采購內(nèi)控流程

1、第2章 企業(yè)內(nèi)部控制一采購2. 1采購授權(quán)審批制度制度名稱采購授權(quán)審批制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條目的為明確審批人對采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦 理采購與付款業(yè)務(wù)的職權(quán)范圍和工作要求，特制定本制度。第2條進(jìn)行授權(quán)審批采購業(yè)務(wù)中審批人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。第3條 嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)1 .采購員應(yīng)當(dāng)在職權(quán)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)辦理采購與付款業(yè)務(wù)。2 .對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，采購員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。第4條專家論證適用情形對于重要和技術(shù)

2、性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，采購部應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批，防止決策 失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。第5條請購使用部門根據(jù)企業(yè)采購預(yù)算、實(shí)際經(jīng)營需要等提出采購申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，及時向采購部門 提出采購申請。第6條審批采購經(jīng)理、總經(jīng)理、董事長根據(jù)規(guī)定的職責(zé)權(quán)限和程序?qū)Σ少徤暾堖M(jìn)行審核、審批。1 .采購預(yù)算內(nèi)采購額在 1萬元以內(nèi)的，采購經(jīng)理審批；采購額在120萬元的，由總經(jīng)理審批；采購額在20萬元以上的，由法務(wù)、財務(wù)審核，董事長審批。2 .采購預(yù)算及計(jì)劃外采購項(xiàng)目均由財務(wù)部審核，董事長審批。3 .對不符合規(guī)定的采購申請，審批人應(yīng)當(dāng)要求請購人員調(diào)整采購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。第7條采購1 .采購經(jīng)理根據(jù)

3、經(jīng)過審批的采購申請組織采購員進(jìn)行采購2 .采購員進(jìn)行市場調(diào)查，進(jìn)行比質(zhì)、比價，擬定供應(yīng)商名單，經(jīng)采購經(jīng)理審核并提出參考意見，交總 經(jīng)理最終確定合格供應(yīng)商名單。3 .采購部根據(jù)合格供應(yīng)商名單進(jìn)行采購談判，采購員擬定采購合同后，交采購經(jīng)理審閱，報相關(guān)負(fù)責(zé) 人審批后簽訂購貨合同。第8條驗(yàn)收質(zhì)量管理部門根據(jù)企業(yè)有關(guān)驗(yàn)收規(guī)定對采購的商品進(jìn)行驗(yàn)收，對于在驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時報告采 購部門，采購員根據(jù)驗(yàn)收情況進(jìn)行辦理。1 .驗(yàn)收過程中出現(xiàn)的采購商品或勞務(wù)數(shù)量不符合企業(yè)規(guī)定的情況，采購員需提出解決方案，報采購經(jīng)理審批。2 .采購的商品存在重大質(zhì)量問題，采購經(jīng)理組織由管理層人員、質(zhì)量管理部、財務(wù)部等部門開會共

4、同 討論解決，解決方案報董事長審批后，采購部負(fù)責(zé)處理。第9條付款1 .財務(wù)部應(yīng)付賬款會計(jì)對采購業(yè)務(wù)的各種原始憑證進(jìn)行審核，具體審核采購的各種單據(jù)和憑證是否齊備，內(nèi)容是否真實(shí)，手續(xù)是否齊全，計(jì)算是否正確。2 .審核無誤后交出納辦理貨款支付，并通知采購員聯(lián)系供應(yīng)商。第10條賬務(wù)處理1 .財務(wù)部在采購單據(jù)齊全的情況下，按照會計(jì)核算規(guī)定及時、準(zhǔn)確地編制記賬憑證。2 .將請購單、訂購單、驗(yàn)收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票以及進(jìn)口物資的報關(guān)單等支持性憑證附在 記賬憑證的后面，如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。3 .每月應(yīng)根據(jù)記賬憑證準(zhǔn)確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應(yīng)付賬款”分類

5、明細(xì)賬中。第11條對賬1 .財務(wù)部門應(yīng)于每月末與供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算的核對。2 .取得供應(yīng)商對賬單，審核其余額與企業(yè)“應(yīng)付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時間差等因素之后，企業(yè)與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期2. 2采購申請審批制度制度名稱采購申請審批制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則1 1條企業(yè)為明確商品或勞務(wù)采購的申請與審批規(guī)范，特制定本制度。2 2條 本企業(yè)內(nèi)所有部門的請購，除另有規(guī)定外，均依本制度的規(guī)定辦理。3 3條責(zé)權(quán)單位。4 .采購部負(fù)責(zé)企業(yè)所需物資的采購工作。5 .財務(wù)部負(fù)責(zé)采購物資的貨款支付工

