電子檔案系統(tǒng)操作手冊

1、電子檔案管理系統(tǒng)操作手冊 浙江安普利通信技術(shù)有限公司二一四年六月目錄1前言31.1導言31.2適用對象31.3公司地址32.開始使用42.1登錄系統(tǒng)42.2系統(tǒng)主界面介紹53.電子檔案管理操作指南63.1首頁63.2檔案查詢63.2.1個人查詢63.2.2單位查詢63.2.3業(yè)務(wù)查詢73.3檔案采集83.3.1歷史采集83.3.2事后采集93.3.3實時采集103.4影像管理103.4.1建檔103.4.2歸檔113.4.3變更113.4.4銷毀113.5檔案管理113.5.1收集123.5.2整理123.5.3登記123.5.4借閱123.5.5歸還133.5.6催還144.系統(tǒng)管理操作指南

2、154.1接口管理154.1.1業(yè)務(wù)系統(tǒng)154.1.2檔案屬性164.1.3接口協(xié)議164.2庫房管理174.2.1物理位置174.3系統(tǒng)管理174.3.1組織機構(gòu)174.3.2角色管理194.3.3用戶管理204.3.4菜單管理214.3.5權(quán)限管理214.3.6服務(wù)器配置214.3.7服務(wù)器監(jiān)控224.3.8日志管理22電子檔案管理系統(tǒng)操作手冊1前言1.1導言電子檔案系統(tǒng)是以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進行管理，從而對實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。本手冊介紹了電子檔案管理系統(tǒng)V1.0（以下簡稱電子檔案系統(tǒng)）操作及使用，主要包括兩部分，第一部分涉及到從紙質(zhì)檔

3、案的采集，電子檔案的建立，到電子檔案的查詢借閱等一系列的流程化管理功能，第二部分主要針對系統(tǒng)管理員講解對于系統(tǒng)用戶、權(quán)限、接口等方面的相關(guān)配置，它涵蓋了系統(tǒng)首頁、檔案查詢、檔案采集、影像管理、檔案管理、接口管理、庫房、系統(tǒng)管理八個模塊的使用說明。1.2適用對象本手冊適用于電子檔案系統(tǒng)管理員等技術(shù)支持人員，進行檔案管理工作的檔案管理員，以及需要進行檔案上傳、借閱等操作的其他工作人員。1.3公司地址浙江安普利通信技術(shù)有限公司通信地址：杭州市西湖區(qū)金祝北路21號西湖物資大樓5樓聯(lián)系電話真號碼811252.開始使用2.1登錄系統(tǒng)打開瀏覽器，在

4、地址欄中輸入權(quán)力運行工作平臺的網(wǎng)址，如http:/XXXXX:7001/erecord（其中IP地址和端口以當?shù)貞?yīng)用地址為準），進入登錄窗口。如下圖2-1所示：圖2-1電子檔案系統(tǒng)登錄界面示意圖輸入用戶名和密碼，回車或點擊【登錄】即可進入系統(tǒng)主界面。如下圖2-2所示：圖2-2 電子檔案系統(tǒng)主界面示意圖2.2系統(tǒng)主界面介紹圖2-3 系統(tǒng)主界面介紹示意圖主界面如上圖2-2分為登錄信息欄、業(yè)務(wù)菜單欄和工作臺這三個信息塊：登錄信息欄：可查看當前登錄的用戶信息，點擊【退出】可以切換其他用戶登錄；點擊【修改密碼】可以對自己帳號的密碼進行修改。業(yè)務(wù)菜單欄：為用戶的模塊欄（此欄目視用戶權(quán)限的不同而不同，圖片中

5、展示的是超級用戶權(quán)限，即顯示出系統(tǒng)所有模塊）。用戶可以點擊不同的模塊進入對應(yīng)模塊所顯示的信息界面。主要有首頁、檔案查詢、檔案采集、影響管理、檔案管理、接口管理、庫房管理和系統(tǒng)管理八個模塊。其中前面五個模塊是電子檔案系統(tǒng)的檔案維護相關(guān)的功能，后面三個模塊式電子檔案系統(tǒng)的系統(tǒng)管理相關(guān)的功能。工作臺：是用戶的進行系統(tǒng)操作的主要區(qū)域，也是系統(tǒng)信息展示的主要區(qū)域。3.電子檔案管理操作指南3.1首頁正在建設(shè)中3.2檔案查詢圖3-1 檔案查詢子菜單界面示意圖【檔案查詢】模塊是對系統(tǒng)中所有已采集檔案的檢索和查詢，當鼠標移動到【檔案查詢】模塊上時，在菜單欄中顯示出該模塊的三個子菜單，如圖3-1，分別為【個人查詢

