房地產(chǎn)公司檔案管理流程介紹

1、房地產(chǎn)公司檔案管理流程介紹房地產(chǎn)公司檔案管理流程1、流程概況流程目的規(guī)范公司檔案管理，確保檔案管理權(quán)責(zé)清晰、歸檔及時、內(nèi)容完整、保存規(guī)范，為公司經(jīng)營管理留存充分、有效的證據(jù)，保證質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行。流程范圍 適用于檔案的收集、整理、分類、利用、歸檔和處理。定義檔案：公司日常經(jīng)營管理工作中形成的具有保存和利用價值的重要資料。流程主導(dǎo)及參與小組綜合管理部、財務(wù)部、業(yè)務(wù)部門部門職責(zé)綜合管理部1、負(fù)責(zé)制訂全公司檔案管理規(guī)范；2、設(shè)立專職檔案管理人員，建立安全、保密的公司檔案室；3、 以合同連續(xù)編號和以加蓋印章為關(guān)鍵控制點，在合同生效的同時收集合同（或 協(xié)議）、及作為合同附件的招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)、

2、中標(biāo)等資料。確保合同（或協(xié)議）存檔的及時性和完整性；4、根據(jù)公司各項業(yè)務(wù)進(jìn)程，編制應(yīng)歸檔資料目錄，在項目竣工驗收后及時收集土地使用證、建設(shè)工程規(guī)劃證、商品房預(yù)售證、建設(shè)工程施工 許可證、竣工備案證、大產(chǎn)權(quán)證原件，并接收相關(guān)的設(shè)計圖紙、設(shè) 計變更、階段付款、簽證變更、預(yù)結(jié)算資料等等，確保公司檔案的完整性；5、在員工調(diào)動和離職時，監(jiān)督辦理相關(guān)資料交接手續(xù)；6、負(fù)責(zé)接收各部門零星文件資料（如：行政類、經(jīng)營管理類文件）；財務(wù)部1、指定兼職財務(wù)檔案管理人員，建立安全、保密的財務(wù)檔案室；2、以收、付款為關(guān)鍵控制點，在收、付的同時收集合同（或協(xié)議）以及相 關(guān)經(jīng)濟(jì)資料；3、按照（98）財會字第32號會計檔案管

3、理辦法和XXX公司會計檔案 管理相關(guān)規(guī)定，開展會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。業(yè)務(wù)部門1、按照公司權(quán)責(zé)手冊和流程文件開展具體業(yè)務(wù)，與合作方（或客戶）協(xié)商 一致后，擬制合同（或協(xié)議）文本，向綜合管理部申請合同編號，然后提交相 關(guān)部門審核會簽；2、將經(jīng)審批的合同文本交合作方（或客戶）簽章，然后向綜合管理部申請 加蓋XXX置業(yè)公章；3、合同簽章生效后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)將合同文本及附件交由合作方裝訂成冊；4、負(fù)責(zé)將裝訂成冊的合同分發(fā)到相關(guān)執(zhí)行部門，并辦理合同交底手續(xù)；5、按照公司權(quán)責(zé)手冊和流程文件辦理付款和簽證變更等手續(xù)；6、負(fù)責(zé)

4、本部門文件資料（含工作標(biāo)準(zhǔn)、工作計劃、合同與協(xié)議、聯(lián)系函件、 工作成果、付款資料和績效評價等等）的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、 歸檔，以支持日常業(yè)務(wù)工作的開展。別文 件 范 圍責(zé)任部門移交時間規(guī)定密級公司籌備期的可行性研究報告、申請、批復(fù)等綜合管理部完成即移交歸檔101112131415161718公司設(shè)立、 轉(zhuǎn)制、 變更、 機(jī) 構(gòu)設(shè)置資料及營業(yè)執(zhí)照等公司驗資報告公司資質(zhì)證法人代表、經(jīng)營管理負(fù)責(zé)人任職批文、簡歷等公司稅務(wù)登記證、財政登記證、法人代碼證等公司年檢資信材料包括工商年檢、稅收繳納、年度審計、資產(chǎn)評估、信用評估等公司領(lǐng)導(dǎo)班子（包括董事|會、股東會、監(jiān)事會和經(jīng)理層）構(gòu)成及機(jī)構(gòu)設(shè)置材

