應(yīng)收及預(yù)付業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)制度的設(shè)計(jì)

1、第六章應(yīng)收及預(yù)付業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)制度的設(shè)計(jì)教學(xué)目的：了解應(yīng)收及預(yù)付業(yè)務(wù)內(nèi)部控制和核算方法設(shè)計(jì)的內(nèi)容、特點(diǎn)與目標(biāo)；理解并能夠應(yīng)用應(yīng)收及預(yù)付業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方法與核算方法的設(shè)計(jì)原理。知識(shí)點(diǎn)：應(yīng)收及預(yù)付業(yè)務(wù)內(nèi)部控制和核算方法設(shè)計(jì)的內(nèi)容及其特點(diǎn)； 應(yīng)收及預(yù)付 業(yè)務(wù)內(nèi)部控制和核算方法設(shè)計(jì)的目標(biāo)； 應(yīng)收及預(yù)付業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方法的設(shè)計(jì)； 應(yīng) 收及預(yù)付款項(xiàng)核算方法的設(shè)計(jì)。本章主要講以下四個(gè)問題：一、應(yīng)收及預(yù)付業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)的目標(biāo)二、應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方法的設(shè)計(jì)三、其他應(yīng)收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方法的設(shè)計(jì)四、預(yù)付業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方法的設(shè)計(jì)一、應(yīng)收及預(yù)付業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)的目標(biāo)應(yīng)收及預(yù)付款項(xiàng)作為企業(yè)一項(xiàng)重要的流動(dòng)資產(chǎn)， 它能否及時(shí)、如數(shù)

2、收回，直接影 響到企業(yè)資金的周轉(zhuǎn)速度和企業(yè)資產(chǎn)的安全性，甚至關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展。而應(yīng)收款項(xiàng)的收回和預(yù)付賬款目的的實(shí)現(xiàn)， 又取決于債務(wù)人的資信狀況、現(xiàn)金流 量和財(cái)務(wù)狀況等多種因素。因此，企業(yè)的應(yīng)收及預(yù)付款項(xiàng)是一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)最大的資產(chǎn)。 這也就決定了應(yīng)收及預(yù)付業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)的目標(biāo)主要有以下幾個(gè)方面：（一）縮短收賬期限，盡可能避免壞賬損失企業(yè)發(fā)生應(yīng)收賬款的主要原因是擴(kuò)大銷售，增強(qiáng)競爭力，因此，應(yīng)收賬款管理的首要目標(biāo)就是縮短收賬期、盡可能避免壞賬損失。應(yīng)收賬款是企業(yè)的一項(xiàng)資 金投放，是為了擴(kuò)大銷售和盈利而進(jìn)行的投資。 而投資肯定要發(fā)生成本，這就需 要在應(yīng)收賬款信用政策所增加的盈利和這種政策的成本之間作

3、出權(quán)衡。只有當(dāng)應(yīng)收賬款所增加的盈利超過所增加的成本時(shí)， 才應(yīng)當(dāng)實(shí)施應(yīng)收賬款賒銷；如果應(yīng)收 賬款賒銷有著良好的盈利前景，就應(yīng)當(dāng)放寬信用條件增加賒銷量。 應(yīng)收票據(jù)和其 他應(yīng)收款也有類似的問題。對(duì)于預(yù)付賬款而言，它源于采購業(yè)務(wù)，表面上與應(yīng)收 賬款正相反，但本質(zhì)上也是一樣，若客戶不能如期交貨也未退款，也會(huì)造成壞賬 損失。（二）防范職務(wù)舞弊，保證應(yīng)收及預(yù)付款的安全由于應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)是在紛繁復(fù)雜的銷貨業(yè)務(wù)中產(chǎn)生、收賬的，它與銷貨業(yè)務(wù) 緊密聯(lián)系。一方面，它在企業(yè)內(nèi)部主要由銷售部門管理， 很大程度上系于銷售人 員的職務(wù)行為；另一方面，它一旦發(fā)生，該項(xiàng)資產(chǎn)的安全又在很大程度上系于客 戶的行為。由此，保證應(yīng)收賬款安