6、】、【單位查詢】、【業(yè)務(wù)查詢】。3.2.1個人查詢正在建設(shè)中3.2.2單位查詢正在建設(shè)中3.2.3業(yè)務(wù)查詢圖3-2 業(yè)務(wù)查詢界面示意圖選擇【檔案查詢】->【業(yè)務(wù)查詢】，進入如圖3-2所示的業(yè)務(wù)員查詢界面。l 檔案檢索：先選擇檔案類別，然后依次選擇我們所需的其他關(guān)鍵詞，如檔案編號，檔案上傳人等，點擊“查詢”就可以檢索出我們所需要的檔案，并以列表的形式顯示其簡略信息；l 詳細信息查看：對于檢索出的每條檔案記錄，點擊其操作欄下面的“”按鈕，在下面就會顯示這條檔案的詳細信息，如圖3-3所示，在這里點擊“附件”，即可查看該檔案上傳的映像附件。圖3-3 檔案詳細信息示意圖3.3檔案采集圖3-4 檔案

7、采集子菜單界面示意圖【檔案采集】模塊是利用各種電子影像技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為“電子文件”上傳到系統(tǒng)中，之后可以對這些“電子文件”進行“建檔”、“歸檔”等操作，使之轉(zhuǎn)化為可以進行在線預(yù)覽和借閱的電子檔案。當鼠標移動到【檔案采集】模塊上時，在菜單欄中顯示出該模塊的三個子菜單，如圖3-4，分別為【基礎(chǔ)采集】、【歷史采集】、【事后采集】、【實時采集】。3.3.1基礎(chǔ)采集正在建設(shè)中3.3.2歷史采集【歷史采集】是針對系統(tǒng)創(chuàng)建之前已經(jīng)入庫的紙質(zhì)檔案，利用各種電子影像技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件上傳到系統(tǒng)中。選擇【檔案采集】->【歷史采集】，進入如圖3-5所示的界面。圖3-5 歷史采集界面示意圖&#

8、178; 檔案增加：點擊“增加”彈出如圖3-63所示的窗口，先選擇檔案類別，然后依次錄入該類別檔案所需的相關(guān)信息，如檔案編號，檔案上傳人，上傳人身份證號等等，點擊“附件”，上傳該檔案相關(guān)的影像資料；圖3-6 檔案增加示意圖² 在采集檔案修改、刪除：對于處于“采集”狀態(tài)（指還沒有建檔的檔子文件）電子文件，的 “查詢”按鈕，找到需要進行處理的電子文件，如圖3-7，點擊列表中的“”和“”對電子文件進行相應(yīng)修改和刪除；圖 3-7 檔案修改、刪除示意圖² 建檔：對于已采集的電子文件，同樣點擊“查詢”按鈕，可以檢索到這些電子文件，此時它們的狀態(tài) 為“采集”，點擊“建檔”按鈕，如圖3-8

9、，管理員填入審核信息，這些電子文件就轉(zhuǎn)變?yōu)檩^正式的電子檔案，流轉(zhuǎn)到“建檔”環(huán)節(jié)中，這些電子檔案的相關(guān)信息不能在進行修改和刪除。圖3-8 采集文件建檔示意圖3.3.3事后采集【事后采集】是針對我們業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的檔案進行采集，當本系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)做好接口對接后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生新的檔案時會錄入該檔案的唯一標識信息，包括檔案編號等等，這些信息會傳遞到我們系統(tǒng)中，按照與歷史采集相似的操作方法，把這些唯一的標識信息錄入系統(tǒng)，在系統(tǒng)中形成與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相對應(yīng)的電子檔案，實現(xiàn)電子檔案共享。事后采集除錄入檔案信息時必須與業(yè)務(wù)系統(tǒng)一致外，其他操作與歷史采集相同，這里不再過多介紹，詳情參照章節(jié)3.3.1。3.3.4實時采