6、作。6 .物資使用部門和倉庫部門提出采購申請。7 .財務(wù)總監(jiān)、董事長根據(jù)權(quán)限審批采購項(xiàng)目。第2章請購審批規(guī)定第4條 原材料或零配件的請購。1 .需求部門請購。(1)原材料或零配件由需求部門根據(jù)采購計(jì)劃或?qū)嶋H經(jīng)營需要提出請購單。(2)采購部接到請購單后，核庫確定是否采購。采購員審查請購單，檢查該項(xiàng)請購是否在執(zhí)行后又重復(fù)提出，以及是否存在不合理的請購品種和數(shù)量。如果采購員認(rèn)為請購申請合理，則根據(jù)所掌握的市場價格，編制采購預(yù)算。經(jīng)采購員簽署同意的請購單交財務(wù)部進(jìn)行審核，如果該項(xiàng)請購在經(jīng)營目標(biāo)和采購預(yù)算范圍內(nèi)，財務(wù)部簽字確認(rèn)后可交采購部門辦理采購手續(xù)。采購部應(yīng)將處理過的請購單歸檔備案。第5條臨時性商品

7、的請購。1 .臨時性商品的采購申請由使用部門直接提出。2 .使用部門需要在請購單上對采購商品作出描述，解釋其目的和用途。3 .請購單須由使用部門負(fù)責(zé)人審批同意，并須經(jīng)總經(jīng)理簽字后，采購部方可辦理采購手續(xù)。第6條 經(jīng)常性服務(wù)項(xiàng)目的請購。1 .經(jīng)常性服務(wù)項(xiàng)目指的是由同一服務(wù)機(jī)構(gòu)或企業(yè)所提供的某些經(jīng)常性服務(wù)項(xiàng)目，例如公用事業(yè)、期刊 雜志、保安等服務(wù)項(xiàng)目。2 .使用部門需要這些服務(wù)時，提出請購單，由總經(jīng)理進(jìn)行審核、審批。第7條 特殊服務(wù)項(xiàng)目的請購。1 .特殊服務(wù)項(xiàng)目請購是指保險、廣告、法律和審計(jì)等服務(wù)采購申請。2 .董事長、董事會或股東大會進(jìn)行審議批準(zhǔn)。3 .審議人員參照過去的服務(wù)質(zhì)量和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，分析

8、申請人提供的需要內(nèi)容，包括選定的廣告商、事務(wù) 所及費(fèi)用水平是否合理等，經(jīng)董事長批準(zhǔn)后，這些特殊服務(wù)項(xiàng)目才能進(jìn)行采購。第8條 資本支出和租賃合同。1 .對于資本支出和租賃合同，應(yīng)該由經(jīng)辦部門提出請購，董事長、董事會或股東大會進(jìn)行決策。2 .對重要的、技術(shù)性較強(qiáng)的請購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證，集體決策和審批，防止決策失誤而造 成嚴(yán)重?fù)p失。第3章請購單規(guī)定第9條 請購單的開列和遞送。1 .請購單的開列。(1)請購經(jīng)辦人員應(yīng)根據(jù)用料預(yù)算以及庫存情況開立請購單。(2)請購單分為計(jì)劃內(nèi)采購請購單和計(jì)劃外采購請購單。(3)各部門在生產(chǎn)、基建、維護(hù)工作中需采購的各類物資、工具、儀器儀表以及房屋裝修、維修等各

9、類開支，都必須按計(jì)劃內(nèi)采購請購單和計(jì)劃外采購請購單所列內(nèi)容填報。(4)請購單經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核后，依請購核準(zhǔn)權(quán)限報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并根據(jù)內(nèi)部管理要求編號，送采購部門。2 .需用日期相同且屬同一供應(yīng)商提供的統(tǒng)購材料，請購部門應(yīng)根據(jù)請購單附表，以一單多品方式，提 出請購。3 .緊急請購時，由請購部門于請購單中注明原因，并加蓋“緊急采購”章。4 .材料檢驗(yàn)必須經(jīng)過特定方式進(jìn)行的，請購部門應(yīng)于請購單上注明要求。5 .物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況填制請購單，提出請購申請。第10條 免開請購單部分。1 .總務(wù)性用品免開請購單，并可以總務(wù)用品申請單委托總務(wù)部門辦理采購?？倓?wù)用品分類如下。(