5、料等行政管理、文書類文件董事會、股東會、監(jiān)事會會綜合性行政事務(wù)：公司事務(wù)公開， 文秘、 機(jī)要、 保密、信訪工作、印鑒管理資料等法律事務(wù)、公證工作資料等審計報告等員工人事管理 （檔案） ， 勞 動合同等勞動工資和社會保險，員工福利、職務(wù)任免，職稱評聘資料等員工教育與培訓(xùn)工作、外事工作資料等醫(yī)療衛(wèi)生、治安保衛(wèi)、綜合治理、防范自然災(zāi)害資料等企業(yè)文化和精神文明建設(shè)、黨群工作類職工代表大會、工會工作、兄群文件作類共青團(tuán)工作、專業(yè)學(xué)會、協(xié) 乂件 會工作、群眾團(tuán)體活動資料經(jīng)營公司改革、經(jīng)營戰(zhàn)略決策等永久永久永久長期長期永久長期長期長期短期綜合管理部財務(wù)管理部項目發(fā)展部綜合管理部財務(wù)管理部財務(wù)管理部綜合管理部

6、綜合管理部綜合管理部風(fēng)險管理部股份公司的審計部綜合管理部綜合管理部綜合管理部綜合管理部工會、團(tuán)委 黨委完成即移交歸檔完成即移交歸檔完成即移交歸檔完成即移交歸檔完成即移交歸檔完成即移交歸檔完成即移交歸檔I次年3月至月移交歸檔次年3月至月移交歸檔I次年3月至月移交歸檔完成即移交歸檔完成即移交歸檔次年3月至月移交歸檔次年3月至月移交歸檔次年3月至月移交歸檔次年3月至月移交歸檔別文 件 范 圍保管期限責(zé)任部門移交時間規(guī)定密級19管理類項目管理類文件研發(fā)與策劃管理運(yùn)營材料等各種統(tǒng)計表計劃管理資產(chǎn)管理， 、 資本運(yùn)作， 對 外投資，股權(quán)管理，多種經(jīng) 營管理，等投資項目可行性報告（包括批復(fù)）清產(chǎn)核算資料屬公

7、司所有的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密及其相關(guān)管理資料與采購相關(guān)的供應(yīng)商考察資料和資信調(diào)查資料等財務(wù)管理、資金管理、會計核算檔案等成本價格管理資料等物資采購、 保存、 供應(yīng)和流 通資料等經(jīng)營業(yè)務(wù)管理，服務(wù)質(zhì)量管理資料等項目研發(fā)成果，包括產(chǎn)品模式研究、項目發(fā)展可行性報告、工程技術(shù)研發(fā)報告等項目營銷策劃方案、市場調(diào)研報告、銷售方案等長期長期部H綜合管理部相關(guān)責(zé)任部門I次年3月至月移交歸檔I次年3月至月移交歸檔長期財務(wù)部次年3月至月移交歸檔永久永久永久永久永久永久短期短期短期永久永久項目廣告，包括公司整體形 象廣告及相關(guān)報道，載體形永久 式包括剪報、刊物、錄立綜合管理部項目發(fā)展部財務(wù)管理部綜合管理部成本管理部、

8、業(yè)務(wù)部門財務(wù)管理部次年3月至月移交歸檔I次年3月至月移交歸檔I次年3月至月移交歸檔次年3月至月移交歸檔次年3月至月移交歸檔|每年第一季度I末移交三年前級MM資料成本管理次年3月至 部成本管理部/工程管理部月移交歸檔次年3月至月移交歸檔營銷策劃次年3月至 部月移交歸檔項目發(fā)展部/規(guī)劃設(shè)計部/營銷策劃部/工程管理部!營銷策劃I部I營銷策劃部項目竣工驗收后3個月內(nèi)移交歸檔項目竣工驗收后3個月內(nèi)移交歸檔項目竣工驗收后3個月內(nèi)移交歸檔別文 件 范 圍錄像、光盤等各項目銷售價格方案、銷售手冊、銷售分析、銷售總結(jié)等宗地情況（自然條件、社會條件、競爭樓盤信息等）項目規(guī)劃設(shè)計草案相關(guān)文件，概念設(shè)計相關(guān)文件及項目

