OA系統(tǒng)使用管理制度

1、OA 使用管理制度、總則1 、公司辦公自動化系統(tǒng) （以下簡稱 OA 系統(tǒng)）是以泛微 E-Office 網(wǎng)絡智能辦公系統(tǒng)為管理平臺，實現(xiàn)網(wǎng)上辦采用服務器 /客戶端 /瀏覽器結(jié)構(gòu)， 建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng)， 公、無紙化辦公和信息資源共享。 OA 系統(tǒng)是公司信息化建設的重要組成部分，是提高公司辦公整 體管理水平的重要手段。2 、為了加強對公司 OA 系統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動 化建設，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，最終解決部門自身與部門之間協(xié)同工作的效率問題， 從而系統(tǒng)地推進管理工作朝著制度化、標準化和規(guī)范化的方向發(fā)展，結(jié)合公司實際情況，

2、制定本制 度。二、組織職責OA 系統(tǒng)的運行中，公司各部門各負其責，協(xié)同配合。職責如下：1 、公司行政人事部是公司辦公自動化 OA 系統(tǒng)的歸口管理部門。主要職責為：1）、負責制定OA 系統(tǒng)規(guī)章制度；2 ）、負責 OA系統(tǒng)核心工作流程設計、修改；3 ）、負責 OA系統(tǒng)各職能部室工作流程設計的審核；4）、負責確定、監(jiān)管 OA 系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限；5）、負責監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)；-可編輯修改 -6）、負責工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；7）、負責 OA 系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)督；8）、負責對系統(tǒng)內(nèi)的保密設置進行定期檢查；2 、OA 系統(tǒng)管理員負責 OA

3、系統(tǒng)的建設、維護和服務支撐工作，負責服務器的管理維護和日常運行。主要職責為：1）、負責 OA系統(tǒng)軟件的配置升級管理；2）、負責 OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份；3）、負責制定OA 系統(tǒng)應急方案和系統(tǒng)技術(shù)管理規(guī)章制度；4）、負責公司領導、各部門人員的培訓和技術(shù)指導工作； 5）、負責 OA 服務器、操作系統(tǒng)和硬件的維護，確保服務器安全運行；6）、負責系統(tǒng)用戶注冊、注銷等管理； 7）、負責 OA 平臺功能模塊各部門書寫權(quán)限的設置。3 、人事人員負責為 OA 辦公系統(tǒng)提供現(xiàn)行的組織機構(gòu)設置， 提供 OA 辦公系統(tǒng)中用戶的流動信 息。主要職責為：1）、負責現(xiàn)有用戶、及新增用戶的審核；2）、負責提供用戶（變更或注銷）

4、信息給OA 系統(tǒng)管理員。三、基礎管理1、使用 OA 系統(tǒng)的各級用戶應保證各類文件處理的響應時間。系統(tǒng)所有用戶至少在每個工作OA 辦公。日上午、中午的上班后一個小時內(nèi)，中午和下午下班前一個小時內(nèi)分別進入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證 公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時傳送，最好能長期登陸進OA 系統(tǒng)2、協(xié)同及固定表單工作處理流程所涉人員，在接收到待辦事項后，正常處理時間應不超過個工作小時（即一個工作日內(nèi)）。如有應長期外出、請假、調(diào)休等特殊原因造成無法使用 的，必須將所有或部分權(quán)限授權(quán)給關聯(lián)人員，以保證各類業(yè)務的正常流轉(zhuǎn)。3 、每位 OA 用戶的登錄名和登錄密碼應予以嚴格保密，并做到定期更新密碼，以防他人盜用賬

5、戶，由于密碼泄漏造成的損失由用戶名所有人負責；同時為保障系統(tǒng)安全，各個用戶不得在網(wǎng)吧和其他公共場所使用公用電腦登錄OA 系統(tǒng)，而應使用公司或家中的電腦登入。4 、每位 OA 用戶要保證在對所發(fā)布和審批的內(nèi)容負責。在OA 系統(tǒng)上發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的準確性、完整性和規(guī)范性，并OA 系統(tǒng)中的意見和審批與原書面簽署具有同等效力和權(quán)威，相應 人員應予以執(zhí)行和遵守。5、 OA 系統(tǒng)中的各分類公告及新聞均由有權(quán)限人員予以發(fā)布和更新，具體內(nèi)容由本單位負責人 確定，新聞內(nèi)容不應涉及相關商業(yè)機密；人事公告或日常行政公告由行政人事部負責統(tǒng)一發(fā)布和管 理，主要涉及各級人員的職務任免、調(diào)動和重大獎懲（包括通報表揚、

6、重大表揚、嚴重警告）以及 員工錄用和辭退等人事信息；各公司和總部發(fā)布的日常行政公告，主要涉及本單位的制度發(fā)布、管 理規(guī)范和其他重大事項等內(nèi)容。6 、各級 OA 用戶應認真遵守本制度的相關規(guī)定，進行規(guī)范使用和操作，違反本制度規(guī)定進行操 作或使用的，將由上級主管或總部系統(tǒng)管理人員視情節(jié)輕重給予輕度至中度類別過失處罰。四、應用管理1、流程模塊的使用1 ）、流程模塊是 OA 平臺的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事務三大類型。用戶只需根據(jù)實際需求如：請假申請、加班申請、出差申請、采購申請、工作交辦等等，填寫相應 授權(quán)范圍內(nèi)的表單，并根據(jù)系統(tǒng)綁定的流程提交審核。固定表單綁定流程中的各級用戶應根