10、1)禮儀用品，如花籃和禮物等。(2)招待用品，如飲料和香煙等。(3)書報、名片、文具等。(4)打字、刻印、賬票等。2.零星采購及小額零星采購材料項(xiàng)目。第11條請購事項(xiàng)的撤銷。1 .撤銷請購事項(xiàng)時應(yīng)由原請購部門立即通知采購部門停止采購，同時在請購單第1、2聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的標(biāo)記并注明撤銷原因。2 .采購部門撤銷請購時，注意辦理以下事項(xiàng)。(1)采購部門在原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。(2)原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門通知撤銷，并由物料管理部門將原請購單 退回原請購部門。(3)原請購單未能撤銷時，采購部門應(yīng)通知原請購部門。第4章附則第12條 本制度自頒布2016年7

11、月1日起執(zhí)行。第13條 本制度由采購部負(fù)責(zé)解釋。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期2. 3采購預(yù)算管理制度制度名稱采購預(yù)算管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條目的為了避免盲目采購，從總體上統(tǒng)籌使用資金，提高資金的使用效率，確保采購資金合理的需要，特制 定本制度。第2條采購預(yù)算管理的含義1 .采購預(yù)算是采購部門為配合企業(yè)年度銷售預(yù)測或生產(chǎn)數(shù)量，對所需求的原料、物料、零件、勞務(wù)等 的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進(jìn)行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計(jì)劃，以利于企業(yè)整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及其資源的 合理配置。2 .預(yù)算管理就是指企業(yè)內(nèi)部通過編制預(yù)算、執(zhí)行預(yù)算、預(yù)算差異分析和預(yù)算考核來管理企業(yè)

12、的經(jīng)濟(jì)活動，反映企業(yè)管理的成績，保證管理政策的落實(shí)和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，促使企業(yè)不斷提高效率和效益。3.采購預(yù)算管理是企業(yè)預(yù)算管理的一個分支，應(yīng)與預(yù)算系統(tǒng)的其他系統(tǒng)相互協(xié)調(diào)。第3條 編制米購預(yù)算1.編制采購預(yù)算是指根據(jù)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)確定采購預(yù)算項(xiàng)目，建立預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，采用一定的編制方法和程序，將企業(yè)在未來一定時期內(nèi)應(yīng)達(dá)到的具體采購目標(biāo)以數(shù)量和貨幣的形式表現(xiàn)出來。(1)根據(jù)企業(yè)年度銷售計(jì)劃，由相關(guān)使用部門(生產(chǎn)部門、開發(fā)部門、管理部門等)填寫本部門的采購預(yù)算申請單，上交采購部。(2)采購員匯總、整理各部門采購預(yù)算后，編制采購總預(yù)算，由采購經(jīng)理補(bǔ)充完善后，交財務(wù)部和預(yù)算管理委員會逐一核準(zhǔn)，采購員調(diào)整、完善采購預(yù)

13、算，上交董事長審批。第4條執(zhí)行采購預(yù)算1 .將審批的各項(xiàng)采購預(yù)算指標(biāo)及時地下達(dá)給相關(guān)責(zé)任部門及人員。2 .對預(yù)算執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)控。第5條 分析和調(diào)整采購預(yù)算差異1 .在預(yù)算執(zhí)行過程中，采購部要根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)和財務(wù)部門核算的實(shí)際數(shù)據(jù)，即預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行結(jié)果與 預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較，編制預(yù)決算分析報告。2 .如果有差異，要分析差異產(chǎn)生的原因和責(zé)任歸屬，制定控制差異或調(diào)整預(yù)算的具體措施。第6條 采購預(yù)算資金控制1 .在采購預(yù)算資金控制中，必須對采購預(yù)算資金實(shí)行限額審批制度。2 .部門負(fù)責(zé)人只能在自己的權(quán)限內(nèi)進(jìn)行審批，限額以上的采購申請應(yīng)按企業(yè)請購審批制度辦理請購， 嚴(yán)格控制無預(yù)算的資金支出。3 .對于預(yù)算內(nèi)的