10、集正在建設(shè)中。3.4影像管理【影像管理】模塊是將已建檔的電子檔案進行歸檔，系統(tǒng)管理員將紙質(zhì)檔案入庫，紙質(zhì)檔案與電子檔案完全對應(yīng)，形成正式的電子檔案，同時還提供廢棄檔案銷毀和原始檔案變更的相關(guān)功能。當鼠標移動到【影像管理】模塊上時，在菜單欄中顯示出該模塊的四個子菜單，如圖3-9，分別為【建檔】、【歸檔】、【變更】、【銷毀】。圖3-9 影像管理界面示意圖3.4.1建檔選擇【影像管理】->【建檔】，進入如圖3-10所示的建檔界面。圖3-10 建檔界面示意圖² 查詢已建檔檔案：點擊“查詢”，選擇檔案類型及相關(guān)關(guān)鍵字，檢索所需的檔案信息；² 撤銷建檔：電子檔案一旦建檔則不能被修

11、改和刪除，如果我們需要對檔案信息進行編輯，則需要點擊“撤銷建檔”，使該檔案由“建檔”狀態(tài)變?yōu)椤安杉睜顟B(tài)；² 歸檔：檔案管理員將紙質(zhì)檔案入庫后，選擇相應(yīng)的建檔信息，點擊“歸檔”，輸入相關(guān)審核信息，則形成正式的電子檔案。3.4.2歸檔選擇【影像管理】->【歸檔】，進入如圖3-11所示的歸檔界面。圖3-11 歸檔界面示意圖² 查詢已歸檔檔案：點擊“查詢”，選擇檔案類型及相關(guān)關(guān)鍵字，檢索所需的檔案信息；² 撤銷歸檔：點擊“撤銷歸檔”，使該檔案由“歸檔”狀態(tài)變?yōu)椤敖n”狀態(tài)；3.4.3變更選擇【影像管理】->【變更】，進入如圖3-12所示的歸檔界面。圖 3-1

12、2 變更界面示意圖² 提交變更申請：點擊“變更申請”，輸入要變更檔案的檔案編號，以及檔案變更信息和要變更的附件；² 審核變更：選中變更申請記錄，點擊“審核”按鈕，審核通過后檔案信息和內(nèi)容正式變更；3.4.4銷毀選擇【影像管理】->【銷毀】，進入如圖3-13所示的銷毀界面。圖3-13 銷毀界面示意圖² 提交銷毀申請：點擊“銷毀申請”，輸入要銷毀的已歸檔檔案的編號，依次輸入所屬機構(gòu)，銷毀原因等相關(guān)信息；² 審核銷毀：選中銷毀申請記錄，點擊“審核”按鈕，審核通過后該檔案的所有信息都會清除；3.5檔案管理【檔案管理】模塊是根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，采用流程化

13、方式對電子檔案實施和紙質(zhì)檔案進行統(tǒng)一化、規(guī)范化的檔案管理。主要包括收集、整理、登記、借閱、歸還、催還等覆蓋案卷使用和維護的各環(huán)節(jié)管理。當鼠標移動到【檔案管理】模塊上時，在菜單欄中顯示出該模塊的六個子菜單，如圖3-14，分別為【收集】、【整理】、【登記】、【借閱】、【歸還】、【催還】。圖3-14 檔案管理界面示意圖3.5.1收集選擇【檔案管理】->【收集】，進入如圖3-15所示的收集界面。圖3-15 收集界面示意圖【收集】模塊是由檔案形成部門提交檔案至檔案管理部門，要對提交的檔案資料作一個記錄，并可以跟蹤這批資料的后續(xù)處理過程。點擊“增加”按鈕，依次填入相關(guān)的收集信息后保存。3.5.2整理

14、選擇【檔案管理】->【整理】，進入如圖3-16所示的整理界面。圖3-16 整理界面示意圖【整理】模塊是對已收集但未整理的檔案材料進行整理，并且修改材料的處理狀態(tài)。點擊“增加”按鈕，依次填入相關(guān)的整理信息后保存。3.5.3登記選擇【檔案管理】->【登記】，進入如圖3-17所示的登記界面。圖3-17 登記界面示意圖【登記】模塊對已整理的檔案材料進行登記，并且修改材料的處理狀態(tài)。點擊“增加”按鈕，依次填入相關(guān)的登記信息后保存。3.5.4借閱選擇【檔案管理】->【借閱】，進入如圖3-18所示的借閱界面。圖3-18 借閱界面示意圖² 查詢已借閱檔案：點擊“查詢”按鈕，依次選擇