9、設(shè)施指導(dǎo)書，方案設(shè)計文本及相關(guān)文件，銷售用方案設(shè)計資料，施工圖設(shè)計任務(wù)各項目方案圖、 施工圖、 設(shè) 計變更、效果圖、景觀圖、 室內(nèi)設(shè)計圖、銷售包裝圖， 各項目模型、設(shè)計修改通| 知，及項目設(shè)計有關(guān)的資料建筑設(shè)計中標(biāo)方案和單位復(fù)函等施工圖（藍(lán)圖）及各類施工圖審核意見等項目各類政府批文，重要的往來文件， 報建圖紙， 事務(wù) 性往來函件等（注：要同時 保存公司的請示、報告、去 函等資料）用地藍(lán)線圖或用地紅線圖，與合作方往來文件，項目立 項批文， 環(huán)評批文， 投資許 侵批可證，設(shè)計要點，付清地價 建款證明，地名命名（更名）復(fù)函等各類設(shè)計方案批復(fù)、意見書，各類開工證明書，總平面圖建設(shè)工程規(guī)劃許可證招投標(biāo)報

10、建過程中的審批資料及建設(shè)工程施工許可證I驗收I各類驗收證書、評估報告、保管期限永久永久永久永久永久永久永久永久責(zé)任部門營銷策劃部營銷策劃部規(guī)劃設(shè)計部規(guī)劃設(shè)計部規(guī)劃設(shè)計部規(guī)劃設(shè)計部項目發(fā)展部項目發(fā)展部項目發(fā)展部項目發(fā)展部永久I項目部移交時間規(guī)定項目竣工驗收后3個月內(nèi)移交歸檔項目竣工驗收后3個月內(nèi)移交歸檔項目竣工驗收后3個月內(nèi)移交歸檔項目竣工驗收后3個月內(nèi)移交歸檔項目竣工驗收后3個月內(nèi)移交歸檔項目竣工驗收后3個月內(nèi)移交歸檔完成即移交歸檔完成即移交歸檔完成即移交歸檔完成即移交歸檔完成即移交歸密級別文 件 范 圍保管期限責(zé)任部門移交時間規(guī)定密級勘測報告等工程管理部房地產(chǎn)權(quán)屬證明，預(yù)測和實測查丈量報告、

11、 預(yù)售許可 證、竣工備案證、大產(chǎn)權(quán)證 等項目土地權(quán)屬、合作開發(fā)相關(guān)合同等.永久永久項目發(fā)展部項目發(fā)展部完成即移交歸檔完成即移交歸檔招標(biāo)、投標(biāo)和評標(biāo)、定標(biāo)、| 采購中標(biāo)等資料.合同、 付款 及其 招投 標(biāo)資 料工程承包、 設(shè)計、 監(jiān)理、 勘 察合同及其相關(guān)資料材料設(shè)備采購合同及其相關(guān)資料營銷策劃類合同及其相關(guān)資料設(shè)計變更及工作聯(lián)系單， 經(jīng) 簽證濟(jì)簽證限價資料， 中標(biāo)價格 與變資料（網(wǎng)上投標(biāo)報價或工程 更投標(biāo)報價），甲供材料收貨單，各項扣款單等等預(yù)結(jié)算銷售與收款楚樓心伙小產(chǎn)權(quán)辦理客戶服務(wù)其他永久永久永久永久永久成本管理項目部/工程管理部/成本管理j成本管理營銷策劃I部/成本管理部規(guī)劃設(shè)計| 部/項

12、目部/工程管理部/成本管理部I完成即移交歸檔完成即移交歸檔完成即移交歸檔完成即移交歸檔項目竣工驗收后3個月內(nèi)移交歸檔控制價、 清單， 以及結(jié)算資 料等永久成本管理部商鋪租賃合同及其相關(guān)文件資料商品房買賣合同及小業(yè)主購房相關(guān)文件資料入伙會簽單、房屋質(zhì)量驗收記錄等小產(chǎn)權(quán)辦理相關(guān)資料客戶投訴與處理記錄公司其他管理合同或業(yè)務(wù)合同永久永久永久永久短期永久營銷策劃部營銷策劃部營銷策劃部/項目部營銷策劃部/項目發(fā)展部營銷策劃部業(yè)務(wù)部門、綜合管理部項目竣工驗收后3個月內(nèi)移交歸檔完成即移交歸檔完成即移交歸檔交樓入伙后三個月內(nèi)移交歸檔完成即移交歸檔次年3月至月移交歸檔完成即移交歸檔3、流程圖4.1.2采購合同與招

