管理-制度投資集團(tuán)有限公司財(cái)務(wù)檔案管理制度

1、投資集團(tuán)有限公司財(cái)務(wù)檔案管理制度一、總則第一條 為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理， 建立、健全會計(jì)檔案的立卷、 歸檔 保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，切實(shí)完善檔案管理工作，使其規(guī)范化、 系統(tǒng)化，特制定本制度。第二條 資金財(cái)務(wù)部是公司財(cái)務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門。 資金財(cái)務(wù)部的財(cái)務(wù)檔案管理工作分為五大類，包括會計(jì)檔案管理、年度報(bào)告及審計(jì)等資料管理、預(yù)算檔案管理、保險文件管理、日常往來文件及合同檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)分類，如日常往來文件管理需分為公司內(nèi) 部往來文件和外部往來文件兩大類等。二、會計(jì)檔案管理第三條會計(jì)檔案的管理包括會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材 料，是記錄和反映公

2、司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括： 1會計(jì)憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證。2 會計(jì)帳簿類：總帳、明細(xì)帳 （依據(jù)科目建立 ）、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、 輔助帳簿、其他會計(jì)帳簿。3財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表及附表、附注 和文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4其他類：會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊， 銀行余額調(diào)節(jié)表，其他應(yīng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料。第四條每月形成的會計(jì)檔案， 應(yīng)由專人按照歸檔要求， 負(fù)責(zé)整理立卷、 裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。檔案依據(jù)上述分類，分別保存，憑證按月整理 保存，年終將本年帳簿存檔。第五條資金財(cái)務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)會計(jì)

3、檔案的保管工作， 檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類整 理，檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。第六條保存的會計(jì)檔案不得外借。 如有特殊需要， 經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)， 可以提 供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，不 得在會計(jì)檔案上涂畫，不得拆封、抽換會計(jì)檔案。第七條資金財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)設(shè)置會計(jì)檔案查閱登記清冊， 及時登記查閱人或者復(fù)制人 的姓名、工作單位、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。第八條會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為 3 年、 10 年、15 年、20 年、25 年5 種。其中1 納稅人的帳簿、記帳憑證等資料保存期限為 10 年。2原始憑證、記帳憑證和匯總憑證保管期限為 10

4、 年。3總帳 （包括日記總帳 ）、明細(xì)帳、日記帳保管期限為 10 年。其中現(xiàn)金和銀 行存款日記帳保管期限為 15 年。4固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存 3 年。5 輔助帳簿保存期限為 3 年。6月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為 3 年。年度財(cái)務(wù)報(bào)告 （決算 ）永久保管。7會計(jì)移交清冊保管 10 年，會計(jì)檔案保管及銷毀清冊永久保留。8 銀行余額調(diào)節(jié)表保存 3 年。第九條 會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天計(jì)起。第十條對會計(jì)檔案保管期限有特殊要求的， 可以報(bào)公司總裁批準(zhǔn)， 報(bào)財(cái)政部、 國家檔案局備案 第十一條保管期滿的會計(jì)檔案，可以按照以下程序銷毀：1編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀的會計(jì)

5、檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止 年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2公司總裁在會計(jì)檔案銷毀冊上簽署意見。3資金財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)銷毀會計(jì)檔案，財(cái)務(wù)總監(jiān)與總裁辦公室主任共同監(jiān)銷。4監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核 對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章， 并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司總裁。第十二條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，不得銷毀。應(yīng)獨(dú)立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。第十三條計(jì)算機(jī)電子財(cái)務(wù)文檔， 原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會計(jì)檔案進(jìn)行保存。 磁帶、 磁盤、光盤等會計(jì)檔案，要進(jìn)行備份保管。第十四條公司分立， 會計(jì)檔案由分立后的一方統(tǒng)

6、一保管， 另一方可查閱、 復(fù)制與 其業(yè)務(wù)有關(guān)的會計(jì)檔案。 對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證， 應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第十五條公司合并，原單位形成的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。第十六條單位之間交接會計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。第十七條交接會計(jì)檔案時， 交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng) 辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。三、年度報(bào)告及審計(jì)等資料管理第十八條年度資料包括月、季、年度報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等，這些報(bào)表及資料應(yīng)依據(jù)時間、類別分別由專人專

