如何做一名全面的項目部辦公室主任

1、精品文檔如何做一名全面的項目部辦公室主任辦公室的工作無疑在一個公司、一個項目部中起著重要的作用。如果把一個單位 比喻為一個大家庭的話，那么辦公室主任應(yīng)該是“大管家”。結(jié)合我在辦公室工作的 親身體會，以及與許多領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任交流的心得，現(xiàn)就如何做一名全面的項目部 辦公室主任談?wù)勛约旱囊恍┫敕?。項目部辦公室的基本職能是為施工一線服務(wù)，需要搞好后勤保障和管理，尤其要給領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)，要讓員工吃的好，休息的好，減少生活中的后顧之憂。辦公室主任是銜接項目部前線后方、聯(lián)系各部室關(guān)系的紐帶，他的工作繁瑣復(fù)雜，工作中有以下幾 點需要注意：一、辦公室主任工作首先需要項目主管的充分理解與大力支持。辦公室主任要對 公

2、司文件精神， 項目主管的管理意圖、 指示上傳下達(dá)，要執(zhí)行項目部的各項規(guī)章制度， 而職務(wù)只是部級，權(quán)力有限，很多時候如果沒有主管領(lǐng)導(dǎo)的鼎力支持，工作是難以開 展下去的。二、辦公室主任要對自身的位置有個正確的定位。有人說辦公室主任就是“項目 部頭號打雜”的，這個觀點比較片面，只反映了辦公室工作的繁瑣性和服務(wù)方面的職 能。錯誤的觀點會讓許多同志弄不清自己工作如何去開展，辦公室主任應(yīng)該是即有行 政管理的職能，又有后勤服務(wù)的職能，在行政管理中搞服務(wù)，在服務(wù)中穿插管理。辦公室主任考慮問題一定要全面、細(xì)致，在應(yīng)對各種繁雜事務(wù)的時候，處理方法條理要清晰，要分清主次、輕重緩急。而且要有相當(dāng)?shù)娜棠土蛯捜菪裕绹?/p>

3、著名的 西點軍校有句名言“合理的要求是訓(xùn)練，不合理的要求是磨練”。項目部人員素質(zhì)參差不齊，人品有高有低，做為一名全面的辦公室主任即要能接受上級領(lǐng)導(dǎo)的批評與責(zé) 備，還要能從容地處理與同事之間的各種關(guān)系。辦公室主任要有很強(qiáng)的溝通和協(xié)調(diào)能力，在項目部即要樹立自己的威信，工作的 時候能調(diào)動該調(diào)動的人員，同時又要保持足夠的親和力，盡可能團(tuán)結(jié)同事，得到最多 的支持與擁護(hù)。三、辦公室主任具體的日常工作歸納起來有如下十二點：1、做好收發(fā)文件工作。這是辦公室最基礎(chǔ)的工作， 是上級單位、 業(yè)主、監(jiān)理等文件精神上傳下達(dá)的渠道， 各種文件的分類、存檔要嚴(yán)格按公司外審內(nèi)審的標(biāo)準(zhǔn)制定。收文要做到分類詳細(xì)，收 到文件第一時

4、間就要給領(lǐng)導(dǎo)批示，給他們建議來決定發(fā)送的部門，該發(fā)送的發(fā)送，該 傳閱的傳閱，絕不拖泥帶水。存檔的文件要按標(biāo)準(zhǔn)及時歸檔，按順序排序，并建好目 錄，以便日后查詢。發(fā)文不管是對內(nèi)還是對外都要做到表述清楚，格式統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。見文如見人，特別 是發(fā)給上級和外單位的文件，是代表全項目部乃至整個公司的水平，這點尤其值得注、八 意。2、統(tǒng)一建家，規(guī)范管理。 項目部的建家，從工地上的各種標(biāo)志標(biāo)識牌、六牌一圖、各種上墻的規(guī)章制度、 宣傳欄，項目部各種車輛標(biāo)志的制作，到項目部內(nèi)部的會議室、辦公室、寢室、文化 活動室、球場、餐廳、廚室、浴室的布置建設(shè)以及員工安全帽、工作服樣式，項目部 文件格式的制定，辦公室主任都要嚴(yán)格把