4、全的一個(gè)重要方面是防范銷售人員的職務(wù)舞弊。 應(yīng)收票據(jù)和預(yù)付賬款也有類似的問題。（三）保證在資產(chǎn)負(fù)債表上如實(shí)恰當(dāng)?shù)嘏稇?yīng)收及預(yù)付款項(xiàng)應(yīng)收及預(yù)付款收賬或收貨的風(fēng)險(xiǎn)性決定了對(duì)外披露的資產(chǎn)的質(zhì)量， 要保證會(huì) 計(jì)信息的質(zhì)量，財(cái)會(huì)部門就必須嚴(yán)格按企業(yè)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定， 正確地對(duì)應(yīng)收及預(yù) 付款項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)、計(jì)量、記錄和報(bào)告，以及制訂、選擇恰當(dāng)?shù)膽?yīng)收賬款、其他應(yīng) 收款的壞賬準(zhǔn)備會(huì)計(jì)政策。、應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方法的設(shè)計(jì)應(yīng)收賬款源于商品銷售業(yè)務(wù)， 因此，在企業(yè)的內(nèi)部控制系統(tǒng)中往往將銷貨業(yè)務(wù)的 控制和應(yīng)收賬款的控制相融合， 定義為銷售與收款的內(nèi)部控制。 本書中關(guān)于銷貨 業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制將在下章詳細(xì)論述， 此處只就應(yīng)收賬

5、款內(nèi)部控制制度的一般問題 進(jìn)行討論。應(yīng)收賬款的控制方法主要有以下幾個(gè)方面：（一）制定科學(xué)的應(yīng)收賬款信用政策應(yīng)收賬款收賬效果的好壞， 依賴于企業(yè)的信用政策。 這些信用政策包括： 信用期 間、信用標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)金折扣政策。1. 信用期間。 信用期間是企業(yè)允許顧客從購貨到付款之間的時(shí)間， 或者說是企業(yè) 給予顧客的付款期限。 信用期過短，不足以吸引顧客， 在競爭中會(huì)使銷售額下降； 信用期過長， 對(duì)銷售額增加固然有利， 但一方面只顧及銷售增長而盲目放寬信用 期，銷售所得的收益就會(huì)被相應(yīng)增長的應(yīng)收賬款費(fèi)用所抵消， 甚至造成銷售利潤 負(fù)增長；另一方面，信用期間越長壞賬風(fēng)險(xiǎn)越大。因此，企業(yè)必須慎重研究，確 定出恰當(dāng)

6、的信用期。信用期的確定，主要是分析改變現(xiàn)行信用期對(duì)收入和成本的影響。延長信用期， 會(huì)使銷售額增加，產(chǎn)生有利影響；與此同時(shí)應(yīng)收賬款、 收賬費(fèi)用和壞賬損失增加， 會(huì)產(chǎn)生不利影響。當(dāng)前者大于后者時(shí)，可以延長信用期，否則不直延長。如果縮 短信用期，情況與此相反。2. 信用標(biāo)準(zhǔn)。 信用標(biāo)準(zhǔn)是指顧客獲得企業(yè)的交易信用所應(yīng)具備的條件。 如果顧客 達(dá)不到信用標(biāo)準(zhǔn)，便不能享受企業(yè)的信用或只能享受較低的信用優(yōu)惠 企業(yè)在設(shè)定某一顧客的信用標(biāo)準(zhǔn)時(shí)， 往往先要評(píng)估它賴賬的可能性。 這可以通過“五C”系統(tǒng)來進(jìn)行。所謂“五C”系統(tǒng)，是評(píng)估顧客信用品質(zhì)的五個(gè)方面，即: 品質(zhì)（ Character ）、能力（ Capacity