7、柜保管。第十九條年終報(bào)告、審計(jì)、驗(yàn)資報(bào)告應(yīng)長期保存，分別包裝，注明名稱、截止日 期、編號等。第二十條年度報(bào)告及審計(jì)等資料原則上不予外借。 如公司內(nèi)部單位或股東等需要 查閱或復(fù)制，需由公司總裁批準(zhǔn)， 資料保管人需記錄發(fā)放或借出時間、 姓名、工作單位、數(shù)量等，并由接收人簽字或蓋章。四、預(yù)算檔案管理第二十一條預(yù)算檔案包括月度、季度、年度預(yù)算與年度決算案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí)行情況等，涉及收入、費(fèi)用及固定資產(chǎn)等方面。第二十二條預(yù)算檔案按年度進(jìn)行分類保管。年度預(yù)算與決算應(yīng)永久保存。五、保險文件管理第二十三條保險文件作為公司重要文檔應(yīng)單獨(dú)予以保存。包括以下幾方面內(nèi)容： 1有關(guān)投保、續(xù)保等保險往來傳真、信函

8、等。2保險索賠文件。3保險合同條款、保險單據(jù)等正本文件。第二十四條保險文件應(yīng)依據(jù)上述第二十三條所列內(nèi)容分類存檔。 同時，依據(jù)保險 類別進(jìn)行詳細(xì)分類，如保險合同檔案可分為財(cái)產(chǎn)險、利潤損失險、 第三者責(zé)任險等。第二十五條投保、 續(xù)保等往來文件應(yīng)依據(jù)時間前后存檔保管， 有關(guān)保險索賠文件 單獨(dú)存檔。第二十六條保險合同正本依據(jù)保險類別建立檔案并存放于保險柜中。 每一年度保 險應(yīng)分別存放，并注明年度時間，不得遺失。保險單據(jù)正本作為原始憑證記帳。第二十七條依據(jù)保險合同復(fù)印件建立檔案，合同正本不予外借。第二十八條對每年保險合同做出明細(xì)表， 注明保險類別、 保險范圍、保期、保額、保率及保費(fèi)等。第二十九條及時依據(jù)

9、新的續(xù)保合同更改明細(xì)表， 對年度中有關(guān)投保續(xù)保情況作詳細(xì)持續(xù)記錄。六、日常往來文件、合同檔案管理第三十條日常往來文件分為內(nèi)部往來文件及外部文件兩大類。 其中內(nèi)部往來文件包括各子公司、各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件，包括“內(nèi)部請示報(bào)告”、“內(nèi)部通知”等；外部文件包括公司同外單位之間的所 有國內(nèi)外往來文件。第三十一條日常往來內(nèi)部文件應(yīng)依據(jù)部門進(jìn)行分類， 有些文件需依據(jù)內(nèi)容單獨(dú)分類保存，如員工福利、公司內(nèi)部規(guī)章制度、審計(jì)往來文件等等；外部文件應(yīng)依據(jù)往來單位進(jìn)行分類存檔，如某某公司可單獨(dú)建立一個 檔案。第三十二條部門上交的數(shù)據(jù)資料文件應(yīng)單獨(dú)歸類存檔， 同往來通訊事務(wù)性文件區(qū)分。第三十三條部門對外發(fā)放

10、文件， 如內(nèi)部通知或內(nèi)部請示報(bào)告， 需分別注釋加以區(qū)分，無論內(nèi)部文件還是外部文件，均需分別編號，以每一年度為限，如財(cái) （請）內(nèi)2001 001 或財(cái)（備）外2001 001 ；新一年 度進(jìn)行重新編號， 如財(cái)（請）內(nèi) 2002 001 或財(cái)（備） 外200200l ，依此類推。第三十四條部門對外發(fā)放文件，除編號注釋外，還需用磁盤存檔保留文件內(nèi)容。文件正本需依據(jù)編號順序單獨(dú)建檔保存，以年度為限，新年度需重 新建檔，以前年度原件檔案均需另行存放，不得遺失。第三十五條公司內(nèi)部往來文件或外部文件亦需依據(jù)時間順序存檔，以年度為限。以前年度檔案需另行存放。第三十六條公司日常文件設(shè)專人專柜保管。注明檔案名稱，以便查閱。第三十七條依據(jù)公司文件管理規(guī)定， 國家或上級主管部門下發(fā)文件正本應(yīng)由公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。文件復(fù)印件由部門內(nèi)部留存。 第三十八條依據(jù)文件復(fù)印件單獨(dú)建立檔案。 依據(jù)文件規(guī)定內(nèi)容進(jìn)行分類存檔， 如 財(cái)政、稅務(wù)、審計(jì)、外幣兌換、房地產(chǎn)、交通、電力等等。 第三十九條依據(jù)公司合同管理規(guī)定，