14、采購項(xiàng)目，請購部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)。4 .對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，采購部及財務(wù)部對需求部門提出的申請進(jìn)行審核，最終由董事長審批后才能給予辦理編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期2. 4采購控制制度制度名稱米購控制制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則第1條目的明確采購方式、采購數(shù)量、采購訂單、供應(yīng)商選擇等各項(xiàng)規(guī)定，確保采購過程透明化。第2條責(zé)權(quán)單位1 .采購部負(fù)責(zé)本制度的制定、修改、廢除等工作。2 .董事長負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢除等的審批。第2章采購方式控制第3條 采購方式分類1 .訂單采購方式(1)采購部根據(jù)批準(zhǔn)的請購單簽發(fā)訂購單，訂購單上

15、注明求購商品或勞務(wù)的具體項(xiàng)目、價格、數(shù)量、 交貨時間等，送交供應(yīng)商并表明購買意愿。(2)供應(yīng)商按照訂單上面的要求生產(chǎn)和供應(yīng)商品或勞務(wù)。(3)訂單在提交給供應(yīng)商之前應(yīng)由財務(wù)部門檢查訂單的合理性。2 .合同訂貨方式(1)采購部與供應(yīng)商通過談判就采購的貨物的質(zhì)量、數(shù)量、價格水平、運(yùn)輸條件、結(jié)算方式等項(xiàng)內(nèi)容 達(dá)成一致，并且以購銷合同的形式確定下來。(2)供應(yīng)商按合同提供貨物并取得貨款，企業(yè)按合同驗(yàn)收貨物并支付款項(xiàng)。3 .直接采購方式采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的請購單，就其所列貨物直接向供應(yīng)商購買的一種采購方式。4 .比質(zhì)比價采購方式選擇三家以上的供應(yīng)商，就其質(zhì)量、價格、供貨期等進(jìn)行對比分析，在符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的前提

16、下，選擇 價格最低的供應(yīng)商。5 .緊急采購方式因緊急情況，需要以最快的速度使采購商品或勞務(wù)到位。緊急采購方式一般只有在臨時性、突發(fā)性需 要時方可采用。6 4條采購方式選擇1 .根據(jù)商品或勞務(wù)的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。2 . 一般商品或勞務(wù)的采購應(yīng)采用采購訂單或合同訂貨等方式。3 .小額零星商品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。4 .重要的商品或勞務(wù)以及政策性采購等應(yīng)當(dāng)經(jīng)過決策論證和特殊的審批程序后，采用訂單或合同方式或者比質(zhì)比價方式。5.大宗原料、然料和輔料的采購、基建或技改項(xiàng)目主要物資的采購以及其他金額較大的大宗物資采購 采用比質(zhì)比價采購方式。第3章采購數(shù)量控制第5條 采購數(shù)量應(yīng)該

17、嚴(yán)格按照采購計(jì)劃進(jìn)行確定。第6條 采購員應(yīng)審查每一份請購單的請購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)。第7條 檢查使用商品和獲得勞務(wù)的部門負(fù)責(zé)人是否在請購單上簽字同意。第8條 對于需大量采購的原材料、零配件等，必須做各種采購數(shù)量對成本影響的分析，將各種請購 進(jìn)行有效的歸類，然后利用經(jīng)濟(jì)批量法來測算成本。第9條對于請購數(shù)量不大，或者零星采購的商品，采購批量的成本分析控制可對照資金預(yù)算來執(zhí)行。第4章采購時間控制第10條 采購時間包括請購單的報送審批時間、訂單處理時間、供應(yīng)商備貨時間、運(yùn)貨時間、驗(yàn)收時 間和入庫時間等。第11條根據(jù)請購性質(zhì)和采購方式確定具體的采購時間。1 .現(xiàn)用現(xiàn)購商品或勞務(wù)從實(shí)際使用或需要日

18、期算起，倒算出合理的采購時間。2 .以最佳成本為原則確定最經(jīng)濟(jì)的訂貨方式采購時間通常是按照庫存量控制的方法確定采購時間。3 .保險儲備量和定量當(dāng)某一商品達(dá)到訂貨點(diǎn)時就是采購時間。第12條 對采購時間的控制是防止正常的業(yè)務(wù)活動被推遲，或者過早地使現(xiàn)金被使用而形成過大的存量資產(chǎn)。第13條 采購時間的控制由倉庫管理部門運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法和分析最低存貨點(diǎn)來進(jìn)行，但當(dāng)請購單已經(jīng)提出，采購員應(yīng)及時處理請購單，并將處理結(jié)果及時通知倉庫管理部門。第5章供應(yīng)商選擇第14條 供應(yīng)商初步評價1 .采購部與使用部門根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求尋找適合的供應(yīng)商，同時收集多方面的資料，如質(zhì)量、服務(wù)、交貨期、價格作為篩選的依據(jù)，并要求有合