7、 ）、資本（ Capital ）、抵押（ Collateral ） 和條件（ Conditions ）。（1）品質(zhì)。品質(zhì)指顧客的信譽(yù)，即履行償債義務(wù)的可能性。企業(yè)必須設(shè)法了解 顧客過去的付款記錄， 看其是否有按期如數(shù)付款的一貫做法， 及與其他供貨企業(yè) 的關(guān)系是否良好。這一點(diǎn)經(jīng)常被視為評(píng)價(jià)顧客信用的首要因素。（2）能力。能力指顧客的償債能力，即其流動(dòng)資產(chǎn)的數(shù)量和質(zhì)量以及與流動(dòng)負(fù) 債的比例。顧客的流動(dòng)資產(chǎn)越多，其轉(zhuǎn)換為現(xiàn)金支付款項(xiàng)的能力越強(qiáng)。同時(shí)，還 應(yīng)注意顧客流動(dòng)資產(chǎn)的質(zhì)量， 看是否有存貨過多、 過時(shí)或質(zhì)量下降， 影響其變現(xiàn) 能力和支付能力的情況。（3） 資本。資本指顧客的財(cái)務(wù)實(shí)力和財(cái)務(wù)狀況，

8、表明顧客可能償還債務(wù)的背景。（4）抵押。抵押指顧客拒付款項(xiàng)或無力支付款項(xiàng)時(shí)能被用作抵押的資產(chǎn)。這對(duì) 于不知底細(xì)或信用狀況有爭議的顧客尤為重要。 一旦收不到這些顧客的款項(xiàng)， 便 以抵押品抵補(bǔ)。 如果這些顧客提供足夠的抵押， 就可以考慮向他們提供相應(yīng)的信 用。（5）條件。條件指可能影響顧客付款能力的經(jīng)濟(jì)環(huán)境。比如，萬一出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)不 景氣，會(huì)對(duì)顧客的付款產(chǎn)生什么影響， 顧客會(huì)如何做等等， 這需要了解顧客在過 去困難時(shí)期的付款歷史。二）制定科學(xué)的現(xiàn)金折扣政策現(xiàn)金折扣是企業(yè)為了鼓勵(lì)顧客在一定期限內(nèi)盡早償還貨款而對(duì)其付款額給予 定比例的扣減。 向顧客提供這種現(xiàn)金折扣上的優(yōu)惠， 主要目的在于吸引顧客為享 受優(yōu)

9、惠而提前付款， 縮短企業(yè)的平均收款期。 另外，現(xiàn)金折扣也能多招攬一些顧 客前來購貨，借此擴(kuò)大銷售量。企業(yè)采用什么程度的現(xiàn)金折扣， 要與信用期間結(jié)合起來考慮。 不論是信用期間還 是現(xiàn)金折扣， 都可能給企業(yè)帶來收益， 但也會(huì)增加成本。 當(dāng)企業(yè)給予顧客某種現(xiàn) 金折扣時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮折扣所能帶來的收益與成本孰高孰低，權(quán)衡利弊。因?yàn)楝F(xiàn)金折扣是與信用期間結(jié)合使用的， 所以確定折扣程度的方法與程序與前述 確定信用期間的方法和程序一致， 只不過要把所提供的延期付款時(shí)間和折扣綜合 起來，看各方案的延期與折扣能取得多大的收益增量， 再計(jì)算各方案帶來的成本 變化，最終確定最佳方案。（三）建立規(guī)范的應(yīng)收賬款對(duì)賬制度會(huì)計(jì)部