7、據(jù)公司 相關制度規(guī)定和要求對表單進行操作和審批。2）、各流程節(jié)點的辦理人應及時審批處理流程發(fā)起人所要辦理的事情，以免耽誤發(fā)起人辦理。3 ）、 用戶新建流程并提交后應點擊“已辦事宜”，以確保所設流程的準確性。上級審批人在接收到流程發(fā)起人的申請后應及時審批，若拒絕發(fā)起人的申請可不進行提交，但必須在簽辦反饋中 寫明拒辦理由并保存反饋，流程發(fā)起人在接收到回退指令后，應認真查閱回退理由，以便重新調(diào)整 和更改流程。每個用戶可發(fā)起使用的固定4 ）、 綁定流程的固定表單按業(yè)務實際需要對發(fā)起人進行授權(quán)，表單在個人首頁中的“新建模塊”界面中可以直接調(diào)取使用， 固定表單的具體分類和使用對象見 附件1：流程表單分類說

8、明。2、文檔歸檔、查詢和共享1 ）、 各級用戶均可對自行發(fā)起、審批或協(xié)同的協(xié)同文檔或固定表單進行歸檔，但原則上一般由流程中的最終協(xié)同或使用人進行歸檔。般人員可在公共文檔的工作流歸檔2 ）、 工作流程歸檔時是按文檔類別進行的合理歸檔，文件夾中查看與自己相關的工作流文檔。3 ）、 公共文檔中設置了部門文檔文件夾，各部門主管可設置各自部門文檔查詢、編輯或下載權(quán)限，確保文檔只給有對應權(quán)限的人使用或查閱，重要業(yè)務文檔或財務報表等文檔一般只能設置 查詢權(quán)限，不得開放編輯和下載權(quán)限，以保證重要數(shù)據(jù)的安全性。附件 2: OA 平臺公共4）、各級有權(quán)限人員均可進入公共文檔中進行相關業(yè)務文檔的調(diào)閱和使用，各部門主

9、管有進入公共文檔中對各類文檔查詢的權(quán)限。公共文檔的具體分類和使用對象見 文檔權(quán)限分配表。1）、3 、工作日志公司人員均應于每天在“我的任務” “我的日志”模塊中新建每天的工作日志記錄，以 方便安排和查看日常工作的進度。各級主管亦可在下屬工作日志中查看本部門人員工作日志記錄。4、郵件及消息的應用1 ）、 各個用戶均已在 OA 系統(tǒng)中綁定了內(nèi)部郵箱和消息， 各用戶應定期檢索自己的收件箱，以查收和處理郵件。2）、內(nèi)部郵件和消息主要用于與公司內(nèi)部人員溝通和交流，內(nèi)部各部門溝通和交流應盡可能使用協(xié)同方式進行，以提高業(yè)務處理效率。3）、 OA 平臺各人員如有任何待辦事宜都會有消息彈出框進行提醒。員工每隔一

10、段應對內(nèi)部郵件和內(nèi)部消息進行清理工作，以免長時間積累影響服務器處理速度。五、安全保密1、按照公司公司網(wǎng)絡管理制度的規(guī)定，為了保證各單位的網(wǎng)絡暢通，嚴禁使用BT 、電騾、電驢、迅雷、 pplive 等占用網(wǎng)絡帶寬的軟件，嚴禁在線觀看與工作無關的網(wǎng)絡視頻；嚴禁對網(wǎng)絡軟件和硬件進行非法操作。2、 OA 系統(tǒng)的所有用戶，不得利用 OA 系統(tǒng)從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。3 、OA 系統(tǒng)中的所有用戶應按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務。4、未

11、經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關人員及外部人員查看OA 系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容。六、網(wǎng)絡維護為確保網(wǎng)絡的正常運行，全體員工都有對 OA 系統(tǒng)維護的義務；1 、公司 OA 管理員是公司 OA 系統(tǒng)欄目，版面變更唯一的指定人；2 、禁止在 OA 系統(tǒng)上傳帶有病毒的文件、圖片等；3 、未經(jīng)許可，不得私自改變 OA 系統(tǒng)的桌面內(nèi)容；4、不得對網(wǎng)絡運行進行人為設限。七、考核為強化 OA 系統(tǒng)的健康運行，發(fā)揮其有效作用，實施考核管理。1、 OA 系統(tǒng)自動對協(xié)同工作進行跟蹤，對每位同事工作事項的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進行記錄。并將使用情況納入季度或年度考核范圍。2 、對長期不使用

12、 OA 系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求進行規(guī)范使用；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準確，對工作造成 不良影響的，將按照事務的后果情況進行處理，對考考核周期內(nèi)處理事務周期較短的獎懲相關規(guī)定 進行獎勵。3、對不遵守規(guī)定、影響流程傳輸正常運行的使用部門和使用人員，依照有關規(guī)定追究相關人員和領導的責任。4、對泄落機密，造成不良后果的，按公司有關規(guī)定進行處理。八、應急措施應急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。1、對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內(nèi)容、信息，在發(fā)布的同時，發(fā)布人還應進行備份，以避免信息丟失。2、公共文檔中各部門體系文件，各部門主管應留有本部門相關備份文件。3、OA 管理員對 OA 系統(tǒng)要及時進行維護管理，防止發(fā)生系統(tǒng)失效，每周進行一