5、關(guān)。優(yōu)秀項目部建家的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是力求符合公司及股份公司的標(biāo)準(zhǔn)，外觀上嚴(yán)肅大氣，符合統(tǒng)一規(guī)范；內(nèi)部辦公桌、椅，資料檔案柜配備到位，打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相 機(jī)、攝像機(jī)、投影儀、傳真機(jī)，網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代辦公設(shè)備一擁俱全，“工欲善其事，必先 利其器”，先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施將有利于提高工作效率；另外為了提高員工的生活質(zhì)量， 項目部應(yīng)該盡可能提供籃球、乒乓球，羽毛球場地、電視、棋牌等文體娛樂設(shè)備，以 豐富員工業(yè)余生活；讓員工在項目部有家的感覺，從而能更安心地投入工作。3、輔助項目部領(lǐng)導(dǎo)建立健全各種規(guī)章制度?！皼]有規(guī)矩不成方圓”， 一個成熟的項目部必須擁有一套屬于自己的、完整的， 科學(xué)規(guī)范的管理制度。對人員分工、員工日常行

6、為、車輛、食堂，以及各部門具體工 作流程等等都進(jìn)行系統(tǒng)全面的管理。 辦公室要在進(jìn)場伊始就及時將各種規(guī)章制度歸納 整理，發(fā)放宣傳到位，以便項目部管理從一開始就走上科學(xué)有序的正軌。4、考勤管理。這是辦公室日常工作中非常重要的一項。工地項目部應(yīng)該是一個講究紀(jì)律的團(tuán) 隊，考勤管理好的項目部，紀(jì)律嚴(yán)明，員工工作認(rèn)真積極，考勤管理不好的項目部， 則作風(fēng)渙散，遲到早退，工作時間睡懶覺現(xiàn)象頻發(fā)，個別項目部還出現(xiàn)員工失蹤幾天 不知去向，發(fā)現(xiàn)時已身亡的悲劇事件有責(zé)任心的辦公室主任每天都要嚴(yán)查考勤，對每位員工的去向要了然于胸，心中 有數(shù)，員工出差必須填出差單， 而且要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意， 才能準(zhǔn)假； 到月底做完考勤表，

7、必須在企務(wù)公開欄公示一下再交給財務(wù)造工資表，以避免考勤錯誤，給員工造成不必 要的損失，對當(dāng)月遲到、早退等違反項目部規(guī)定的處罰要一并公示，以儆效尤要塑造一個良好的工作氛圍，考勤管理應(yīng)該秉承一個“公平、公正”的原則。在項目上，有的員工無視項目部考勤制度、工作散漫、經(jīng)常遲到早退，對他們的寬容是對那些遵守項目部制度員工的一種不公平。違規(guī)的行為如果不受處罰的話，只會令更 多的員工紛紛效仿，最終將整個項目部的工作風(fēng)氣搞壞。當(dāng)然，考勤管理同時也要張馳有度，對不自覺員工的考勤應(yīng)該特別嚴(yán)格，而對工 作態(tài)度認(rèn)真，勞累辛苦經(jīng)常加班的員工可以適當(dāng)寬松，通過這種調(diào)節(jié)，可以將項目部 的工作氛圍維持在一個良好的水平。這是辦

8、公室主任對項目部工作的一種貢獻(xiàn)，更是 自身的職責(zé)所在。5、食堂管理。項目部員工在一線努力工作，辦公室的后勤保障一定要跟上，民以食為天，在項 目部經(jīng)費(fèi)允許的情況，要盡可能讓大家吃飽吃好。買菜應(yīng)該由專人負(fù)責(zé)，辦公室主任 監(jiān)督，買菜一看新不新鮮，不能買過期變質(zhì)的食品；二議價格，在菜品好的前提下， 要盡量壓低價格， 為項目部節(jié)約成本， 最好在集中的地方買菜， 便于統(tǒng)一壓價和采購辦公室要挑選人品好，廉潔克已，懂菜品搭配的專人買菜，專人要隨時了解菜品 菜價的行情， 買菜的數(shù)量要與廚師逐一清點， 不得中飽私囊做有損項目部利益的事情， 辦公室主任要不定期地對菜市行情進(jìn)行了解，對專人和廚師的工作進(jìn)行抽查和監(jiān)督。