10、門應(yīng)建立定期或不定期地與客戶的對(duì)賬制度， ?及時(shí)了解客戶的財(cái)務(wù)狀 況，并將對(duì)賬結(jié)果和對(duì)客戶財(cái)務(wù)狀況的了解通報(bào)給銷售部門、 客戶信用部門， 以 便及時(shí)采取有效措施，減少壞賬損失。它要求：1. 對(duì)賬工作應(yīng)由獨(dú)立于銷售部門的財(cái)會(huì)部門操作；2. 在對(duì)賬時(shí)間上應(yīng)有規(guī)范的定期日，對(duì)特殊情況，如銷售人員的變動(dòng)、客戶交易的變更、發(fā)現(xiàn)客戶有異?，F(xiàn)象等，應(yīng)隨時(shí)與客戶對(duì)賬；3. 與客戶對(duì)賬應(yīng)設(shè)計(jì)符合銷售和收款管理要求的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)賬單，送達(dá)或郵寄給客戶，并要求客戶經(jīng)手人簽字、客戶蓋章，以保證其法律效力。對(duì)賬單的一般格式如下表所示。對(duì)賬單對(duì)賬單號(hào)：對(duì)賬日期：對(duì)賬期間：年月曰至年月曰頁次:供貨方編碼：單位名稱：地址：郵編：電

11、話： 聯(lián)系部門：傳真：聯(lián)系人：E-MAIL :需貨方編碼：單位名稱：地址：郵編：電話：聯(lián)系部門：傳真：聯(lián)系人：E-MAIL :序號(hào)發(fā)貨通知單號(hào)收貨通知單號(hào)缺貨通知單號(hào)退貨通知單號(hào)凈發(fā)貨金額貨款結(jié)算方式收款單據(jù)號(hào)收款日期收款金額欠款金額合計(jì)備注:需貨方對(duì)賬人:供貨方對(duì)賬人:需貨方審核人:供貨方審核人:需貨方（簽財(cái)務(wù)專用章）供貨方（簽財(cái)務(wù)專用章）（四）建立嚴(yán)格的應(yīng)收賬款收賬監(jiān)督制度應(yīng)收賬款發(fā)生后，企業(yè)應(yīng)采取各種措施，盡量爭取按期收回款項(xiàng)，否則會(huì)因 拖欠時(shí)間過長而發(fā)生環(huán)賬，使企業(yè)蒙受損失。這些措施包括對(duì)應(yīng)收賬款回收情況 的監(jiān)督和制定適當(dāng)?shù)氖召~政策。1. 回收情況的監(jiān)督企業(yè)已發(fā)生的應(yīng)收賬款時(shí)間有長有短

12、， 有的尚未超過收款期，有的則超過了收款 期。一般來講，拖欠時(shí)間越長，款項(xiàng)收回的可能性越小，形成壞賬的可能性越大。 對(duì)此，企業(yè)應(yīng)建立應(yīng)收賬款的收賬監(jiān)督制度， 隨時(shí)掌握回收情況。實(shí)施對(duì)應(yīng)收賬 款回收情況的監(jiān)督，可以通過編制賬齡分析表進(jìn)行。利用賬齡分析表，企業(yè)可以 了解到以下情況: 第一，有多少欠款尚在信用期內(nèi)。這些款項(xiàng)未到償付期，欠款是正常的；但到期 后能否收回，還要待時(shí)再定，故及時(shí)的監(jiān)督仍是必要的。第二，有多少欠款超過了信用期， 超過時(shí)間長短的款項(xiàng)各占多少， 有多少欠款會(huì) 因拖欠時(shí)間太久而可能成為壞賬。 對(duì)不同拖欠時(shí)間的欠款， 企業(yè)應(yīng)采取不同的收 賬方法，制定出經(jīng)濟(jì)、可行的收賬政策；對(duì)可能發(fā)生

13、的壞賬損失，應(yīng)提前作出準(zhǔn) 備，充分估計(jì)這一因素對(duì)利潤的影響。2. 收賬政策的制定企業(yè)對(duì)各種不同過期賬款的催收方式，包括準(zhǔn)備為此付出的代價(jià)，就是它的 收賬政策。比如，對(duì)過期較短的顧客，不過多地打擾，以免將來失去這一市場； 對(duì)過期稍長的顧客， 可措辭婉轉(zhuǎn)地寫信催款； 對(duì)過期較長的顧客， 頻繁地信件催 款并電話催詢； 對(duì)過期很長的顧客， 可在催款時(shí)措辭嚴(yán)厲， 必要時(shí)提請(qǐng)有關(guān)部門 仲裁或提請(qǐng)?jiān)V訟等等。催收賬款要發(fā)生費(fèi)用，某些催款方式的費(fèi)用還會(huì)很高（如訴訟費(fèi)）。一般說來， 收賬的花費(fèi)越大，收賬措施越有力，可收回的賬款應(yīng)越大，壞賬損失也就越小。 因此制定收賬政策，又要在收賬費(fèi)用和所減少壞賬損失之間作出權(quán)衡