13、投標(biāo)檔案管理程序4、工作程序04.1項目檔案管理程序4.1.1項目檔案管理概述1）項目檔案管理流程（略）2）部門檔案管理流程（略）1）綜合管理部設(shè)置專職檔案管理員，建立安全、保密的公司檔案室，各部門指 定兼職檔案管理人員，配備安全、保密的檔案柜。檔案管理人員必須建立并登 記文件（合同）管理記錄目錄和文件（合同）借閱登記臺賬2）項目管理檔案包括研發(fā)與策劃資料、設(shè)計資料、報批報建資料、成本預(yù)算資料、合同與招投標(biāo)資料、階段付款資料、經(jīng)濟(jì)簽證資料、工程驗收資料、結(jié)算 與尾款支付、銷售與收款、交樓入伙、小產(chǎn)權(quán)辦理和客戶服務(wù)資料等等。3）相關(guān)部門按業(yè)務(wù)流程編制項目研發(fā)論證資料、營銷策劃方案和項目開發(fā)計劃

14、等，并根據(jù)權(quán)責(zé)手冊辦理審批手續(xù)，平時由業(yè)務(wù)主導(dǎo)部門收集和保存，項目竣 工驗收后三個月內(nèi)移交綜合管理部檔案室歸檔。4）項目營銷推廣、產(chǎn)品設(shè)計、報批報建、招投標(biāo)采購、成本管理、工程管理、項目竣工驗收等過程管理資料，由各項業(yè)務(wù)主導(dǎo)部門根據(jù)流程文件的要求進(jìn)行 收集和保存，項目竣工驗收后三個月內(nèi)移交綜合管理部檔案室歸檔；交樓入伙 資料在該項目合同約定的交樓日三個月內(nèi)移交綜合管理部檔案室歸檔；小產(chǎn)權(quán) 辦理資料和小業(yè)主簽收記錄完成即移交綜合管理部檔案室歸檔；客戶服務(wù)資料 于每年3至6月將上年已關(guān)閉投訴移交綜合管理部檔案室歸檔。5）項目管理過程中的政府批文、許可證書、招投標(biāo)資料、合同文本、竣工驗收 報告和測量

15、報告，以及結(jié)算資料和結(jié)算報告等，在合同生效或相關(guān)業(yè)務(wù)部門在 取得后立即移交綜合管理部檔案室歸檔，相關(guān)部門若需使用則按本流程規(guī)范辦 理借閱手續(xù)。1）業(yè)務(wù)部門與合作方協(xié)商一致后，擬制合同（或協(xié)議）文本，向綜合管理部檔 案管理員申請合同編號，然后提交相關(guān)部門審核會簽。采購類合同若無合同編 號，則各部門可不予會簽。2）業(yè)務(wù)部門將經(jīng)審批的合同文本交合作方簽章，然后連同經(jīng)審批的合同會簽 及審批表向綜合管理部申請加蓋XXX置業(yè)公章，若需加蓋委托建設(shè)方公章由 業(yè)務(wù)部門自行辦理。3）綜合管理部以合同連續(xù)編號和統(tǒng)一加蓋公章為控制點，在合同生效的同時留 存一份合同（或協(xié)議）原件、及作為合同附件的招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)、定

16、標(biāo)資料 原件。確保合同（或協(xié)議）存檔的及時性和完整性。4）采購類合同簽章生效后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)將一式多份的合同（或協(xié)議）原件, 以及一套完整的相關(guān)附件復(fù)印件，交由合作方裝訂成冊。5） 裝訂成冊的采購類合同由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)分發(fā)到相關(guān)執(zhí)行部門， 并辦理合同交 底手續(xù)，合同交底完畢由業(yè)務(wù)人員將裝訂成冊的采購類合同，及其交底記錄送 交綜合管理部存檔。6）財務(wù)部以付款為控制點，保存一份采購合同（或協(xié)議）原件，同時收集與階 段付款相關(guān)的工程進(jìn)度證明資料和審批記錄，作為會計憑證附件。財務(wù)部日常 按會計檔案進(jìn)行管理，定期移交綜合管理部存檔。7） 業(yè)務(wù)部門和相關(guān)執(zhí)行部門日常按部門檔案管理流程保存本部形成和接收的記

