文秘英語(yǔ)課程教學(xué)大綱

1、（英語(yǔ)）課程教學(xué)大綱（ 2004 年制訂，2005 年修訂）課程編號(hào): 100027英文 名 : English for Secretaries課程類別：專業(yè)選修課前置 課： 國(guó)際貿(mào)易實(shí)務(wù)、 商貿(mào)英語(yǔ)學(xué)分：2 學(xué)分課時(shí)：36 課時(shí)主講教師：周標(biāo)等選定教材：江曉云, SUP 秘書(shū)英語(yǔ),廣州：中南工業(yè)大學(xué)出版社,1999課程概述:秘書(shū)英語(yǔ)作為ESP（English for Specific Purposes） 的一種，具有獨(dú)特的語(yǔ)言現(xiàn)象和文體風(fēng)格， 應(yīng)用于英語(yǔ)文秘這個(gè)特定的職業(yè)范圍，涉及文秘工作的專門化內(nèi)容，是正在從事或?qū)氖旅貢?shū)行業(yè)的人員學(xué)習(xí)或應(yīng)用的專門用途英語(yǔ)。本課程以英語(yǔ)專業(yè)高年級(jí)的本科生為

2、教學(xué)對(duì)象，課程教學(xué)分為三個(gè)部分：第一部分為秘書(shū)的工作和職責(zé)，如接待來(lái)訪、安排會(huì)務(wù)、使用電話、 檔案處理等，同時(shí)了解作為21 世紀(jì)的現(xiàn)代秘書(shū)所面臨的挑戰(zhàn)、應(yīng)具備的條件和能力。第二部分是商業(yè)流通中的秘書(shū)，了解秘書(shū)與銀行、郵政、 電子通訊等方面的關(guān)系，介紹電子郵件、傳真、電傳等方面的知識(shí)和應(yīng)用。第三部分秘書(shū)英語(yǔ)寫作，是課程的重點(diǎn)。其中將商業(yè)信函寫作作為基礎(chǔ)、重點(diǎn)，介紹便函、建議書(shū)、報(bào)告書(shū)等商業(yè)文件的寫作，強(qiáng)調(diào)語(yǔ)言文體的規(guī)范化，使用現(xiàn)代英語(yǔ)。同時(shí)，每課都比較集中地提供與課文內(nèi)容相關(guān)的文秘、商務(wù)、郵電通訊等方面的專業(yè)詞匯和用語(yǔ)，供學(xué)習(xí)時(shí)應(yīng)用。教學(xué)目的:本課程涉及文秘工作的各個(gè)方面: 檔案、處理郵件、電話

3、聯(lián)系、安排會(huì)議和出差、使用辦公設(shè)備及寫各種公函等,旨在培養(yǎng)學(xué)生的語(yǔ)言能力和專業(yè)知識(shí)的應(yīng)用能力, 包括熟練的英語(yǔ)情景對(duì)話和得體的應(yīng)用文、常用商業(yè)文件的寫作能力培養(yǎng)。通過(guò)本課程的學(xué)習(xí), 學(xué)生應(yīng)掌握涉外接待事務(wù), 了解涉外會(huì)議知識(shí)、涉外禮儀知識(shí)等, 掌握涉外文書(shū)的種類及寫法。教學(xué)方法:教學(xué)目的決定教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)手段，英語(yǔ)文秘人員特殊的工作性質(zhì)決定了其所應(yīng)具備多方面的知識(shí)和能力。英語(yǔ)文秘人員應(yīng)當(dāng)是既懂專業(yè)同時(shí)又了解邊緣學(xué)科知識(shí)，既通曉英又懂得相關(guān)業(yè)務(wù)的復(fù)合型應(yīng)用人才，秘書(shū)英語(yǔ)作為一門實(shí)用技能類課程，教學(xué)應(yīng)緊緊抓住語(yǔ)言和應(yīng)用這個(gè)關(guān)鍵。本課程教學(xué)通過(guò)大量實(shí)例, 模擬真實(shí)場(chǎng)景, 介紹英文秘書(shū)應(yīng)該具備的素質(zhì)。

4、在信函寫作方面, 除了提供各種不同類型的信函樣本, 還介紹了不同類型的信函的寫作格式及常用表達(dá)方式。各章教學(xué)要求及教學(xué)要點(diǎn)第一部分英文秘書(shū)的工作及職責(zé)(Secretarial Jobs and Duties)第一章 一個(gè)好的秘書(shū)所需具備的資格(Qualifications for a good secretary)課時(shí)分配: 1教學(xué)要求:通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生了解一個(gè)好的秘書(shū)所需具備的資格; 掌握秘書(shū)求職信的寫作方法了解招聘面試應(yīng)該回答好的幾個(gè)問(wèn)題以及應(yīng)該注意的細(xì)節(jié)。教學(xué)內(nèi)容:1. Wanted: Executive Secretary2. Senior Secretary Required3.