19、作意向的供應(yīng)商填寫“供應(yīng)商基本資料表”。2 .采購員對“供應(yīng)商基本資料表”進(jìn)行初步評價，挑選出值得進(jìn)一步評審的供應(yīng)商，填寫供應(yīng)商候選 名單，交采購經(jīng)理審核。3 .選擇供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)(1)供應(yīng)商應(yīng)有合法的經(jīng)營許可證，應(yīng)有必要的資金能力。(2)供應(yīng)商按國家(國際)標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量體系并已通過認(rèn)證。(3)有良好的售前、售后服務(wù)措施和服務(wù)意識。(4)具有足夠的生產(chǎn)能力，能滿足本企業(yè)經(jīng)營需要。(5)同等價格擇其優(yōu)，同等質(zhì)量擇其廉，同價同質(zhì)擇其近。4 .采購員在對供應(yīng)商進(jìn)行初步評審時，需確定采購的物資是否符合國家法律法規(guī)的要求和安全要求， 對于有毒品、危險品，需要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明文件。第15條 供應(yīng)商現(xiàn)場評審

20、1 .采購部會同使用部門、請購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門以及財務(wù)部門共同進(jìn)行供應(yīng) 商的現(xiàn)場評審，并提出相應(yīng)的意見和建議。2 .供應(yīng)商評價內(nèi)容(1)采購部主要負(fù)責(zé)評價供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信用等級及服務(wù)等方面。(2)財務(wù)部主要負(fù)責(zé)評價供應(yīng)商要求的付款條件等。(3)使用部門、質(zhì)量管理部門主要負(fù)責(zé)評價供應(yīng)商提供商品的質(zhì)量。(4)上述所有部門共同對采購的價格、交貨時間進(jìn)行評價。3 .適用范圍(1)根據(jù)所采購物資對企業(yè)經(jīng)營的重要程度，將采購的商品分為關(guān)鍵、重要、普通三個級別，不同級 別實(shí)行不同的等級控制。(2)必須對提供關(guān)鍵與重要材料的供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場評審。(3)對于普通物資的供應(yīng)商，無需進(jìn)

21、行現(xiàn)場評審。(4)緊急、小額零星的采購，由使用部門直接提出申請，采購員進(jìn)行市場調(diào)查后，直接選擇供應(yīng)商， 經(jīng)采購經(jīng)理審批后，進(jìn)行采購。第16條 “供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”的簽定1 .采購部負(fù)責(zé)與現(xiàn)場評審合格的關(guān)鍵、重要材料的供應(yīng)商和普通物資供應(yīng)商簽定“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”。2 .“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議” 一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為供應(yīng)商提供合格物資的一種契約。第17條 樣品需求與供應(yīng)商送樣1 .如有樣品需求，由采購員通知供應(yīng)商送交樣品，使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員需對樣品提出 詳細(xì)的質(zhì)量要求，如品名、規(guī)格、包裝方式等。2 .樣品應(yīng)為供應(yīng)商正常經(jīng)營情況下的具有代表性的商品，數(shù)量應(yīng)多于兩件。第18條

22、樣品確認(rèn)1 .樣品在送達(dá)企業(yè)后，由驗(yàn)收人員及使用部門完成樣品的質(zhì)量、性能、尺寸、外觀等方面的檢驗(yàn)，并 填寫“樣品簽樣試用回單”。2 .經(jīng)確認(rèn)合格的樣品，需在樣品上貼“樣品標(biāo)簽”，并注明合格或不合格，標(biāo)識檢驗(yàn)狀態(tài)。3 .合格的樣件至少為兩件，一件返還供應(yīng)商，一件留在采購部作為今后檢驗(yàn)的依據(jù)。第19條 確定合格供應(yīng)商名單1 .采購員根據(jù)現(xiàn)場評審結(jié)果和樣品檢查結(jié)果選擇合格供應(yīng)商，無需進(jìn)行現(xiàn)場評審的，直接填寫合格供應(yīng)商名單后，交采購經(jīng)理審核。2 .采購經(jīng)理審核無誤后，交董事長審核。3 .原則上一種商品需兩家或兩家以上的合格供應(yīng)商，以供采購時選擇。4 .唯一供應(yīng)商或獨(dú)占市場的供應(yīng)商，可直接列入“合格供應(yīng)