17、錄和文件，項目竣工驗收后三個月內(nèi)將本部門與該項目相關(guān)的資料移交綜合管 理部檔案室歸檔；其他資料根據(jù)需要在次年3-6月移交綜合管理部檔案室歸檔4.1.3銷售合同及相關(guān)資料管理程序一4.131標(biāo)準(zhǔn)文本的銷售合同（或協(xié)議）及相關(guān)資料管理程序1）商品房買賣合同和商鋪租賃合同等先申請會簽合同標(biāo)準(zhǔn)（或協(xié)議）文本。業(yè) 務(wù)部門與客戶協(xié)商一致后，在標(biāo)準(zhǔn)合同（或協(xié)議）文本內(nèi)填寫客戶相關(guān)信息等 內(nèi)容。標(biāo)準(zhǔn)合同（或協(xié)議）文本與客戶簽訂時不必再申請各部門會簽。2）業(yè)務(wù)部門將審批的合同文本交客戶簽章，然后向銷售合同專用印章管理員申請加蓋公章，銷售合同專用印章管理員只能對采用標(biāo)準(zhǔn)銷售合同文本的合同（或協(xié)議）加蓋印章。4）完

18、成政府備案的銷售合同由業(yè)務(wù)人提交客戶，并辦理合同交底手續(xù)，產(chǎn)權(quán)辦 理完畢后由業(yè)務(wù)人員將銷售合同原件與相關(guān)資料，及其交底記錄送交綜合管理 部存檔。5）財務(wù)部以收款為控制點，保存一份訂購單原件，同時收集相關(guān)價格特批、退 訂、退房、換房等審批記錄和談判記錄，作為會計憑證附件。財務(wù)部日常按會 計檔案進(jìn)行管理，定期移交綜合管理部存檔。6）業(yè)務(wù)部門日常按部門檔案管理流程保存本部形成和接收的記錄與文件，項目 竣工驗4）財務(wù)部以收款為控制點，保存一份訂購單或合同（或協(xié)議）原件，同時收集3）采用標(biāo)準(zhǔn)文本的銷售合同簽章生效后，由業(yè)務(wù)部門完成相關(guān)政府部門登記程序。收后三個月內(nèi)將本部門與該項目相關(guān)的資料移交綜合管理部

19、檔案室歸 檔；其他資料根據(jù)需要在次年3-6月移交綜合管理部檔案室歸檔。4.1.3.2非標(biāo)準(zhǔn)文本的銷售合同（或協(xié)議）及相關(guān)資料管理程序1）對于非標(biāo)準(zhǔn)的銷售合同（或協(xié)議），業(yè)務(wù)部門與客戶協(xié)商一致后，擬制合同（或協(xié)議）文本，向綜合管理部檔案管理員申請合同編號，然后提交相關(guān)部門 審核會簽。非標(biāo)準(zhǔn)合同（或協(xié)議）若無合同編號，則各部門可不予會簽。2） 非標(biāo)準(zhǔn)合同（或協(xié)議）必須向綜合管理部申請加蓋XXX置業(yè)公章，若需加蓋 委托建設(shè)方公章由業(yè)務(wù)部門自行辦理； 非標(biāo)準(zhǔn)合同申請加蓋公章時必須連同經(jīng) 審批的 合同會簽及審批表一起送交綜合管理部。3）綜合管理部以合同連續(xù)編號和統(tǒng)一加蓋公章為控制點，在非標(biāo)準(zhǔn)合同生效的