15、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案類型及檔案編號，查詢“待審核”和“審核通過”的檔案借閱信息；² 借閱檔案：點擊“增加”按鈕，彈出圖3-19所示的界面，依次錄入檔案相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，檔案類別，檔案編號及借閱人資料，借閱目的，預(yù)計歸還時間等信息后，點擊“確定”，該檔案狀態(tài)變?yōu)椤吧暾堉小?，并將該條借閱信息提交給檔案管理員；圖3-19 借閱信息界面示意圖² 審核借閱檔案：檔案管理員對于借閱信息查看后進行審核，審核通過后轉(zhuǎn)交申請者紙質(zhì)檔案，該檔案的狀態(tài)變?yōu)椤皩徍送ㄟ^”，則其他人不得在進行借閱。3.5.5歸還選擇【檔案管理】->【歸還】，進入如圖3-20所示的歸還界面。3-20 歸還界面示意圖

16、78; 查詢歸還檔案信息：點擊“查詢”按鈕，依次錄入借閱編號和檔案編號，查詢“待歸還”、“已歸還”、“已催還”的檔案信息；² 審核歸還檔案：借閱人歸還紙質(zhì)檔案，檔案管理員確認無誤后，點擊“審核”按鈕，則該檔案變?yōu)椤耙褮w還”狀態(tài)；² 催還檔案：點擊“催還”按鈕，可以對任意一條未歸還的檔案進行催還，催還后該條檔案進入催還列表，可以再催還列表中查看。3.5.6催還選擇【檔案管理】->【催還】，進入如圖3-21所示的催還界面。圖3-21 催還界面示意圖催還模塊是對已催還檔案的查看，可以查看其催還次數(shù)、催還時間等具體信息。4.系統(tǒng)管理操作指南4.1接口管理4.1.1業(yè)務(wù)系統(tǒng)選擇

17、【接口管理】->【業(yè)務(wù)系統(tǒng)】，進入業(yè)務(wù)系統(tǒng)配置界面，如圖4-1所示。圖4-1 業(yè)務(wù)系統(tǒng)界面示意圖² 新增業(yè)務(wù)系統(tǒng)：點擊“增加”按鈕，界面下方彈出圖4-2所示的業(yè)務(wù)系統(tǒng)增加界面，依次填入相應(yīng)信息，點擊確定后保存；圖4-2 業(yè)務(wù)系統(tǒng)增加界面示意圖圖4-3 業(yè)務(wù)系統(tǒng)修改界面示意圖² 查看業(yè)務(wù)系統(tǒng)詳細信息：查看已有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如圖4-3，點擊操作列中“”，在下方彈出其詳細信息；² 修改業(yè)務(wù)系統(tǒng)：查看已有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如圖4-3，點擊操作列中“”，對業(yè)務(wù)系統(tǒng)的詳細信息進行修改；² 修改業(yè)務(wù)接口關(guān)聯(lián)：² 修改關(guān)聯(lián)角色：查看已有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如圖4-3，點

18、擊操作列中“”，對業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)角色進行修改；² 刪除業(yè)務(wù)系統(tǒng)：查看已有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如圖4-3，點擊操作列中“”，刪除不需要的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。4.1.2檔案屬性選擇【接口管理】->【檔案屬性】，進入檔案屬性和檔案類型配置界面，如圖4-4所示。圖4-4 檔案屬性界面示意圖² 新增檔案類型：直接在原有的檔案類型上右擊，在彈出的對話框中選擇“新增類型”4.1.3接口協(xié)議選擇【接口管理】->【接口協(xié)議】，進入接口協(xié)議顯示界面，如圖4-5所示。圖4-5 接口協(xié)議界面示意圖接口協(xié)議是系統(tǒng)配置好的，不需要我們進行其他配置。4.2庫房管理4.2.1物理位置正在建設(shè)中4.3系統(tǒng)管理4.

19、3.1組織機構(gòu)選擇【系統(tǒng)管理】->【組織機構(gòu)】，進入組織機構(gòu)配置界面，如圖4-6所示。圖4-6 組織機構(gòu)配置² 新增組織機構(gòu)：點擊“增加”按鈕，彈出圖4-7所示的窗口，依次填入機構(gòu)名稱、上級機構(gòu)名稱等內(nèi)容后點擊“確定”保存；圖4-7 組織機構(gòu)新增界面示意圖圖4-8 組織機構(gòu)修改界面示意圖² 查看組織機構(gòu)：對于查詢到的組織機構(gòu)，如圖4-8所示，點擊其操作欄下的“”按鈕，查看該組織機構(gòu)的詳細信息；² 修改組織機構(gòu)：對于查詢到的組織機構(gòu)，如圖4-8所示，點擊其操作欄下的“”按鈕，修改該組織機構(gòu)的信息；² 系統(tǒng)關(guān)聯(lián)：查看組織機構(gòu)：對于查詢到的組織機構(gòu)，如圖