23、商名單”。第6章訂單的控制5 20條選定合格的供應(yīng)商后，采購員在合格的供應(yīng)商名單內(nèi)找出合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。6 21條采購價格審核1 .財務(wù)部、使用部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)審核采購價格，并報總經(jīng)理、董事長審批。2 .對所有超過規(guī)定價格的訂單必須經(jīng)過董事長特殊審批。第22條條款審核財務(wù)部門對采購訂單進(jìn)行審核，特殊條款必須由法律辦公室或?qū)I(yè)法律顧問把關(guān)。第23條合同審批根據(jù)采購授權(quán)審批制度的相關(guān)規(guī)定，報相關(guān)人員按權(quán)限進(jìn)行審批。第24條 登記采購訂單，ERP自動生成。第7章附則第25條 本制度經(jīng)董事長審批后，自 2016年7月1日起執(zhí)行。第26條本制度由采購部負(fù)責(zé)解釋。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改

24、處數(shù)修改日期2. 5驗(yàn)收管理制度制度名稱驗(yàn)收管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 質(zhì)量管理部門和相關(guān)使用部門對所購貨物或勞務(wù)等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，并出具驗(yàn)收證明。第2條 驗(yàn)收人員對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應(yīng)當(dāng)立即向采購部或有關(guān)部門報告，采購部或有關(guān) 部門應(yīng)查明原因，及時處理。第3條 貨物的驗(yàn)收由質(zhì)量管理部門主導(dǎo)，會同倉儲部門、使用部門和采購部共同驗(yàn)收，對收到貨物 的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。第4條收貨準(zhǔn)備。1 .貨物驗(yàn)收人員在采購部門轉(zhuǎn)來已核準(zhǔn)的“訂購單”時，按供應(yīng)商、貨物交貨日期分別依序排列，并 于交貨前安排存放的庫位以方便收貨作業(yè)。2 .對于需要按重

25、量、長度、體積等方面計(jì)量的物資，應(yīng)借助稱重儀器、檢測工具、容器等進(jìn)行試測驗(yàn) 收，不得虛估。第5條 待驗(yàn)貨物處理。已經(jīng)到貨、等待驗(yàn)收的貨物，必須在商品的外包裝上貼上貨物標(biāo)簽并詳細(xì)注明貨號、品名、規(guī)格、數(shù) 量及到貨日期，并且應(yīng)與已驗(yàn)收的貨物分開儲存，并規(guī)劃出“待驗(yàn)區(qū)”以示區(qū)分。第6條實(shí)施驗(yàn)收。1 .貨物到貨后，貨物驗(yàn)收人員應(yīng)會同使用部門根據(jù)“裝箱單” 、“訂購單”、“合同”等采購文件核對貨 物名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量或過磅、測量重量，并將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填入“訂購單”。同時，驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收報告單并在上面簽字。2 .質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)使用按順序編號的驗(yàn)收報告，對那些沒有對應(yīng)采購申請的商品或勞務(wù)，一律不

26、得簽收。3 .質(zhì)量管理部門驗(yàn)收完畢后，對驗(yàn)收合格的商品或勞務(wù)應(yīng)當(dāng)編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗(yàn)收證明，內(nèi) 容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗(yàn)收商品或勞務(wù)的依據(jù)，并及時報告采購部門和財務(wù)部門。4 .驗(yàn)收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的貨物與“裝箱單”、“訂購單”或合同所載內(nèi)容不符，應(yīng)通知辦理采購的人員及相關(guān)部門進(jìn)行處理。5 .驗(yàn)收過程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況而且達(dá)到一定程度時，驗(yàn)收人員應(yīng)及時通 知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知供應(yīng)商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)。6 .公證單位或供應(yīng)商確認(rèn)后，驗(yàn)收人員開立“索賠處理單”呈部門負(fù)責(zé)