20、同時留存一份合同（或協(xié)議）原件以及相關(guān)資料，確保非標(biāo)準(zhǔn)合同（或協(xié)議） 存檔的及時性和完整性。相關(guān)價格特批、退訂、退房、換房等審批記錄和談判記錄，作為會計憑證附件。 財務(wù)部日常按會計檔案進(jìn)行管理，定期移交綜合管理部存檔。5）業(yè)務(wù)部門日常按部門檔案管理流程保存本部形成和接收的記錄與文件，項目 竣工驗收后三個月內(nèi)將本部門與該項目相關(guān)的資料移交綜合管理部檔案室歸 檔；其他資料根據(jù)需要在次年3-6月移交綜合管理部檔案室歸檔。4.1.4項目合同、付款與變更檔案管理程序二!1）成本管理部根據(jù)項目開發(fā)計劃編制成本標(biāo)桿，經(jīng)審核確定后報財務(wù)部，項目 竣工驗收后三個月內(nèi)由成本管理部移交綜合管理部檔案室歸檔。2）成本

21、管理部根據(jù)需要編制招標(biāo)內(nèi)部控制價，作為招投標(biāo)資料的一部分，與合 同一起移交綜合管理部存檔。3）項目部成本管理人員負(fù)責(zé)收集與本項目相關(guān)的合同原件、付款單（原件或復(fù) 印件）、經(jīng)濟(jì)簽證原件，登記項目合同、付款與變更臺賬，定期與綜合管 理部核對合同信息、與財務(wù)部核對付款信息、與合作方核對簽證信息，將經(jīng)核4）項目竣工驗收后三個月內(nèi)，項目部成本管理人員將項目合同、付款與變更 臺賬口5.1檔案收集5.2檔案組卷04.2部門檔案管理程序4.2.1部門檔案管理概述1） 各部門應(yīng)指定兼職檔案管理人員， 配備安全、 保密的檔案柜。 檔案管理人員 必須建立并登記文件（合同）管理記錄目錄和文件（合同）借閱登記臺 賬 。

22、5）項目竣工驗收后三個月內(nèi)，各部門檔案管理員將本部門與該項目相關(guān)的資料 移交綜合管理部檔案室歸檔；其他資料根據(jù)需要在次年3-6月移交綜合管理部檔案室歸檔。對確認(rèn)的 項目合同、 付款與變更臺賬 報送相關(guān)業(yè)務(wù)部門， 同時報風(fēng)險管理 部備案。打印簽字，經(jīng)項目經(jīng)理審批后，連同其相關(guān)的合同原件、付款單（原件 或復(fù)印件）、經(jīng)濟(jì)簽證原件一起移交綜合管理部存檔。5）成本管理部在項目竣工驗收后，督促合作方提交結(jié)算資料，初步審核后，申 請綜合管理部加蓋XXX置業(yè)公章后送集團(tuán)審計部審核。綜合管理部在加蓋公章 時留存一份結(jié)算資料原件。6）成本管理部根據(jù)集團(tuán)審計部對結(jié)算資料的終審結(jié)果，辦理合同尾款支付手續(xù),登記項目合同

23、、付款與變更臺賬，然后將項目合同、付款與變更臺賬 打印審批后，連同結(jié)算資料、結(jié)算報告、結(jié)算付款審批單據(jù)等一起移交綜合管 理部存檔。2）部門檔案包括工作標(biāo)準(zhǔn)、工作計劃、相關(guān)合同與協(xié)議、業(yè)務(wù)函件、工作成果、收款或付款資料、績效評價資料等。3）員工負(fù)責(zé)按工作標(biāo)準(zhǔn)和工作計劃開展具體工作，留下規(guī)范、及時、合法、準(zhǔn) 確、完整的工作記錄，同時按工作標(biāo)準(zhǔn)和合同約定等收集相關(guān)的文件資料，向 部門經(jīng)理提交個人工作成果或合作方工作成果時，連同相關(guān)工作記錄和文件資 料一起提交。4）部門經(jīng)理負(fù)責(zé)督導(dǎo)員工按工作標(biāo)準(zhǔn)和工作計劃開展具體工作，評價員工與合 作方的工作成果，審核相關(guān)工作記錄和文件的規(guī)范性、及時性、合法性、準(zhǔn)確

24、性和完整性，及時將確認(rèn)通過的工作記錄和文件資料移交本部門檔案管理員存 檔。若需使用則按本流程規(guī)范辦理借閱手續(xù)。5.1.1各部門負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門文件（合同）管理記錄目錄。以記載檔案收進(jìn)、發(fā)出、保管、利用情 況及檔案管理人員的變動情況，檔案管理人員還要做好統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原 始數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，以便輸入計算機(jī)，充分利用計算機(jī)進(jìn)行檔案的輔助管理。5.1.2各部門文件資料原件需要移交公司檔案室保存的，由各部門進(jìn)行整理，并編制XXX置業(yè)移交目錄，按要求向公司檔案室移交5.2.1在項目開發(fā)的過程中形成的與技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、法律法規(guī)有關(guān)的文件資料均需歸檔，并以合同為主線、