20、4-8所示，點擊其操作欄下的“”按鈕，選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，將組織機構(gòu)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)；² 刪除組織機構(gòu)：查看組織機構(gòu)：對于查詢到的組織機構(gòu)，如圖4-8所示，點擊其操作欄下的“”按鈕，刪除作廢的組織機構(gòu)；4.3.2權(quán)限配置（1）用戶屬性配置選擇【系統(tǒng)管理】->【權(quán)限配置】->【用戶屬性】，進入用戶屬性界面，如圖4-9所示。圖4-9 用戶屬性界面示意圖² 新增用戶：點擊“增加”按鈕，在頁面下方彈出的窗口中依次填入員工編號、系統(tǒng)選擇、登錄帳號以及新增用戶的個人信息后點擊“確定”保存；² 修改用戶基本信息：對于已創(chuàng)建到的用戶，如圖4-9所示，點擊其操作欄中的“

21、修改”按鈕，修改該用戶的基本信息；² 角色關(guān)聯(lián)：對于已創(chuàng)建到的用戶，如圖4-9所示，在右側(cè)“已擁有角色”中選擇該用戶的角色后保存，不同角色對應(yīng)不同的用戶權(quán)限，按照需要選擇相應(yīng)角色；² 系統(tǒng)關(guān)聯(lián)：對于已創(chuàng)建到的用戶，如圖4-9所示，在右側(cè)“已擁有系統(tǒng)”中選擇該用戶的所屬的業(yè)務(wù)系統(tǒng)后保存；² 權(quán)限關(guān)聯(lián)：對于已創(chuàng)建的用戶，如圖4-9所示，在右側(cè)“已擁有權(quán)限”中選擇該用戶的權(quán)限后保存；² 地區(qū)關(guān)聯(lián)：對于已創(chuàng)建的用戶，如圖4-9所示，在右側(cè)“所屬地區(qū)”中選擇該用戶的所屬地區(qū)后保存；² 刪除用戶：對于已創(chuàng)建到的用戶，如圖4-9所示，點擊“刪除”按鈕，刪除該

22、用戶。（2）人員角色配置選擇【系統(tǒng)管理】->【權(quán)限配置】->【人員角色】，進入人員角色配置界面，如圖4-10所示。圖4-10人員角色界面示意圖² 新增角色：點擊“增加”按鈕，在頁面下方彈出的窗口中依次填入角色名稱、系統(tǒng)選擇等信息后點擊保存；² 修改角色信息：對于已創(chuàng)建到的用戶，如圖4-10所示，點擊其操作欄中的“修改”按鈕，修改該角色的基本信息；² 權(quán)限關(guān)聯(lián)：對于已創(chuàng)建的用戶，如圖4-10所示，在右側(cè)“已擁有權(quán)限”中選擇該角色的權(quán)限類型后保存；² 菜單關(guān)聯(lián)：對于已創(chuàng)建的用戶，如圖4-10所示，在右側(cè)“已擁有菜單”中選擇該角色所能打開的菜單后保存；（2）業(yè)務(wù)系統(tǒng)配置選擇【系統(tǒng)管理】->【權(quán)限配置】->【業(yè)務(wù)系統(tǒng)】，進入業(yè)務(wù)系統(tǒng)配置界面，如圖4-11所示。圖4-11 業(yè)務(wù)系統(tǒng)界面示意圖² 新增業(yè)務(wù)系統(tǒng)：點擊“增加”按鈕，填入該業(yè)務(wù)系統(tǒng)的相關(guān)信息后點擊保存；² 修改業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息：對于已創(chuàng)建到的用戶，如圖4-11所示，點擊其操作欄中的“修改”按鈕，修改該角色的基本信息；² 角色：對于已創(chuàng)建的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如圖4-11所示，在右側(cè)“已擁有權(quán)限”中選擇該角色的權(quán)限類型后保存；² 接口關(guān)聯(lián)：對于已創(chuàng)建的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如圖4-11所示，在右側(cè)“已擁有角色”中選擇該業(yè)務(wù)系統(tǒng)所需的角色