5、 Office Assistant/Administration Assistant4. Application for a secretarial position5. Making preparations for an interview思考題 :1. What makes a good PA or secretary?第二章 辦公室工作的方方面面(Office Work Prospects)課時(shí)分配: 1如計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、教學(xué)要求: 通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生了解文秘所必須掌握的現(xiàn)代辦公設(shè)備 桌面印刷系統(tǒng)、信息傳視系統(tǒng)、電子郵件的發(fā)送與接收等。教學(xué)內(nèi)容:1. Office Work Pros

6、pects2. Desktop Publishing3. Electronic mail4. Video Conferencing5. Videotex思考題 :1. what will a successful secretary do in the office?第三章 安排約會(huì)(Arranging Appointments)課時(shí)分配:1教學(xué)要求:通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生 了解安排約會(huì)時(shí)應(yīng)該注意的事項(xiàng) , 學(xué)會(huì)寫日志、日程表等。教學(xué)內(nèi)容:2. Appointments3. The Itinerary思考題 :1. What should a secretary do in arranging

7、appointments?第四章 接待 (Reception)課時(shí)分配:1教學(xué)要求:通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生了解接待客人應(yīng)該注意的禮節(jié) ,學(xué)會(huì)填寫來(lái)訪記錄。教學(xué)內(nèi)容:1. Reception2. Register of callers思考題 :1. How to receive a visitor with an appointment or without an appointment?2. How to give a visitor a favorable impression?第五章 安排旅行(Travel Arrangements)課時(shí)分配： 1教學(xué)要求:通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生學(xué)會(huì)給上司安排

8、商務(wù)旅行, 包括安排日程、取得簽證、訂票、安排住宿、辦理旅行支票等事務(wù)。教學(xué)內(nèi)容:1. Preparing arrangements2. Booking an Airline ticket3. Booking by Correspondence4. Itinerary思考題 :1. What does a secretary usually do in Preparing arrangements?第六章 電話禮節(jié)(Telephone Manners)課時(shí)分配： 2教學(xué)要求:通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生掌握打電話、接電話的禮節(jié); 學(xué)會(huì)用英語(yǔ)進(jìn)行熟練的電話交流, 寫留言和做電話記錄。教學(xué)內(nèi)容:1. Te

9、lephone Manners When answering the phone When making a phone call When making a phone call abroad When making a phone call in business2. Taking telephone messages思考題 :1. What are the good telephone manners?2. How to use the telephone effectively?3. What is a reverse charge call (American collect cal

10、l)?第七章商務(wù)會(huì)議(Business Meetings)課時(shí)分配： 2教學(xué)要求:通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生了解作為一名秘書(shū)在商務(wù)會(huì)議前要協(xié)助主席做好的準(zhǔn)備工作,會(huì)議期間要做的工作以及會(huì)后所要做的工作,學(xué)會(huì)做會(huì)議記錄。教學(xué)內(nèi)容:1. Business MeetingsBefore the meetingDuring the Meeting After the Meeting思考題 :2. How to prepare a conference?第八章 會(huì)議安排、會(huì)議議程以及會(huì)議記錄(Programs, Agendas & Minutes)課時(shí)分配：2教學(xué)要求:通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生學(xué)會(huì) 安排會(huì)

11、議、會(huì)務(wù)活動(dòng), 特別是如何整理會(huì)議紀(jì)要。教學(xué)內(nèi)容:3. Program of a conference4. Schedules of conference activities5. The minutes思考題 :1. What are the main contents of the minutes?第九章 文檔系統(tǒng)(Filing Systems)課時(shí)分配：2教學(xué)要求:通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生掌握文件的存檔系統(tǒng)、分類方法、存檔要求以及存檔規(guī)則。教學(xué)內(nèi)容:2. Filing systems3. Methods of classification4. Ten filing commandments5

12、. Filing rules in use思考題 :1. What is the purpose of filing?2. File 5 10 of your English dictionaries according to the filing rules in use.第二部分商業(yè)流通中的秘書(shū)(Secretaries in Business Communication)第一章 商業(yè)單據(jù)(Business Documents)課時(shí)分配：1教學(xué)要求:通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生了解一般的商業(yè)單據(jù),掌握其使用方法。教學(xué)內(nèi)容:1. Stores Requisition2. Purchase Requis

13、ition3. Price list4. Quotation5. Order6. Advice note7. Delivery note8. Goods received note9. Invoice10. Credit note11. Statement思考題 :1. What are the eleven important business documents? How to use them?第二章 銀行單據(jù)(Banking Documents)課時(shí)分配： 2教學(xué)要求:通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生掌握國(guó)際匯票的概念及其用途、開(kāi)票方法;掌握信用證的概念及其用途、開(kāi)證方法;了解提單的內(nèi)容以及分類;