25、以項目為單位進(jìn)行立卷，一個項目的文件資料應(yīng)立成 一卷或數(shù)卷，一卷即裝成一個檔案盒。5.2.2對政府批文、許可證書、驗收報告和合同、圖紙、簽證變更資料等需原件 存檔，復(fù)印件存檔須加蓋公司相應(yīng)資料主管部門的印章以示確認(rèn)5.2.3對卷內(nèi)無頁號的文件資料應(yīng)逐頁在有文字的資料的正面右下角用阿拉伯5、檔案管理基本要求525檔案編號規(guī)則應(yīng)保持統(tǒng)一；各類檔案必須固定存放在卷柜內(nèi)， 排列方法為 自左至右，從上到下。526對立好的案卷，檔案管理員應(yīng)定時進(jìn)行檢查， 對不符合要求的應(yīng)及時予以 完善或返工。5.3檔案編目與裝訂5.3.1卷內(nèi)文件資料目錄按卷內(nèi)文件資料的排列順序和內(nèi)容進(jìn)行編寫：第一列順序號，以文件資料排列

26、先后順序逐件填寫；第二列字號，填寫文件資料制發(fā)部 門的發(fā)文字號；第三列責(zé)任者，填寫對文件資料的署名者，即對文件資料負(fù)有 責(zé)任的部門和個人；第四列題名，即文件資料標(biāo)題，一般應(yīng)照實抄錄；沒有標(biāo) 題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，外加“”以示區(qū)別；第五 列日期，文件資料的形成時間；第六列頁號，填寫文件資料起止頁號。5.3.2檔案案卷裝訂的基本要求：在建工程的檔案做活頁裝訂，已竣工工程的檔 案做固定頁裝訂。裝訂時，去除文件上的金屬物；破損和褪色的文件材料，應(yīng) 進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制；文件資料應(yīng)使用A4大小紙張，裝訂部分過窄或有字的，用紙加寬裝訂；紙面小的，加貼在標(biāo)準(zhǔn)的A4紙上；卷內(nèi)文件資料，一般不超

27、過二百 頁為宜，超過的可根據(jù)文件資料內(nèi)容的階段性分卷裝訂；裝訂要牢固、整齊、 美觀、裝訂時文件的右邊和下邊要取齊，不丟頁、不壓字、不損壞文件、不妨 礙閱讀；文件資料字跡難以辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件并加以說明。5.4檔案保管5.4.1歸集、接收檔案，檔案管理員必需認(rèn)真檢驗，并辦理好登記、交接手續(xù)。5.4.2檔案要求集中存放于檔案柜，由檔案管理員管理，職員手中只能持有正在 處理的文件資料。上5.4.3檔案保管必須做到七防，即防火、防盜、防光、防潮、防塵、防有害生物、 防污染。5.4.4對易褪色、易磨損的圖紙、資料等，檔案管理員要進(jìn)行定期檢查，對借閱 次數(shù)頻繁、易損的案卷，可制作副本借閱，以加強(qiáng)對正本的保存

28、。5.4.5為維護(hù)檔案的真實性與安全性，任何人未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自涂改檔案材料；每天下班要鎖好檔案柜和檔案室。524卷內(nèi)文件資料的排列次序為：開發(fā)前期準(zhǔn)備、主體建安工程、社區(qū)管網(wǎng)工 程、園林環(huán)境工程、配套設(shè)施工程類。5.5檔案借5.5.1借閱權(quán)限：借閱檔案需填寫檔案借閱審批單辦理借閱手續(xù)。2密級1級：經(jīng)使用部門經(jīng)理、綜合管理部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。上2密級2級：經(jīng)使用部門經(jīng)理審核、綜合管理部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2密級3級：經(jīng)使用部門經(jīng)理審核、綜合管理部審批。5.5.2借閱檔案原件只限在檔案室，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，需依照 借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。上5.5.3檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級。5.5.4借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過