華恒智信經(jīng)典咨詢案例――完善流程管理,提升溝通效率和員工工作

1、華恒智信經(jīng)典咨詢案例完善流程管理,提升溝通效率和員工工作效率客 戶 評 價看似日常工作中簡單的管理問題,卻是困擾我們企業(yè)整體工作效率和績效的關(guān)鍵所在,華恒智信顧問團(tuán)隊(duì)所提出的各種流程管理過稱中的改進(jìn)要點(diǎn),切實(shí)解決了我們企業(yè)的一些問題,使得工作效率大大提高,非常感謝華恒智信顧問老師們的支持與幫助!北京某資訊公司總經(jīng)理【 客戶行業(yè) 】服務(wù)行業(yè)【 問題類型 】流程管理【 客戶背景及現(xiàn)狀問題 】某公司是北京一家專門從事信息傳播服務(wù)的資訊公司,成立于 2000年, 雖然企業(yè)成立時間不長, 但是良好的市場前 景、高端的信息化服務(wù)特色,使得該公司成長迅速,在短短的幾年內(nèi)就成為當(dāng)?shù)匦∮忻麣獾囊患夜?。但是在發(fā)

2、展過程中,也發(fā)現(xiàn)了一些管理中所存在的問題,如員工的工作任務(wù)往往出現(xiàn)延遲現(xiàn)象, 員工的理由是工作太多, 忙得顧不過來;當(dāng)工作未按時或按要求完成時,員工總會以其不知道信息或者是別人未準(zhǔn)時提供相關(guān)信息為由來辯解;相互配合的工作事項(xiàng)往往會出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象,工作的延誤到底是誰的責(zé)任,總是不能清晰地鑒定,因?yàn)橐豁?xiàng)工作的完成一般會牽扯在日常工作中,作為員工,是不是會為工作繁多而無頭緒做好每一項(xiàng)工作而煩惱?是不是在 相互配合中出現(xiàn)推諉扯皮?作為管理人員,是不是會為員工的一大推未有效完成工作的理由 而煩惱?是不是時刻在思考員工們?nèi)绾尾趴梢愿咝瓿晒ぷ?是不是為有效把控好員工的工作進(jìn) 度或標(biāo)準(zhǔn)而苦思冪想 對于這

3、些問題,華恒智信與您一同思索到幾個部門或者是幾個崗位;當(dāng)所需完成該項(xiàng)工作的人員請假或者是不在工作崗位上時,其工作往往就會 因其不在而受到影響這些問題,看似不大,但是對于企業(yè)整體工作效率的提高卻是有著重大的影響,也是企業(yè)整體績效提 高的桎梏;是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)所頭疼的事情?！?華恒智信分析解讀及解決方案 】針對該公司在成長道路上所發(fā)現(xiàn)的問題,雖然表象是工作延誤、責(zé)任不清等,但究其根源,問題的關(guān) 鍵在于流程的是否合理。從工作出現(xiàn)延誤的狀況,可以看出工作效率的低下,而效率的不高與工作流程是 否合理密切相關(guān);從工作中信息傳遞不及時或者是不完備的情況,可以看出流程中信息傳遞的節(jié)點(diǎn)把握、 信息應(yīng)該傳遞給誰或者是信

4、息到底該如何傳遞都需要加以明確;從工作中所牽扯到的需要部門之間或者是 崗位之間互相配合的事項(xiàng),之所以會出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象,一方面可能是職責(zé)不清的原因,另一方面就可能是流 程交叉點(diǎn)的設(shè)置不合理問題;從某項(xiàng)工作完成的人員無備份現(xiàn)象,可以看出流程設(shè)計(jì)過程中完成工作的人 員設(shè)置是存在缺失的。通過分析,針對該公司所存在的諸多問題,華恒智信顧問團(tuán)隊(duì)建議從一下幾個方面來加以解決: 固化工作完成的時間節(jié)點(diǎn); 對于一些例行的工作事項(xiàng),要將其完成的時 間節(jié)點(diǎn)加以固化,這樣就會讓完成工作的人員有個時間標(biāo)準(zhǔn),到了一定的時間就會去考慮或是檢查自己的工作是否做了,就會給自己留出一定的時間來完成某項(xiàng)工作,為工作計(jì)劃的合理安排奠定

5、基礎(chǔ),不會由于事情太多而顧此失彼。 遵循“誰做事誰知道信息”的原則,即將一項(xiàng)工作的完成或是一項(xiàng)職責(zé)的履行,明確“信息中心” 的角色。這個“信息中心”的角色者應(yīng)該是具體做事的人。當(dāng)一項(xiàng)工作的完成需要牽扯到幾個人時,要將 信息集中到具體親自做事的人身上,即所有的信息都匯集在這個人那里,由其來合理選取和運(yùn)用信息,保 證工作的順利完成。 以文字形式來傳遞信息。 由于工作的完成需要牽扯到不同的部門或崗位, 這樣為了有效地鑒定責(zé)任、 把握時間進(jìn)度,所有的信息傳遞都應(yīng)該以文字信息傳遞的方式進(jìn)行,具體可采取的方式如:郵件、傳真等。 一項(xiàng)工作的完成或一項(xiàng)職責(zé)的履行,要確定備份責(zé)任人,即有兩個人員來負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作或職責(zé),一 個是第一責(zé)任人,一個是第二責(zé)任人;只有這樣,工作才不會因?yàn)閭€人的原因而掉鏈子。變被動工作為主動工作的意識的加強(qiáng)。在相互配合的工作中,每一個人都是下一個工作環(huán)節(jié)人員的支持者,或者是需要別人的支持,我們在工作中不能坐以待斃,等著別人來支持你,而應(yīng)該是主動去尋求