27、人核實(shí)后，送財務(wù)部門及采購 部門辦理。第7條超交處理。1.交貨數(shù)量超過訂購量的部分應(yīng)退回供貨商。2.屬于自然溢余的，由物料管理部門在收貨時在備注欄注明自然溢余數(shù)量或重量，經(jīng)請購部門主管同 意后進(jìn)行收貨，并通知采購人員。第8條短交處理。交貨數(shù)量末達(dá)到訂購數(shù)量，以要求補(bǔ)足為原則，由驗(yàn)收人員通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行處理。第9條急用品驗(yàn)收。緊急貨物到貨后，若尚未收到“請購單”。驗(yàn)收人員應(yīng)先與采購部核對，確認(rèn)無誤后，按收貨作業(yè)辦理。第10條 貨物驗(yàn)收規(guī)范。質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)貨物的重要性及特性等，適時召集使用部門及其他有關(guān)部門，按照所需貨物制定“貨物驗(yàn)收規(guī)范”作為采購及驗(yàn)收的依據(jù)。第11條貨物檢驗(yàn)結(jié)果

28、處理。根據(jù)不同檢驗(yàn)結(jié)果可做以下兩個方面處理。1 .檢驗(yàn)合格的貨物，檢驗(yàn)人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽，倉庫人員再將合格品入庫定位。2 .驗(yàn)收不合標(biāo)準(zhǔn)的貨物，檢驗(yàn)人員應(yīng)貼上不合格標(biāo)簽，并于“材料檢驗(yàn)報告單”上注明不合格原因， 經(jīng)負(fù)責(zé)人核實(shí)后通知采購部門送回貨物，辦理退貨。第12條退換貨作業(yè)。1 .檢驗(yàn)不合格的貨物退貨時，采購員應(yīng)開立“貨物交運(yùn)單”并附有關(guān)“貨物檢驗(yàn)報告單”呈采購經(jīng)理 簽字確認(rèn)后辦理退貨。2 .貨物需要更換的要與供方協(xié)商解決，需要增減貨款的要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財務(wù)部門。3 .對于已付款但貨物在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問題的要負(fù)責(zé)聯(lián)系維修或索賠，索賠收入連同賠償物品清單及賠償原因說

29、明等全部上繳財務(wù)部門編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期4 . 6付款控制制度制度名稱付款控制制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第i章總則第i條為規(guī)范企業(yè)商品采購付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制管理，特制定本制度。第2條 本制度由采購部制定、修改，報董事長審批后執(zhí)行。第3條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照現(xiàn)金管理暫行條例、支付結(jié)算辦法和內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范資金（試行）等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。第2章 付賬控制中單據(jù)的審核第4條 財務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、 完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。第5條真實(shí)性審核。1 .應(yīng)付賬款會計(jì)應(yīng)確定原始憑證是否虛假，是否存

30、在偽造或者涂改等情況。2 .核實(shí)原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否發(fā)生過，是否反映了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的本質(zhì)等。第6條合法性審核。審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)是否符合國家有關(guān)法律、法規(guī)、政策和國家統(tǒng)一會計(jì)制度的規(guī)定等。第7條合規(guī)性審核。審核原始憑證是否符合有關(guān)規(guī)定，如是否符合預(yù)算，是否符合有關(guān)合同，是否符合有關(guān)審批權(quán)限和手續(xù)，以及是否符合單位的有關(guān)規(guī)章制度，有無違章亂紀(jì)、弄虛作假現(xiàn)象等。第8條完整性審核。根據(jù)原始憑證所反映的基本內(nèi)容的要求，審核原始憑證的內(nèi)容是否完整，手續(xù)是否齊備，應(yīng)填寫的項(xiàng)目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確，有關(guān)簽章是否具備等。第9條 除對上述5、6、7、8條審核外，還應(yīng)對原始憑

31、證的正確性進(jìn)行審核，即審核原始憑證的摘要 和數(shù)字是否填寫清楚、正確，數(shù)量、單價、金額的計(jì)算有無錯誤，大小寫金額是否相符等。第3章 付賬控制中的現(xiàn)金使用第10條現(xiàn)金使用范圍。1 .向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價款。2 .結(jié)算起點(diǎn)以下的零星采購支出價款。3 11條現(xiàn)金使用方法。1 .采購付款中零星的采購需要支付現(xiàn)金的，采購員向財務(wù)部提出申請。2 .財務(wù)部根據(jù)企業(yè)現(xiàn)金使用規(guī)定從庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取后支付。3 .財務(wù)人員不得從企業(yè)的現(xiàn)金收入中直接支付（即坐支） ，需要坐支現(xiàn)金的需報經(jīng)開戶銀行批準(zhǔn)。4 .因采購地點(diǎn)不確定、交通不便等特殊情況，辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算不便，必須使用現(xiàn)金支付時，應(yīng)向開