9、日常菜品的搭配在項目部經(jīng)費(fèi)允許的前題下，要盡可能豐富多彩，具體菜譜經(jīng)辦公室主任與廚師、買菜專人進(jìn)行協(xié)商決定，要盡力做到飯菜可口，干凈衛(wèi)生，菜譜多變，符合大眾口味，同時還要接受大家的意見和建議，不斷改進(jìn)飯菜質(zhì)量，提高烹飪 水平由于工作需要，項目部一般都要準(zhǔn)備一間小餐廳，以備項目部領(lǐng)導(dǎo)、駐地監(jiān)理人 員日常用餐以及外來領(lǐng)導(dǎo)的接待用餐。小餐廳平時要備些酒水飲料、蛋類食品等以備 不時之需。食堂日常要做好清潔衛(wèi)生，員工都有各人自己的碗筷，食堂配有洗毒柜、冰柜、 洗滌劑以及殺蟲劑、滅蠅器、粘蠅紙等，防蟲防蠅防蚊防鼠，保證給大家提供一個清 潔衛(wèi)生的用餐環(huán)境。平時廚師要關(guān)注就餐人員，非項目部人員包括員工家屬在內(nèi)

10、都要及時登記，對在 就餐時間因工作未能及時趕回來就餐的員工，要求提前通知辦公室主任或廚師，以便 及時預(yù)留飯菜。辦公室主任對主管領(lǐng)導(dǎo)、來訪領(lǐng)導(dǎo)用餐的喜好、檔次都要做到心中有 數(shù)。平時沒有領(lǐng)導(dǎo)同意，食堂不得私開小灶，以便降低成本，維護(hù)食堂正常的運(yùn)營秩 序。每月月底的時候，辦公室主任牽頭，與廚師、買菜人員一同核算當(dāng)月用餐費(fèi)用， 進(jìn)行節(jié)超分析，將當(dāng)月食堂收支情況進(jìn)行公示，做到賬目的“透明、公開”。同時不 斷接受反饋意見，及時總結(jié)，提高食堂管理水平。6、車輛管理。用車的管理方面，辦公室主任要秉承一個“將車輛使用效率最大化，成本使用最 小化”的原則，先保證生產(chǎn)用車，再保證生活用車，先保證領(lǐng)導(dǎo)用車，再保證普

11、通員 工用車。項目部的用車都必須由辦公室主任統(tǒng)一協(xié)調(diào)，除項目主管外，其它人不管是 公事還是私事都不得私自與司機(jī)聯(lián)系出車， 司機(jī)的出車線路只能由項目主管和辦公室主任安排，在同一個方向、同一條線路上，盡可能多帶人，避免重復(fù)駕駛，這種做法 有利于提高了車輛的使用效率，降低用車成本，同時也更加規(guī)范對司機(jī)的管理；修車管理。項目部所有車輛平時的維修保養(yǎng)都必須到指定地點進(jìn)行，維修前司機(jī) 得向辦公室主任申請，后者再向項目主管匯報情況。辦公室主任通過指定維修點密切 監(jiān)控車輛的維修情況，在車輛維修單上嚴(yán)格讓司機(jī)簽字確認(rèn)維修部位和價格，從根源 上杜絕司機(jī)“修車吃回扣”的不良現(xiàn)象，控制項目部成本，端正風(fēng)氣；車輛的加油

12、管理。條件允許的情況下， 最好是到項目部物資部準(zhǔn)備的加油點去加； 如果沒有固定加油點或者有急事要在外面加油，必須事先給辦公室申請，加油票由陪 同人員簽字證明；定期對司機(jī)進(jìn)行教育。 辦公室主任平時要經(jīng)常給司機(jī)開會， 定期對車輛加油情況、 平均油耗以及車輛維修部位及費(fèi)用做集中的統(tǒng)計和分析，對駕駛、操作不當(dāng)造成的車 輛維修損壞、油料的浪費(fèi)要嚴(yán)肅批評，情節(jié)嚴(yán)重的要給予一定處罰；嚴(yán)格教育司機(jī)遵 守交通規(guī)則，提高駕駛水平，杜絕酒后開車。平時要對每個司機(jī)優(yōu)缺點、喜好、生活 習(xí)慣都了如指掌，派車的同時還要密切關(guān)注司機(jī)的工作強(qiáng)度和疲勞程度，監(jiān)督、幫助 他們開車之余，搞好休息，避免疲勞駕駛；既要滿足員工的用車需要