14、。 制定有效、 得當(dāng)?shù)氖召~政策很大程度上靠有關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)； 從財(cái)務(wù)管理的角度講， 也有一些 數(shù)量化的方法可予參照。 收賬政策的優(yōu)劣在于應(yīng)收賬款總成本最小化的道理， 可 以通過比較各收賬方案成本的大小對(duì)其加以選擇。五）壞賬損失責(zé)任追究制度企業(yè)對(duì)于不能收回的應(yīng)收款項(xiàng)應(yīng)當(dāng)查明原因，追究責(zé)任，并根據(jù)責(zé)任人的責(zé) 任范圍和失職損失程度給予經(jīng)濟(jì)處罰。 在這一制度中應(yīng)詳細(xì)列明責(zé)任條款和不同 責(zé)任的行政處罰、經(jīng)濟(jì)處罰標(biāo)準(zhǔn)，以避免處罰的隨意性而造成不公平和不可操作。（六）科學(xué)的應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)管理制度1.應(yīng)收賬款的記錄必須經(jīng)銷售部門核準(zhǔn)的銷售發(fā)票和發(fā)運(yùn)單等為依據(jù)。2. 根據(jù)應(yīng)收賬款的明細(xì)賬戶余額定期編制應(yīng)收賬款余額核

15、對(duì)表， 并將該表寄客戶 核實(shí)，編制該表的人員不能同時(shí)擔(dān)任記錄和調(diào)整應(yīng)收賬款的工作。3. 應(yīng)收賬款的總賬和明細(xì)賬戶的登記應(yīng)由不同的人員匯總的記賬憑證和各種原 始憑證、記賬憑證分別登記， 并由獨(dú)立于記錄應(yīng)收賬款的其他人員定期檢查核對(duì) 總賬戶和明細(xì)賬戶的余額。4. 由信貸部門定期編制應(yīng)收賬款分析表， 從中分析出是否存在虛列或不能收回的 應(yīng)收賬款。5. 制定專人對(duì)應(yīng)收賬款賬齡較長的客戶進(jìn)行催收， 以保證公司債權(quán)得以收回； 應(yīng) 收賬款的各種貸項(xiàng)調(diào)整 （包括壞賬沖銷、 銷售折讓的給予等） 必須經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理批 準(zhǔn)才能進(jìn)行。（七）恰當(dāng)?shù)膲馁~會(huì)計(jì)政策選擇制度1.企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期或至少于每年年度終了，對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行全面

16、檢查，預(yù)計(jì)各 項(xiàng)應(yīng)收款項(xiàng)可能發(fā)生的壞賬， 對(duì)于沒有把握能夠收回的應(yīng)收款項(xiàng)， 應(yīng)當(dāng)計(jì)提壞賬 準(zhǔn)備2. 企業(yè)只能采用備抵法核算壞賬損失。 計(jì)提壞賬準(zhǔn)備的方法是余額百分比法還是 賬齡分析法、賒銷百分比法，由企業(yè)自行確定。但無論采用哪種方法，企業(yè)都應(yīng) 當(dāng)列出目錄，具體注明計(jì)提壞賬準(zhǔn)備的范圍、 提取方法、賬齡的劃分和提取比例。 按照管理權(quán)限，經(jīng)股東大會(huì)或董事會(huì)，或經(jīng)理（廠長）會(huì)議或類似機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，并 且按照法律、 行政法規(guī)的規(guī)定報(bào)有關(guān)各方備案， 并備置于公司所在地， 以供投資 者查閱。3. 壞賬準(zhǔn)備提取方法一經(jīng)確定，不得隨意變更。如需變更，仍然應(yīng)按上述程序， 經(jīng)批準(zhǔn)后報(bào)送有關(guān)各方備案，并在會(huì)計(jì)報(bào)表附注中予

