會議室管理制度

1、會議室管理制度（試行）、目的為進一步加強會議室管理，保證各類會議的順利召開及規(guī)范有序使用，明確會議室的使用規(guī)定及申請使用流程，提高會議室 的利用率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于在各直屬公司以及各外聯(lián)部工作人員（以下統(tǒng) 稱單位）。三、定義會議室指辦公區(qū)1231、1325、1237、1329會議室。會議室用途：部門會議、員工培訓、員工工作面談、招聘面 試、企業(yè)接待等，不做其它用途。四、管理部門及管理職責會議室由公司辦公室統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用。后勤部門負責會議安全、衛(wèi)生巡查、以及對室內(nèi)設(shè)備、物品、 綠植更換、衛(wèi)生統(tǒng)一清掃等日常維護和管理工作。五、會議室使用規(guī)定（一）會議室使用申請1、

2、各有關(guān)單位使用會議室時，需于使用當天向辦公室提出申請并填寫會議室使用登記表，明確時長和人數(shù)，經(jīng)辦公室 統(tǒng)一安排后方可使用。2、確定要開的會議可提前一天預定，其它只可當天預定。3、非工作時間使用會議室者需提前半天到辦公室填寫會 議室使用登記表，再到后勤部領(lǐng)取會議室鑰匙并填寫領(lǐng)取鑰 匙承諾書，并于工作時間及時歸還。（二）會議室使用原則1、會議室使用需遵循先登記先使用、先緊急后一般、先全 局后部門的原則；特殊情況下，各單位之間可本著重要、緊急優(yōu) 先的原則協(xié)商解決。如遇特殊情況、緊急會議可先通知辦公室負 責人，立即開啟會議室先行使用，事后補辦有關(guān)登記。2、遇緊急及重要的會議，已申請使用會議室的單位，在

3、不 能調(diào)換的情況下，應(yīng)先禮讓緊急的重要會議。（三）會議室使用要求1、各單位應(yīng)在所預約的時間到達會議室，并開始使用。超 過15分鐘未到達會議室的，辦公室有權(quán)對會議室的使用權(quán)另作 安排。2、各單位應(yīng)在預約的時間內(nèi)使用完畢，不許超時使用。如 需延長使用時，請及時告知辦公室，如在接續(xù)的時間段內(nèi)已安排 給其他單位使用，超時使用的單位必須離開該會議室， 終止使用。3、如各單位臨時取消使用申請，再需使用時需重新申請。4、未經(jīng)允許，任何部門與個人不得擅自使用會議室、不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。若要借用會議室內(nèi)物 品，需經(jīng)辦公室許可。借用完畢后，應(yīng)及時歸還。如因個人原因 造成設(shè)施設(shè)備損壞，須照價賠

4、償。（四）會議室設(shè)備使用要求1、各部門和個人要熟悉會議室辦公設(shè)備的使用，會議室使 用期間要愛護室內(nèi)設(shè)施設(shè)備，嚴格按操作規(guī)程使用。2、如需使用會議室投影、視頻等設(shè)備，應(yīng)提前說明，以備 辦公室提前準備，確保會議順利進行。（五）會議室衛(wèi)生要求1、與會人員要自覺維護會議室環(huán)境衛(wèi)生，按照誰使用、誰 負責的原則，使用完畢后，由使用人自行清理衛(wèi)生（如煙灰缸、 紙杯、茶杯、雜物等），并將所有移動過的桌子、椅子、設(shè)施設(shè) 備等歸還原位。2、使用過的紙杯、茶葉渣須傾倒在衛(wèi)生間垃圾桶內(nèi)。3、離開會議室時必須關(guān)閉電源、投影儀、電視等，并告知 后勤部或辦公室鎖閉會議室。4、如有違反上述任何一項內(nèi)容者，給予使用人罰款200

5、元 /次的處罰（含所有工作人員）。（六）會議室接待要求各單位接見時，須自行攜帶筆記本、水杯等辦公用品。六、附則1、本制度由協(xié)會辦公室負責解釋及修訂。2、本制度自發(fā)文之日起施行。附件：會議室使用登記表承諾書會議室使用登記表序t=r. 號日期使用時間使用部門使用人使用人電話會議內(nèi)容來訪企業(yè)使用情況備注開始時間結(jié)束時間12345678會議室鑰匙使用領(lǐng)取承諾書為保證工作時間以外會議室的使用安全，現(xiàn)承諾如下：1. 我承諾自覺維護會議室設(shè)備安全；2. 我承諾會議室使用完畢后，主動清理會議室衛(wèi)生（如 煙灰缸、紙杯、雜物等），自行關(guān)閉燈、投影、視頻設(shè)備、 窗戶，并鎖門；3. 我承諾履行機關(guān)會議室管理制度的相關(guān)規(guī)定；4. 我承諾會議室鑰匙使用完畢后在工作時間內(nèi)立即歸還 后勤部門。承諾人:時間:會議室鑰匙使用領(lǐng)取承諾書為保證工作時間以外會議室的使用安全，現(xiàn)承諾如下：1. 我承諾自覺維護會議室設(shè)備安全；2. 我承諾會議室使用完畢后，主動清理會議室衛(wèi)生（如 煙灰缸、紙杯、雜物等）