13、，又要照顧到司 機(jī)的正當(dāng)利益。隨時還要關(guān)注車況，車輛有故障的時候盡快維修，不讓病車上路，做 到“司機(jī)人要精神，車況也要良好?！睂④嚨氖鹿孰[患降到最低，積極保障項目部員 工的出行安全。辦公室主任還要教育司機(jī)支持乘車人員的工作，不得無故催促乘車人員，為項目 部用車塑造了一個良好和諧的氛圍； 對項目部及下屬施工隊的所有車輛設(shè)備進(jìn)行統(tǒng) 編號，這即方便了對車輛總體的管理，又可為項目部塑造良好統(tǒng)一的車輛形象。7、清潔管理。清潔衛(wèi)生如同人的臉面一樣，直接反應(yīng)了一個項目部的精神面貌狀況。一個干凈 整潔的項目部會給人一種健康向上，管理有序，干勁百倍的感覺。項目部辦公室的衛(wèi)生應(yīng)該由各部室自覺打掃，辦公室主任經(jīng)常進(jìn)

14、行監(jiān)督、檢查。 公共區(qū)域的衛(wèi)生應(yīng)該劃分為幾塊，分配給就近的部室，辦公室主任定期牽頭進(jìn)行衛(wèi)生 大掃除，如果某區(qū)域打掃不干凈，就直接對相應(yīng)的部室進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。寢室衛(wèi)生也要定期檢查，辦公室主任組織一個多人小組，制定標(biāo)準(zhǔn)對各寢室進(jìn)行 衛(wèi)生評比，衛(wèi)生好的、差的分別給予獎罰。項目部浴室、廁所的衛(wèi)生應(yīng)由各寢室輪流打掃，項目部的垃圾如果當(dāng)?shù)丨h(huán)保部門 不能處理，那只有自謀出路。根據(jù)經(jīng)驗來講，項目部支付一定的費(fèi)用將垃圾、剩飯剩 菜交由當(dāng)?shù)鼐用裉幚聿皇橐环N好的方法。當(dāng)然，打掃領(lǐng)導(dǎo)辦公室、會議室肯定是辦公室主任全權(quán)負(fù)責(zé)的事情。強(qiáng)調(diào)一下會 議室的衛(wèi)生，要在一散會就立刻打掃干凈，要力爭做到一旦有檢查、一旦要開會，打 開

15、會議室的門，里面隨時都是干凈整潔的狀態(tài)。做到這個程度，辦事才算干練，工作 才算到位。8、物品采購物品采購管理，應(yīng)該做到“需時有申請，買時有憑證，出時有記錄。”就是說，各部室如果有購買辦公、生活用品的需要，就要向領(lǐng)導(dǎo)打申請報告，領(lǐng)導(dǎo)同意后再交由辦公室集中統(tǒng)一采購。辦公室購買物品最好有固定的地方，以便辦理月結(jié)，方便支 付，同時還可以爭取最多的折扣，降低項目部成本；當(dāng)物品發(fā)放出去的時候，必須有 詳細(xì)的記錄，工作、生活物品分開登記，做到有帳可詢。購買物品先交申請，這種做法讓購買物品的權(quán)力掌握在主管領(lǐng)導(dǎo)手上，有利于他 們進(jìn)行項目部成本控制， 辦公室主任要建立一個詳細(xì)準(zhǔn)確的購物臺帳， 定期進(jìn)行更新， 以便