17、以說明。4. 企業(yè)在確定壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提比例時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)以往的經(jīng)驗(yàn)、債務(wù)單位 的實(shí)際財(cái)務(wù)狀況和現(xiàn)金流量情況，以及其他相關(guān)信息合理地估計(jì)。5. 對(duì)有確鑿證據(jù)表明確實(shí)無法收回的應(yīng)收款項(xiàng)，如債務(wù)單位已撤銷、破產(chǎn)、 資不抵債、現(xiàn)金流量嚴(yán)重不足等，根據(jù)企業(yè)的管理權(quán)限，經(jīng)股東大會(huì)或董事會(huì)， 或經(jīng)理辦公會(huì)或類似機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)作為壞賬損失。三、其他應(yīng)收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方法的設(shè)計(jì)其他應(yīng)收款業(yè)務(wù)主要有兩個(gè)方面：一是對(duì)外發(fā)生的債權(quán)，二是發(fā)生在企業(yè)內(nèi) 部的備用金借款和員工差旅費(fèi)借款等。 其中對(duì)外發(fā)生的債權(quán)控制應(yīng)比照應(yīng)收賬款 的控制進(jìn)行， 所不同的是它的控制比應(yīng)收賬款要簡單些， 這里不再專門論述。 發(fā) 生在企業(yè)內(nèi)部的備用金借

18、款控制已在第五章貨幣資金的控制方法中詳細(xì)論述， 這 里只就員工因公借款的控制論述如下：差旅費(fèi)借款是企業(yè)經(jīng)常發(fā)生的一項(xiàng)借款業(yè)務(wù)，其管理、控制標(biāo)準(zhǔn)是既要保證業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行，又要及時(shí)清賬，以防止報(bào)賬不及時(shí)導(dǎo)致的會(huì)計(jì)信息披露不準(zhǔn)確 和發(fā)生壞賬損失。其控制制度的設(shè)計(jì)主要有以下幾個(gè)方面：（一）借款批準(zhǔn)制度企業(yè)員工以差旅費(fèi)名義的借款，必須首先填制差旅費(fèi)借款單，說明借款用途、 借款金額，預(yù)計(jì)報(bào)賬還款日期等重要事項(xiàng)，并報(bào)經(jīng)部門主管和企業(yè)財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)。（二）財(cái)務(wù)審查制度對(duì)有關(guān)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的借款在由出納付款之前，還必須經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理或其授權(quán)人審查核準(zhǔn)，這一方面是為了有效調(diào)度資金的需要，同時(shí)也是審查人以往信用， 保證借款?？顚Ｓ煤徒杩钊思皶r(shí)報(bào)賬的需要。（三）逐筆清欠制度它要求，無論何人、何事，在第二次借款前必須首先報(bào)清上一次借款，若上 次借款尚未報(bào)賬，不能再借款。其目的是從另外一個(gè)方面同樣保證借款?？顚Ｓ?和借款人及時(shí)報(bào)賬。（四）定期報(bào)賬制度企業(yè)的差旅費(fèi)借款情況各種各樣，有的是非經(jīng)常性的一次借款、報(bào)賬，而對(duì) 于采購、銷售人員而言往往是經(jīng)常的、頻繁的、周期性較長的借款。因此，企業(yè) 必須建立差旅費(fèi)定期報(bào)賬制度。它包括兩個(gè)方面：一是按預(yù)計(jì)的還款日期監(jiān)督借款人及時(shí)報(bào)賬；二是在月末、季末或年末定期進(jìn)行借款清理，對(duì)業(yè)務(wù)尚在進(jìn)行中 的借款，已開支的要報(bào)賬，尚未