決定權(quán)的人可以提前終止本環(huán)節(jié)處理，直接進(jìn)入下一處理環(huán)節(jié)。由于實(shí)際的辦公過程具有靈活多變的特點(diǎn)，工作流系統(tǒng)必須具有對無法固定流程的業(yè)務(wù)進(jìn)行處理的能力。針對這類業(yè)務(wù)，THOA工作流系統(tǒng)提供了根據(jù)需要隨時指定（

10、Decide on Demand）的處理模式：由當(dāng)前業(yè)務(wù)處理人決定下一環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)處理人員組成，同時，系統(tǒng)自動整理記錄整個處理過程中的各種信息。312 流程轉(zhuǎn)換實(shí)際工作中，業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人有時可能需要將業(yè)務(wù)從固定流程處理模式轉(zhuǎn)入到根據(jù)需要隨時指定處理模式。流程轉(zhuǎn)換子模塊可以滿足這種需要。313 流程監(jiān)控提供對業(yè)務(wù)流程過程的監(jiān)控能力，通過流程監(jiān)控模塊可以了解當(dāng)前業(yè)務(wù)所在的環(huán)節(jié)及狀態(tài)。以公文流轉(zhuǎn)為例，如果在此發(fā)現(xiàn)流程已經(jīng)結(jié)束，可以采取相應(yīng)的處理，例如通知提交人、歸檔等等。314 工作進(jìn)度工作進(jìn)度子模塊負(fù)責(zé)對用戶處理業(yè)務(wù)的信息進(jìn)行整理，自動將與本人有關(guān)的業(yè)務(wù)進(jìn)行歸類，例如,顯示：n 所有待本人處理的業(yè)務(wù)n 所

11、有本人已辦理的業(yè)務(wù)32 系統(tǒng)配置系統(tǒng)配置模塊用于配置業(yè)務(wù)處理部門及其人員組成，定義部門的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人。對于已經(jīng)定義處理流程的業(yè)務(wù)，處理的起點(diǎn)就是部門的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人。以公文流轉(zhuǎn)為例，可以將行政部門中負(fù)責(zé)接收、發(fā)送來文的人定義為公文分發(fā)負(fù)責(zé)人。所有提交給該部門的公文都由系統(tǒng)提交給該部門相應(yīng)的公文分發(fā)負(fù)責(zé)人，由該負(fù)責(zé)人決定采用何種處理方式。33 系統(tǒng)授權(quán)系統(tǒng)授權(quán)模塊用于定義用戶的角色、權(quán)限。用戶的權(quán)限控制到讀寫。不在當(dāng)前業(yè)務(wù)處理流程中的用戶無法訪問當(dāng)前業(yè)務(wù)。以公文流轉(zhuǎn)為例，無論公文當(dāng)前處于固定流程處理方式還是處于根據(jù)需要隨時指定流程處理方式，只有當(dāng)前環(huán)節(jié)中的人員才能訪問該公文。對于已經(jīng)歸檔的公文，每個人

12、都只能看到自己提交的公文歸檔記錄；如果要看到他人提交的公文歸檔記錄就必須經(jīng)過授權(quán)。4 THOA工作流系統(tǒng)的特點(diǎn)及運(yùn)行環(huán)境清華大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)（THOA）是根據(jù)清華大學(xué)的實(shí)際需求開發(fā)的。其中的工作流系統(tǒng)具有以下特點(diǎn)：n 適應(yīng)性強(qiáng)：該工作流系統(tǒng)既可以滿足固定的業(yè)務(wù)流程，又可以滿足無法預(yù)知的業(yè)務(wù)流程，靈活可靠。n 應(yīng)用面廣：除可以進(jìn)行公文處理外，該工作流系統(tǒng)可以擴(kuò)展到其他日常的辦公事務(wù)處理流程，如請示、車輛管理、會議管理、報銷審批、出差審批、休假審批等等。n 方便實(shí)用：系統(tǒng)提供了自動提醒待辦理業(yè)務(wù)、自動整理已辦理業(yè)務(wù)的功能，整個操作過程富有交互性，充分體現(xiàn)了以人為本、方便實(shí)用的設(shè)計思想。系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)

13、境：n 系統(tǒng)以Lotus/Domino R5為基礎(chǔ)信息平臺；n 支持所有主流操作系統(tǒng)，包括WIN95/WIN98, WINNT4，WIN2000，UNIX（Solaris，AIX，HP-Ux）、Linux、OS/2等，并提供了C/C+語言API支持,使不同平臺和不同語言編制的應(yīng)用程序間可以互相交流信息。5 結(jié)束語本文提出的THOA工作流解決方案靈活、可靠地解決了辦公系統(tǒng)中多人協(xié)作處理辦公事務(wù)的問題。該方案經(jīng)受了實(shí)踐的檢驗，有廣泛的應(yīng)用前景。1 Workflow M C. The workflow reference model. WfMC1003R. WFMC TC00-1003, 1994.2 Stef Joosten ,“Workflow Management Resear