32、戶銀 行提出書面申請，由企業(yè)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章，開戶銀行審批后，予以支付現(xiàn)金。第4章付賬控制第12條 采購員在付款時，應(yīng)得到采購經(jīng)理、驗(yàn)收儲存、財務(wù)部門等部門負(fù)責(zé)人的相應(yīng)確認(rèn)或批準(zhǔn)。第13條一切購貨業(yè)務(wù)應(yīng)編制購貨訂單，購貨訂單應(yīng)通過有關(guān)部門（如采購部、生產(chǎn)部、銷售部、董事長等）簽單批準(zhǔn)。訂單副本應(yīng)及時提交財務(wù)部門。第14條 收到貨物并驗(yàn)收后，驗(yàn)收員應(yīng)編制驗(yàn)收報告， 驗(yàn)收報告必須按順序編號，驗(yàn)收報告副本應(yīng)及時送交采購部和財務(wù)部。第15條 收到供應(yīng)商發(fā)票后，采購員將供應(yīng)商發(fā)票與購貨訂單及驗(yàn)收報告進(jìn)行比較，確認(rèn)貨物種類、 數(shù)量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤后交財務(wù)部。第16

33、條 財務(wù)部將收到購貨發(fā)票、驗(yàn)收證明、結(jié)算憑證與購貨訂單、購貨合同等進(jìn)行復(fù)核，檢查其真實(shí)性、合法性、合規(guī)性和正確性。第17條 采購付款實(shí)行付款憑單制。有關(guān)現(xiàn)金支付須經(jīng)采購部門填制應(yīng)付憑單，并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核，財務(wù)總監(jiān)和董事長按權(quán)限審批。第18條 已確認(rèn)的負(fù)債應(yīng)及時支付， 以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣， 加強(qiáng)與供應(yīng)商的良好關(guān)系，并維持企業(yè)信用。第19條 財務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細(xì)分類賬按月結(jié)賬，并且互相核對，出現(xiàn)差異時應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)節(jié)。第20條財務(wù)部按月從供應(yīng)商處取得對賬單，將其與應(yīng)付賬款明細(xì)賬或未付憑單明細(xì)表互相核對，并查明發(fā)生差異的原因。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期2

34、. 7退貨管理制度制度名稱退貨管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條目的。明確退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨回收等規(guī)定，及時收回退貨款項(xiàng)。第2條退貨條件。驗(yàn)收人員應(yīng)該嚴(yán)格按照企業(yè)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，不符合企業(yè)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的貨物視為不合格貨物。不合 格貨物應(yīng)辦理退貨。1 .對于數(shù)量上的短缺，采購員應(yīng)該與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商予以補(bǔ)足，或價款上予以扣減。2 .對于質(zhì)量上的問題，采購員應(yīng)該首先通知使用部門不能使用該批貨物，然后與使用部門、質(zhì)量管理 部門、相關(guān)管理部門聯(lián)系，決定是退貨還是要求供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)恼劭邸? .經(jīng)采購部經(jīng)理審閱、財務(wù)總監(jiān)審核、董事長審批后與供應(yīng)商聯(lián)系退貨事宜。第3條退貨手續(xù)。檢驗(yàn)人員應(yīng)在檢驗(yàn)不合格的貨物上貼“不合格”標(biāo)簽，并在“貨物檢收報告”上注明不合格的原因，經(jīng)負(fù)責(zé)人審核后轉(zhuǎn)給采購部門處理，同時通知請購單位。第4條貨物出庫。當(dāng)決定退貨時，采購員編制退貨通知單，并授權(quán)運(yùn)輸部門將貨物退回，同時，將退貨通知單副本寄給 供應(yīng)商。運(yùn)輸部門應(yīng)于貨物退回后，通知采購部和財務(wù)部。第5條退貨款項(xiàng)回收。1 .采購員在貨物退回后，財務(wù)部應(yīng)根據(jù)退貨的數(shù)量、價格、日期、供應(yīng)商名