16、對物品進(jìn)行管理，對項目部管理費(fèi)用進(jìn)行控制。9、輔助項目部書記工作。書記工作的一項重點是黨務(wù)工作，辦公室主任要協(xié)助書記搞好黨風(fēng)建設(shè)、反腐倡 廉工作，與當(dāng)?shù)丶o(jì)檢部門簽訂企檢共建協(xié)議；做好各種黨務(wù)工作的總結(jié)、報告，搞好 爭先創(chuàng)優(yōu)、領(lǐng)導(dǎo)班子民主生活會、職工民主大會、黨員大會、代收項目部黨費(fèi)等等。10、宣傳、報道工作。 項目部所有對外宣傳的照片、文章，稿件，給公司上報的總結(jié)都應(yīng)該由辦公室主 任著手辦理。全面的辦公室主任應(yīng)該具有良好的文字功底， 要善于捕捉身邊發(fā)生的各種新聞事件，當(dāng)工地有檢查時，辦公室主任應(yīng)該第一時間出現(xiàn)在現(xiàn)場，拍照、記錄事情發(fā)生的 經(jīng)過。新聞事件有時效性，好的新聞報道是“搶”出來的，動作

17、要迅速，在事件發(fā)生 的當(dāng)天就立即發(fā)表文章進(jìn)行宣傳報道除了新聞事件，辦公室主任還要有足夠的觀察力，對發(fā)生在身邊的努力工作、爭 先創(chuàng)優(yōu)、幫助村民，無私奉獻(xiàn)等好人好事保持高度的敏感性，做個有心人，把這些都 變成為良好的寫作素材。照相、攝像是對外宣傳、上報資料非常重要的一個環(huán)節(jié)。辦公室主任對照相機(jī)、 攝像機(jī)使用要有一定的研究，要掌握必備的照攝相技巧，現(xiàn)場應(yīng)該站在哪里，取什么 樣的角度效果最佳等等都需要平時用心地來琢磨。給公司的各種報告總結(jié)是年終評優(yōu)評先進(jìn)的重要參考資料之一， 也是辦公室主任 日常的必修課，應(yīng)該多采納其它部室提供的數(shù)據(jù)、資料，及時反饋給項目主管進(jìn)行修 改整理，保證內(nèi)容的嚴(yán)肅性和準(zhǔn)確性。辦

18、公室主任平時應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)、提高自己的文采、掌握足夠的照攝像技巧，勤動 手、勤動腦，通過多種途徑對項目部進(jìn)行宣傳報道，包括發(fā)稿件、做項目部施工簡報 給上級單位、業(yè)主，監(jiān)理宣傳部門以及社會媒體雜志，讓當(dāng)?shù)仉娕_對項目部做專訪擴(kuò) 大自身知名度等等，充分地展示項目部的良好風(fēng)貌。11、對外聯(lián)系、接洽、接檢。在一個大家庭里，對外接洽，來人待客通常是“大管家”的事件。在項目上，當(dāng) 有各級領(lǐng)導(dǎo)來檢查辦事的時候，辦公室應(yīng)該立刻準(zhǔn)備好茶水等，并通知食堂安排來訪 者就餐，安頓好來訪者的司機(jī)等等，做好待客之道。工地上需要的橫幅、指示牌、安全警示標(biāo)識標(biāo)語等經(jīng)各部室提出申請后，由辦公室主任負(fù)責(zé)聯(lián)系廣告公司統(tǒng)一制作。有檢查的

19、時候，辦公室應(yīng)該組織人員插彩旗、掛 橫幅，做好份內(nèi)的迎檢工作平時要做好與上級公司各部門以及業(yè)主、監(jiān)理對口部門的溝通與交流，做到信息 及時的接收與反饋，避免項目部在信息上的后知后覺。辦公室主任平時應(yīng)該注意自己的儀表儀容， 舉止談吐。在外購買物品、 銜接關(guān)系， 對外應(yīng)酬的時候，出門辦事不是簡單地代表自己，而是代表著項目部以及全公司的形 象，這些也是工作中不容忽視的細(xì)節(jié)。12、查漏補(bǔ)缺，處理項目部各種雜事。辦公室主任是個“大管家”，項目部員工吃喝拉撒睡全由他負(fù)責(zé)。項目部生活用 水，飲用水也是后勤工作中非常重要的一項，如果工地不能以自來水當(dāng)作生活用水， 辦公室主任必須尋找可靠衛(wèi)生的水源，使用前要找質(zhì)檢部門進(jìn)行水質(zhì)檢測，合格后方 可使用，飲用