14、了解匯票的概念、用途及種類。教學(xué)內(nèi)容:1. International money order2. Letters of credit3. Bill of lading4. Bill of exchange思考題 :1. What are the four banking documents commonly used in international transactions? What do you know about them?第三章 郵政服務(wù)及電子通訊(Postal Service and Electronic Correspondence)課時(shí)分配：2教學(xué)要求:通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生

15、了解并學(xué)會(huì)使用郵政服務(wù)及電子通訊手段。教學(xué)內(nèi)容:1. Postal service Exporting by air Air parcelsSmall packs for abroadPrinted postage Impression Direct agents bags Paying customs charges here Cash on delivery Insurance Poste restante2. E-mail3. Fax4. Telex Format Rules for simplifying telex message Rules for simplifying word

16、s5. Telegram Format Rules for simplifying telegram message Difference between telegrams and telexes思考題：1. What do you know about postal service and electronic correspondence? How are they used in modern communications?第三部分秘書(shū)英語(yǔ)寫作(Secretarial English Writing)第一章業(yè)務(wù)彳t函(Business Letters)課時(shí)分配：6教學(xué)要求：通過(guò)本章教學(xué)

17、，使學(xué)生掌握業(yè)務(wù)信函的格式、組成部分、寫作原則、語(yǔ)言風(fēng)格等；學(xué)會(huì)寫作常用的業(yè)務(wù)信函。教學(xué)內(nèi)容：Unit 1. Letter formats2. Full block format3. Semi-block format4. Modified block formatUnit 2 Essential elements of a business letter1. Letterhead or heading2. Date3. Inside address4. Salutation5. Body of the letter6. Complementary close7. SignatureUnit

18、3 Additional elements of a business letter2. Subject line3. Reference number4. Reference initials5. Enclosures6. Distribution notation7. PostscriptUnit 4 Basic principles of an effective business letter1. Clearness (no chance for misunderstanding)2. Conciseness (short and to the point)3. Completenes

19、s (an adequate treatment of the subject)4. Correctness (accuracy in style, language, and style)5. Courteousness (the You-Attitude)6. TactfulnessUnit 5 Language and Style1. Choice of wordsA. Use a short word rather than a long wordB. Use everyday words rather than unusual (technical, academic, litera

20、ry) wordsC. Use specific words rather than vague, general wordsD. Use plain English2. Length of sentences3. Length of paragraph4. Paragraph unity and coherence5. Order of paragraphUnit 6 Business letters frequently used in daily work1. Appointment letters2. Collection letters3. Covering letters4. Go

21、odwill letters5. Reservation letters6. Induction letters7. Personnel lettersa. Letters of applications and resumesb. Other personnel letters8. Inquiry letters and replies9. Complaint letters and replies思考題 :1. What are the most popular formats for business letters? Give definitions2. What are the es

22、sential parts of a business letter?3. What are the special letter parts?4. What are the important factors in writing an effective business letter?5. What are acceptable language and style in the composition of business letters?第二章 日記、短信和通知(Diary, Notes & Notices)課時(shí)分配:1教學(xué)要求:通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生學(xué)會(huì)寫日記、短信和通知。

23、教學(xué)內(nèi)容:1. Diary A record of daily events A book for daily memoranda2. Notes3. Notice第三章 證書(shū)、證明(Certificates)課時(shí)分配:2教學(xué)要求:通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生學(xué)會(huì)寫證明信和證書(shū)。教學(xué)內(nèi)容:1. Certificates2. Certificate letters/letters of recommendation/references第四章 備忘錄 (Memos)課時(shí)分配: 2教學(xué)要求:通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生學(xué)會(huì)書(shū)寫備忘錄。教學(xué)內(nèi)容:1. Format2. PurposesGiving noticeGi

24、ving Introduction Supplying information and making a proposalGiving announcementsRequesting actionBuilding goodwill第五章 建議書(shū) (Proposals)課時(shí)分配:1教學(xué)要求:通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生掌握建議書(shū)的結(jié)構(gòu)與寫作方法。教學(xué)內(nèi)容:1. Planning a proposal2. Organizing the materials3. Contents Introductory material Discussion of the problem and the proposed

25、solution Description of capabilities and facilities to perform the job第六章 短篇商務(wù)報(bào)告(Short Reports)課時(shí)分配: 4教學(xué)要求:通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生掌握短篇商務(wù)報(bào)告的結(jié)構(gòu)以及寫作方法。教學(xué)內(nèi)容:1. Writing Process Analyzing the audience Determining the goals Targeting and gathering the information Planning the organization Constructing the figures2. Using learning aids He